Настройка параметров сохранения и автоархивации в Outlook 2007
Обновлено: Сентябрь 2007
Назначение: Office Resource Kit
Последнее изменение раздела: 2015-03-09
Содержание:
Выбор настроек хранения
Выбор настроек автоархивации
Методы работы автоархивации в Outlook
Методы работы настроек хранения в Outlook
Работа с архивацией Outlook и управление документами Exchange
В Microsoft Office Outlook 2007 настройки хранения и архивация позволяют определить методы управления сообщениями электронной почты в пользовательских ящиках. Для пользователей организации можно выбрать такие функции, например, определить, насколько часто запускается автоархивация и нужно ли запрашивать пользователей перед ее запуском.
Если выбрать для пользователей настройки управления документами Exchange Server и настройки хранения и архивации Outlook, следует учесть, что настройки Exchange могут повлиять на процессы хранения и автоархивации Outlook. См. раздел Работа с архивацией Outlook и управление документами Exchange ниже.
.gif "Note") Примечание: |
|---|
| Эта статья предназначена для администраторов Outlook. Описание настройки параметров автоархивации Outlook на компьютере см. в разделе Настройка параметров автоархивации (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x419) . |
Выбор настроек хранения
Настройки можно заблокировать, и выбрать пользовательские настройки хранения с помощью шаблона групповой политики Outlook (Outlk12.adm). Вместо этого можно выбрать настройки по умолчанию с помощью программы настройки Office (OCT). В таком случае пользователи смогут менять настройки. Настройки OCT находятся в соответствующих местах страницы Изменение пользовательских параметров OCT.
Шаблон Outlook и другие административные файлы можно загрузить на странице Административные шаблоны (ADM) выпуска 2007 системы Office (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x419) центра загрузки Microsoft.
Для выбора настроек хранения с использованием групповой политики используется следующая процедура.
Выбор настроек хранения с использованием групповой политики
В групповой политике загрузите шаблон Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Чтобы настроить принцип работы настроек хранения, на странице Конфигурация пользователя\Административные шаблоны\Microsoft Office Outlook 2007\Tools | Options\Other\AutoArchive дважды щелкните Retention Settings.
Щелкните Enabled и настройте параметры. Например, включите настройки хранения, выбрав параметр Turn Retention Policies On.
Нажмите кнопку ОК .
Настройки, которые можно выбрать в этом разделе, перечислены в следующей таблице. Обратите внимание, что настройки хранения заменяют настройки архивации папок.
| Параметр автоархивации | Описание |
|---|---|
Turn Retention Policies On |
Enable retention settings for user mailboxes. |
Maximum number of days to retain items |
Укажите время хранения элементов папки входящих, всех папках почты, кроме папки входящих, календарных событий во всех папках и во всех остальных папках с автоархивацией в днях. |
Для элементов, которые не сохраняются |
Укажите, нужно ли перемещать элементы в папку Deleted Items или удалять их без возможности восстановления. |
URL with corporate retention policy information |
Укажите сайт с данными об используемой в организации политике хранения. Выбранного по умолчанию URL нет. |
Выбор настроек автоархивации
Настройки можно заблокировать, и выбрать пользовательские настройки автоархивации с помощью шаблона групповой политики Outlook (Outlk12.adm). Вместо этого можно выбрать настройки по умолчанию с помощью программы настройки Office (OCT). В таком случае пользователи смогут менять настройки. Настройки OCT находятся в соответствующих местах страницы Изменение пользовательских параметров OCT.
Шаблон Outlook и другие файлы ADM можно загрузить на странице Административные шаблоны (ADM) выпуска 2007 системы Office (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x419) центра загрузки Microsoft.
Для выбора настроек автоархивации с использованием групповой политики используется следующая процедура.
Выбор настроек автоархивации с использованием групповой политики
В групповой политике загрузите шаблон Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
Для настройки автосохранения на странице Конфигурация пользователя\Административные шаблоны\Microsoft Office Outlook 2007\Tools | Options\Other\AutoArchive дважды щелкните AutoArchive Settings.
Щелкните Enabled и настройте параметры автоархивации. Например, включите автоархивацию, выбрав параметр Turn on AutoArchive и указав в поле Run AutoArchive every <x> days интервал архивации.
Нажмите кнопку ОК .
Настройки, которые можно выбрать в этом разделе, перечислены в следующей таблице.
| Параметр автоархивации | Описание |
|---|---|
Turn on AutoArchive |
Выберите запуск автоархивации для пользователей с частотой, которая определяется настройкой Run AutoArchive every <x> days. |
Run AutoArchive every <x> days |
Укажите интервал автоархивации в днях. |
Prompt before AutoArchive runs |
Пользователи получают уведомления о начале автоархивации. |
Delete expired items (e-mail folders only) |
Удаление неактуальных сообщений электронной почты вместо перемещения в папку архива. |
Archive or delete old items |
Перемещение элементов Outlook в файлы архивов или удаление элементов. |
Show archive folder in folder list |
Отображение папки архива в пользовательском списке папок Outlook. |
Clean out items older than |
Выбор времени хранения элементов до момента архивации или удаления. |
Permanently delete old items |
Удаление элементов без возможности восстановления вместо перемещения в папку Deleted Items. |
Методы работы автоархивации в Outlook
По мере создания и получения элементов почтовые ящики Outlook разрастаются. Для сохранения управляемости ящиков пользователям нужно другое место сохранения или архивации более старых элементов, которые хотя и важны, но используются редко. Обычно их удобнее всего автоматически перемещать в папки архива и удалять элементы, чье содержимое устарело и потеряло значение. Функция автоархивации выполняет эту процедуру автоматически.
Планирование автоматической архивации
По умолчанию функция автоархивации включена и запускается автоматически, с запланированными интервалами, удаляя старые или устаревшие элементы из папок. Старыми называются элементы, достигшие выбранного пользователем возраста архивации (выбранное по умолчанию значение зависит от типа элемента Outlook). Устаревшими называются элементы сообщений и собраний, чье содержимое через определенное время теряет актуальность. Например, это элемент сообщения, который в соответствии с настройкой потерял актуальность два месяца назад и все еще находится в папке входящих.
Пользователи могут указать дату потери актуальности элемента в Outlook при создании или отправке элемента, или позже. Устаревший элемент становится недоступным и отображается в в списке папки в виде перечеркнутого значка.
Местоположение папки архива
После запуска автоархивация элементы удаляются или перемещаются в папку архива, в зависимости от выбранной настройки.
Файл архива — это файл данных Outlook (файл PST), который отображается с именем Архивные папки в списке файлов Outlook. При первом запуске автоархивации архивный файл автоматически создается в следующем месторасположении:
%UserProfile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Методы работы настроек хранения в Outlook
Помимо настроек автоархивации, можно включить настройки политик хранения элементов в почтовых ящиках. Настройки хранения могут помочь пользователям следовать правилам политики хранения, которые компания установила для документов.
| Примечание: |
|---|
| Поскольку настройки политик хранения являются частью функции автоархивации Outlook, они действуют только в том случае, если автоархивация включена. При ручной архивации эти настройки не внедряются. |
Настройки групповой политики хранения Outlook можно настроить в соответствии с политиками компании, поощряя пользователей хранить документы и элементы лишь ограниченное количество времени. Для внедрения настроек хранения необходимо включить автоархивацию, но они будут иметь преимущество перед настройками автоархивации.
Работа с архивацией Outlook и управление документами Exchange
Если Microsoft Exchange настроен на внедрение функций управления документами, которые устанавливают дату удаления сообщений электронной почты из пользовательских ящиков, настройки архивации Outlook необходимо выбрать так, чтобы элемент помечался как устаревший и архивировался или удалялся предсказуемым образом.
В большинстве конфигураций политики хранения Exchange по умолчанию заменяют политики Outlook. Пользователи, которые об этом не знают, могут потерять элементы Outlook. Это может произойти в том случае, если в соответствии с пользовательскими настройками автоархивации элемент должен был быть перемещен в файл данных Outlook, а вместо процедуры управления документами Exchange его удаляют.
Чтобы пользователь не запутался, отключите параметр настройки ручной архивации. Следующая процедура позволяет отключить ручную архивацию с использованием групповой политики.
Отключение ручной архивации с использованием групповой политики
В групповой политике загрузите шаблон Office Outlook 2007 (Outlk12.adm).
На странице Конфигурация пользователя\Административные шаблоны\Microsoft Office Outlook 2007\Tools | Options\Other\AutoArchive дважды щелкните Disable File|Archive.
Щелкните Разрешено.
Нажмите кнопку ОК .