• Статья

Совместная работа с предыдущими версиями Office и другими программами

Обновлено: Декабрь 2006

Назначение: Office Resource Kit

 

Последнее изменение раздела: 2008-08-11

Хотя для сокращения числа проблем совместимости лучше всего стандартизировать среду с использованием одного формата файлов, многим организациям может потребоваться поэтапное развертывание Выпуск 2007 системы Microsoft Office или сотрудничество с другими компаниями. По этой причине в приложениях Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007 присутствуют возможности обеспечения совместимости с предыдущими версиями системы Office. Можно использовать пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для поддержания обратной совместимости, чтобы можно было открывать новые форматы файлов в приложениях предыдущих версий Office. Кроме того, открытость нового формата файлов позволяет добиться совместимости с программами, не входящими в пакет Office.

Использование пакета обеспечения совместимости Microsoft Office для обратной совместимости

Для удовлетворения потребностей пользователей, переходящих на выпуск Выпуск 2007 системы Microsoft Office, компания Майкрософт предлагает обновления и пакет обеспечения совместимости для Office XP и Office 2003, позволяющий пользователю открывать и сохранять XML-файлы Office выпуска 2007. (Средства преобразования для Office 2000 не доступны для выпуска Выпуск 2007 системы Office Beta 2). Дополнительные сведения см. в документе Пакет обеспечения совместимости Microsoft Office для форматов файлов Word, Excel и PowerPoint 2007 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=77512\&clcid=0x419).

Функции, не поддерживаемые в пакете обеспечения совместимости Microsoft Office

Часть функций Выпуск 2007 системы Office не поддерживается предыдущими версиями Office. При открытии преобразованного файла в предыдущей версии приложения Office часть данных может быть потеряна. При изменении или сохранении файлов, созданных с использованием новых форматов файлов, выводится предупреждающее сообщение.

Конвертер файлов Office OMPM

Можно использовать конвертер файлов Office диспетчера планирования миграции Office (OMPM) в сочетании с пакетом обеспечения совместимости Microsoft Office для выполнения задач преобразования больших файлов. Дополнительные сведения см. в разделе Перенос файлов Word, Excel и PowerPoint в выпуск 2007 системы Microsoft Office.

Обозреватели

Средства просмотра Выпуск 2007 системы Office позволяют использовать файлы Office выпуска 2007 совместно с пользователями, на чьих компьютерах не установлен Выпуск 2007 системы Office или пакет обеспечения совместимости Microsoft Office. Средства просмотра дают пользователям возможность просмотра и печати документов без выполнения операций изменения. Эти загружаемые файлы можно найти на веб-сайте пакета ресурсов Office Resource Kit.

Каждое средство просмотра (отдельно для Office Word 2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007) представляет собой отдельный пакет MSI и устанавливается отдельно.

Средства просмотра работают с предыдущими версиями приложений Office.

Настройка параметров сохранения по умолчанию

Можно изменить параметры сохранения файлов по умолчанию для Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007 при помощи групповой политики. Дополнительные сведения см. в разделе Использование групповой политики для установки параметров сохранения файлов по умолчанию.

Работа в режиме совместимости

Выпуск 2007 системы Office предлагает новую возможность — режим совместимости — позволяющую обеспечить обратную совместимость с предыдущими версиями Office. В режиме совместимости отключаются все возможности Выпуск 2007 системы Office, работа с которыми в предыдущих версиях программ Office невозможна. В режиме совместимости также отключаются все возможности, которые не удается правильно преобразовать при сохранении в форматах файлов, используемых предыдущими версиями Office. Список отключаемых возможностей зависит от выбранного приложения и содержимого.

В режиме совместимости выполняются следующие операции:

  • Оптимизация работы пользователя в смешанных средах для упрощения совместной работы.

  • Ограничение потери данных компонента вследствие ограничений, накладываемых предыдущими форматами файлов.

Режим совместимости применяется отдельно для каждого документа. Например, если пользователь одновременно открывает два документа — один файл PowerPoint 2003 с включенным режимом совместимости, а а другой файл Office PowerPoint 2007 с отключенным режимом совместимости, то режим совместимости включается для первого и отключается для второго файла.

NoteПримечание:
По умолчанию, режим совместимости включен при работе с файлом предыдущей версии Office.

Дополнительные сведения о режиме совместимости см. в разделе Режим совместимости в системе Office 2007.

Средство проверки совместимости

Средство проверки совместимости — это диалоговое окно, которое открывается при наличии в документе функций, которые могут быть потеряны или ограничены при сохранении документа в старом формате или при переходе в режим совместимости. В диалоговом окне выводится список всех затрагиваемых функций, и пользователь может отменить операцию, продолжить сохранение или переключиться в режим совместимости.

Окно средства проверки совместимости не открывается в следующих случаях:

  • В документе не обнаружены проблемы.

  • Проверка совместимости для документа отключена пользователем.

Если пользователь отключил запуск средства проверки совместимости при сохранении файла, то для его включения можно вручную запустить средство проверки совместимости из меню "Файл".

Список проблем совместимости в диалоговом окне средства проверки совместимости группируется по следующим критериям:

  • Незначительные проблемы. Вид содержимого немного изменяется или возникают незначительные изменения в процессе правки содержимого в прежней версии приложения Office.

  • Серьезные проблемы. Данные компонентов теряются или значительно искажаются при сохранении в двоичном формате. Пользователи Выпуск 2007 системы Office могут запускать средство проверки совместимости для файла в любой момент для просмотра возможных проблем.

Рекомендации по печати и просмотру файлов

Приложения пакета Выпуск 2007 системы Office сохраняют структуру и размер документов, созданных в предыдущих версиях программ Office. Это позволяет сократить вероятность возникновения проблем с разрывом страниц, выравниванием текста и изображений, а также размерами диаграмм и объектов. При этом сохраняется возможность возникновения проблем, обусловленных следующим факторами:

  • Принтеры и их конфигурация.

  • Обратная совместимость при печати или просмотре файлов новых форматов в предыдущих версиях программ Office.

Принтеры и их конфигурация.

Используемые принтеры и их конфигурация могут повлиять на внешний вид документа при печати или выводе на экран. Разметка при печати документа зависит от шрифтов, графических объектов, изображений и настроек принтера. Печать на принтерах различных производителей и моделей, как правило, дает несколько отличные результаты, выражающиеся в разных разрывах страниц, изменениях полей и расхождениях цветов. При форматировании большого документа с настройками печати по умолчанию, заданными на определенном принтере, рекомендуется использовать тот же принтер, чтобы сократить вероятность появления нежелательных разрывов страниц или изменений полей.

Выпуск 2007 системы Office предлагает усовершенствованные возможности печати текста и графики. Эти улучшения применяются как к файлам предыдущих, так и новых форматов при печати в Выпуск 2007 системы Office. Однако качество печати зависит от возможностей и разрешений, поддерживаемых принтером.

Обратная совместимость

Если пользователь создает файл в Выпуск 2007 системы Office и открывает его в предыдущей версии Office, некоторое графическое содержимое преобразуется не в автофигуры (готовые фигуры, включенные в приложения Office), а в изображения. Это происходит потому, что приложения предыдущих версий Office не способны отображать новые графические эффекты, использованные в Выпуск 2007 системы Office. При открытии файла он преобразуется в формат двоичного файла, поддерживаемый приложением. Качество печати нового файла в предыдущей версии Office зависит от ограничений, свойственных такой версии.

Кроме того, обратная совместимость может повлиять на вид презентации Office PowerPoint 2007. Некоторые объекты анимации изменяются или удаляются в ходе преобразования, если они не поддерживаются предыдущей версией PowerPoint. Например, к фигурам в Выпуск 2007 системы Office можно применить цветовой эффект, который удаляется при преобразовании, потому что он не поддерживается предыдущими версиями. Презентации с небольшим числом объектов анимации или незначительной анимацией, вероятней всего, изменены не будут.

Совместимость с другими программами

С файлами новых форматов можно выполнять следующие действия без использования приложения Office:

  • Просмотр содержимого.

  • Удаление содержимого.

  • Изменение содержимого.

  • Замена содержимого.

  • Копирование содержимого из одного файла в другой.

  • Определение степени безопасности файла по расширению имени файла.

  • Использование средств поиска для изучения содержимого файла.

  • Программный поиск и обработка содержимого в файле без использования Visual Basic для приложений (VBA) или объектной модели.

Новые форматы файлов не являются частной собственностью — любой пользователь может работать с ними бесплатно. Сторонние разработчики могут создавать программы для работы с XML-файлами без использования приложений Office или связанных объектных моделей Office. В Интернете можно бесплатно загрузить определения XML-схем.

Загрузка данной книги

Для удобства чтения и печати этот раздел включен в следующую книгу, доступную для загрузки:

Полный список доступных книг см. в разделе Набор ресурсов для системы Microsoft Office.