Планирование политики управления информацией (SharePoint Server 2010)

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

В этой статье описан процесс планирования и интеграции политик управления сведениями с решением управления документами Microsoft SharePoint Server 2010.

Содержание:

• Политики управления сведениями и их компоненты

• Отчеты о политиках управления сведениями

• Интеграция политик управления сведениями с системными приложениями Office

• Компоненты политик, доступные в SharePoint Server 2010

• Планирование политик управления документами

Политики управления сведениями и их компоненты

Политика управления сведениями — это набор правил для определенного типа контента. Каждое правило политики является компонентом политики. Например, компонент политики управления сведениями может назначать сроки хранения контента того или иного типа, либо обеспечивать аудит документов. Политики управления сведениями позволяют управлять доступом к корпоративным сведениям, действиями, допустимыми в отношении таких сведений и сроками хранения сведений.

Политики могут внедряться, чтобы обеспечить выполнение организацией предусмотренных законом требований, например, требования о хранении записей. В частности, политика отдела кадров, применяемая в организации для хранения записей о сотрудниках в соответствии с юридическими предписаниями, может включать следующие компоненты:

• Аудит (для записи истории изменений и просмотров всех документов по каждому из сотрудников).

• Хранение (для регулирования сроков хранения текущего контента).

• Снабжение метками (для обеспечения надлежащей идентификации физических копий всех документов).

• Ограничения печати (для обеспечения печати конфиденциальных документов о сотрудниках только на безопасных принтерах). Это пример настраиваемой политики, которая внедряется с помощью объектной модели Microsoft SharePoint Server 2010 или приобретается у стороннего поставщика программного обеспечения.

Компоненты политики реализуются в форме программ под управлением SharePoint Server 2010. Их может включить и настроить администратор сервера, причем после включения администраторы серверов могут использовать их для назначения политик. Службы SharePoint Server 2010 предусматривают пять компонентов политик, позволяющих управлять контентом. С помощью объектной модели SharePoint Server 2010 можно разработать и установить компоненты настраиваемой политики, отвечающие уникальным требованиям организации.

Компонент политики может использовать один или несколько ресурсов политики, которые представляют собой программы, обеспечивающие функциональные возможности того или иного компонента политики. Например, ресурс политики для компонента политики "Создание штрих-кода" может предоставлять уникальное значение для штрих-кода. Можно разрабатывать ресурсы настраиваемых политик и устанавливать их для поддержки компонентов политик.

Когда в организации клиентские приложения системы система Microsoft Office используются наряду с SharePoint Server 2010, политики устанавливаются как на сервере, так и в клиентских приложениях. Это выполняется открыто (то есть с оповещением пользователей о политиках); компоненты политики, применимые к тому или иному документу, приводятся в правилах политики, связанных с эти документом; приложения с поддержкой политик предотвращают выполнение пользователями задач, нарушающих политику этого документа.

Чтобы внедрить политику, свяжите ее с типами контента, библиотеками или списками в сайтах.

Связать политику с библиотекой, списком или типом контента можно следующим образом:

• Связать компоненты политики с политикой семейства сайтов, после чего связать эту политику с типом контента, списком или библиотекой. Сайт верхнего уровня семейства сайтов включает коллекцию политик семейства сайтов, где администраторы сайта верхнего уровня могут создавать новые политики. После создания политики семейства сайтов ее можно экспортировать, чтобы администраторы других семейств сайтов могли импортировать ее в свои коллекции политик семейств сайтов. Это позволяет стандартизировать политики во всей организации.

  Когда политика семейства сайтов связана с определенным типом контента, а этот тип контента связан со списком или библиотекой, изменение такой политики семейства сайтов в списке или библиотеки владельцем списка или библиотеки невозможно. Это обеспечивает реализацию политик, назначенных типу контента, на каждом уровне иерархии сайтов.

• Связать набор компонентов политики непосредственно с типом контента, а затем добавить этот тип контента в один или несколько списков или библиотек. Чтобы созданная таким образом политика использовалась во всем семействе сайтов, свяжите ее с типом контента в коллекции типов контента сайтов из верхнего семейства сайтов. Тогда эта политика будет назначена всем элементам в семействе сайтов этого типа контента и всем элементам типа контента, который наследует от исходного типа контента. При использовании этого способа для связи политики с типом контента возникает затруднение с использованием этой политики в других семействах сайтов, поскольку невозможно экспортировать политики, созданные таким образом.

  Примечание

  Чтобы усилить контроль за тем, какие политики используются в семействе сайтов, администраторы семейства сайтов могут отключить возможность назначать компоненты политики непосредственно типу контента. Когда назначение компонентов политики типу контента ограничено, разработчики типов контента могут связывать с типами контента только политики из коллекции политик семейства сайтов. Дополнительные сведения о настройке компонентов политики для семейства сайтов см. в разделе "Создание, удаление и просмотр семейств сайтов".

• Связать набор компонентов политики непосредственно со списком или библиотекой. Этот способ можно использовать, только если список или библиотека не поддерживают несколько типов контента. Этот способ создания политики эффективен только в случае с узко определенной политикой, применимой к одному списку или библиотеке.

  Примечание

  Чтобы усилить контроль за тем, какие политики используются в семействе сайтов, администраторы семейства сайтов могут отключить возможность назначать компоненты политики непосредственно библиотеке. Когда назначение компонентов политики библиотеке ограничено, разработчики типов контента могут связывать с библиотеками только политики из коллекции политик семейства сайтов.

Отчеты о политиках управления сведениями

Чтобы отслеживать, как используются политики в веб-приложениях решения, можно настроить отчеты о политиках управления сведениями в центре администрирования SharePoint Server 2010. Отчеты о политиках управления сведениями позволяют отслеживать качество использования политик в организации. Поскольку политики нередко внедряются, чтобы обеспечить выполнение в организации определенных нормативов, частый мониторинг использования политик обеспечивает такое соответствие требованиям.

Службы SharePoint Server 2010 включают шаблон по умолчанию для отчета о политике в формате XML-SS, но можно создать и специальный шаблон отчета на основе схемы XML-SS. Можно задать график для отчетов о политике, но можно создавать отчеты и вручную.

Отчет о политике создается для каждого семейства сайтов в веб-приложении. Для каждого списка и библиотеки в отчет будет внесено:

• Количество элементов, использующих каждую политику.

• Сводка по каждой используемой политике (либо на основе политики семейства сайтов, либо настроенной в типе контента), где представлено ее описание наряду с описанием каждого компонента политики.

Интеграция политик управления сведениями с системными приложениями Office

Политики управления сведениями SharePoint Server 2010 представлены в клиентах системы система Office. При настройке политики управления сведениями на сервере можно создать правила политики, уведомляющие специалистов информационного обеспечения о политиках, применимых к документам. Например, правила политик могут сообщать о том, что срок действия документа истек после определенного периода времени, или о том, что документ содержит конфиденциальные данные, не подлежащие разглашению за пределами компании. В правилах даже может быть указано имя контакта, к которому можно обратиться, если сотруднику необходимы дополнительные сведения о политике.

Политики, включенные в службы SharePoint Server 2010, доступны специалистам информационного обеспечения через функции клиента системы система Office. Например, когда в качестве политики используются метки, пользователи могут вставлять их в документы из меню "Вставка" большинства клиентских приложений системы система Office. Если требуется метка, пользователи получают запрос при сохранении документов, в которых отсутствуют метки. Аналогично, пользователи смогут вставлять штрих-коды в клиентских приложениях, если такой компонент политики входит в политику документа.

Компоненты настраиваемой политики также можно включить в клиенты системы система Office. Однако необходимо внедрить функции политики, которые должны стать доступными в клиентских приложениях системы система Office, а пользователи должны установить эти функции на своих клиентских компьютерах с помощью таких механизмов, как надстройки, чтобы эти функции стали доступны в клиентских приложениях системы система Office. Например, при внедрении компонента настраиваемой политики, ограничивающего типы принтеров, которые можно использовать для печати типа контента, необходимо установить специальную надстройку для клиентов Microsoft Office, чтобы выполнять такие ограничения в клиентских приложениях.

Компоненты политик, доступные в SharePoint Server 2010

В этом разделе представлены компоненты политик, включенные в SharePoint Server 2010

• Истечение срока действия. Компонент политики "Истечение срока действия" позволяет последовательно удалять содержимое процесса с возможностью отслеживания и управления процедурой. Можно назначить на конкретную дату истечение срока действия для контента определенного типа или по прошествии определенного количества времени после того или иного события документа (например, его создания).

• Аудит. Компонент политики "Аудит" заносит в журнал события и операции, происходящие в документах и элементах списка. Можно настроить этот компонент на занесение в журнал таких событий, как:

  • изменение документа или элемента;

  • просмотр документа или элемента;

  • извлечение и возвращение документа;

  • изменение разрешений на документ или элемент;

  • удаление документа или элемента.

• Снабжение метками. Компонент политики "Снабжение метками" назначает метку, связанную с определенным типом документа или элементом списка. Метки представляют собой доступные для поиска текстовые области, которые создаются службами SharePoint Server 2010 на основе указанных свойств и формата. Например, в юридической фирме документ по юридическому вопросу может иметь метку, содержащую имена клиентов, номер дела, имя юриста, которому назначено дело и т. д. Метки особенно эффективны в печатных версиях документов, поскольку отображают свойства документов. Помимо использования меток для документов, метку можно назначить элементу списка и включить ее в представления этого списка.

• Штрих-код. Компонент политики "Штрих-код" позволяет отслеживать физические копии документов путем создания уникального значения идентификатора для документа и вставки изображения штрих-кода значения в документ. По умолчанию штрих-коды соответствуют общему стандарту "Код 39" (ANSI/AIM BC1-1995, Код 39), при этом можно подключить других поставщиков штрих-кодов с помощью объектной модели политик.

Планирование политик управления документами

При планировании политик решения сначала следует определить требования политик для всей организации, затем разработать политики семейства сайтов для выполнения этих требований и, наконец, распределить эти политики, включив их в галереи политик семейства сайтов всех соответствующих семейств сайтов. Для этого может понадобиться планирование настраиваемых компонентов политик. Обратите внимание на то, что, если для политики требуются настраиваемые компоненты и ресурсы, их следует установить и включить на всех серверных фермах, где используется решение.

Типичным примером политики для уровня всей организации является политика, предназначенная для регулирования процедуры аудита и окончания сроков действия спецификаций продуктов в подразделениях организации. Разрабатывается единая политика семейств сайтов, которая применяется ко всем спецификациям продуктов для их надлежащего аудита и хранения. После определения политики семейства сайтов и ее тестирования выполняется ее экспорт с последующим импортом в коллекции политик других семейств сайтов, где хранятся спецификации продуктов. Далее она связывается со всеми типами контента спецификаций продуктов в разных семействах сайтов, чтобы назначить политику всем спецификациям продуктов.

Форма

Следующая таблица наряду с этой статьей позволит вам спланировать топологию:

• Таблица "Политика" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73307&clcid=0x419)