Планирование библиотек документов (службы Windows SharePoint Services)

Содержание:

• Планирование библиотек

• Планирование контроля версий, утверждения контента и извлечений

• Планирование управления правами на доступ к данным

Планирование библиотек

Библиотеки документов - это наборы файлов в Windows SharePoint Services 3.0, которые используются совместно с другими пользователями сайта. Большинство функций управления документами Windows SharePoint Services 3.0 реализуется через библиотеки документов. В рамках планирования управления документами необходимо определить библиотеки документов, которые лучше всего подходят для выполнения задач организации.

В Windows SharePoint Services 3.0 используются следующие виды библиотек документов:

• Библиотека документов Библиотека документов используется для хранения документов общего назначения, совместной работы над ними и поддержки простого совместного использования контента.

• Библиотека рисунков Библиотека рисунков используется для совместного доступа, управления и повторного использования цифровых рисунков.

Библиотеки документов используются для хранения контента, с которым совместно работают участники группы, а также для создания совместно используемых баз знаний. Например, при разработке каких-либо продуктов рабочая группа может использовать библиотеку документов для хранения текущих результатов работы, включая предложения на проектирование, спецификации и вспомогательные сведения. Используя метаданные, представленные в виде столбцов информации, можно поддерживать состояние каждого проектного документа и делать его общедоступным, наряду с информацией об авторе документа, названии проекта и т.д. Завершенные документы можно хранить отдельно в библиотеке документов базы знаний с возможностью поиска, используемой в качестве источника информации при изучении новых проектов.

В Windows SharePoint Services 3.0 библиотеки документов могут содержать документы различных типов. Для реализации этой возможности необходимо связать один или несколько типов контента с библиотекой документов. Когда с библиотекой связано несколько типов контента, пользователи могут использовать команду Создать для создания в этой библиотере новых документов типа, связанного с этой библиотекой. Метаданные для всех типов контента отображаются в представлениях библиотеки документов. Дополнительные сведения о планировании типов контента см. в разделе Планирование типов контента (Windows SharePoint Services).

К числу других функций библиотеки документов, поддерживающей совместную работу, относятся:

• Шаблоны Для стандартизации документов, создаваемых в библиотеке, можно создать шаблон и связать его с библиотекой документов.

• Рабочие процессы При использовании настраиваемых рабочих процессов (см. раздел Планирование рабочих процессов (службы Windows SharePoint Services)) для документов можно запускать бизнес-процессы. Например, рабочий процесс может отправить документ на редактирование.

• Операции возврата и извлечения Можно потребовать от пользователей выполнять операции возврата и извлечения документов библиотеки до начала редактирования этих документов.

• Контроль версий Можно выбрать один из трех параметров контроля версий.

Используя таблицу Планирование библиотек, перечислите все создаваемые библиотеки документов и сайты, на которых они будут создаваться. Например, в примере проектирования продукта, описанном выше, можно создать две записи: "библиотека для активных проектных документов", и "библиотека для архивных проектных документов". Перечислите для каждой библиотеки все виды контента, которые будут в ней храниться (например, "спецификации продуктов" и "проектные документы по продуктам").

Планирование контроля версий, утверждения контента и извлечений

Планирование контроля версий

Контроль версий - это метод, позволяющий пронумеровать и сохранить последовательные версии документов.

Windows SharePoint Services 3.0 поддерживает три следующие параметра контроля версий:

• Нет Означает, что сохранения предыдущих версий документов отсутствуют. Если функция контроля версий не используется, предыдущие версии документов не доступны, а история документов удаляется, потому что комментарии, сопровождающие каждую версию документа, не сохраняются. Этот параметр можно использовать для библиотек документов, где хранится контент невысокой степени важности или контент, изменение которого не предусмотрено.

• Только основные версии Указывает на то, что пронумерованные версии документов сохраняются с помощью простой схемы контроля версий (1, 2, 3 и т.д.). Чтобы управлять влиянием этого параметра на дисковое пространство, можно указать число хранимых предыдущих версий, начиная с текущей. Этот параметр контроля основных версий позволяет пользователям с разрешениями на доступ к этой библиотеке документов просматривать ее контент каждый раз при сохранении новой версии документа. Используйте этот параметр, чтобы не не делать различий между черновыми и публикуемыми версиями документов. Например, управление основными версиями в библиотеке документов, используемой рабочей группой организации, необходимо в том случае, если каждый участник группы должен иметь доступ ко всем версиям документов.

  Основные и дополнительные версии Указывает на то, что пронумерованные версии документов сохраняются с помощью схемы контроля основных и дополнительных версий (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1 и т.д.). Версии, номер которых заканчивается на .0, являются основными версиями, а версии с расширением, отличным от нуля - дополнительными. Предыдущие основные и дополнительные версии документов сохраняются наряду с текущими версиями. Чтобы управлять дисковым пространством, можно указать число сохраняемых основных версий, начиная с текущей версии. Также можно определить число основных и дополнительных версий, которые требуется сохранять. Например, если указано, что дополнительные версии следует сохранять для двух основных версий, а номер текущей основной версии - 4.0, тогда будут сохраняться все дополнительные версии, начинающиеся с 3.1. При использовании параметра контроля основных и дополнительных версий любой пользователь с разрешением на чтение может получить доступ к основным версиям документов. Доступ к дополнительным версиям можно предоставить только отдельным пользователям. Обычно разрешения на просмотр и работу с дополнительными версиями предоставляется пользователям с возможностью изменения элементов, а пользователям с разрешением на чтение предоставляется разрешение на просмотр только основных версий. Используйте возможность контроля основных и дополнительных версий, чтобы разграничить публикуемый контент, который может просматриваться широкой аудиторией, и черновой контент, который еще не готов для публикации. Например, на веб-сайте отдела кадров, где представлены описания преимуществ данной организации, используйте контроль основных и дополнительных версий, чтобы ограничить доступ пользователей к редактируемым описаниям преимуществ.

Укажите схему контроля версий (нет, основная, основная и дополнительная) для каждой библиотеки документов в таблице Библиотеки документов.

Планирование процедуры утверждения контента

Утверждение контента - это метод, с помощью которого участники сайта с разрешениями "Утверждающий" могут управлять публикацией контента. Черновик документа, ожидающего утверждения контента, находятся в состоянии ожидания. Когда утверждающий редактирует документ и утверждает его контент, документ становится доступным пользователям сайта с разрешением на чтение. Владелец библиотеки документов может включить функции утверждения контента для библиотеки и по желанию связать рабочий процесс с библиотекой для выполнения процесса утверждения. Используйте функцию утверждения контента для формализации и управления процессом предоставления доступа к контенту для пользователей. Например, в случае публикации предприятием информации о продукте или услугах может потребоваться юридическая проверка и утверждение контента.

Способы предоставления документов на утверждения зависят от параметров контроля версий, используемых в библиотеке документов:

• Нет Если в библиотеке не используется функция контроля версий, то при сохранении изменений в документе он переходят в состояние ожидания. Windows SharePoint Services 3.0 сохраняет предыдущую версию документа, которая доступна для пользователей с разрешениями на чтение. После утверждения изменений новая версия документа становится доступной для пользователей с разрешениями на чтение, а предыдущая версия удаляется. Если в библиотеке не используется функция контроля версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения.

• Только основные версии Если в библиотеке используется функция контроля основных версий, то при сохранении изменений в документе он переходит в состояние ожидания, а предыдущие версии документа доступны для пользователей с разрешениями на чтение. После утверждения изменений новая основная версия документа становится доступной для пользователей сайта с разрешениями на чтение, а предыдущая версия сохраняется в списке журнала документа. Если в библиотеке используется функция контроля основных версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии ожидания и не доступен для пользователей с разрешениями на чтение до момента его утверждения в качестве версии 1.

• Основные и дополнительные версии Если в библиотеке используется функция контроля основных и дополнительных версий, при сохранении изменений в документе автор может сохранить новую дополнительную версию в качестве черновика или создать новую основную версию, в результате чего документ переходит в состояние ожидания. После утверждения изменений в документе создается новая основная версия документа, которая становится доступной для пользователей сайта с разрешениями на чтение. При использовании функции контроля основной и дополнительной версий в списке журнала документа сохраняются обе версии. Если в библиотеке используются функции контроля основных и дополнительных версий, то при загрузке нового документа он добавляется в библиотеку в состоянии "Черновик" в качестве версии 1.0, либо автор может немедленно запросить утверждение данного документа. В последнем случае документ переходит в состояние ожидания.

В таблице Библиотеки документов укажите, следует ли требовать утверждения контента для каждой представленной библиотеки документов.

Планирование операций возврата и извлечения

Можно потребовать от пользователей выполнять операции возврата и извлечения документов библиотеки до начала редактирования этих документов. Рекомендуется всегда выполнять эту процедуру. Среди ее преимуществ можно перечислить следующие.

• Более эффективный контроль времени создания версий документов. При извлечении документа автор может сохранить его, не выполняя операцию возврата. Другие пользователи библиотеки документов не смогут получить доступ к этим изменениям, и новая версия не создается. Новая версия (видимая остальным пользователям) создается только при выполнении операции возврата автором документа. Это дает автору большую гибкость и контроль.

• Более эффективный захват метаданных. При выполнении операции возврата документа автор может внести свои комментарии, описывающие внесенные в документ изменения. Это позволяет непрерывно вести запись истории изменений в документе.

В таблице Библиотеки документов укажите, следует ли выполнять операции возврата и извлечения документов для каждой перечисленной библиотеки документов.

Планирование управления правами на доступ к данным

Управление правами на доступ к данным позволяет создателям контента лучше защищать свои документы и управлять ими. Содержимое документов с управлением правами на доступ зашифровывается, и для них предоставляется лицензия на издание, которая накладывает ограничения на пользователей. Такие ограничения зависят от уровня разрешений пользователей. Как правило, ограничения включают создание документов только для чтения, запрет копирования текста, запрет на сохранение копии пользователями и запрет на печать документов. Клиентские приложения, которые могут читать типы файлов с поддержкой управления правами на доступ к данным, используют лицензию на издание внутри такого документа, чтобы обеспечить соблюдение этих ограничений со стороны пользователей, обладающих доступом к документу.

Windows SharePoint Services 3.0 поддерживает использование управления правами на доступ к документам, хранящимся в библиотеках документов. Для реализации управления правами на доступ к данным для определенного типа файлов администратор должен установить систему защиты (программа, управляющая задачами шифрования и расшифровки документов с управлением правами на доступ к данным) для указанного типа файлов.

Используя управление правами на доступ в Windows SharePoint Services 3.0, можно ограничивать действия, которые пользователь может выполнять с документами при открытии их в библиотеке Windows SharePoint Services 3.0. Это отличается от реализации управления правами на доступ к данным в документах, хранящихся на клиентских компьютерах, где владелец документов может сам назначать права каждому пользователю документа. Используйте управление правами на доступ к данным в библиотеках документов для управления конфиденциальным контентом, хранящимся на сервере. Например, при предоставлении доступа к библиотеке документов другим группам предприятия для предварительного просмотра сведений о выпускаемых продуктах можно использовать управление правами на доступ к данным, чтобы ограничить возможность публикации этого контента для пользователей за пределами организации.

Если в библиотеке документов подключена функция управления правами на доступ к данным, при загрузке с сервера документа с возможностью управления правами на доступ в клиентское приложение Windows SharePoint Services 3.0 выполняет шифрование документа и добавляет лицензию на издание. Когда документ снова передается на сервер, Windows SharePoint Services 3.0 выполняет расшифровку файла и сохраняет его в библиотеке в незашифрованной форме.

Разрешения управления на доступ к данным, применяемые к документу при его передаче из библиотеки документов, основаны на разрешениях каждого пользователя на доступ к контенту, указанных в параметрах безопасности Windows SharePoint Services 3.0. В следующей таблице описано, каким образом разрешения Windows SharePoint Services 3.0 преобразуются в разрешения управления на доступ к данным.

Для использования управления на доступ к данным в Windows SharePoint Services 3.0 необходимо установить клиента службы управления правами Microsoft Windows версии 1 на каждом интерфейсном веб-сервере в ферме серверов, а в сети должна быть доступна служба управления правами Microsoft Windows (RMS) для Windows Server 2003 с пакетом обновления 1.0 или более поздней версии. Чтобы установить клиента службы управления правами Windows и получить дополнительные сведения о службе управления правами Microsoft Windows, посетите Центр технологий служб управления правами Windows (https://www.microsoft.com/windowsserver2003/technologies/rightsmgmt/default.mspx). Описание процедуры настройки служб управления правами Microsoft Windows для разрешения Windows SharePoint Services 3.0 создавать контент с управлением правами доступа см. в "Руководстве по развертыванию Windows SharePoint Services 3.0".

Укажите для каждой библиотеки документов, перечисленной в таблице Библиотеки документов, следует ли использовать функцию управления правами, а если требуются системы защиты для дополнительных видов документов, укажите эти сведения в столбце Требуется ли управление правами на доступ к данным?.