Параметры по умолчанию для управления записями (Office SharePoint Server)
В этой статье:
Возможности управления документами
Типы контента сайтов
Настройки управления версиями
Параметры рабочего процесса по умолчанию
Настройка параметров для рабочего процесса утверждения
Настройка параметров для рабочего процесса сбора отзывов
Настройка параметров для трехэтапного рабочего процесса
Управление документами в Microsoft Office SharePoint Server 2007 сфокусировано на хранении и организации документов для поддержки активного выполнения работы, включая создание контента и распределение внутри организации.
Возможности управления документами
Сохранять, организовывать и размещать документы.
Гарантировать согласованность документов путем использования типов контента.
Управлять метаданными документов.
Защищать документы от несанкционированного доступа или использования.
Обеспечивать последовательность бизнес-процессов (рабочих процессов), определяя порядок их обработки.
Типы контента сайтов
Тип контента — это группа многократно используемых параметров, описывающих общее поведение контента определенного типа. Типы контента позволяют компаниям организовывать, управлять и манипулировать контентом в семействе сайтов. Гарантировать согласованность документов можно путем применения типов контента. Тип контента можно задавать для каждого типа документов или информационного продукта, которые организация создает для того, чтобы ими управлять соответственным образом.
Типы контента организованы в иерархию, которая позволяет одному типу контента наследовать свои характеристики у другого типа контента. Благодаря этому возможно совместное использование характеристик в пределах организации. Однако характеристики можно настраивать для определенных сайтов или списков.
Новые типы контента сайтов основаны на родительском типе контента. При создании нового типа контента сайта необходимо выбрать существующий (родительский) тип контента сайта, на основе которого создается новый тип контента сайта. Новый созданный тип контента сайта наследует атрибуты от родительского типа контента. Атрибуты, которые могут быть унаследованы от родительского типа контента:
Шаблон документа;
Параметр "Только для чтения";
Рабочие процессы;
Столбцы;
Расширяемые атрибуты, добавленные другими приложениями.
После создания нового типа контента в него можно вносить изменения, например, добавлять или удалять столбцы. Обратите внимание, что изменения, внесенные напрямую в дочерний тип контента, не влияют на родительский тип контента. Однако при обновлении родительского типа контента можно также выбрать, будут ли эти обновления вноситься в типы контента списков и сайтов, которые наследуют атрибуты от данного родительского типа контента.
На всех страницах параметров типов контента есть возможность обновлять типы контента списков и дочерние типы контента сайтов. При выборе обновления всех типов контента, наследующих от их родительских типов контента, все параметры на этой странице также обновятся для всех типов контента списков и дочерних типов контента сайтов, являющихся дочерними для типа контента, в который вносятся изменения. Это отменяет все предыдущие параметры типов контента списков и сайтов, наследующих от этого родительского типа контента. Обратите внимание, что все атрибуты типов контента, отображаемые в родительском типе контента, могут обновляться для дочерних типов за исключением Имени, Описания и Группы. Столбцы или параметры, которые не отображаются на родительском типе контента, не могут быть обновлены. Чтобы удостовериться в том, что изменения, внесенные в родительский тип контента, не заменяют параметры на дочерних типах контента, можно пометить дочерний тип контента как доступный только для чтения. Несмотря на то что иногда такой способ предпочтителен, при этом также снижается возможность централизованного управления иерархической структурой типов контента.
Типы контента сайтов хранятся в группах. При создании нового типа контента выберите где его сохранить: в существующей группе или в новой группе. Если требуется, чтобы другие пользователи не имели возможности использовать созданный столбец, можно создать группу с суффиксом "_Скрытая" и сохранить в ней столбец веб-сайта.
Параметры создания типа контента сайта
Имя и описание
Введите имя и описание типа контента. Описание будет отображаться на новой кнопке. В списке Выберите родительский тип содержимого в списке выберите группу, на основе которой требуется создать новый тип контента.
Примечание
Группа "Особые типы содержимого" содержит типы контента, которые изменяют поведение списка или библиотеки при их добавлении.
| Поле | Описание |
|---|---|
Имя |
Укажите имя нового документа. |
Описание |
Введите описание нового документа. |
Тип родительского контента |
Выберите тип родительского контента, например, Тип содержимого документа или Тип содержимого списка, на основе которого хотите создать новый тип контента. Примечание Список родительских типов контента различается в зависимости от параметров, выбранных на предыдущем шаге. |
Группа
В разделе "Группа" выберите, следует ли хранить данный новый тип контента в существующей группе или в новой группе.
| Поле | Описание |
|---|---|
Размещать этот тип контента сайта в:
|
Укажите, где хранить новый тип контента сайта: в уже существующей группе, такой как документ или настраиваемый тип контента, или любой другой, или в новой группе. |
Дополнительная настройка типов контента сайтов
Шаблон документа
| Поле | Описание |
|---|---|
Введите URL-адрес существующего шаблона документа: |
Введите URL-адрес существующего шаблона документа или загрузите новый шаблон документа. В следующем списке приведены типы допустимых URL-адресов.
.gif "Caution") Внимание:
Если пометить тип контента как доступный только для чтения, параметры родительского типа контента все еще могут изменить параметры дочернего типа контента, если родительский тип задать явно, как доступный не только для чтения, а затем обновить изменения для дочерних типов контента.
|
Отправка нового шаблона документа: |
Нажмите Обзор, чтобы выбрать новый шаблон документа. |
Только для чтения
Определите можно ли будет изменять тип контента. Этот параметр потом сможет изменить на этой странице любой пользователь с правами на изменение типов контента.
| Поле | Описание |
|---|---|
Должен ли этот тип контента быть доступен только для чтения?
|
Выберите Да, если тип контента предназначен только для чтения; в ином случае выберите Нет. |
Обновление сайтов и списков
Укажите, следует ли обновлять все типы контента списков и дочерних сайтов, использующих этот тип, вместе с параметрами данной страницы. Эта операция может занять много времени, и любые изменения, внесенные в типы контента списков и дочерних сайтов, будут потеряны.
| Поле | Описание |
|---|---|
Обновить все типы контента, наследующие от этого типа?
|
Выберите Да, чтобы обновить все типы контента, наследуемые из данного типа; в ином случае выберите Нет. |
Настройки управления версиями
При отслеживании версий для списков и библиотек хранятся исправления элементов и файлов, а также их свойств. Это позволяет лучше управлять контентом по мере его исправления и даже восстанавливать предыдущую версию. Управление версиями особенно удобно при совместной работе над проектами нескольких человек или в случаях, когда данные проходят через несколько стадий разработки и просмотра.
Управление версиями доступно для элементов списка всех типов списков по умолчанию, включая календари, списки отслеживания вопросов и пользовательские списки, а также для всех типов объектов, хранимых в библиотеках, в том числе страниц веб-частей.
При помощи управления версиями можно выполнять следующие действия.
Вести журнал версий, когда управление версиями включено. Можно увидеть, кто и когда изменял элемент списка или файл, а также когда были изменены свойства (или информация о файле). Например, при изменении срока исполнения для элемента списка соответствующая информация появится в журнале версий. Для файлов отображаются также комментарии, добавляемые при внесении изменений.
Восстанавливать предыдущую версию в качестве текущей. Если вы допустили какую-либо ошибку в текущей версии или понадобилось восстановить часть документа, который был удален. Можно заменить текущую версию предыдущей. В этом случае текущая версия становится частью журнала версий.
Просматривать предыдущую версию. Можно просматривать предыдущую версию, например, если нужно обратиться к предыдущему руководству, без необходимости переписывать текущую версию. Для ASPX-файлов можно просматривать только сведения об изменениях в файлах, но не фактические страницы, создаваемые на основе файлов.
В следующих таблицах описаны настройки управления версиями для библиотеки документов.
Утверждение контента
После отключения утверждения контента в общих представлениях могут появиться отклоненные и ожидающие элементы.
| Поле | Описание |
|---|---|
Утверждать контент для добавленных элементов?
|
Укажите, следует ли оставлять новые элементы или изменения существующих элементов в черновом варианте до их утверждения. |
Журнал версий документа
При отслеживании версий файлов или элементов списков каждая версия нумеруется и сохраняется как часть журнала версий. Сотрудники организации могут просматривать журнал версий и при необходимости восстанавливать более ранние версии. Можно настроить несколько параметров, влияющих на управление версиями, включая количество и тип сохраняемых версий. Можно также настроить параметры управления версиями, такие как требование утверждения контента или извлечения файлов.
| Поле | Описание |
|---|---|
Создавать новую версию при каждом изменении файла в этой библиотеке документов
|
|
Необязательное ограничение числа хранимых версий:
|
Установите этот флажок для ведения подсчета количества основных версий. Установите этот флажок для хранения черновиков для основных версий. Примечание При отсутствии управления версиями оба параметра выключены. |
Безопасность для черновиков
Черновики — это вспомогательные версии, которые не проходили утверждение.
| Поле | Описание |
|---|---|
Кто сможет просматривать черновики в этом списке?
Примечание Все эти параметры выключены, если в разделе Утверждение содержимого выбрано Нет. |
Укажите пользователей, которые смогут просматривать черновики в библиотеке документов. |
Требование извлечения
Требование извлечения предотвращает одновременное внесение изменений несколькими людьми, тем самым позволяет избежать возможных конфликтов и замешательств.
| Поле | Описание |
|---|---|
Требовать извлечения документов перед изменением?
|
Укажите, следует ли пользователям извлекать документы перед внесением изменений в данной библиотеке документов. |
Параметры стандартного рабочего процесса
Стандартные рабочие процессы в составе Office SharePoint Server 2007 имеют некоторые параметры, являющиеся общими для всех рабочих процессов, а также параметры, специфичные для определенных рабочих процессов. Для поддержки общих бизнес-процессов, связанных с документами, Office SharePoint Server 2007 предлагает встроенные рабочие процессы, которые организации могут использовать для управления задачами, например, изменением и утверждением документов, сбор подписей. Рабочий процесс означает автоматизированное прохождение документов или элементов через особую последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом. Рабочие процессы помогают организациям управлять бизнес-процессами, связанными с документами, более эффективно, так как они автоматически отслеживают и управляют задачами, выполняемыми людьми и вовлеченными в эти процессы.
Дополнительные сведения о рабочих процессах см. в разделе Introduction to workflows (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123306&clcid=0x419).
В следующих таблицах описаны параметры, используемые при добавлении рабочего процесса в библиотеку документов.
Рабочий процесс
Сайт Office SharePoint Server 2007 включает в себя несколько рабочих процессов, относящихся к общим бизнес-сценариям. Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей на утверждение. По умолчанию рабочий процесс утверждения связан документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Версия рабочего процесса утверждения по умолчанию также связана с библиотекой "Страницы" сайта публикации и может быть использована для управления процессом утверждения публикации веб-страниц.
| Поле | Описание |
|---|---|
Выберите шаблон рабочего процесса:
|
Выберите любой шаблон рабочего процесса из множества предлагаемых. |
Утверждение |
Маршрутизирует документ на утверждение. Утверждающие лица могут одобрить или отклонить документ, переназначить задачу определения или попросить внести изменения в документ. |
Сбор отзывов |
Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей для рецензирования. Рецензенты могут предоставить отзывы, которые объединяются и направляются лицу, инициировавшему рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. |
Сбор подписей |
Данный рабочий процесс передает документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Его следует запускать из клиентской программы, которая входит в Система Microsoft Office 2007. Участники должны выполнить задачи по сбору подписей, добавляя свою цифровую подпись к документам в соответствующем приложении Microsoft Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Однако этот рабочий процесс отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если документ содержит одну или несколько строк подписей Microsoft Office. |
Утверждение ликвидации |
Данный рабочий процесс, поддерживающий управление записями, контролирует срок действия документа и период его хранения, позволяя участникам самим решать, как поступать с просроченными документами — хранить или удалять. Рабочий процесс утверждения ликвидации прежде всего предназначен для использования на сайте центра записей. |
Три этапа |
Данный рабочий процесс управляет бизнес-процессами, которые требуют от предприятия отслеживать большой поток вопросов или элементов, например, операций службы поддержки клиентов, идей по сбыту или задач проектов. |
Групповое утверждение |
Данный рабочий процесс подобен рабочему процессу утверждения, но в отличии от последнего использует назначенную библиотеку документов и предлагает настраиваемое представление процессов утверждения, в котором пользователь принимает участие. Этот рабочий процесс предоставляет иерархическую организационную диаграмму для выбора утверждающих, которые вместо контроля подписи могут использовать контроль штампа (указанная возможность доступна только в версиях Office SharePoint Server 2007 для Восточной Азии). |
Управление переводом |
Данный рабочий процесс управляет переводом документов вручную, создавая копии документа для перевода и назначая переводчикам задачи по переводу. Этот рабочий процесс доступен только для библиотек управления переводом. |
Имя
В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса. Это имя будет использоваться с целью обозначения рабочего процесса для пользователей этого типа контента.
| Поле | Описание |
|---|---|
Введите уникальное имя для этого рабочего процесса: |
Задайте уникальное имя для этого рабочего процесса: |
Список задач
Можно использовать список задач по умолчанию или создать новый. При использовании списка задач по умолчанию участники рабочего процесса легко смогут найти и просмотреть свои задачи в рабочем процессе, используя представление "Мои задачи" списка задач.
Если задачи для этого рабочего процесса будут открывать засекреченные или конфиденциальные данные, которые необходимо хранить отдельно от общего списка задач, то необходимо создать новый список задач.
Если организация имеет множество рабочих процессов или рабочие процессы включают многочисленные задачи, то необходимо создать новый список задач. В таких случаях создавайте списки задач для каждого рабочего процесса.
| Поле | Описание |
|---|---|
Введите имя списка задач: |
Список задач с этим именем будет использоваться при применении данного типа контента сайта к списку. |
Список журналов
В разделе Список журналов выберите список журналов, который будет использоваться с этим рабочим процессом. Список журналов показывает все события, произошедшие во время работы каждого экземпляра рабочего процесса. Можно использовать список журналов по умолчанию или создать новый список журналов. Если организация будет иметь множество рабочих процессов, можно создавать список журналов для каждого из них.
| Поле | Описание |
|---|---|
Введите имя списка журналов: |
Список журналов с этим именем будет использоваться при применении данного типа контента сайта к списку. |
Параметры начала
Укажите как, когда и кем может запускаться рабочий процесс.
Примечание
Вариант Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента доступен, только если для библиотеки включена поддержка основных и не основных версий, и если выбранный шаблон рабочего процесса можно использовать для утверждения контента.
| Поле | Описание |
|---|---|
Пользователь с разрешением на изменение элементов может запускать этот рабочий процесс вручную. Этот параметр выбран по умолчанию. Для запуска рабочего процесса требовать наличия разрешения на управление списками. |
Разрешает запуск рабочего процесса вручную пользователю, прошедшему проверку. По умолчанию флажок Требовать наличия разрешения на управление списками не стоит. |
Начинать рабочий процесс при создании нового элемента. Примечание Данный параметр недоступен для шаблона рабочего процесса сбора подписей. |
Выбирайте этот параметр при создании нового элемента. |
Начинать рабочий процесс при изменении элемента. Примечание Данный параметр недоступен для шаблонов трехэтапного рабочего процесса и сбора подписей. |
Выбирайте этот параметр при изменении элемента. |
Обновление типов списков и типов контента сайтов
Укажите, следует ли обновлять все типы контента списков и дочерних сайтов, использующих этот тип, вместе с параметрами данной страницы. Эта операция занимает много времени, и любые изменения, внесенные в типы контента списков и дочерних сайтов, теряются.
| Поле | Описание |
|---|---|
Изменить этот рабочий процесс во всех типах контента, основанных на данном типе?
|
Выберите этот параметр для обновления всех типов контента списков и дочерних сайтов, использующих этот тип рабочего процесса. |
Если есть дополнительные доступные параметры настройки предустановленных рабочих процессов, то укажите необходимые параметры на странице настройки рабочего процесса. Дополнительные сведения по работе с предустановленными рабочими процессами см. в статьях, указанных в разделе "См. также" в конце данной статьи.
Настройка параметров для рабочего процесса утверждения
Рабочий процесс утверждения поддерживает бизнес-процессы, которые включают отправку документа или элемента коллегам или руководителям для утверждения. Утверждающие лица могут одобрить или отклонить документ, переназначить задачу определения или попросить внести изменения в документ. Данный рабочий процесс обеспечивает более эффективное выполнение бизнес-процесса утверждения, поскольку контролируются и отслеживаются все задачи процесса, выполняемые людьми, а также ведется регистрация выполненных процессов.
В следующих таблицах описаны пользовательские настройки рабочего процесса утверждения.
Задачи рабочего процесса
Указание метода маршрутизации задач участникам и возможности передачи задач другим лицам. Также указывается возможность пользователей запрашивать изменения в документе до окончания выполнения задач.
| Поле | Описание |
|---|---|
Назначить задачи:
|
Назначить задачи всем участникам одновременно (параллельный рабочий процесс) Назначить задачи каждому участнику по очереди (последовательный рабочий процесс). Если используется последовательный рабочий процесс, то один участник должен выполнить задачу до того, как следующий участник получит задачу. Примечание По умолчанию используется назначение каждому участнику по очереди. |
Разрешить участникам рабочего процесса:
|
Разрешить участником рабочего процесса переназначать задачи другим лицам. Разрешить участникам рабочего процесса запрашивать внесение изменений в документ или элемент до выполнения задачи Примечание По умолчанию установлены оба флажка. |
Значения запуска рабочего процесса по умолчанию
При добавлении групп в качестве участников рабочего процесса установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы), чтобы группа получила только одно уведомление о задаче, а не каждый из ее членов.
Для последовательного рабочего процесса введите число и выберите дн. или нед. в качестве интервала времени.
Для параллельного рабочего процесса в поле Срок выполнения задач введите или выберите дату.
Чтобы другие лица получали уведомления (не назначения заданий) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия для выбора лиц и групп из службы каталогов.
| Поле | Описание |
|---|---|
Введите имена лиц, которые должны принять участие в этом рабочем процессе при его запуске. Имена добавляйте в том порядке, в котором следует назначать задачи (для последовательных рабочих процессов).
|
Выберите Утверждающие для указания людей и групп в службе каталогов. Выбирайте данный вариант, если в качестве участников рабочего процесса будут указаны группы, и только одна задача будет назначена для группы вместо индивидуальных задач для каждого ее члена. Параметр Разрешить изменение списка участников при запуске рабочего процесса установлен по умолчанию. Если вы не хотите, чтобы люди, запускающие рабочий процесс, изменяли или добавляли участников, то уберите этот флажок. |
Введите сообщение для включения вашего запроса: |
Введите в это текстовое поле сообщение, которое необходимо включить в запрос. |
Срок выполнения |
Если указан срок выполнения и на сервере включена электронная почта, то участники будут получать уведомления в указанный срок, если их задание еще не выполнено. |
Срок выполнения задач (параллельный процесс): |
Указывается срок, к которому каждое задание должно быть выполнено. |
Назначить каждому лицу следующий срок выполнения задачи (последовательный процесс): |
Указывается время, отведенное на каждое задание, и как его следует отсчитывать. |
Уведомление участников |
Чтобы уведомить других участников о начале рабочего процесса, не назначая задачи. Также для уведомления участников следует добавить их имена в поле Копия. |
Завершение рабочего процесса
Укажите время завершения рабочего процесса. Если никаких параметров не будет указано, то рабочий процесс завершится после окончания всех задач.
| Поле | Описание |
|---|---|
Завершить рабочий процесс, если:
|
Установите флажок Закончено указанное число задач и введите число, указывающее количество завершенных задач, необходимых для завершения рабочего процесса. Примечание Данный параметр по умолчанию отключен, если рабочий процесс последовательный. |
|
Установите флажок Документ отклонен для указания того, что рабочий процесс завершается при отклонении документа или элемента. Установите флажок Документ изменен для указания того, что рабочий процесс завершается при изменении документа или элемента. |
Действия после завершения рабочего процесса
Укажите действия, которые следует выполнить после успешного завершения рабочего процесса.
Выберите этот параметр, если требуется, чтобы рабочий процесс управлял утверждением контента, а также если на странице Добавление рабочего процесса установлен флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента.
| Поле | Описание |
|---|---|
После завершения рабочего процесса:
|
Выберите этот параметр для обновления состояния утверждения после завершения рабочего процесса. |
Настройка параметров для рабочего процесса сбора отзывов
Рабочий процесс сбора отзывов передает документ или элемент, сохраненный в списке или библиотеке, группе людей для сбора отзывов. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом контента документа, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов.
В следующих таблицах описаны пользовательские настройки рабочего процесса сбора отзывов.
Задачи рабочего процесса
Указание метода маршрутизации задач участникам и возможности передачи задач другим лицам. Также указывается возможность пользователей запрашивать изменения в документе до окончания выполнения задач.
| Поле | Описание |
|---|---|
Назначить задачи:
|
Назначить задачи всем участникам одновременно (параллельный рабочий процесс). Назначить задачи каждому участнику по очереди (последовательный рабочий процесс). Если используется последовательный рабочий процесс, то один участник должен выполнить задачу до того, как следующий участник получит задачу. Примечание Параметр Всем участником одновременно установлен по умолчанию. |
Разрешить участникам рабочего процесса:
|
Разрешить участникам рабочего процесса переназначать задачи другим лицам. Разрешить участникам рабочего процесса запрашивать внесение изменений в документ или элемент до выполнения задачи. Примечание По умолчанию установлены оба флажка. |
Значения запуска рабочего процесса по умолчанию
При добавлении групп в качестве участников рабочего процесса установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы), чтобы группа получила только одно уведомление о задаче, а не каждый из ее членов.
Для последовательного рабочего процесса введите число и выберите дн. или нед. в качестве интервала времени.
Для параллельного рабочего процесса в поле Срок выполнения задач введите или выберите дату.
Чтобы другие лица получали уведомления (не назначения заданий) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия для выбора лиц и групп из службы каталогов.
| Поле | Описание |
|---|---|
Введите имена лиц, которые должны принять участие в этом рабочем процессе при его запуске. Имена добавляйте в том порядке, в котором следует назначать задачи (для последовательных рабочих процессов).
|
Выберите Утверждающие для указания людей и групп в службе каталогов. Выбирайте данный вариант, если в качестве участников рабочего процесса будут указаны группы, и только одна задача будет назначена для группы вместо индивидуальных задач для каждого ее члена. Параметр Разрешить изменение списка участников при запуске рабочего процесса установлен по умолчанию. Если вы не хотите, чтобы люди, запускающие рабочий процесс, изменяли или добавляли участников, то уберите этот флажок. |
Введите сообщение для включения вашего запроса: |
Введите в это текстовое поле сообщение, которое необходимо включить в запрос. |
Срок выполнения |
Если указан срок выполнения и на сервере включена электронная почта, то участники будут получать уведомления в указанный срок, если их задание еще не выполнено. |
Срок выполнения задач (параллельный процесс): |
Указывается срок, к которому каждое задание должно быть выполнено. |
Назначить каждому лицу следующий срок выполнения задачи (последовательный процесс): |
Указывается время, отведенное на каждое задание, и как его следует отсчитывать. |
Уведомление участников |
Используется для уведомления других участников о начале рабочего процесса, не назначая задачи. Также для уведомления участников следует добавить их имена в поле Копия. |
Завершение рабочего процесса
Укажите время завершения рабочего процесса. Если никаких параметров не будет указано, то рабочий процесс завершится после окончания всех задач.
| Поле | Описание |
|---|---|
Завершить рабочий процесс, если:
|
Установите флажок Закончено указанное число задач и введите число, указывающее количество завершенных задач, необходимых для завершения рабочего процесса. Примечание Данный параметр выбран по умолчанию, но он недоступен, если рабочий процесс последовательный. |
|
Флажок Документ отклонен не установлен по умолчанию, так как рабочий процесс не последовательный. Установите флажок Документ изменен для указания того, что рабочий процесс завершается при изменении документа или элемента. |
Действия после завершения рабочего процесса
Укажите действия, которые следует выполнить после успешного завершения рабочего процесса.
Выберите этот параметр, если требуется, чтобы рабочий процесс управлял утверждением контента, а также если на странице Добавление рабочего процесса установлен флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента.
| Поле | Описание |
|---|---|
После завершения рабочего процесса:
|
Выберите этот параметр для обновления состояния утверждения после завершения рабочего процесса. |
Настройка параметров для трехэтапного рабочего процесса
Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания статуса элемента списка через три этапа (состояния). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, при которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например, вопросы клиентов в службу технической поддержки, потенциальных покупателей и задачи проекта.
В следующих таблицах описаны пользовательские настройки трехэтапного рабочего процесса.
Состояния рабочего процесса
Для списка вопросов состояния элемента указаны в поле Состояние, где:
Начальное состояние — активен
Промежуточное состояние — разрешен
Конечное состояние — завершен
По мере прохождения различных этапов рабочего процесса элемент автоматически обновляется.
| Поле | Описание |
|---|---|
Выделите поле выбора
Для списка или типа контента требуется по крайней мере одно точное значение и поле выбора с тремя или более вариантами. |
Выделите поле выбора и выберите значения для начального, промежуточного и конечного состояний. |
Укажите, что должно происходить при запуске рабочего процесса
При запуске рабочего процесса по вопросу из списка вопросов Office SharePoint Server 2007 создает задачу для соответствующего пользователя. После выполнения задачи пользователем рабочий процесс изменяет свое состояние с начального (активен) на промежуточное состояние (разрешен). Также можно рассылать пользователям электронные сообщения для оповещения об имеющейся задаче.
| Поле | Описание |
|---|---|
Сведения о задаче
|
Введите любые сведения, которые необходимо включить в название задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, то сведения о названии элемента списка добавятся в пользовательское сообщение. |
Описание задачи
|
Введите любые сведения, которые необходимо включить в описание задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, то сведения о названии этого элемента добавятся в пользовательское сообщение. Если установлен флажок Вставить ссылку на элемент списка, то в описание добавится ссылка на элемент списка. |
|
Если необходимо указать дату окончания задачи, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец даты, содержащий нужную дату окончания задачи. |
|
Для назначения задачи исполнителю, указанному в списке, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец, в котором содержатся необходимые сведения о пользователе. При запуске рабочего процесса первая задача назначается участнику команды, имя которого отображается в этом столбце для рабочего процесса. |
|
Введите имя исполнителя, которому должно быть отправлено оповещение по электронное почте о задаче рабочего процесса. Установите флажок Включить назначенную задачу, если нужно отправлять оповещения по электронной почте владельцу задачи. |
Введите тему для оповещения по электронной почте. Установите флажок Использовать название задачи, если нужно добавлять название задачи к теме сообщения электронной почты. |
|
Введите сведения, которые должны отображаться в тексте оповещения по электронной почте. Установите флажок Вставить связь с элементом списка, если нужно добавить в сообщение связь с элементом. |
Укажите, что должно происходить при переходе рабочего процесса в промежуточное состояние.
Например, когда вопрос из списка вопросов переходит в состояние разрешения, то он создает задачу для соответствующего пользователя. После выполнения задачи пользователем рабочий процесс изменяет свое состояние с промежуточного (разрешен) на конечное состояние (завершен). Также можно рассылать соответствующим пользователям электронные сообщения для оповещения об имеющейся задаче.
| Поле | Описание |
|---|---|
Сведения о задаче
|
Введите любые сведения, которые необходимо включить в название задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, то сведения о названии для элемента списка добавятся в пользовательское сообщение. |
Описание задачи
|
Введите любые сведения, которые необходимо включить в описание задачи. Если установлен флажок Включить поле списка, то сведения о названии этого элемента добавятся в пользовательское сообщение. Если установлен флажок Вставить ссылку на элемент списка, то в описание добавится ссылка на элемент списка. |
|
Включить поле списка — если необходимо указать дату окончания задачи, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец даты, содержащий нужную дату окончания задачи. |
|
Для назначения задачи исполнителю, указанному в списке, установите флажок Включить поле списка, а затем выделите в списке столбец, в котором содержатся необходимые сведения о пользователе. При запуске рабочего процесса первая задача назначается участнику команды, имя которого отображается в этом столбце для элемента рабочего процесса. Для назначения указанному исполнителю или группе данной задачи во всех экземплярах рабочего процесса выберите Спектр, а затем введите или выберите имя исполнителя или группы, которым нужно назначить задачу. |
|
Введите имя исполнителя, которому должно быть отправлено оповещение по электронное почте о задаче рабочего процесса. Установите флажок Включить назначенную задачу, если нужно отправлять оповещения по электронной почте владельцу задачи. Введите тему для оповещения по электронной почте. Установите флажок Использовать название задачи, если нужно добавлять название задачи к теме сообщения электронной почты. Введите сведения, которые должны передаваться в тексте оповещения по электронной почте. Установите флажок Вставить связь с элементом списка, если нужно добавить в сообщение связь с элементом. |
См. также
Другие ресурсы
Introduction to workflows
Use an Approval Workflow
Use a Collect Feedback workflow
Use a Three-state workflow