Планирование управляемых метаданных в SharePoint Server

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint в Microsoft 365

С помощью управляемых метаданных в SharePoint Server можно создать единую таксономию терминов, которые можно использовать в ферме SharePoint. В этой статье мы рассмотрим решения по настройке конфигурации, которые необходимо принять перед настройкой приложения службы управляемых метаданных в SharePoint Server.

Перед настройкой управляемых метаданных важно понять, что они собой представляют и как работают в SharePoint. Перед чтением этой статьи обязательно ознакомьтесь с разделом Общие сведения об управляемых метаданных.

Обзор службы управляемых метаданных в SharePoint Server

В SharePoint Server управляемые метаданные реализуются с помощью приложения-службы и веб-службы управляемых метаданных, которая выполняется в ролях приложения и сервера переднего плана. Если вам нужны отдельные наборы терминов для специального применения, можно создать несколько приложений-служб. Каждое приложение-служба имеет свою базу данных, которая содержит набор терминов, отдельные термины, ключевые слова и т. д.

Подключения между приложением-службой управляемых метаданных и веб-приложениями выполняются путем подключения к управляемым метаданным. С помощью этих подключений можно при необходимости сопоставлять различные приложения-службы метаданных и веб-приложения, а также настраивать функции, связанные с политикой создания наборов ключевых слов и терминов.

Если у вас есть несколько ферм SharePoint Server и вы хотите совместно использовать между ними хранилище терминов управляемых метаданных, вы можете опубликовать приложение службы в одной ферме, а другие — подключиться к нему. (Для этого требуется отношение доверия между фермами.)

Приложение-служба управляемых метаданных также предоставляет функции публикации для концентраторов типов контента — семейств сайтов, где можно создавать стандартные типы контента и открывать к ним доступ различным семействам сайтов.

Давайте посмотрим, какие решения необходимо принять, прежде чем приступить к настройке управляемых метаданных.

Изоляция наборов терминов управляемых метаданных

В хранилище терминов можно создавать различные наборы терминов. Эти наборы терминов можно упорядочить в группы. Группы обеспечивают некоторую изоляцию безопасности, позволяя указать, кто может управлять ими или участвовать в них. Тем не менее, пользователи в целом могут получать доступ и использовать сами термины. Если вы хотите ограничить набор терминов определенной группой пользователей, существует два варианта.

Во-первых, можно позволить пользователям создавать локальные наборы терминов для определенных семейств сайтов. Эти наборы терминов будут недоступны в других семействах сайтов. (Мы подробнее рассмотрим этот вариант в следующем разделе.)

Во-вторых, можно обеспечить еще большее разделение наборов терминов, разместив их в отдельном приложении-службе управляемых метаданных. Таким образом, получится совершенно обособленное хранилище терминов в отдельной базе данных, к которой можно ограничить доступ определенным группам пользователей.

Если у вас есть особо важные области, например юридические материалы или данные о персонале, для которых необходимо хранилище терминов с ограниченным доступом, следует рассмотреть второй вариант. Пользователям этого хранилища терминов можно предоставить доступ и к главному хранилищу.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, нужно ли вам несколько приложений-служб управляемых метаданных для отдельных хранилищ терминов. (При необходимости вы сможете добавить дополнительные приложения-службы в будущем.)

Использование локальных наборов терминов

Кроме глобальных наборов терминов, доступных во всех коллекциях сайтов, вы можете создавать локальные наборы для определенных коллекций. Создавая столбец управляемых данных для списка SharePoint, пользователи могут создать свой локальный набор терминов, не используя глобальные наборы.

Это может быть полезным, если вы хотите использовать управляемые метаданные, которые не применимы ко всей организации, например метаданные для определенного проекта или события.

С помощью локальных наборов терминов различные команды и бизнес-группы могут создавать свои управляемые метаданные без необходимости запрашивать формальные обновления глобального набора терминов. При этом глобальные наборы можно использовать для основных направлений вашего бизнеса.

Если вы не хотите, чтобы пользователи могли создавать свои локальные наборы терминов для определенных семейств сайтов, можно отключить эту возможность при настройке подключения к метаданным.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, следует ли включить возможность создания локальных наборов терминов для пользователей. (Для каждого создаваемого приложения-службы можно задать различные настройки.)

Ключевые слова и фолксономия управляемых метаданных

Заполняя столбец управляемых метаданных в списке SharePoint, пользователи должны использовать одно или несколько определенных значений в хранилище терминов, к которому подключен этот столбец. Это одно из главных преимуществ управляемых метаданных: вы можете быть уверены, что значение выбрано из предопределенного списка.

Но управляемые метаданные SharePoint также поддерживают функции добавления тегов, которые позволяют помечать элементы SharePoint, например создаваемые документы с ключевыми словами, которых нет в существующем хранилище терминов. Эти ключевые слова накапливаются в списке в хранилище терминов, при этом вы можете упорядочивать их, при необходимости объединяя и добавляя в существующие или новые наборы терминов. Этот подход известен как фолксономия — метод, при котором пользователи могут создавать нужные ключевые слова без необходимости проходить формальную процедуру обновления определенного набора терминов.

Если вам нужен более формальный подход к управляемым метаданным, вы можете отключить эту функцию при настройке подключения к управляемым метаданным. В этом случае пользователям придется выбирать из терминов, существующих в хранилище, и добавлять эти значения в определенные поля, создаваемые для этой цели.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, следует ли разрешить пометку элементов SharePoint с помощью ключевых слов, которые отсутствуют в хранилище терминов.

Публикации типов содержимого управляемых метаданных

Помимо совместного использования управляемых метаданных, вы также можете использовать службу управляемых метаданных для совместного использования типов контента. Указав семейство веб-сайтов в качестве концентратора типов контента при настройке приложения службы управляемых метаданных, вы можете предоставить общий доступ ко всем типам контента в коллекции типов контента семейства веб-сайтов, сделав их доступными для других семейств веб-сайтов.

Решение

Перед настройкой управляемых метаданных в SharePoint решите, нужно ли создать концентратор типов контента. (Вы можете также добавить его позднее.)

См. также

Сведения о версии этой статьи для SharePoint в Microsoft 365 см. в статье Общие сведения об управляемых метаданных.