Рабочий процесс утверждения. Сценарий A (SharePoint Server 2010)

Применимо к: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Большинство общих примеров документооборота во многих организациях является некоторым вариантом утверждения: группа людей должна утвердить или отклонить некий документ и, возможно, добавить комментарии, поясняющие решение. В этой статье приведен пример рабочего процесса утверждения, созданного с помощью SharePoint Designer 2010 или конструктора рабочих процессов в Visual Studio 2010 и размещенного с использованием SharePoint Server 2010. Перед прочтением этой статьи рекомендуется определить роли, исполняемые разными людьми.

• Автор рабочего процесса.   Разработчик или информационный работник, который создает шаблон рабочего процесса.

• SharePoint Server 2010Администратор.   Пользователь, выполняющий установку шаблона рабочего процесса и связывание его с библиотекой или списком документов.

• Инициатор рабочего процесса.   Пользователь, который запускает рабочий процесс, в результате чего на основе отдельной связи рабочего процесса создается экземпляр рабочего процесса.

• Участники рабочего процесса.   Пользователи, которые взаимодействуют с экземпляром рабочего процесса, чтобы выполнить бизнес-процесс, который он поддерживает.

Как описывается в следующем разделе, каждый участник играет собственную роль в создании, установке, запуске и использовании рабочего процесса.

Разработка рабочего процесса

Корпорация Майкрософт предоставляет два варианта создания рабочих процессов в SharePoint Server 2010. Разработчики могут использовать Visual Studio 2010 и конструктор рабочих процессов, а информационные работники могут применять более простой подход на основе правил, который поддерживается SharePoint Designer 2010. В обоих случаях в результате будет создан шаблон рабочего процесса, который должен быть развернут на сервере, работающем под управлением SharePoint Server 2010. В данном сценарии предполагается, что шаблон уже создан.

Связывание рабочего процесса

Перед использованием рабочего процесса необходимо установить его шаблон на сервере, на котором выполняется SharePoint Server 2010, а затем связать этот процесс с конкретной библиотекой документов, списком, типом контента или (для рабочего процесса сайта) с сайтом. После этого можно запустить рабочий процесс из любого документа или элемента библиотеки или списка. Несмотря на то что явный запуск рабочих процессов из типов контента не поддерживается, можно запустить рабочий процесс, связанный с типом контента, из документа или элемента списка, к которому присоединен этот тип. Поскольку рабочие процессы функционируют аналогично элементам и документам, можно присоединить шаблон рабочего процесса к списку, библиотеке или типу контента. Кроме того, можно создать шаблон, который будет связан только с конкретным списком или библиотекой.

Для рабочих процессов, созданных с помощью SharePoint Designer 2010 , установка и связывание выполняются автоматически. Однако при развертывании рабочих процессов с помощью Visual Studio администратор сервера может явно установить шаблон рабочего процесса. Кроме того, пользователь должен связать шаблон с библиотекой, списком, типом контента или сайтом. Любой пользователь, создающий эту связь, также должен присвоить ей уникальное имя, которое будет использоваться другими пользователями для обращения к ней. Также автор рабочего процесса может разрешить пользователю, создавшему связь, установить параметры поведения рабочего процесса, такие как определение списка по умолчанию пользователей, которые должны всегда участвовать в этом процессе. Тот же шаблон может быть связан с несколькими библиотеками, списками или типами контента, с необходимой настройкой связи в каждом случае. После создания связи и настройки других доступных параметров инициатор рабочего процесса может создать из этой связи экземпляр рабочего процесса, как описано в следующем разделе.

Связь рабочего процесса с веб-сайтом

Рабочие процессы веб-сайта связываются с самим сайтом. Не нужно запускать элемент, чтобы запустить рабочий процесс.

Можно использовать рабочие процессы сайта для процессов без контекста элемента списка. Например, можно создать рабочий процесс, запрашивающий разрешения для сайта, запрашивающий и предоставляющий новый сайт, а также рабочий процесс, использующий контекст, который хранится вне сайта SharePoint, не создавая при этом соответствующий элемент списка SharePoint, из которого должен запускаться рабочий процесс.

Рабочие процессы сайта можно связать с сайтом с помощью его параметров, а также запустить на самом сайте. SharePoint Designer 2010 также может выполнять развертывание рабочих процессов сайта непосредственно на сайте.

Рабочие процессы сайта работают так же, как и элементы списков (см. ранее в этой статье), за исключением того, что рабочие процессы нельзя запускать из документа или элемента в библиотеке или списке.

Дополнительные сведения см. в статье Добавление связи с рабочим процессом (SharePoint Server 2010).

Запуск рабочего процесса

В SharePoint Server 2010 есть три варианта для запуска экземпляра рабочего процесса. В каждом из этих вариантов рабочий процесс запускается каждый раз сначала. Если экземпляр рабочего процесса, созданный из отдельной связи, в настоящее время выполняется для конкретного документа или элемента списка, создать другой экземпляр из той же связи нельзя. Для запуска рабочего процесса доступны следующие способы:

• Запуск рабочего процесса вручную пользователем SharePoint Server 2010.

• Настройка автоматического запуска рабочего процесса при создании пользователем документа или элемента.

• Настройка автоматического запуска рабочего процесса при изменении пользователем документа или элемента.

Например, пользователь приложения Microsoft Word может отправить новый документ в библиотеку документов сайта. В этом случае автоматически запускается экземпляр рабочего процесса, связанный с этой библиотекой.

В этом сценарии используется первый из данных вариантов: ручной запуск рабочего процесса утверждения документа. Чтобы запустить экземпляр рабочего процесса из документа в библиотеке документов, пользователь SharePoint Server 2010 должен выполнить следующие действия:

1. Навести указатель мыши на документ и выбрать Рабочие процессы в раскрывающемся меню или на ленте.

2. Выбрать запускаемый рабочий процесс.

   Например, для документа в библиотеке документов доступны обычно только два варианта: Утверждение и Сбор отзывов. Если администратор связал другие шаблоны рабочих процессов с этой библиотекой документов, также отображаются и имена этих шаблонов.

   Примечание

   Стандартные рабочие процессы "Утверждение" и "Сбор отзывов" доступны только в SharePoint Server 2010.

Если рабочий процесс запущен (то есть создан экземпляр рабочего процесса), также может быть выведено окно, в котором пользователь может указать соответствующие сведения. Для показанного здесь рабочего процесса Утверждение эти сведения включают имя каждого пользователя, который должен утвердить документ, указание, когда должен быть утвержден документ, и список лиц, которые должны быть об этом уведомлены. После того как эта информация представлена, пользователь нажимает кнопку Запустить. Начинается выполнение рабочего процесса с запросом на просмотр документа всеми участниками в том порядке, в котором их имена введены в окне.

При запуске рабочего процесса также дополнительно может быть отправлено сообщение электронной почты пользователю, который его запустил. Аналогично рабочий процесс может проинформировать своего создателя по электронной почте о завершении. Рабочий процесс можно настроить таким образом, чтобы участники получали уведомления в рабочем процессе (в этом примере это пользователи, утверждающие документ) по электронной почте о том, что в рабочем процессе есть действия, которые они должны выполнить.

Взаимодействие с рабочим процессом

Взаимодействие между пользователем и выполняемым рабочим процессом смоделировано с помощью понятия задачи. Задача — это единица работ, назначенная отдельному пользователю. Например, каждому пользователю, указанному в списке утверждения, будет назначена задача, запрашивающая утверждение документа. В SharePoint Server 2010 ведется список задач для всех сайтов, а выполняющийся рабочий процесс может добавить задачи в этот список с указанием сотрудника или сотрудников, которым назначены определенные задачи. Каждый пользователь данного сайта может просматривать ожидающую его работу в списке задач с помощью веб-браузера. Также можно создать собственный список задач для всех задач рабочего процесса.

Для пользователя SharePoint Server 2010 список задач — это просто еще один список. В этом примере пользователь заходит на сайт SharePoint и выбирает просмотр списка Задачи, назначенного ему. Для работы над задачей пользователь в этом примере щелкает имя задачи.

Поскольку способ взаимодействия участников с рабочим процессом может отличаться, содержимое окна, которое видит пользователь, определяется самим рабочим процессом. В этом примере вместе с возможностью утвердить или отклонить документ участник может ввести комментарии в текстовом поле.

Доступны также другие варианты, позволяющие пользователям назначить задачу другому сотруднику или запросить изменение. Здесь пользователь может ввести комментарий и затем нажать кнопку Утвердить. Затем рабочий процесс создает задачу в списке задач следующего сотрудника, внесенного в список утверждающих. После того как все участники дадут ответ, рабочий процесс завершается.

Рабочие процессы SharePoint Server 2010 также предоставляют другие варианты, включая следующие:

• Инициатор рабочего процесса может проверить его состояние.

  Например, в описанном здесь сценарии инициатор может проверить, как далеко продвинулся процесс утверждения.

• Рабочий процесс может быть изменен во время его выполнения.

  Любые изменения, если они разрешены, определяются автором рабочего процесса. Рабочий процесс утверждения, например, во время своего выполнения может разрешить добавление нового утверждающего. Возможность изменять рабочие процессы в ходе выполнения очень важна, так как она отражает реальную работу людей. Спонтанное изменение бизнес-процесса является частью жизни любого предприятия, поэтому рабочие процессы SharePoint Server 2010 разработаны с учетом таких ситуаций.

Суммирование процесса

После установки шаблона рабочего процесса на сайт и его связывания с библиотекой документов, списком, сайтом или типом контента пользователь сайта может создать экземпляр рабочего процесса.

1. Процесс запускается после того, как его инициатор выбирает документ и запускает экземпляр рабочего процесса.

2. Затем инициатор создает экземпляр рабочего процесса из этой связи.

3. Пользователь настраивает этот экземпляр и запускает его.

4. Далее выполняемый экземпляр рабочего процесса добавляет задачу в список задач участника.

   Рабочий процесс утверждения, используемый в этом примере, назначает задачи последовательно, однако задачи могут быть назначены нескольким участникам одновременно, что позволяет выполнять все задачи параллельно.

5. Участники рабочего процесса могут узнать о назначаемых задачах, проверив свои списки задач.

6. Каждый участник взаимодействует с выполняемым экземпляром рабочего процесса, чтобы завершить свою задачу.

   В приведенном здесь примере требуется утверждение документа, однако автор рабочего процесса может выбрать любую задачу.

Следует отметить, что обрабатываемый рабочим процессом документ не пересылается между пользователями. Вместо этого он остается на сайте, и каждый участник рабочего процесса получает на него ссылку. Фактически не требуется, чтобы рабочий процесс как-то использовал документ или элемент, с которыми он связан. Также следует подчеркнуть, что представление, отображаемое для инициатора и участников на этапах 1, 2 и 5, определяется приложением SharePoint Server 2010. Однако формы, используемые на этапе 6, определяются автором рабочего процесса. Это позволяет автору управлять настройкой и взаимодействием пользователей с рабочим процессом.

Вместе с платформой для создания приложений, использующих человеческие рабочие процессы, SharePoint Server 2010 также содержит предварительно определенный рабочий процесс отслеживания вопросов. Этот рабочий процесс поддерживает три состояния и позволяет назначать участникам активные вопросы и отслеживать их. После создания вопрос может быть переведен из состояния "Активно" в состояние "Решен", указывая на то, что он был обработан ответственным участником рабочего процесса, и затем — в состояние "Закрыт", указывая, что инициатор рабочего процесса принял решение и закрыл вопрос.

В следующем разделе описывается сценарий использования стандартного рабочего процесса "Утверждение" в SharePoint Server 2010.

Сценарий рабочего процесса утверждения

Рабочий процесс, описанный в этом разделе, является предварительно определенным рабочим процессом утверждения, поставляемым с SharePoint Server 2010. Все взаимодействие пользователя с рабочим процессом осуществляется с помощью форм рабочих процессов InfoPath Forms Services, которые отображаются в приложении в системе Microsoft Office.

1. Процесс запускается при связывании рабочего процесса со списком или библиотекой документов. Инициатор рабочего процесса создает выполняемый экземпляр рабочего процесса. Это можно сделать в SharePoint Server 2010 или непосредственно в документе Microsoft Word.

2. При щелчке ссылки Запустить для рабочего процесса Утверждение рабочий процесс запускается; при этом открывается форма InfoPath Forms Services. Предварительно определенный рабочий процесс утверждения позволяет инициатору задать его поведение, указав список утверждающих, задав время для выполнения каждой задачи и т. д.

3. Каждому пользователю из списка утверждающих будет отправлено сообщение электронной почты в том порядке, в котором вводились их имена.

4. Утверждающий может изучить документ, щелкнув ссылку с именем документа в тексте сообщения электронной почты.

В этом сценарии контент формы выполнения задачи рабочего процесса определен как форма рабочего процесса InfoPath Forms Services и отображается непосредственно в Microsoft Outlook. Утверждающий может добавить комментарии и затем утвердить или отклонить документ.