Разработка управления записями на месте

Статья
03/05/2017

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

В Microsoft SharePoint Server 2010 можно управлять записями в архиве, а также можно использовать управление записями на месте, в том же хранилище документов, где размещается активный документ. Если используется управление записями на месте, при объявлении документа в качестве записи он остается в том же расположении, но SharePoint Server 2010 управляет им как записью.

С помощью управления записями на месте в SharePoint Server 2010 можно производить следующее:

Определять, какие действия будут преобразовывать активный документ в запись. Например, пользователь может выбрать команду объявить документ записью; рабочий процесс может обработать определенное событие и преобразовать активный документ в запись; или можно определить политику хранения, которая преобразовывает активный документ в запись в течение некоторого времени.
Ограничивать пользователей, которые могут совершать действия, связанные с записями. Например, можно задать, что любой пользователь может объявлять документ записью, но только управляющие записями могут редактировать или удалять записи.
Ограничивать действия, которые пользователи могут совершать с записями. Например, можно запретить пользователям удалять записи или редактировать и удалять их.
Определять политику хранения для активных документов и отдельную политику хранения для записей.

Дополнительные сведения о решении вопроса об управлении записями на месте или архиве записей см. в статье Сравнение использования архива записей и управления записями на месте (SharePoint Server 2010).

В данной статье описывается решение вопросов планирования, которое необходимо провести перед реализацией управления записями на месте. Здесь не описывается процесс реализации сделанных решений. Перед началом работы с инструкциями в данной статье нужно иметь созданный план файлов.

При использовании управления записями на месте подразумевается, что SharePoint Server используется для ругой цели, такой как сайты совместной работы группы. (Если это не так, рассмотрите возможность использования архива записей.) В этом случае вы должны уже знать типы контента и иерархию папок, которые используются в существующем решении, или определяются параллельно с разработкой решения управления записями, если другое решение SharePoint Server разрабатывается одновременно.

Содержание:

Обзор планирования управления записями на месте
Папки или типы контента?
Организация папок для управления записями на месте
Определение типов контента
Типичные задачи планирования управления записями
Электронные таблицы

Обзор планирования управления записями на месте

Для записей можно настроить политики хранения на основе типа контента или на основе папки, в которой документ сохраняется. Организация записей на основе типов контента или на основе расположения является основным решением, которое необходимо принять при планировании управления записями на месте. После определения способа организации записей разрабатывается либо иерархия типов контента или иерархия папок. Затем определяются другие аспекты управления записями, такие как политики аудита. Наконец, решается вопрос о том, что можно делать с документом после того, как он объявлен в качестве записи.

Если в решении используется как управление записями на месте, так и архив записей, нет необходимости планировать оба аспекта одновременно. Например, если управление записями на месте основывается на типах контента, не требуется организация записей в архиве на основе типов контента.

Папки или типы контента?

Можно определить политики хранения на основе типов контента элементов или на основе папок, в которых они размещаются. Для заданной библиотеки необходимо выбрать один или другой вариант. Нельзя основывать политики хранения на комбинации типов контента и папок в пределах одной библиотеки. Выбор будет существенно влиять на порядок настройки сайта и использования его пользователями. Обычно проще основывать политики хранения на типах контента, если это подходит для конкретной ситуации.

Рассмотрите типы записей, определенные в плане файлов. Используйте следующие вопросы для определения способа организации на основе типов контента или расположения. Следуйте первому ответу, который применим к имеющейся ситуации.

Все ли записи одинакового типа записи имеют одинаковую политику хранения? Если так, организовывайте на основе типов контента.
Состоит ли большинство типов записей из записей с одинаковой политикой хранения? Являются ли редкими случаи, когда тип записи содержит записи с другими политиками хранения? Если так, можно ли легко и логично создать подтипы, чтобы одинаковые политики хранения применялись к каждой записи одного подтипа? Если так, организовывайте на основе типов контента.

Например, если соглашения о неразглашении сохраняется в течение пяти лет, соглашения об аренде сохраняются в течение 10 лет, а соглашения о сотрудничестве сохраняются в течение 15 лет, но вы классифицировали их все как правовые соглашения, то не у всех правовых соглашений будет одинаковый период хранения. Однако если разделить правовые соглашения на три отдельные типа записей (соглашения о неразглашении, соглашения об аренде и соглашения о сотрудничестве) все записи одного типа будут иметь одинаковый период хранения.
Будут ли все записи иметь общие атрибуты или метаданные, определяющие политику хранения? Если так, организовывайте на основе папок.

Например, если каждая запись будет иметь атрибут "клиент", и при этом записи для правительственных клиентов будут иметь другую политику хранения, чем записи для корпоративных клиентов, организовывайте на основе папок.
Имеется ли уже в организации структура папок, с которой знакомы пользователи? Применяется ли одинаковая политика хранения ко всем записям в папке? Можно ли полагаться на то, что пользователи будут сохранять документы в правильном месте в структуре папок? Если это так, организовывайте на основе папок.

Если ни какое из предыдущих решений не применимо, реализация управления записями на месте, возможно, не является естественным подходом в имеющейся ситуации. Рассмотрите возможность использования архива записей. При использовании управления записями на месте есть два варианта. Первый вариант заключается в создании дополнительных типов контента, чье единственное назначение заключается в разделении элементов с различным периодом хранения. Второй вариант — максимально упорядочить элементы в папках, а затем использовать вложенные папки, чтобы помещать элементы с различными периодами хранения. Любой из этих вариантов скорее всего будет вызывать затруднения у пользователей.

Если в организации уже используется SharePoint для управления документами и теперь начинается использование функциональности управления записями, типы контента и структура папок уже существуют. Если они не согласуются с политикам хранения, то придется либо преобразовать некоторые элементы в новые типы контента или переместить их в новые папки.

Определение типов контента

Для каждого типа записей в плане файлов определите тип или типы контента. Можно ввести эти данные на вкладке записей и типов контента электронной таблицы планирования управления записями на месте.

Затем рассмотрите каждый тип контента. Если документы определенного типа контента могут быть записями, определите политику хранения, применяемую к записям этого типа контента. Для этой цели можно использовать вкладку типов контента и хранения электронной таблицы. Если в вашем решении в дополнение к управлению записями на месте будет использоваться архив записей, введите только часть политики хранения, применяемую к записи перед ее перемещением в архив записей. При отправке элемента в архив записей политики элементов стираются и элемент передается политикам, определенным в архиве записей.

Если по результатам предыдущего задания для типа контента требуется более одной политики хранения, необходимо разделить тип контента. Найдите логический способ разделения типа контента на несколько подтипов, чтобы каждый подтип мог иметь единственную политику хранения. Обновите сопоставление записей и типов контента, чтобы отразить новые типы контента.

Организация папок для управления записями на месте

Возможно, папки будут организованы по-другому, в зависимости от того, как пользователи определят предполагаемое место хранения документов, или в зависимости от использования организатора контента для перемещения документов в текущее расположение. Эти варианты описаны в следующих разделах.

Вариант 1: пользователи решают, где должны храниться документы

Если пользователи решают, в какой папке хранить их документы, иерархия папок должна облегчать им помещение документов в правильное расположение. Начните со структуры папок, которая используется в текущем решении SharePoint Server, или со структуры папок, которая разрабатывается для других частей решения SharePoint Server. Для каждой папки, которая может содержать записи, определите типы контента для записей, которые могут быть в этой папке. Используйте типы записей и план файлов, чтобы определить политики хранения, которые могут применяться к элементам в папке. Можно ввести эти данные на вкладке папки и хранение электронной таблицы.

Если по результатам предыдущего задания для папки требуется более одной политики хранения, необходимо создать вложенные папки. Для каждой папки, которая может содержать элементы с различными политиками хранения, создайте вложенные папки для каждой политики хранения. Так как пользователи будут определять, где они предполагают размещать документы, должен быть простой способ объяснить пользователям, что помещать в каждую из вложенных папок. Если такого способа нет, рассмотрите возможность запрещения пользователям выбора места хранения документов и использования вместо этого организатор контента. Обновите сопоставление типов записей и папок, чтобы отразить новые вложенные папки.

Если имеется существующее решение SharePoint Server, возможно, потребуется переместить некоторые существующие документы, чтобы они располагались в папках с соответствующими политиками хранения.

Определите, как будет происходить обучение пользователей для размещения документов в правильных расположениях и будет ли производиться аудит размещения документов. Успешное применение политик хранения зависит от правильности выбора папок для сохранения записей.

Вариант 2: используется организатор контента, чтобы определить место хранения документов

Если для перемещения документов в правильную папку используется организатор контента, то менее важно, чтобы иерархия папок была простой для навигации пользователями. Можно скрыть структуру папок от пользователей и создать представления, которые они могут использовать для навигации. Так как для перемещения документов в правильную папку перемещает документы в зависимости от их метаданных, уникальная комбинация метаданных должна применяться к каждой папке, которая будет содержать документы.

Проанализируйте план файлов и определите, какая комбинация атрибутов соответствует каждой из политик хранения. Допустимо, если различные комбинации метаданных имеют одинаковую политику хранения. Однако каждая уникальная конфигурация метаданных может соответствовать только одной политике хранения. В противном случае определите дополнительные метаданные для различения политик хранения. Можно ввести эти данные в первых двух столбцах на вкладке метаданных и папок в электронной таблице планирования управления записями на месте.

Затем определите папки, соответствующие каждому набору метаданных. Введите имя папки в третий столбец вкладки метаданных и папок в электронной таблице. Эти данные потребуются при создании правил, которые используются организатором контента для перемещения документов в правильное расположение. Также потребуется включить организатор контента для принудительного прохождения всех загруженных и вновь созданных документов через библиотеку-распределитель.

Определите, как будет производиться обучение пользователей применению к документам правильных метаданных. Успешное применение политик хранения зависит от правильности метаданных для документов.

Типичные задачи планирования управления записями

После планирования структуры контента для управления записями на месте большинство оставшихся задач планирования будут повторять то, что надо выполнить для архива записей. Рассмотрите следующие решения по управлению записями.

Как документ преобразуется в запись Существует несколько способов преобразования документа в запись:

Можно определить политику хранения для активных документов, которая автоматически преобразует активный документ в запись в течение некоторого времени.
Можно создать рабочий процесс, который преобразует активный документ в запись, и сделать включение рабочего процесса по определенным событиям.
Пользователь может вручную объявить документ в качестве записи.
Можно настроить библиотеку, чтобы все документы, помещаемые в нее, преобразовывались в запись.

Как активные документы становятся записями в имеющемся решении? Если документ должен преобразовываться в запись в течение фиксированного времени после создания или изменения, использование политики хранения является хорошим вариантом. Например, можно задать, что через шесть месяцев после последнего изменения документа он становится записью. Пользователям не потребуется выполнять каких-либо действий для преобразования документа в запись, это будет происходить автоматически.

Если нет определенного времени, когда документ в организации должен становиться записью, существует два варианта. Если можно задать правила, по которым документ преобразовывается в запись, можно создать рабочий процесс, который оценивает документ на соответствие правилам и объявляет его в качестве записи в соответствующем случае. Затем можно создать политику хранения, которая периодически запускает этот рабочий процесс. Однако если только пользователи документа знают, когда документ должен становиться записью, нужно предоставить им способ для объявления документа в качестве записи вручную.

Кто может создавать и отменять объявления записей Можно задать, что любой человек может объявлять документы в качестве записей, что только администраторы могут объявлять документы в качестве записей, или что только действия политики могут объявлять документы в качестве записей. Если выбран вариант "только действия политики", пользователи не смогут вручную объявлять документ в качестве записи. Документы могут преобразовываться в записи только с помощью правил в политике хранения.

Такие же параметры, как для объявления документов в качестве записей, доступны для определения того, кто может отменять объявление записи.

Какие действия с записями могут выполнять пользователи Можно ограничить действия, которые пользователи могут совершать с записями, без ограничения того, что пользователи могут делать с активными документами в той же библиотеке. Три уровня ограничений, которые можно задать:

Без ограничений. Пользователи могут выполнять те же действия с записями, что и с активными документам.
Запрещено удаление. Записи можно редактировать, но нельзя удалять.
Запрещено редактирование и удаление. Записи нельзя редактировать и удалять.

Политики хранения Политики хранения должны уже быть определены в плане файлов.

Аудит Одинаковые политики аудита применяются к записям и активным документам. Определите, какие действия, которые пользователи могут выполнять с документами, должны отслеживаться. Можно задать политику аудита на уровне папки или на уровне типа контента. Определение политик аудита, основанное на типе контента, обычно приводит к меньшему числу лишних событий в журнале.

Примечание

Все политики удаляются, когда запись отправляется архив записей. Поэтому если используется многоуровневая политика хранения, включающая отправку записи в архив через заданное время, политики хранения архива будут применяться после того, как запись будет перемещена в архив.

Рабочие процессы Будут ли использоваться рабочие процессы для отслеживания каких-либо действий, специфичных для управления записями? Если да, то определите, какими будут рабочие процессы и к какому типу элементов они будут применяться. Например, можно иметь рабочий процесс утверждения запросов от управляющего записями при попытке пользователя объявить элемент в качестве записи.

Электронные таблицы

Можно использовать следующую электронную таблицу вместе с данной статьей для планирования управления записями на месте:

Лист планирования записей по месту (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=185011&clcid=0x419) (Возможно, на английском языке)

Поделиться через