Microsoft Office 365: Повысьте производительность своей работы
знаменует собой следующий этап развития бизнес-средств, предоставляя облачные приложения в стиле Office.
Джошуа Хоффман
Основа бизнес-производительности — сотрудники, работающие с информацией, или, как их еще называют, «информационные работники». Никогда ранее один человек не мог сделать так много, как самостоятельно, так в сотрудничестве с другими. И никогда прежде ИТ не приходилось поддерживать такую возможность. «Информационным работникам» требуется возможность передавать критически важную бизнес-информацию в виде документов богатым форматированием, презентаций и электронных таблиц, обмениваться этой информацией по быстрым и надежным каналам связи, а также взаимодействовать с коллегами, клиентами и партнерами.
Хотя программы Office всегда менялись вместе с потребностями информационных работников, но запросы постоянно растут. Одновременно меняется общий ландшафт технологий и коммуникаций. Но и Office не отстает, предоставляя многофункциональные средства, позволяющие максимально раскрыть потенциал пользователей и поднять на невиданную высоту производительность бизнеса.
Пакет Office 365 — следующий шаг на пути этой эволюции. Office 365 переносит возможности офисных приложений в облако и предоставляет облачные услуги на ваших условиях. В этой статье мы расскажем об особенностях и возможностях Office 365, о выгодах, которые несет с собой этот пакет, а также о том, что нужно знать, чтобы быть готовым к использованию Office 365 в вашей организации. (Узнать подробнее об Office 365 и подписаться на программу бета-тестирования вы можете на странице Office 365.)
Офис в онлайне
Office 365 предоставляет набор облачных приложений, которые дополняют и расширяют возможности, ставшие привычными в пакете Microsoft Office для обычных настольных систем. Первое среди них — SharePoint Online. Больше не нужно развертывать и управлять SharePoint на локальных серверах — SharePoint Online предоставляет всю привычную функциональность SharePoint. Вы и ваши бизнес-пользователи получают доступ к богатым функциям совместной работы, управления информацией и бизнес-аналитики SharePoint практически с любого места.
SharePoint Online предоставляет доступ сайтам и позволяет делать на них следующее:
- управлять и совместно использовать важные файлы и документы (My Sites)
- обеспечивать синхронизацию и управление командами, работающими над важными проектами (Team Sites)
- быть в курсе корпоративной информации и новостей (Intranet Sites)
- безопасно совместно использовать документы с клиентами и партнерами (Extranet Sites)
- организовать продвижение и маркетинг своей компании, используя общедоступный веб-сайт
Доступ к SharePoint Online можно получить непосредственно из приложений-клиентов Office 2010, в том числе из Word, Excel и PowerPoint. Вы можете создавать документы привычным образом и сохранять их в сетевых рабочих областях SharePoint.
Оттуда, используя SharePoint Online, можно получить доступ к документам через Веб, а также совместно использовать их другими пользователями в компании или вне ее, используя детализированный механизм управления разрешениями на доступ к документам. Используя веб-портал SharePoint Online, можно также одновременно совместно работать над документами в реальном времени (рис. 1). Это избавляет от необходимости постоянно обмениваться по электронной почте очередными версиями документа.
.jpg)
Рис. 1. Интерактивная совместная работа с применением Office 365
Компонент SharePoint My Sites портала SharePoint Online позволяет пользователям указывать в своих онлайновых профилях свои интересы, навыки и способности, что облегчает другим пользователям поиск нужных специалистов в компании. Это не только обеспечивает повышение бизнес-производительности, но и способствует развитию социальных и профессиональных сетей в организации. SharePoint Online также поддерживает богатые возможности социализации, позволяя пользователям и сообществам организовать информацию способом, максимально отвечающим их бизнес-потребностям.
Коммуникации в реальном времени
Office 365 также предоставляет надежную коммуникационную инфраструктуру на основе Exchange Online и Lync Online. Exchange Online обеспечивает функциональность электронной почты, календаря, контактов и задач, а также все функциональные возможности обычного Exchange-сервера, включая информацию о присутствии, состоянии («занят» или «свободен») и почтовые подсказки (MailTips).
Доступ к функциям Exchange Online можно получить несколькими способами: из обычного клиента Outlook, средствами Outlook Web App (рис.2) и с мобильного устройства, используя Exchange ActiveSync. Outlook Web App предоставляет полнфункциональный интерфейс во многих браузерах, в том числе в Internet Explorer, Safari и Firefox.
Что касается мобильных устройств, то поддерживаются устройства с Windows Phone, устройства Nokia серий E и N, Palm-устройства, Apple iPhone и iPad, а также некоторые телефоны с Android. В некоторых планах Exchange Online также поддерживает BlackBerry. Такой уровень межплатформенной совместимости гарантирует доступ к критически важной бизнес-информации в любое время и с любого места.
.jpg)
Рис. 2. Доступ к электронной почте средствами Outlook Web App
Lync Online служит для доступа к расположенному в облаке серверу Microsoft Lync Server. Он является преемником Microsoft Office Communications Server и помимо привычных возможностей надежной и безопасной платформы реального времени предоставляет функции следующего поколения.
Lync Online предоставляет связь с любого места и в любое время — мгновенные сообщения, аудио- и видео-вызовы, онлайновые совещания и веб-конференции (рис. 3). Вы можете без проблем переключаться между сеансами обмена мгновенными сообщениями и онлайновыми совещаниями, проводить интерактивные презентации для клиентов или партнеров, используя аудио, видео и общий экран, приглашать внешних пользователей к участию в онлайновых совещаниях, а также видеть информацию о присутствии других пользователей в Lync и других приложениях Office.
.jpg)
Рис. 3. Совместное использование аудио, видео и приложений с помощью Microsoft Lync
Exchange Online и Lync Online поддерживают развертывание в модели сосуществования. Это облегчает интеграцию внутренних и облачных служб. Сосуществование дает гибкость, позволяя вам мигрировать службы в облако, руководствуясь собственным графиком. Вы можете сохранить одну часть пользователей на локальных серверах, а другую мигрировать на Office 365. Подробнее об архитектуре сосуществования см. раздел Помощник по развертыванию Exchange 2010 в библиотеке TechNet.
Инициация и администрирование
Плата за Office 365 определяется числом пользователей. Существуют три уровня подписки: Office 365 for Enterprise, Office 365 for Small Business и Office 365 for Education. Выбор набора услуг определяется размером и потребностями организации, причем при появлении новых пользователей их легко можно инициировать в облаке. Управлять существующими пользователями можно с помощью панели IT Management Dashboard (рис. 4).
.jpg)
Рис. 4. Панель IT Management Dashboard Office 365
Она позволяет добавлять новых пользователей, сбрасывать пароли, корректировать уровень подписки, создавать группы безопасности, управлять запросами услуг и т. п. Вы можете также делегировать администрирование с высоким уровнем детализации. Это позволяет предоставлять коллегам доступ к тем или иным административным функциям на основе их роли в организации. Например, юридическому отделу можно предоставить доступ для администрирования почтовых ящиков пользователей.
Office 365 также поддерживает лицензирование по мере использования и управление пакетом Office Professional Plus. Это самая свежая версия набора офисных приложений с интегрированным компонентом Office Web Apps. Пользователи получают доступ к документам, электронной почте, календарям или любым другим документам Office фактически с любого устройства.
Office 365 призван изменить процессы создания, управления и совместного использования критически важной бизнес-информации. Перенося привычную среду Office в облако, обеспечивая межплатформенный и независимый от типа устройства доступ и предоставляя гибкие возможности лицензирования и развертывания, Office 365 позволяет вашей компании не отстать от развития становящейся все более глобальной и мобильной бизнес-среды.
.jpg)
**Джошуа Хоффман (Joshua Hoffman)**ранее работал главным редактором журнала TechNet Magazine. Сейчас он независимый автор и консультант по технологиям и маркетингу в сфере потребительского спроса. Хоффман также занимает должность главного редактора сайта ResearchAccess.com, посвященного развитию и привлечению новых специалистов в сообщество исследования рынка. Джошуа живет в г. Нью-Йорк.