Компьютерщик на все руки: Мгновенное облако — проверка концепции Office 365

Статья
08/19/2016

Office 365 вместе со всеми своими возможностями повышения производительности и совместной работы отлично подходит мелким компаниям, планирующим переход к облачным вычислениям.

Грег Шилдс

Тема облачных вычислений исключительно поляризована. Практически все, с кем я говорил, делятся на две антагонистические группы:одни «ненавидят облачные вычисления и не доверяют им», другие «любят и постоянно используют их». Я отношу себя ко второй группе. Описанная дихотомия напоминает мне о высказывание старого друга о суши: «Вы или любите их или просто еще не распробовали».

Я могу с большой точностью предсказать мнение человека об облачных вычислениях, основываясь на размере его компании. В больших организациях не доверяют облачным вычислениям. Мелкие предприятия и индивидуальные предприниматели намного охотнее используют облака, руководствуясь соображениями экономии средств.

Ответ сотрудника большой организации имеет во многих отношениях смысл. В крупных компаниях применяются дополнительные процедуры регулирования, контролируется безопасность и есть проблемы, связанные с корпоративной культурой. Для специалистов по ИТ, обслуживающих большие предприятия, фраза «в облаке» означает «ограниченные возможности контроля». А из этого следует логичный вывод:

«этому нельзя доверять» и далее — «это не для меня». С точки зрения мелких компаний, подобное недоверие лишено оснований, так как в небольшой организации то, что «это работает», обычно важнее вопроса «могу ли я это полностью контролировать?».

Это одна из причин моего увлечения новой облачной платформой — Microsoft Office 365. Есть версии, предназначенные для больших и маленьких компаний. В Office 365 средства совместной работы и повышения производительности собраны в рамках одного доступного через Интернет интерфейса. В составе Office 365 вы получаете Microsoft Office, Exchange, SharePoint и Lync, удивительно гладко объединенные в единый пакет.

Что представляет собой Office 365

Когда я впервые увидел д��монстрационную версию Office 365 — теперь уже доступна бета-версия продукта, я попросил показать функции, ориентированные на мелкие компании (поскольку это основная аудитория этой колонки). Если смотреть на сложность создания архитектуры, установки и поддержки подобных продуктов, Office 365 создает новое качество жизни компьютерщика на все руки.

Что это за новая жизнь? Представьте себе, что одной из команд в вашей компании нужно обсудить новый проект. Члены команды уже обменялись несколькими сообщениями электронной почты и решили, что надо организовать короткое совещание. Имеющаяся в Office 365 функциональность контроля присутствия позволяет узнать, кто доступен, а кто нет. По щелчку имени в Outlook члены команды могут обмениваться друг с другом мгновенными сообщениями и определять доступность. Как только все будут готовы, команда сможет немедленно перейти от обмена сообщениями к онлайновому совещанию (рис. 1).

Рис. 1. Создание онлайнового совещания непосредственно в Outlook, используя Office 365

В процессе совещания члены команды могут совместно редактировать документы Office с помощью SharePoint, одновременно общаясь в видеочате. Они не просто совместно используют один экран — члены команды могут менять документ одновременно (рис. 2). Они вносят изменения в документ в реальном времени, и каждый видит, что происходит с документом.

Рис. 2. Совместная работа над документом и одновременный видеочат с помощью Office 365

Ситуация становится лучше. Сотрудники мелких компаний всегда работают вместе над проектами и им необходим совместный доступ к данным. Office 365 позволяет предоставить внешним пользователям права на загрузку и выгрузку с сайта SharePoint, а также разрешение на редактирование клиентских документов. Вам понравится эта функциональность, если сотрудники компании уже имели неприятный опыт передачи данных по FTP или через не всегда заслуживающие доверия веб-сайты обмена файлами.

Утрата данных так же (если не намного больше) болезненна, как и для крупного предприятия. Не одной мелкой компании пришлось уйти с рынка, когда «пропал ноутбук, на котором были все наши важные данные». Зная о страданиях своих друзей предпринимателей, я рад, что Office 365 предоставляет встроенную функциональность автоматического резервного копирования и восстановления.

Система защиты данных в Office 365 многослойна. Удаленные данные не уничтожаются, а отправляются в корзину SharePoint. Дополнительная административная корзина дополняет цикл удаления. Пользователи Outlook получают ту же защиту за счет использования папки Deleted Items. Удаленные почтовые ящики можно восстановить даже по истечении 30 дней после их удаления.

Функции поиска и юридической поддержки также являются частью пакета. Хотя эта функция недоступна в частной бете, в финальной версии вы сможете при необходимости выполнять поиск во всех почтовых ящиках.

С помощью простой панели управления (рис.3) «администратор поневоле» в любой маленькой компании сможет без труда выполнить основные административные задачи. Создание пользователей, почтовых ящиков и списков рассылки, а также управление Exchange, SharePoint и Lync — все это доступно в этом интерфейсе. Вы даже можете создать собственный веб-сайт, используя имеющейся в самом SharePoint WYSIWYG-интерфейс.

Рис. 3. Администрирование в Office 365

Простота хороша, а крутость заключается в отсутствии определенных вещей. Ни одна из описанных функций не является новой. Exchange давно стал полнофункциональной платформой для совместной работы, SharePoint всегда был хранилищем документов, а Lync (ранее он назывался Office Communications Server) был местом онлайновой связи. Основная ценность пакета не столько в наборе функций, а в том, что все части отлично интегрированы для удобства пользователя. Если вы когда-либо пробовали связать эти три массивных пакета самостоятельно, то наверняка знаете, что на это требуется значительное время и обширный опыт. А для выполнения этой задачи с 99,9%-ной гарантией доступности обычно приходится привлекать дорогих внешних консультантов.

Решайте сами

После демонстрации я решил создать тестовый проект для своей компании Concentrated Technology. Это маленькая аналитическая фирма с очень малым числом пользователей, которые находятся в разных концах страны. В условиях децентрализации ИТ-инфраструктуры такой сервис казался идеально подходящим для наших потребностей. Я подписался на бету Office 365 Office 365 beta.

Для начала требуется предоставить небольшое количество демографических данных, а также указать URL-адрес компании. В частной бете можно использовать только поддомены домена Microsoft.com, но меня убедили, что перед выпуском финальной версии будет предоставлена возможность смены домена.

Создание начального набора сервисов занимает некоторое время. Как и следовало ожидать, Microsoft предоставила начальное руководство, которое излагает основы управления интерфейсом. Можно перенести сразу все существующие данные с Exchange-сервера или разбить почтовые ящики на подмножества и переносить уже их. Также поддерживается миграция почты IMAP-серверов, однако при такой миграции автоматически не переносятся контакты и события календарей. Можно также мигрировать данные SharePoint, но для автоматизации этого процесса потребуются продукты сторонних поставщиков.

Следующий шаг — установка Microsoft Office, Microsoft Online Services Connector и Lync 2010 на локальных компьютерах. Все знакомы с Office. А Microsoft Online Services Connector расширяет область действия Microsoft Office от локальной настольной системы до облачных служб Office 365. Lync завершает картину, добавляя функции совместной работы, такие как мгновенная передача сообщений, аудио, видео и онлайновые совещания. Когда все готово, посредством ActiveSync для Android, iPhone, BlackBerry и Windows Phone в среду интегрируются мобильные устройства.

Пока есть ограничения

Office 365 пока существует в виде ограниченной частной бета-версии, а это значит, что Microsoft ограничит число людей, использующих этот сервис, пока продолжается разработка. Microsoft обещает выпустить общедоступную бета-версию «в ближайшие месяцы».

Office 365 идеально подходит для малых компаний, но и крупные организации не остались обиженными. В Microsoft работают над версией Enterprise Edition пакета Office 365 для организаций с численностью сотрудников, превышающей 25 человек. Она будет включать расширенные функции, которые более привычны пользователям традиционных решений Exchange, SharePoint и Lync.

Предприятия, на которых эти решения уже развернуты и отлично работают, обеспечивая приемлемую надежность, будет трудно убедить перейти к этому облачному сервису. Всем остальным из нас использование облачного сервиса подобного Office 365 позволит быстро получить инструменты совместной работы, которыми пользуются на больших предприятиях. И самое важное в том, что хотя нам не дают в руки все рычаги контроля, это работает несмотря ни на что.

Greg Shields

**Грег Шилдс (Greg Shields)**носит звание MVP и является партнером в компании Concentrated Technology. Другие советы и подсказки Грега из рубрики «Компьютерщик на все руки» вы найдете на сайте ConcentratedTech.com.

БОКОВАЯ КОЛОНКА: Получите признание за лучшие советы

Вы администратор Windows «на все руки»? Вы ответственны за сети, серверы, принтеры и все промежуточные устройства? Если так, вы, несомненно, разработали некоторые полезные советы и приемы для обеспечения работы серверов. Хотите ими поделиться? Грег Шилдс, ведущий рубрику «Компьютерщик на все руки» в журнале TechNet Magazine, разыскивает полезные советы для статьи следующего месяца, и ему нужна ваша помощь.

У вас есть совет по управлению серверами Windows? Узнали изящный способ обеспечения эффективной работы настольных систем? Хотите поделиться секретным приемом по управлению ИТ-средой? «20 лучших советов для ИТ» Грега появятся в следующем выпуске журнала TechNet Magazine. Он будет рассматривать 20 самых умных IT компьютерщиков на все руки в отрасли ИТ, а также их передовые советы и приемы. Отправьте свои советы сегодня! Пусть ваше имя будет напечатано, превознесите свои достоинства и напомните всем, почему ваша работа действительно важна. Отправляйте свои советы по адресу gshields@concentratedtech.com. На все полученные советы будут отправлены ответы.