.style0 { margin-top:30px } .style1 { position: relative;left: 75px;top:-57px; padding-right:65px } .style2 { margin-top: -30px; }

SharePoint: Настройка библиотек документов SharePoint

Одна из причин, по которым организации предпочитают использовать библиотеки документов SharePoint для хранения документов, состоит в том, что возможности индексирования SharePoint упрощают поиск документов для пользователей.

Brien M. Posey (Брайен М. Пози)

Не секрет, что обычно тщательное планирование и множество усилий обычно приводят к развертыванию SharePoint 2010. Но что делать, когда SharePoint уже используется? Хотя нет ничего страшного в использовании конфигурации SharePoint по умолчанию, обычно лучше выполнить собственное развертывание, настроив программное обеспечение в соответствии с собственными уникальными требованиями бизнеса.

Существует бесконечное множество способов настройки SharePoint. Поскольку в рамках данной статьи невозможно обсудить все способы настройки SharePoint, я рассмотрю некоторые из настроек, затрагивающих библиотеки документов.

Office Web Apps

Office Web Apps — это веб-версии пакета Office 2010, которые ранее были доступны только через Windows Live. Необходимость Windows Live исторически сделала невозможным использование Office Web Apps для бизнеса, поскольку администраторы не могли управлять учетными записями Windows Live отдельных пользователей. Например, если пользователь забывает пароль Windows Live, корпоративный отдел ИТ не может восстановить его.

Конечно, это не означает, что использование Office Web Apps в корпоративных средах не имеет потенциальных преимуществ. В конце концов, Office Web Apps позволяют создавать, просматривать и редактировать документы Microsoft Office без необходимости установки Microsoft Office на компьютере. Это позволяет использовать Office в местах, где обычно это невозможно, например в интернет-киоске в аэропорту или с компьютера под управлением операционной системы не на основе Windows.

Если вашей организации нравится идея предоставления пользователям доступа к Office Web Apps, но она не хочет заниматься трудными попытками управления учетными записями пользователей Windows Live, вы будете рады узнать, что Office Web Apps могут размещаться непосредственно на сервере SharePoint. В настоящий момент Office Web Apps доступны участникам программы корпоративного лицензирования Майкрософт и подписчикам MSDN и TechNet.

Для установки Office Web Apps требуется запустить программу установки и выполнить указания простого мастера установки, который потребует ввести ключ продукта и принять условия лицензионного соглашения. При установке Office Web Apps вместе с SharePoint следует ознакомиться с лицензионным соглашением, в котором рекомендуется перед установкой прочитать статью Развертывание Office Web Apps (устанавливаемых с продуктами SharePoint 2010) в библиотеке TechNet.

По завершении установки необходимо запустить мастер настройки продуктов SharePoint. Этот мастер, который можно запустить непосредственно из мастера настройки, регистрирует Office Web Apps с SharePoint. Во время работы мастера потребуется перезапустить несколько базовых служб (например, IIS).

По завершении работы мастера Office Web Apps будут привязаны к SharePoint, но их еще необходимо активировать. Это можно выполнить, перейдя на страницу «Параметры узла» и щелкнув ссылку «Возможности семейства узлов». Теперь найдите Office Web Apps в списке возможностей семейства узлов и нажмите кнопку «Активировать», как показано на рис. 1.

Рис. 1. Перед использованием Office Web Apps необходимо выполнить активацию.

Метаданные документов Office

Одна из причин, по которым организации предпочитают использовать библиотеки документов SharePoint для хранения документов (вместо традиционного файлового сервера), состоит в том, что возможности индексирования SharePoint упрощают поиск документов для пользователей благодаря встроенной поисковой системе. Хотя SharePoint успешно возвращает точные результаты поиска, этот процесс можно улучшить, добавив присоединив к документам соответствующие метаданные.

Для этого необходимо выполнить две задачи. Прежде всего, необходимо определить, какие метаданные лучше всего подходят к каждому типу документа, а затем определить поля метаданных. После этого пользователи должны заполнить эти поля при возврате документа.

Определение настраиваемых полей метаданных

Первое, что необходимо понимать о метаданных документа, — это то, что общие требованиям к метаданным редко бывают эффективными. В конце концов, цель использования полей метаданных состоит в улучшении возможностей поиска, поэтому при использовании общего набора полей метаданных для всех типов документов, используемых в организации, маловероятно, что вы достигнете цели. Например, для документа Word, содержащего маркетинговое предложение, может быть полезным поле метаданных, содержащее имя клиента. Для таблицы, используемой бухгалтерским отделом, поле Имя клиента не будет полезным, но поле Финансовый год будет иметь гораздо больше преимуществ. Я полагаю, что независимо от используемых типов документов в организации полезно подумать о том, что могут искать конечные пользователи при поиске таких документов, а затем соответственно настроить поля метаданных.

Первый шаг к лучшему использованию метаданных документов — определить некоторые настраиваемые типы содержимого. Обычно необходимо определить новый тип содержимого для каждого используемого в организации типа документа. Например, можно создать типы содержимого для форм найма на работу, маркетинговых предложений, таблиц расчета заработной платы и квартальных отчетов.

Для определения настраиваемого типа содержимого войдите в систему с правами администратора и перейдите к странице Параметры узла. Далее найдите раздел Коллекции и щелкните ссылку Типы содержимого узла.

На странице Типы содержимого узла уже находится ряд предварительно определенных типов содержимого. Можно просто редактировать любые уже существующие типы содержимого или создать собственные. Чтобы создать тип содержимого, щелкните ссылку Создать.  При этом откроется экран с запросом на указание названия и описания нового типа содержимого. На этой странице также содержится раскрывающийся список для указания родительского типа содержимого. Обычно при создании настраиваемых типов содержимого для ваших документов лучше выбрать родительский тип содержимого из Типы содержимого документа и установить для Родительский тип содержимого значение Простая страница, как показано на рис. 2.

Рис. 2. Можно создавать настраиваемые типы содержимого, соответствующие типам документов, часто используемых в вашей организации.

Нажмите кнопку «OK», после чего появится страница, позволяющая редактировать созданные типы содержимого. На рис. 3 можно заметить, что внизу экрана присутствует область под названием Столбцы. Этот раздел управляет тегами метаданных для типа документа. По умолчанию к типу документу применяется только один тег метаданных — Title. Однако можно добавить необходимые дополнительные теги метаданных. Можно использовать Добавить из существующих столбцов узла для использования одного из столбцов метаданных, предварительного определенного SharePoint (или созданного ранее столбца), или можно использовать ссылку Добавить из нового столбца веб-узла, чтобы определить новый тег метаданных.

Рис. 3. Раздел «Столбцы» определяет теги метаданных для использования типов документа.

Хотя можно использовать существующие столбцы, можно быстро создать новые. На рис. 4 показан процесс создания пользовательского столбца. В данной случае я создаю новый столбец с именем Финансовый год. Можно заметить, что SharePoint позволяет определить новый столбец как число, установить минимальное и максимальное значения и даже указать значение по умолчанию и число используемых десятичных знаков.

Рис. 4. Можно установить параметры для созданных столбцов.

Как вы помните, наша цель заключается в использовании пользователями определенных полей метаданных документа. Как можно заметить на предыдущем рисунке, параметр необходимости заполнения столбца отключен. При необходимости сделать столбец метаданных обязательным, следует выполнить ряд дополнительных шагов. Нажмите кнопку «OK», чтобы создать новый столбец. Он будет указан как столбец для созданного типа содержимого. При щелчке нового столбца появится страница, на которой можно изменить несколько параметров. Как можно видеть на рис. 5, можно указать необходимость заполнения столбца. Также рекомендуется использовать параметр для обновления всех типов содержимого, наследующихся от этого типа.

Рис. 5 Можно установить необходимость заполнения пользователями определенных столбцов метаданных.

Теперь, после создания типа содержимого и настраиваемого столбца, последним шагом является интеграция типа содержимого в библиотеку документов. Для этого вернитесь к странице Параметры узла, найдите раздел Администрирование узла и щелкните Библиотеки и списки узла. Затем щелкните ссылку для настройки библиотеки документов.

При появлении страницы Параметры для библиотеки документов щелкните ссылку Дополнительные параметры, включите управление типами содержимого в библиотеке документов, как показано на рис. 6, и нажмите «ОК».

Рис. 6. Необходимо разрешить управление типами содержимого.

Теперь вы вернетесь к странице Параметры для библиотеки документов. Можно заметить, что теперь на этой странице присутствует раздел Типы содержимого. Можно использовать ссылку Добавить из существующих типов содержимого узла, чтобы указать SharePoint типы содержимого для сохранения в библиотеке документов. Например, на рис. 7 можно добавить, что к списке типов содержимого добавлен Quarterly Sales Report. Также можно заметить, что в разделе Столбцы в нижней части страницы указано, что для Quarterly Sales Reports будет использоваться столбец «Финансовый год».

Рис. 7. К списку типов содержимого добавлен Quarterly Sales Report.

Теперь, когда пользователь пытается загрузить документ в библиотеку документов, ему будет доступен раскрывающийся список Тип содержимого. Отображаемые столбцы зависят от выбранного типа содержимого. Например, на рис. 8 отображается столбец «Финансовый год», поскольку для типа содержимого установлено Quarterly Sales Report.

Рис. 8. Отображаемые столбцы зависят от выбранного типа содержимого.

Рабочие процессы документов

Рабочие процессы также могут сделать библиотеки документов SharePoint более полезными. Рабочие процессы в основном используются для маршрутизации документов. Предположим, например, что финансовый директор хочет просматривать квартальные отчеты о продажах до их отправки генеральному директору. Для этого можно создать рабочий процесс.

Чтобы создать рабочий процесс, перейдите к странице Параметры узла, найдите раздел Администрирование узла, затем щелкните ссылку Библиотеки и списки узла. Затем щелкните ссылку для настройки библиотеки документов, в которой необходимо создать рабочий процесс, и щелкните ссылку Параметры рабочих процессов, а затем Добавить рабочий процесс.

После появления страницы Добавить рабочий процесс необходимо определить тип содержимого, к которому будет применяться рабочий процесс. К счастью, мы уже определили квартальные отчеты по продажам как уникальный тип содержимого, поэтому его можно выбрать здесь, как показано на рис. 9.

Рис. 9. Выберите тип содержимого, к которому должен быть применен рабочий процесс.

Следующий шаг — выбор шаблона рабочего процесса. Поскольку наша цель — предоставить финансовому директору возможность просмотра квартальных отчетов по продажам, мы будем использовать шаблон рабочего процесса Утверждение SharePoint 2010.

Далее необходимо присвоить рабочему процессу имя. Для целей демонстрации я просто назову рабочий процесс «Утверждение финансового директора».

Теперь необходимо выбрать списки задач и журнала для использования. Можно использовать списки по умолчанию, но при необходимости можно создать и новые списки.

Наконец, необходимо выбрать условия запуска рабочего процесса. По завершении щелкните Далее.

Содержимое следующего экрана зависит от выбранного шаблона рабочего процесса. Например, на рис. 10 можно указать одно или несколько утверждающих лиц, поскольку используется шаблон «Утверждение». Как можно видеть на рисунке, также можно включить сообщение для пользователей, которым назначена задача. Также можно назначить продолжительность задачи и даже можно установить действия после отклонения утверждения.

Рис. 10. Шаблон «Утверждение» позволяет указывать утверждающих лиц и назначать задачи.

Заключение.

Библиотеки документов SharePoint успешно работают со стандартными конфигурациям, но существует множество способов их настройки для точного предоставления функций, необходимых организации.

Брайен Поузи (Brien Posey) носит звание MVP и является независимым автором, из-под пера которого вышли тысячи статей и десятки книг. Связаться с Брайеном можно через его веб-сайт brienposey.com.

Связанные материалы

• Рабочие процессы в SharePoint Server 2010
• Планирование управления документами (SharePoint Server 2010)
• Основные сведения о веб-приложениях Office Web Apps (устанавливаемых в среду продуктов SharePoint 2010)
• Планирование рабочих процессов (SharePoint Server 2010)