Microsoft Project : Как научиться лучше планировать с помощью Microsoft Project

Использование Excel при создании и реализации планов ИТ-проектов может замедлить процесс — лучше научиться пользоваться Microsoft Project.

Эрик Уттеваал

ИТ-проекты всегда приходят, как стихийное бедствие. Для управления ими можно создавать графики в Microsoft Project — для этого практически не требуется обучения. По мере более глубокого изучения Microsoft Project вы вскоре обнаружите, что приложение заставляет освоить новую терминологию управления проектами, потому что его интерфейс предполагает знание этих терминов. Стоит ли тратить на это время?

Через какое-то время приходит понимание, что от вас требуется более дисциплинированно подходить к управлению проектами. Такая дисциплинированность требует раскрыть реальное состояние проекта, а также вынуждает прогнозировать время завершения проекта. Действительно ли вам это нужно? Какие преимущества даст эта борьба с новым миром управления проектами? Правда в том, что изучение управления проектами и Microsoft Project оправдывает себя, даже если вы будете использовать другие средства, например Microsoft Excel.

Семь шагов на пути к мастерству работы с проектами

Далее перечислены семь основных задач, которые вам нужно освоить, чтобы получить реальную пользу от решения для управления проектами Microsoft Project.

1. Разделите исходный график от прогностического В сущности, в Microsoft Project есть два «графика»: исходный и прогностический. Исходный график в Microsoft Project создается как набор статических контрольных дат, которые потом могут превратиться в «базовый график».

Второй, прогностический график является динамической моделью проекта. Даты постоянно пересчитываются при вводе информации о ходе и внесении других изменений. Прогностический график позволяет отслеживать отставание от исходного графика. Так как это динамическая модель, она помогает найти пути быстро свести отставание к минимуму.

2. Определите продолжительности задач Оценка — непростое дело. Иногда полезно делать предположения, например: «В данном проекте мы получим ресурсы высокой квалификации». Microsoft Project требует оценить продолжительность каждой задачи.

3. Определите взаимосвязи между задачами («зависимости») Большинство задач требует, чтобы к моменту начала очередной задачи была завершена предыдущая. Например, задача «Печать отчета» требует, чтобы перед этим завершилась задача «Написание отчета».

Для создания прогностической модели в Microsoft Project требуется определить все взаимосвязи между задачами. Эти зависимости надо ввести в средство планирования. Зная взаимосвязи между задачами и длительности этих задач, Microsoft Project может динамически пересчитывать даты зависимых задач, что необходимо для создания прогностического графика.

4. Доверьте Microsoft Project рассчитывать и прогнозировать даты в прогностической модели Многие пользователи боятся поручать приложению расчет дат, когда нужно уложиться в жесткие сроки. Не стоит волноваться: если разделить исходный график от прогностического, последний никак не будет влиять на жесткие даты в оригинальном графике. Вы должны задать эти даты как жесткие (или базовые), и Microsoft Project не станет их пересчитывать. Если правильно задать взаимосвязи, можно полностью положиться на Microsoft Project в плане перерасчета дат  и сроков.

5. Отслеживайте самые важные (критические) задачи, определяющие длительность проекта Не обязательно следить за всем задачами графика, чтобы выполнить проект в срок — достаточно отслеживать только те задачи, что определяют дату завершения проекта. В терминологии управления проектами они называются «критическими задачами». Microsoft Project выделяет критические задачи, облегчая управление проектом.

6. Регулярно обновляйте прогностический график Исходный график должен оставаться статическим. Его не нужно обновлять, если только вы не согласовали новые сроки. Прогностический график надо обновлять, иначе он перестанет работать как средство прогнозирования. Если не обновлять график, вы не сможете использовать динамическую модель проекта.
Эта модель позволяет рассчитать отставание и выполнять анализ типа «что, если» с целью компенсировать эти задержки. Прогностический график позволяет показать участника, как проект будет выполняться в реальности. Его нужно поддерживать в актуальном состоянии.

7. В случае задержек предпринимайте корректирующие действия Если вы хотите, чтобы большинство ваших проектов укладывалось в сроки, постоянно используйте прогностический график в Microsoft Project. Это позволит максимально быстро выявить отставание и устранить его. Но прогностический график только показывает проблему, а предпринять действия по корректировке проекта вам придется самостоятельно.

Зачем нужно изучать Microsoft Project

Microsoft Project предоставляет гораздо больше преимуществ по управлению проектами, чем Excel. Вот всего лишь часть из них.

Вы можете доказать, что перегружены работой Если на вас сваливают слишком много задач и проектов, вы можете использовать прогностический график, чтобы доказать этот факт начальству. Если ваше начальство осознает, что есть проблема с загрузкой, можно задействовать Microsoft Project 2010 как инструмент, позволяющий перераспределить и упорядочить работу. Динамическая модель позволяет быстро создавать сценарии типа «что, если».

Вы можете доказать, что для вашего проекта недостаточно людских ресурсов Теперь легко доказать начальству, что что-то должно поменяться — для проекта надо выделить больше людей, больше времени или, может, снизить требования по качеству.

Вы можете доказать, что для вашего проекта недостаточно средств При построении прогностического графика перед началом проекта вы получаете оценку каждой задачи в человеко-часах и затратах. Если прогноз сразу говорит, что вы выйдете за рамки бюджета, ясно, что вам потребуются дополнительные денежные ресурсы. Подробный анализ позволяет выработать предложения по урегулированию проекта.

Вы сможете лучше прогнозировать свой проект и предотвратить неприятные сюрпризы  Если прогностические модели не соответствуют срокам, можно предпринять корректирующие действия по изменению критических задач проекта с точки зрения требуемого времени, затрат и необходимых людских ресурсов.

Будучи менеджером проекта, вы сможете экономить время Microsoft Project более эффективен, чем Excel, в плане поддержки графика в актуальном состоянии. В Excel надо постоянно вручную корректировать даты, чтобы график отображал текущее состояние проекта. Если же нужно прогнозировать проект, приходится менять еще больше дат. Фактически, в трехмесячном проекта можно сэкономить до 56 часов планирования проекта, если делать это в Microsoft Project.

Если надо поддерживать прогностический график в проекте с 50 задачами в актуальном состоянии в Excel, эти даты придется менять вручную при каждом изменении графика. Каждый раз на это будет уходить около двух часов, при этом вы не гарантированы от совершения ошибок. В результате люди, планирующие своих проекты в Excel, отстают от графика, не говоря уже о том, что им не хватает средства отчетности и прогностической модели.

Вы станете более эффективным менеджером проектов Если вы аккуратно определите все взаимосвязи между задачами, то обнаружите, что многие пути выполнения дублируются в графике. Но только один путь определяет длительность проекта — он называется критическим путем. Использование таких понятий, как критический путь позволяет эффективнее управлять проектами. В любой момент времени вы сможете сказать, какие задачи могут вызвать задержку проекта, а какие нет.

Вы также сможете делать более точные оценки. Так как средствами Microsoft Project вы без проблем сможете поддерживать свой график в актуальном состоянии, вы сможете различать слишком высокие или слишком низкие оценки. Вы научитесь лучше справляться со сложной наукой оценки и сможете лучше прогнозировать будущее.

Короче говоря, используя Microsoft Project, а не Excel, вы будете тратить меньше на планирование, а также повысите шансы успеха проекта.

Эрик Уттеваал обладает званиями PMP и MVP в Microsoft Project. Он является президентом компании ProjectPro Corp., специализирующейся по Microsoft Project и Project Server, а также автором книги «Forecast Scheduling with Microsoft Project 2010» (ProjectPro Corp., 2010). Более подробную информацию о прогнозировании проектов с использованием Microsoft Project вы найдете на сайте projectprocorp.com/products.php.