Обзор служебных программ: Надежное архивирование PST-файлов

Бесплатная утилита Microsoft Personal Folders Backup позволяет регулярно архивировать PST-файлы ваших пользователей.

Лэнс Уитни

Регулярное архивирование PST-файлов Microsoft Outlook занимает много времени, но без него не обойтись. Если в вашей компании используется Outlook, рано или поздно вам придется это делать. Исключение составляет ситуация, когда PST-файлы хранятся непосредственно на сервере, но обычно они размещаются на персональных компьютерах пользователей, где высок риск их повреждения или потери по самым разным причинам. Для архивирования таких очень важных архивов электронной почты Microsoft предлагает утилиту Personal Folders Backup.

Personal Folders Backup давно известная утилита, но от этого она не становится менее полезной. Она позволяет регулярно архивировать целые PST-файлы, пока есть место в хранилище архивов. По умолчанию она полностью совместима только с Outlook 2002, 2003 и 2007. Если немного «подкрутить» реестр, она станет работать и с Outlook 2010, предлагая заархивировать ваш PST-файл.

Давайте испытаем ее на одном компьютере с Outlook. Загрузите Personal Folders Backup с сайта загружки Microsoft и установите файл pfbackup.exe.

Если у вас Outlook 2002, 2003 или 2007, утилита готова к использованию сразу после установки. Если же вы используете Outlook 2010, придется почитать статью, «How to enable Personal Folders Backup add-in to work with Outlook 2010» на сайте поддержки пользователей Microsoft или просто выполнить следующие шаги:

1. Откройте редактор реестра (regedit.exe) как администратор.
2. Перейдите к следующему разделу:
   HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\Outlook\Addins\Microsoft.OutlookBackup.1.
3. В меню Edit выберите New, а затем — DWORD Value или DWORD (32-bit) Value.
4. Переименуйте параметр на RequireShutdownNotification.
5. Щелкните дважды новый параметр и измените его значение на 1. Щелкните ОК.
6. Закройте редактор реестра и откройте Outlook 2010.

После открытия Outlook нужно проверить наличие новой команды Backup. В Outlook 2002, 2003 и 2007 в меню File выберите Backup. В Outlook 2010 нужно вверху окна щелкнуть Add-Ins, чтобы увидеть ленту Add-Ins. Щелкните команду Backup.

Должна открыться утилита Outlook Personal Folders Backup (рис. 1). Щелкните кнопку Options. В окне Backup Options можно настроить уведомление, чтобы Outlook информировал вас о необходимости архивирования. Период можно задать в диапазоне от одного до 999 дней, но в большинстве случаев подойдет значение по умолчанию — семь дней.

Рис. 1. Personal Folders Backup позволяет задавать период напоминании о необходимости архивирования

В окне Backup Options вы увидите имена ваших PST-файлов (рис. 2). У большинства пользователей такой файл один и в нем хранится корпоративная переписка. У некоторых может быть два PST-файла — для текущей и архивированной почты. В таком случае можно заархивировать оба файла.

Рис. 2. Можно выбрать, какие PST-файлы архивировать

Наконец надо задать хранилище для архивов. Это может оказаться непросто, потому что PST-файлы пользователей могут «распухать» до нескольких гигабайт. Найти место для таких крупных архивов бывает непросто.

В некоторых компаниях для этого выделяют общую сетевую папку. Это может быть персональная сетевая папка пользователя. Другой вариант — копирование архивов пользователями на собственные безопасные USB-приводы и другие переносимые устройства. Можно также хранить архивы персональных компьютеров на сервере, а мобильных компьютеров — на переносимом устройстве. В любом случае надо свериться с планами хранения архивов, чтобы решение соответствовало вашим потребностям.

Перейдите к месту, выбранному для хранения архивов. По завершении настройки всех параметров щелкните OK, чтобы закрыть окно Backup Options. Если хотите проверить архивирование, щелкните Save Backup. Программа сообщит, если нужно закрыть Outlook перед архивированием персональных папок (рис. 3).

Рис. 3. Перед подключением хранилища архивов нужно закрыть Outlook

Далее надо закрыть Outlook. Вы увидите стандартное диалоговое окно копирования файлов в Windows, показывающее, что PST-файл копируется в хранилище (рис. 4).

Рис. 4. После закрытия Outlook утилита Personal Folders Backup скопирует выбранные PST-файлы

По завершении архивации можно проверить хранилище, чтобы убедиться, что PST-файл полностью скопирован. Можно также открыть Outlook и снова открыть утилиту Backup. На этот раз щелкните Open Backup. Выберите заархивированный PST-файл. Этот файл будет добавлен в Outlook как отдельный файл данных, который можно просмотреть и убедиться, что все папки и сообщения на месте.

В случае повреждения основного PST-файла архив всегда можно открыть для извлечения отдельных сообщений, которые были удалены или потеряны, или для восстановления целой папки. PST-файл также можно всегда заархивироать в вручную. Но даже если вы это сделаете, вы все равно получите уведомление о необходимости архивировании в соответствии с графиком, настроенном в окне Backup Options.

После успешного тестирования Personal Folders Backup на одном компьютере можно переходить к развертыванию утилиты на машинах других пользователей. Можно объединить файл pfbackup.exe и команду модификации реестра в Outlook 2010 в один автоматизированный сценарий и выполнять его как сценарий входа или задействовать другой способ централизованного развертывания. Естественно, после установки утилиты вам придется объяснить пользователям, как пользоваться ей.

Настройка утилиты, определение места для размещения архивов и организация архивирования PST-файлов пользователями требует усилий и времени. Но если вспомнить о том, сколько жизненно важной информации пользователи сейчас хранят в Outlook, то станет очевидной важность регулярного архивировании этих данных.

Лэнс Уитни (Lance Whitney) — ИТ-консультант, преподаватель и технический писатель. Он потратил массу времени на тонкую настройку рабочих станций и серверов, работающих под управлением Windows. Будучи журналистом, в начале 1990-х гг. он сменил профессию, увлекшись миром информационных технологий.