SharePoint 2013: Новинка на пороге

Начинайте планировать прямо сейчас и вы будете готовы получить максимум от SharePoint 2013, когда выйдет финальная версия.

Стивен Уилсон

SharePoint 2010 мы уже пользуемся какое-то время. Но объявление о выходе предварительной версии SharePoint 2013, или SharePoint 2013 Preview, заставляет думать о планировании стратегии обновления. Неплохо оглянуться назад на прошлые стратегии SharePoint.

Обновление «на месте» с SharePoint 2013 невозможно, но это также дает возможность переделать все по-новому. Стоит задуматься о новых и лучших возможностях использования SharePoint и надлежащим и исчерпывающим образом подготовить себя и компанию к переходу на новую версию SharePoint.

Планы на будущее

Для чего SharePoint используется в вашей организации? Вы планировали использовать SharePoint для множества разных вещей, но теперь, после того как продукт значительное время поработал в производственной среде, какие планы оказались реализованными, а какие нет? Какие варианты использования SharePoint обеспечили максимальное повышение производительности, а какие нет?

SharePoint может обеспечить хорошую окупаемость даже при использовании очень небольшого подмножества всего широчайшего набора функциональности этого продукта. Просто использование SharePoint предоставляет возможность искать и находить документы, а создание базовых процессов работы с документами может изменить работу организации и оправдать все деньги и усилия, затраченные на внедрение SharePoint. Но не стоит останавливаться на достигнутом.

Наверняка вы задумывались об использовании SharePoint в качестве Интернет-портала? Возможно маркетологи были разочарованы сложностями оптимизации механизма поиска и решили попробовать другие платформы вместо имеющейся фермы SharePoint. У SharePoint 2013 улучшено управление веб-контентом и оптимизированы URL-адреса.

Планировала ли ваша организация использовать SharePoint для сбора данных мобильных сотрудников? Скорее всего такие планы оказалось невозможным реализовать. Возможно пользователям нужны были списки с привязкой к месту или удобный способ получения уведомлений об обновлении сайтов на свои мобильные телефоны? Вполне вероятно, что задачу позволят решить дополнительные возможности мобильности и просмотра веб-страниц, которые сейчас можно увидеть в SharePoint 2013 Preview.

Возможно члены команды, отвечающей за записи и выполнение требований регулирующих органов, слишком увлеклись политиками сохранения электронной почты и им не хватило времени узнать, как SharePoint 2010 помогает организовать управление документами? Стоит послать им напоминание, потому что их почтовые ящики скорее всего далеко вышли за пределы квоты. Сообщите им, что функциональность управления записями в SharePoint 2013 Preview и Exchange Server 2013 Preview позволяет применять политики сохранения к почтовому ящику команды в Exchange и к содержимому SharePoint — все это с помощью одного шаблона.

Помните, как вы планировали использовать социальные средства коммуникации SharePoint, чтобы информировать сотрудников и держать их в курсе проектов? Затем кто-то из отдела маркетинга решил, что My Sites звучит как определенный социальный сайт, котоый больше никто не использует.

Вместо этого политикой было предписано получить на сайте «рабочую учетную запись» с хеш-тегом типа #WhatJustinAteThisMorning в качестве самого популярного контента. В SharePoint 2013 есть вся эта социальная функциональность, которую надо было использовать ранее, но в обновленном и измененном виде, а также есть функции поддержки сообществ, микроблогов и другие.

Но и уже используемые функции были улучшены, поэтому стоит снова познакомиться с ними. Были полностью переработана функциональность бизнес-аналитики. Службы Excel облегчают анализ данных за счет поддержки сводных таблиц (PivotTables) и возможности развертки. Теперь панели мониторинга PerformancePoint можно переносить в другие коллекции сайтов или даже на другие серверы. Все пользователи могут комментировать схемы Visio, которые хранятся на SharePoint.

Новый и улучшенный

Масса существующих функций и возможностей в SharePoint 2013 Preview стали просто лучше. В Microsoft изменили внутренние механизмы многих функций. В SharePoint реализован совершенно новый подход к брендингу. Это позволяет вашим сотрудникам, обладающим опытом веб-дизайна, использовать уже знакомые им инструменты и приемы, не прибегая к SharePoint Designer. Они могут использовать стандартные средства HTML, CSS и JavaScript тратя на дизайн существенно меньше усилий и времени.

Помните эти удобные URL-адреса, дружественные по отношению к поисковыми машинам? Их можно привязать к вашим метаданным, а не к структуре сайта. URL-адреса теперь указывают на контент, а не каталог, где тот хранится. Реализован новый способ хранения данных, который называется «фраментированным хранилищем». Это означает, что при изменениях приходится передавать меньше данных на или с сервера SharePoint, что дает огромный выигрыш в скорости.

Что можно предпринять сейчас, чтобы переход на SharePoint 2013 прошел успешно и гладко? Проведите ревизию своей имеющейся фермы. Если вы установили какие-либо решения сторонних производителей и не используете их, удалите их, чтобы избежать лишних загадочных сообщений об ошибках.

Вы в последнее время проверяли размер своих баз данных с контентом? Microsoft рекомендует, чтобы размер баз данных общего назначения для совместной работы в SharePoint не превышал 200 ГБ. Если у вас установлена версия SharePoint 2010 SP1 можно увеличить размер баз данных до 4 ТБ, если подтянуть SQL Server к соответствующим уровням производительности.

Если размер баз данных приближается к указанным пределам, стоит подумать о разнесении контента. Это может означать перенос коллекций сайтов на новые базы данных или миграцию части сайта в собственную коллекцию сайтов, а затем перенос в новую базу данных. В конце концов это оплатится более повышенной стабильностью и отзывчивостью фермы. Нужно проанализировать исключительно крупные базы данных контента, которые используются только для хранения документов.

Хранилище на основе SQL Server иногда обходится дороже, чем базовая общая папка. Архивные документы, которые не используются в процессах коллективной работы SharePoint, можно перенести в обычное файловое хранилище, сохранив при этом возможность его индексирования для поиска в SharePoint.

Возраст SharePoint 2010 SP1 меньше года, и за это время был выпущен ряд накопительных обновлений. Нет ни одной причины отставать от прогресса. Какие бы ни были причины, нежелание устанавливать обновления затруднит обновление, поэтому время подумать о решениях.

Минимальные затраты времени на обслуживание SharePoint сейчас могут обернуться большими потерями времени в будущем. Посмотрите, нет ли неиспользуемых подчиненных сайтов или коллекций сайтов. Нет смысла переносить неиспользуемый контент в новую версию. На всякий случай заархивируйте все, а потом удалите все ненужное. Это позволит получить удобный эффективный портал, а не кладбище документов.

Загрузите SharePoint 2013 Preview, начните экспериментировать с ней, а когда выйдет финальная версия, вы сможете построить стратегию, которая основана на реальном понимании, что можно и что нельзя. Когда вы установили SharePoint 2010, вы реализовали несколько быстро доступных функций, которые позволили изменить методы ведения бизнеса, но после этого вы, скорее всего, успокоились. Наверняка вам показалось, что расширение таких функций в производственной ферме показалось не стоящим усилий. Или, может, некоторые функции оказались не такими замечательными, как ожидалось.

SharePoint 2013 Preview это ваш второй шанс обрадовать своих пользователей возможностью делать свою работу проще и эффективнее. Возможности снова стучат в вашу дверь — не пропустите их на этот раз.

Стивен Уилсон (Stephen Wilson) — обладает более чем 15-летним опытом работы в ИТ на самых разных уровнях и в самых разнообразных областях: в розничной торговле, финансовой сфере и образовании. Он использовал и обучал людей работе с Windows SharePoint Services и Microsoft Office SharePoint Server в самых разных уголках страны. Он представлял и разрабатывал документацию и программы обучения. Будучи консультантом в компании Rackspace US Inc., он специализируется в области установки и инфраструктуры.