Планирование импорта управляемых метаданных (SharePoint Server 2010)

Статья
03/05/2017

Применимо к: SharePoint Server 2010

Последнее изменение раздела: 2016-11-30

Если в организации уже используется корпоративная таксономия или другая иерархическая система данных, которую требуется использовать в качестве управляемых метаданных в Microsoft SharePoint Server 2010, попробуйте импортировать эти данные, вместо того чтобы вводить их повторно. Примером иерархических данных, которые можно импортировать, является список названий продуктов, список действительных центров затрат и иерархия подразделений, отделов и групп в организации.

Даже если в организации нет данных для импорта, можно создать таксономию за пределами средства управления хранилищем терминов, а затем импортировать ее. Средство управления хранилищем терминов предоставляет удобный и простой способ создания наборов терминов и управления ими, однако использование этого средства для создания большого числа наборов терминов может занять больше времени, чем импорт таких наборов. Средство управления хранилищем терминов удобно для повседневного управления наборами терминов после их создания.

Содержание

Планирование импорта управляемых метаданных
Поиск существующих данных
Подготовка данных для преобразования в управляемые метаданные
Удаление данных
Форматирование данных для импорта
Импорт управляемых метаданных
Объединение терминов и добавление дополнительных меток

Прежде чем приступать к чтению данной статьи, ознакомьтесь с понятиями, описанными в статье Общие сведения об управляемых метаданных.

Планирование импорта управляемых метаданных

Импорт управляемых метаданных предполагает выполнение следующих задач.

Поиск существующих данных.
Подготовка данных для преобразования в управляемые метаданные SharePoint Server.
Удаление существующих данных.
Форматирование существующих данных в файлы для импорта.
Импорт управляемых данных.
Объединение терминов и добавление синонимов и переводов.

В данной статье рассматривается поиск существующих данных и их удаление. Другие задачи (организация, форматирование, импорт и слияние) здесь не рассматриваются, так как эти этапы одинаковы для создания новых управляемых метаданных и импорта существующих данных.

Поиск существующих данных

Независимо от того, используется ли в организации надлежаще оформленная таксономия, наверняка имеются данные, которые можно использовать в качестве метаданных в SharePoint Server. Наличие набора допустимых значений для чего бы то ни было определяет потребность в потенциальных управляемых метаданных. Естественно, что единственные данные, которые следует импортировать в качестве управляемых метаданных, — это данные, критичные для ведения бизнеса или для реализации важных программ.

Выполните поиск и сбор сведений из следующих источников:

Справочные списки. К каким спискам обращаются сотрудники компании для поиска сведений, необходимых для их работы? Такие списки могут включать перечень отделов, прикрепленный к доске объявлений, электронную таблицу, содержащую номера всех активных проектов, или внутренний веб-сайт, включающий каталог продукции компании.
Формы. Исследуйте формы, которые используются в организации. Если форма содержит поле, для которого допустимы только определенные значения, оно может быть тем элементом, который можно представить в виде управляемых метаданных. Например, форма отчета о расходах может включать поле для центра затрат. Поле центра затрат, вероятно, проверяется по списку действительных центров затрат. Таким образом, "Центр затрат" может быть кандидатом в набор терминов SharePoint Server.
Таксономии. Многие крупные компании имеют корпоративную таксономию. Некоторые общественные организации, например общеобразовательные школы, могут являться частью более крупной системы, разработавшей таксономию. Некоторые отраслевые группы также разрабатывают таксономии для обмена информацией. Имеющиеся таксономии представляют собой отличный источник управляемых метаданных.
Существующие поля выбора SharePoint Server. Если в организации уже внедрено решение SharePoint Server, найдите в решении SharePoint Server столбцы сайта, тип которых "Выбор". Когда пользователь вводит значение для столбца сайта "Выбор", он должен выбрать значение из списка допустимых. Этот список допустимых значений может использоваться в качестве набора терминов в SharePoint Server 2010.
Известные иерархии. Пользователям в организации наверняка известны такие типичные иерархии, как структура папок файлового ресурса или структура навигации портала в интрасети. Такие иерархии могут стать примером организации собственной иерархии управляемых метаданных.

Подготовка данных для преобразования в управляемые метаданные

Процесс подготовки управляемых метаданных одинаков как для имеющихся, так и для вновь создаваемых данных. Дополнительные сведения об упорядочении управляемых метаданных см. в разделе Планирование терминов и наборов терминов (SharePoint Server 2010).

Удаление данных

После того как существующие данные будут отобраны, и вы определитесь со способом упорядочения управляемых метаданных, может потребоваться пересмотреть и уточнить собранные данные. Тем не менее, прежде всего необходимо удалить данные, которые наверняка не будут преобразованы в управляемые метаданные.

Для каждого набора терминов в плане управляемых метаданных, данные для которого уже существуют, выполните следующие действия.

Объединение списков. Если данные собирались из разных источников, каждый из которых предоставлял термины для набора терминов, создайте единый список объединенных терминов. Например, если имеется один список названий продуктов, полученный из отдела маркетинга, и второй список названий продуктов, полученный из отдела производства, эти списки нужно объединить в один набор терминов.
Удаление повторяющихся записей. Если в списке терминов какой-либо термин встречается многократно, необходимо удалить повторяющиеся экземпляры. В идеале список названий продуктов отдела маркетинга должен быть идентичен списку отдела производства, а значит все термины будут повторяться.
Выявление синонимов. Если термины списка получены от разных организаций, весьма вероятно, что для обозначения одного и того же понятия будут использоваться разные слова. В некоторых случая может потребоваться сохранение разных слов (терминов), даже если они представляют одно понятие. В этом случае необходимо сохранить все формулировки термина в списке. Выявите наиболее распространенные формулировки понятия и добавьте примечание, указывающее, что этот термин является основным для данного понятия. Остальные формулировки следует сопроводить примечаниями, указывающими на необходимость объединения с основным термином.
Устранение орфографических и других ошибок. Если список содержит несколько формулировок для одного понятия, и не требуется сохранять обе формулировки, выберите одну из них и удалите оставшиеся из списка. Например, в списке одной организации для написания составных названий продуктов может использоваться дефис, а в другом — пробелы. Или список одной организации содержит полное написание слова "версия", в то время как список другой — сокращение "вер.". Выберите одну формулировку и удалите остальные.

Форматирование импортируемых данных

Дополнительные сведения о формате файла импорта см. в статье Managed metadata input file format (SharePoint Server 2010).

Импорт управляемых метаданных

Инструкции по импорту управляемых метаданных см. на сайте Office.com (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x419) (Возможно, на английском языке). См. блог Виктора Вилена (Wictor Wilén) (Возможно, на английском языке) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x419) (Возможно, на английском языке) для получения сведений о средстве для импорта наборов терминов, которое было разработано членом сообщества SharePoint.

Объединение терминов и добавление дополнительных меток

При импорте управляемых метаданных можно добавлять только термины и наборы терминов. Для объединения терминов следует использовать средство управления хранением терминов. Если план терминов содержит примечания, указывающие на необходимость слияния некоторых терминов, выполните объединение терминов после их импорта. Инструкции по импорту управляемых метаданных, объединению терминов и выявлению синонимов см. на сайте Office.com.

Синонимы или переводы для терминов нельзя представить с помощью файла импорта управляемых метаданных. Чтобы создать синонимы или переводы, используйте средство управления банками терминов или напишите специализированную программу для импорта и добавления синонимов или переводов.

Поделиться через