了解邮件记录管理

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适用于： Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

上一次修改主题： 2007-07-19

“邮件记录管理”(MRM) 是 Microsoft Exchange Server 2007 中的记录管理技术，帮助组织降低与电子邮件和其他通信有关的法律风险。通过 MRM，可以更方便地保留为遵守公司策略、政府法规或法律要求所需的邮件，并且可以更方便地删除没有法律价值或商业价值的内容。这是通过使用托管文件夹完成的，这些托管文件夹是用户邮箱中已应用“托管内容设置”的文件夹。 管理员或用户将这些托管文件夹放置在用户的邮箱中，然后，用户根据组织策略将各个邮件或整个文件夹拣选到托管文件夹中。然后，Exchange 根据文件夹内容设置定期处理托管文件夹中的邮件。当邮件达到保留时间限制时，可以将其存档、删除或标记为用户注意，也可以简单地记录事件。

邮件记录管理过程

MRM 过程的关系图

邮件记录管理策略

邮件管理策略帮助组织遵守法律要求并节省信息技术资源。但是在过去，执行这些策略通常非常困难，并且没有任何效果。很难监视用户是否遵守这些策略，并且，遵守法律“披露”规则的成本非常高并且非常耗时。尝试自动执行邮件管理过程的成功次数有限。Exchange 2007 中的 MRM 功能可以解决并减少这些困难。

使 Exchange 2007 邮件管理和策略执行变得更可靠、更有效和更易于使用的策略基于以下三个原则：

  • 用户对自己的邮件进行分类。

  • 删除过时的邮件。

  • 保留所需的邮件。

用户对自己的邮件进行分类

使用 Exchange 2007，用户可以通过对自己的邮件进行分类并将其拣选到名为“托管文件夹”的特殊邮箱文件夹，参与 MRM 过程。此分类过程可确保根据用户需要和组织需要对邮件进行分类，并有助于避免对邮件的不当处理。使用完全自动执行的邮件管理解决方案时，有可能发生这种不当处理。

托管文件夹类似于用户邮箱中的其他文件夹，但是不能对托管文件夹进行移动、重命名或（在大多数情况下）删除。用户可以将邮件置于适合其内容类型的托管文件夹中，对邮件进行归档。也可以使用规则将邮件拣选到适合的文件夹中。

可以由系统管理员将托管文件夹添加到用户邮箱中（通过 Exchange 管理控制台或 Exchange 命令行管理程序）。如果组织为此创建了 Web 服务站点，用户可以在该站点上从自己的邮箱添加或删除托管文件夹。有关对 Exchange 2007 使用 Web 服务的详细信息，请参阅 Web Services。

Microsoft Office Outlook 2007 用户的托管文件夹可以进行存储限制，并且可以显示对托管文件夹应用的邮件管理策略的说明。不能将具有大小限制和文件夹说明的托管文件夹分配给通过早期版本的 Outlook 访问的邮箱。

可以按文件夹以及根据内容类型执行 MRM 策略，以便管理员能够精确控制管理过程。

有关如何创建托管自定义文件夹的信息，请参阅如何创建托管文件夹。

删除过时的邮件

通过“托管文件夹邮箱策略”可以处理和删除用户邮箱中的过时内容。这些策略可按内容期限和邮件类型（例如，语音邮件或约会）进行配置，并且可以应用于用户邮箱中的任何文件夹。

应用 MRM 策略时可以执行的操作包括：

  • 永久性地删除内容，或删除内容，但使其仍可以通过 Outlook 2007 中的“恢复已删除邮件”命令进行恢复。

  • 将内容移至托管文件夹，以便用户可以在删除内容之前进行复查。这样，用户就有机会在永久删除这些邮件之前进行复查。

  • 在 Outlook 2007 中，将用户邮箱中的邮件标记为已过保留日期，以提示用户执行任何所需的操作。

有关如何处理过时邮件的详细信息，请参阅如何创建托管内容设置。

保留所需的邮件

可以通过创建将内容记录（复制）到其他位置的托管文件夹邮箱策略，保留要保留的任何内容。此位置可以是任何具有简单邮件传输协议 (SMTP) 电子邮件地址的位置，包括其他 Exchange 邮箱。发送到此类存储库的数据通过标签进行标记，以保留其分类信息。

可以在文件夹级别以及根据邮件类型（例如，语音邮件或约会）配置保留设置。

有关如何配置保留设置的详细信息，请参阅如何创建托管内容设置。

客户端访问许可证和 MRM

使用 Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1)，可以在安装了 Exchange Standard 客户端访问许可证 (CAL) 的 Exchange 服务器上将 MRM 应用于托管默认文件夹。（“托管默认文件夹”是在默认情况下，用户的 Microsoft Office Outlook 邮箱中出现的文件夹，例如收件箱。）这样可以保持 Exchange 2000 Server 和 Exchange Server 2003 的邮箱管理器功能的相似性。可以根据需要在 Exchange 2007 SP1 中创建任意数目的托管默认文件夹。

托管自定义文件夹是 MRM 的一项高级功能，每个包含托管自定义文件夹的邮箱均要求拥有 Exchange Server Enterprise CAL。

详细信息

有关实现和管理 MRM 的信息，请参阅管理邮件记录管理。

有关与 MRM 关联的各种术语的详细信息，请参阅邮件记录管理术语。