文档库规划 (SharePoint Server 2010)

适用于： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

本文介绍如何规划文档库以及如何将库集成到 Microsoft SharePoint Server 2010 文档管理解决方案中。

文档库是 SharePoint Server 上与其他网站用户共享的文件集合。大多数文档管理功能都是通过文档库提供的。作为文档管理规划的一部分，应确定最能满足组织需求的文档库类型。

规划文档库

本文内容：

• 确定库类型

• 规划内容流

• 从 Office 客户端应用程序提升文档库

• 工作表

确定库类型

当您确定哪些文档库最符合组织的需求时，可能还会确定您需要多个网站或网站集。例如，如果您想创作要发布给外部客户的内容，则可能需要一个在其中创作并查看内容的网站（和库），以及一个在其中发布内容的单独网站（可能在单独的 SharePoint Server 2010 安装中）。

当您规划多个网站的文档库时，可能还需要规划内容从一个网站流动到另一个网站的方式：通过手动流程、工作流或自定义解决方案。

下表列出了文档库的典型用途：

下面的示例演示如何使用您在确定用户和分析文档用途中完成的分析来帮助您为企业规划文档库结构。在此示例中，Contoso Ltd. 根据市场调查向客户提供内容。内容主要由进行远程操作的顾问创建。这一过程是循环完成的，其中：

1. 合作伙伴评估项目计划并请求建议。

2. 签订合同之后，项目经理将成立一个顾问组，并创建项目特定的工作网站，在该网站中记录搜索结果并完成项目。

3. 当项目完成后，会将可交付文档发布到安全的 Internet 站点，客户可以在该站点中访问这些文档。

4. 该顾问组根据项目编写最佳实践文档和案例研究。

5. 知识管理员收集、组织和存档最佳实践和其他文档。

6. 可交付文档、合同和其他文档都将保留为企业记录。

7. 通过使用由知识管理员维护的内容，合作伙伴可以评估商机并提出新的建议。

下表演示此方案的文档用途分析：

此文档用途分析表明以下结论：

• 项目负责人需要工作组网站中的库来存储项目计划、项目请求和建议草稿。

• 律师需要门户或集中文档管理网站中的库来存储合同模板和有效合同。

• 项目负责人和参与者需要工作组网站中的库来创作调查结果、可交付文档以及案例研究。

• 客户需要某个 Internet 站点中的库来查看最终可交付文档。

• 企业的所有成员都需要访问文档中心网站来查看最佳实践以及案例研究文档。

• 企业记录管理员和律师需要访问企业记录库来维护公司记录。

下图演示如何分发这些库。网站位于三个网站集中：用于客户访问的 Internet 网站集、用于组成员远程创作的 Extranet 网站集，以及用于安全维护记录管理网站的 Intranet 网站集。

规划内容流

文档管理解决方案中的内容通常是动态的，可以根据需要从一个网站移动到另一个网站以满足文档用户的需求。因此，当您规划文档库时，还需要规划内容从一个库或网站流动到另一个库或网站的方式。SharePoint Server 包括以下移动内容的方式（手动或动态）：

• 您可以创建自定义工作流，将内容从一个网站或库复制或移动到另一个网站或库。工作流指导文档完成业务流程，并在参与者的角色在文档的生命周期中变为活动状态时向参与者分配任务。若要将文档从一个网站或库移动到另一网站或库，可以设计相应工作流。有关规划工作流的信息，请参阅规划内容类型和工作流 (SharePoint Server 2010)。

• 作者可以将文档复制到他们具有创作权限的任何网站中的库。源和目标文档之间的关系将保留，以便可以根据需要刷新副本。

• 网页和整个网站可以暂存，并根据计划手动或自动从一个网站发布到另一个网站。

• 可以通过以下方法将内容发送到记录管理网站：使用 SharePoint Server 用户界面、使用工作流程，或使用基于 Microsoft SharePoint Foundation 对象模型的自定义解决方案。

• 通过使用 Web 文件夹或网上邻居，作者可以将文档库内容从一个库或网站手动复制或移动到另一个库或网站。

回到示例，下图演示如何应用其中一些内容流方法。请注意，已将暂存 Internet 站点添加到创作门户网站。

• 通过使用发布功能，作者可将网页发布到 Internet 站点。

• 通过使用“复制”命令，作者可将文档复制到文档中心网站。

• 通过使用自定义工作流，作者可将文档复制到 Internet 站点上的文档库。

• 通过使用“发送到记录库”命令，作者可将合同发送到企业记录库。

从 Office 客户端应用程序提升文档库

您可以自定义 Microsoft Office Professional 2010 的“打开”和“保存”对话框，以鼓励组织成员将文档库用作存储位置。通过将网站添加到“打开”和“保存”对话框旁边的“我的位置”栏，用户单击即可访问用于存储其文档的位置。这使工作组成员能够在使用 Office Professional 2010 客户端应用程序中的“保存”时与文档库交互，而不必直接转到服务器来上载其文档。

若要提升在“打开”和“保存”对话框中使用网站的体验，您可以使用 Web 服务发布网站。此服务基于特定用户的角色或他们所属的网站来提供针对这些特定用户的网站列表。Office Professional 2010 客户端应用程序可以通过用户的“我的 SharePoint 网站”来自动发现此 Web 服务。其他服务器产品也可以实现此 Web 服务并向 Office 客户端应用程序提供服务的位置。配置此服务后，Office Professional 2010 会向“我的位置”栏添加条目，并使用 Web 服务定义的位置来填充该条目。

此外，管理员也可以设置注册表项，以将特定网站添加到 Office 的“打开”和“保存”对话框中的“我的位置”栏。通过使用 Office 2010 资源工具包 中提供的组策略和 Microsoft Active Directory 目录服务模板来部署注册表项。

您可以限制组织成员通过 Office 的“保存”对话框将内容保存到的位置。例如，可以限制将文件保存到桌面，并强制用户将内容保存在文档库中。在 Office Professional 2010 中，您可以控制允许用户浏览以保存其文档的位置，从而指导用户保存在批准的位置。请注意，这不能保证该用户不会将文件保存到其本地计算机或其他未经批准的位置。有许多方式可将文件保存到计算机上，并且具有特定动机的用户可以避开大多数限制。但是，通过限制使用 Office 的“保存”对话框对这些位置的访问，您可以极大地减少使用这些未经批准的位置的工作组成员数量。

若要限制可在 Office 的“保存”对话框中使用的位置，请使用组策略来设置适当的注册表项，以启用此设置并定义批准的本地、网络或服务器位置。启用此设置后，将从“我的位置”栏中移除未以这种方式定义的任何位置（包括指向桌面和“网上邻居”文件夹的标准链接）。

已批准的位置列表可以限制为一个或多个 Office 应用程序。例如，管理员可以限制 Microsoft Access 中的保存位置，而允许其他 Office 应用程序可在任何位置保存。

工作表

使用下面的工作表记录本文中讨论的信息：

• 文档库工作表（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）