Exchange Server中的消息记录管理

用户每天均会收发电子邮件。 如果不进行管理，则每天生成和接收的电子邮件数量可能会使用户难以应付、影响用户工作效率并使组织暴露在风险之下。 因此，电子邮件的生命周期管理对于大多数组织来说是一项至关重要的任务。

邮件记录管理 (MRM) 是Exchange Server中的记录管理技术，可帮助组织管理电子邮件生命周期并减少与电子邮件相关的法律风险。 部署 MRM 可通过以下几种方式帮助你的组织：

• 满足业务要求：根据组织的邮件策略，可能需要将重要电子邮件保留一段时间。 例如，用户邮箱可能会包含与业务策略、事务、产品开发或客户交互相关的关键邮件。

• 满足法律和法规要求：许多组织都有法律或法规要求将消息存储到指定时间段，并删除早于该时间段的邮件。 存储邮件的时间超过所需时间可能会增加组织的法律或财务风险。

• 提高用户工作效率：如果不受管理，用户邮箱中不断增加的电子邮件量也会影响其工作效率。 例如，尽管新闻稿订阅和自动通知在用户收到时可能具有信息价值，但用户在阅读之后（通常他们从不阅读）可能并没有将其删除。 许多这类邮件过几天后便没有保留价值。 使用 MRM 删除此类邮件有助于减少用户邮箱中的待筛选邮件，从而提高工作效率。

• 改进存储管理：由于免费消费者电子邮件服务所推动的期望，许多用户会长期保留旧邮件或从不删除旧邮件。 大型邮箱助长了这一标准操作，不应基于限制性邮箱配额来强制用户更改其工作习惯。 但是，邮件的保留时间超过由于业务、法律或法规原因而需要保留的时间也会增加存储成本。

借助 MRM，您可以灵活实现最能满足您组织需求的记录管理策略。 清楚了解 MRM、就地存档和就地保留之后，便有助于您实现管理邮箱存储和满足法规保留要求的目标。

Exchange Server中的 MRM

在Exchange Server中，MRM 通过使用保留标记和保留策略来实现。 该版本使用保留标记将保留设置应用于整个邮箱和默认邮箱文件夹（如"收件箱"和"已删除邮件"）。 还可以创建和部署保留标记，Outlook 2010 及更高版本和 Web 上的 Outlook 用户可以使用这些保留标记应用于文件夹或各个邮件。 创建之后，可将保留标记添加到保留策略，然后将该策略应用于用户。 托管文件夹助理负责处理邮箱，并应用用户保留策略中的保留设置。 若要了解有关保留策略的详细信息，请参阅 Exchange Server 中的保留标记和保留策略。

当邮件达到适用保留标记中指定的保留时间时，托管文件夹助理会采取标记指定的保留操作。 然后，您可以永久删除邮件，也可在删除时保留恢复邮件的功能。 如果已为用户设置存档，则您还可以使用保留标记将项目移动到用户的就地存档。

MRM 策略

可以使用保留策略对整个邮箱或特定的默认文件夹强制执行基本邮件保留。 尽管部署 MRM 的策略多种多样，但我们在本文中仅阐述几种最常见的策略：

删除指定时间段后的所有消息：在此策略中，你将实现单个 MRM 策略，该策略将删除特定时间段后的所有消息。 在此策略中，不对邮件进行分类。 可以通过为邮箱创建单个默认策略标记 (DPT) 来实现此策略。 但是，这并不确保在指定时间段内保留邮件。 用户仍可以在到达保留期之前删除邮件。

将邮件移动到存档邮箱：在此策略中，你将实施 MRM 策略，将项目移动到用户的存档邮箱。 存档邮箱为用户提供额外存储空间来维护旧内容和很少访问的内容。 用于移动项目的保留标记也称为 存档策略。 在同一保留策略中，可以将 DPT 与个人标记进行组合以移动项目，并将 DPT、RPT 和个人标记进行组合以删除项目。 若要了解有关存档策略的详细信息，请参阅 Exchange Server 中的就地存档。

基于文件夹位置删除邮件：在此策略中，基于电子邮件位置实施 MRM 策略。 例如，您可以指定收件箱中的邮件保留一年，"垃圾邮件"文件夹中的邮件保留 60 天。 可以对要为其配置的每个默认文件夹使用保留策略标记 (RPT) 并对整个邮箱使用 DPT，通过这种结合使用来实现此策略。 DPT 适用于未应用 RPT 的所有自定义文件夹和所有默认文件夹。

允许用户对消息进行分类：在此策略中，实现 MRM 策略，其中包括所有邮件的基线保留设置，但允许用户根据业务或法规要求对消息进行分类。 在这种情况下，用户将成为记录管理策略的重要部分，因为通常只有用户最了解邮件的保留价值。

用户可以将不同的保留设置应用于需要较长或较短的保留时间的邮件。 可以使用以下各项的组合来实现此策略：

• 用于邮箱的 DPT

• 用户可以应用于自定义文件夹或各个邮件的个人标记

• （可选）额外添加 RPT 以使特定默认文件夹中的项目过期

例如，可以将保留策略与具有较短保留期 (的个人标记（例如两天、一周或一个月) ）以及具有较长保留期 (的个人标记（如) 一年、两年或五年）使用。 用户可以应用具有较短保留期的个人标记，例如在收到邮件后的几天内可能会失去其价值的项目（例如新闻稿订阅），并应用具有较长期限的标记来保留具有高业务价值的项目。 他们还可以使用 Outlook 中的收件箱规则将个人标记应用于符合规则条件的邮件，从而自动完成此过程。

保留邮件以用于电子数据展示目的：在此策略中，实施 MRM 策略，这些策略在指定时间段后从邮箱中删除邮件，但同时将这些邮件保留在“可恢复邮件”文件夹中，以实现就地电子数据展示Exchange Server目的，即使邮件已由用户或其他进程删除也是如此。

可以通过结合使用保留策略以及Exchange Server或诉讼保留中的就地保留和诉讼保留来满足此要求。 保留策略会在指定时间段之后将邮件从邮箱中删除。 基于时间的就地保留或诉讼保留会保留在该时间段之前删除或修改的邮件。 例如，若要将邮件保留七年，您可以创建一个保留策略，其中包含在七年后删除邮件的 DPT，并创建将邮件保留七年的诉讼保留。 用户未删除的邮件会在七年之后删除；用户在满七年之前删除的邮件会在"可恢复的项目"文件夹中保留七年。 若要了解有关此文件夹的详细信息，请参阅 Exchange Server 中的可恢复项目文件夹。

或者，您可以使用 RPT 和个人标记支持用户清理邮箱。 不过，就地保留和诉讼保留会继续保留已删除的邮件，直到保留期到期为止。