了解个人存档
**上一次修改主题：**2010-02-01
可以使用“个人存档”**，而无需个人存储 (.pst) 文件便可重新控制对组织的邮件数据，并且允许用户在可通过 Microsoft Outlook 2010 和 Microsoft Office Outlook Web App 访问的“存档邮箱”**中存储邮件。
邮件数据和 .pst 文件
Outlook 使用 .pst 文件将数据存储在用户计算机本地或网络共享中。与 Outlook 用来存储邮箱副本以便脱机访问的脱机存储 (.ost) 文件不同，.pst 文件与用户的 Exchange 邮箱不同步。用户可以将邮件移动到 .pst 文件，这样，已移动的邮件将从邮箱中删除。
使用 .pst 文件时，会遇到以下管理难题：
- 非托管文件 通常 .pst 文件由用户创建，并驻留在用户计算机或网络共享中。它们不由组织管理。用户可以创建许多包含相同或不同邮件的 .pst 文件，并将其存储在不同位置，而不受组织控制。
- 发现成本增加 由于诉讼或者其他业务或法规要求而产生发现请求时，查找驻留在用户计算机上的 .pst 文件中的邮件数据可能会非常消耗人力。因为跟踪非托管 .pst 文件可能很困难，所以在很多情况下可能无法发现 .pst 数据。这可能会使组织面临法律和财务风险。
- 无法应用邮件保留策略 邮件保留策略无法应用于 .pst 文件中的邮件。因此，组织可能不符合业务规定或适用法规。
- 数据失窃风险 存储在 .pst 文件中的邮件数据容易受到数据窃贼的攻击。例如，.pst 文件通常存储在便携式设备（例如便携式计算机、可移动硬盘驱动器）和便携式媒体（例如 USB 驱动器、CD 和 DVD）中。
- 邮件数据的分段视图 将信息存储在 .pst 文件中的用户不会获得其数据的统一视图。存储在 .pst 文件中的邮件通常在 .pst 文件所在的计算机上可用。使用 Outlook Web App 或使用其他计算机上的 Outlook 访问邮箱时，无法访问存储在 .pst 文件中的邮件。
个人存档
在 Microsoft Exchange Server 2010 中，可以使用个人存档向用户提供一个存储历史邮件数据的备用存储位置。通过此功能，Outlook 2010 和 Outlook Web App 用户可以无缝访问其存档邮箱。通过使用其中任意一个客户端应用程序，用户可以查看存档邮箱，并在其主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。个人存档向用户提供一致的邮件数据视图，省去了管理 .pst 文件所需的用户开销。不使用 .pst 文件可大大降低组织对前面部分中概述的风险的暴露程度。
创建和管理存档邮箱与常见邮箱管理任务集成在一起。创建主用户邮箱时，也可以创建存档邮箱，或者为现有邮箱启用存档邮箱。还可以轻松地禁用或删除存档邮箱。用户的存档邮箱与主邮箱驻留在同一邮箱数据库中。将用户的主邮箱从一个邮箱数据库移动到另一个邮箱数据库时，存档邮箱将随主邮箱一起移动。
有关如何管理存档邮箱的详细信息，请参阅管理个人存档。
“移动到存档”策略
在 Exchange 2010 中，您可以对邮箱应用存档策略，以便在指定期限后自动将邮件从用户的主邮箱移动到存档邮箱。在用户删除这些邮件前，它们将一直保留在存档邮箱中。存档策略是通过创建指定“移动到存档”操作的保留标记实现的保留策略。
重要
不能对具有个人存档的邮箱应用托管文件夹邮箱策略。为托管文件夹创建的托管内容设置不能使用“移动到存档”操作。
若要了解有关保留策略、保留标记和“移动到存档”保留操作的详细信息，请参阅了解保留标记和保留策略。
默认存档策略
Exchange Server 安装程序将创建一个默认存档策略。默认存档策略是包含以下保留标记的保留策略。
| 保留标记名称 | 标记类型 | 说明 |
|---|---|---|
默认 2 年后移动到存档 |
默认 |
2 年后邮件将自动移动到存档邮箱。应用于整个邮箱中未从文件夹继承或显式应用保留标记的邮件。 |
个人 1 年后移动到存档 |
个人 |
365 天后邮件将自动移动到存档邮箱。 |
个人 5 年后移动到存档 |
个人 |
5 年后邮件将自动移动到存档邮箱。 |
个人永远不会移动到存档 |
个人 |
邮件永远不会移动到存档邮箱。 |
为邮箱启用个人存档时，会为存档自动分配默认存档策略。Microsoft Exchange 邮箱助理服务对邮箱进行处理后，用户即可使用这些标记，然后可以标记要移动到存档邮箱的文件夹或邮件。默认情况下，2 年后将移动整个邮箱中的电子邮件。
备注
将保留策略应用于具有存档邮箱的用户时，该保留策略将替换默认存档策略。可以通过“移动到存档”操作创建一个或多个保留标记，然后将这些标记链接到保留策略。还可以将链接到默认存档策略的默认“移动到策略”标记添加到您创建的任何保留策略。
链接到默认存档策略的保留标记是 Exchange 2010 安装程序创建的“系统标记”。默认情况下，当您运行 Get-RetentionPolicyTag cmdlet 时，不会在保留标记列表中返回系统标记。若要返回系统标记列表，您必须使用 IncludeSystemTags 开关。您绝不应删除系统标记。
存档配额
存档邮箱旨在使用户可以在其主邮箱外部存储历史邮件数据。通常，邮箱存储配额较低，并且超出这些配额时会受到很多限制，因此用户会使用 .pst 文件。例如，当用户的邮箱大小超过了“禁止发送”****配额时，可以阻止用户发送邮件。同样，当用户的邮箱大小超过了“禁止发送和接收”配额时，可以阻止用户发送和接收邮件。
为了不再使用 .pst 文件，向存档邮箱提供满足用户要求的存储限制是很重要的。但是，同时您可能仍希望保留对存储配额和存档邮箱增长的控制，以帮助监视成本和扩展。
为了帮助进行此项控制，可以使用“存档警告配额”**和“存档配额”**配置存档邮箱。当存档邮箱超过了指定的存档警告配额时，将记录事件，并向邮箱用户发送警告消息。当存档邮箱超过了指定的存档配额时，不会再将邮件移动到存档，并会向邮箱用户发送警告消息。默认情况下，存档警告配额和存档配额将设置为“无限制”****。有关如何配置这些配额的详细信息，请参阅为邮箱配置个人存档配额。