规划导入托管元数据 (SharePoint Server 2010)

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适用于： SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

如果您的组织已具有要在 Microsoft SharePoint Server 2010 中用作托管元数据的公司分类或其他分层数据，可以考虑导入这些数据，而不是重新输入数据。您可能要导入的分层数据示例包括产品名列表、有效成本中心列表以及组织内公司、部门和小组的层次结构。

即使您的组织没有要导入的数据，也可以考虑在术语库管理工具外创建分类，然后导入该分类。术语库管理工具提供了用于创建术语集和管理术语的一种方便而简单的方式，但使用该工具创建多个术语集可能比导入术语集耗时。一旦创建了术语集，使用术语库管理工具便可方便地对术语集进行日常管理。

本文内容：

  • 关于导入托管元数据的规划

  • 查找现有数据

  • 将数据组织为托管元数据

  • 清理数据

  • 设置要导入的数据的格式

  • 导入托管元数据

  • 合并术语并添加更多标签

在阅读本文之前，应先对托管元数据概述一文中介绍的概念有所了解。

关于导入托管元数据的规划

导入托管元数据需要执行以下任务：

  1. 查找现有数据。

  2. 将数据组织为 SharePoint Server 托管元数据。

  3. 清理现有数据。

  4. 将现有数据的格式设置为要导入的文件。

  5. 导入托管元数据。

  6. 合并术语并添加同义词和翻译。

本文将介绍如何查找现有数据和清理数据。无论是在创建新托管数据还是在导入现有数据时，其他任务（组织、格式设置、导入和合并）都是相同的，因此本文不对这些任务进行介绍。

查找现有数据

无论您的组织是否有正式分类，组织内都可能有可在 SharePoint Server 中用作托管元数据的数据。无论您在哪里找到用于某些用途的一组有效值，您都可以从中查看潜在的托管元数据。当然，您应该考虑作为托管元数据导入的唯一数据是与业务或正在实现的方案相关的数据。

可从以下来源查找和收集信息：

  • 参考列表。当人们需要用于日常工作的信息时，应该借助什么列表？其中可能包括固定到公告牌的部门列表、包含所有活动项目的项目号的电子表格或者包含公司产品目录的内部网站。

  • 表单。请查看组织内使用的表单。如果表单中包含只对某些值有效的字段，该字段可能是能用托管元数据表示的信息。例如，费用报告表单中可能有一个用于成本中心的字段。可能要针对有效成本中心的列表对该成本中心字段进行验证。因此，“成本中心”可能是 SharePoint Server 术语集的候选术语。

  • 分类。许多大型公司都创建了公司分类。某些公共实体（例如，公立学校）可能是已经开发了分类的大型系统的一部分。某些行业小组已经开发了用于共享信息的分类。现有分类是托管元数据的极佳来源。

  • 现有的 SharePoint Server 选择字段。如果您的组织已经实现了 SharePoint Server 解决方案，请查看该 SharePoint Server 解决方案中类型为“选择”的网站栏。当用户为“选择”网站栏输入值时，用户必须从有效值列表中进行选择。该有效值列表可能是 SharePoint Server 2010 中的一个术语集。

  • 众所周知的层次结构：贵组织中的人员可能熟悉很多通用层次结构，例如文件共享区中的文件夹结构或 Intranet 门户中的导航结构。这些层次结构可能会指导您组织托管元数据的层次结构。

将数据组织为托管元数据

无论您是在开始使用现有数据还是在创建数据，组织托管元数据的过程都是相同的。有关组织托管元数据的详细信息，请参阅规划术语和术语集 (SharePoint Server 2010)。

清理数据

一旦标识现有数据并确定如何组织托管元数据后，您可能需要复查并优化已收集的数据。但首先要删除已确定不应成为托管元数据的所有数据。

对托管元数据计划中已经存在数据的每个术语集执行以下操作：

  1. 合并列表。如果从多个来源收集数据，则所有这些来源都会为术语集提供术语，从而形成单个组合术语列表。例如，您可能从市场营销部门收集一个产品名列表，从生产部门收集另一个产品名列表。这时您可以将这两个列表组合到一个术语集中。

  2. 删除重复项。如果某一术语在术语列表中出现多次，请删除重复项。理想情况下，来自市场部门的产品名列表与来自生产部门的产品名列表完全相同，所有术语都是重复的。

  3. 标识同义词。如果有不同组织为您的列表提供术语，有时这些组织会对同一概念使用不同的词汇。某些情况下，即使这些词汇表示的概念相同，也必须允许不同词汇（术语）继续存在。出现这种情况时，可在列表中保留术语的所有表述。请标识概念的最常用描述，并添加一条注释，指出这是用于表示该概念的主要术语。再为其他每种表述都添加一条注释，指出应将其与主要术语合并。

  4. 解决拼写错误和其他错误。如果列表中包含同一概念的多种表述，但您不必保留全部表述，请选择一种表述，将其他表述从列表中删除。例如，一个组织的列表可能用连字符连接包含多个单词的产品名，而其他列表则可能用空格来分隔这些单词。或者，一个组织的列表可能将版本拼写为“version”，而另一个组织可能将其缩写为“ver”。请选择一种表述并删除其他表述。

设置要导入的数据的格式

有关导入文件格式的详细信息，请参阅托管元数据输入文件格式 (SharePoint Server 2010)。

导入托管元数据

若要查找有关导入托管元数据的说明，请参阅 Office.com（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）。有关由 SharePoint 社区成员开发的、用于导入术语集的一个工具的信息，请参阅 Wictor Wilén 的博客（该链接可能指向英文页面） (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）。

合并术语并添加更多标签

导入托管元数据时，只能添加术语和术语集。您必须使用术语库管理工具来合并术语。如果您的术语计划中包含指示应将一些术语与其他术语合并的注释，请在导入术语后合并这些术语。若要查找有关导入托管元数据、合并术语和定义同义词的说明，请参阅 Office.com。

不能通过使用托管元数据导入文件来表示术语的同义词或翻译。若要创建同义词或翻译，请使用术语库管理工具或编写自定义程序，以导入和添加同义词或翻译。

See Also

Concepts

托管元数据概述
规划术语和术语集 (SharePoint Server 2010)
托管元数据输入文件格式 (SharePoint Server 2010)