规划 Outlook 2010 中的遵从性和存档

定义您的保留策略

确定哪些保留策略可用于您的组织、部门和用户，这应该是您与法律部门或合规性事务部门之间讨论的话题。您的公司可能受政府或其他监管机构的管制，要求您使用保留策略。因为部门可能处于不同的监管之下，您应该将您的策略组织为合乎逻辑的、易于管理的组。在您理解了公司必须遵守的策略后，您就可以确定如何最好地实施这些策略。

“个人标记”是您可以向用户提供以应用于他们已经创建的个人邮件和文件夹的策略。当您定义用户将遵守的策略时，我们建议使用的个人标记不超过 10 个。如果超过这个数字，会使用户难以管理。此外，在功能区上的“指定策略”库中，Outlook 一次只显示 10 个个人标记。如果用户必须访问的个人标记超过 10 个，则可以在“指定策略”库中选择“其他保留策略”。

确定要创建哪些类型的策略

既然您知道了哪些用户组需要哪些保留策略，您就可以确定想要如何实施这些策略。

有三种主要类型的保留策略。

1. 默认策略标记   这是由 Exchange 管理员部署的策略，应用于用户邮箱中所有用户创建的文件夹以及所有电子邮件。此策略不能由用户更改。这是唯一能确保所有电子邮件至少有一个适用策略的策略类型。

2. 保留策略标记   这是可应用于用户邮箱中以下特殊文件夹的策略类型：

   • 收件箱

   • 草稿

   • 已发送邮件

   • 已删除邮件

   • 垃圾邮件

   • 发件箱

   • RSS 源

   • 同步问题

   • 对话历史记录

   备注

   针对这些特殊文件夹的策略不能由用户更改，即使没有保留策略标记应用于该文件夹也是如此。

3. 个人标记   这是将在保留策略用户界面 (UI) 中显示的策略类型 (UI)，以便用户将其应用于他们创建的文件夹及各个电子邮件。

   1. 用户不能将这些策略应用于前面所述“保留策略标记”下列出的任何特殊文件夹。

   2. 用户可以将这些策略应用于特殊文件夹内的电子邮件，但不能应用于文件夹本身。

   3. 用户可以将这些策略应用于他们自己的用户创建文件夹。

   备注

   “搜索”文件夹不支持保留策略，因为它们不包含实际的电子邮件。

保留策略热身期和培训

为用户进行保留策略培训是很重要的，可确保他们了解如何正确使用系统以及他们了解何时删除电子邮件及删除的原因。您应该确保用户理解保留或销毁数据的原因，这样他们就可以正确地应用个人标记，并且知道在一定时间之后将销毁哪些内容。

建议步骤：

1. 将策略指定给用户的邮箱，并使其邮箱置于“保留挂起”状态。这样将避免任何策略删除电子邮件。有关详细信息，请参阅对邮箱设置保留挂起 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158\&clcid=0x804)。

2. 向用户提供指导信息，说明如何使用保留策略。向用户解释，在预备期内，用户必须将策略应用于文件夹和邮件，否则旧邮件可能会被删除。有关详细信息，请参阅为电子邮件指定保留策略 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157\&clcid=0x804)。

3. 预备期结束前的几天，提醒用户预备期截止日期。

4. 在截止日期，将用户从“保留挂起”中删除。

因为用户适应任何新系统都会花费些时间，制定预备期，以帮助用户顺畅地使用保留策略，这一点非常重要。用户必须能将正确的个人标记应用于正确的文件夹，并习惯信息被自动删除的观念。我们建议您在从用户邮箱中删除“保留挂起”之前至少给用户提供 3 个月的时间，使其熟悉在电子邮件中使用保留策略。这样，用户在其任何信息被销毁之前可以看到和访问保留策略功能。这使用户可以更轻松地将保留策略与自己的工作流相结合，并了解对他们的电子邮件执行的操作。

同样，在用户不监视其电子邮件的任何时候，例如，休长假或育儿假期间离开的一段时间，他们的邮箱应该置于“保留挂起”状态。这样其信息就不会被意外删除了。当他们返回工作岗位时，有足够的时间查看电子邮件，关闭“保留挂起”。

向用户提供关于保留策略的培训

用户应该被告知关于保留策略的以下方面的信息，因为这将影响其体验以及您公司的保留策略的最终有效性。有关详细信息，请参阅为电子邮件指定保留策略 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157\&clcid=0x804)。

• 如有必要，用户应该检查和更改对其文件夹的保留策略，因此邮件不会在预备期结束时被意外删除。

• 在预备期期间，保留策略不会自动删除邮件。

• 默认策略标记将删除早于策略时间长度的邮件，除非用户更改针对其文件夹或各邮件的保留策略。默认策略标记的保留时间长度应该明确地说明。

• 用户不可能更改对特殊文件夹的文件夹策略，如收件箱、已发送邮件和已删除邮件文件夹。如果存在对特殊文件夹的策略，则应该明确说明该策略。

• 如果用户希望特殊文件夹中的邮件具有不同的策略，则可以将个人标记手动应用于那些邮件。

• 如果用户将个人标记添加到电子邮件，则个人标记将优先于文件夹策略或默认策略标记。

• 保留策略只应用于电子邮件。因此，其日历上的所有会议和约会将不会被删除。

• 子文件夹继承其父文件夹的保留策略。

• 保留策略不会删除 Outlook 数据文件 (.pst) 中的邮件。

• 用户可以使用功能区中的“指定策略”库将保留策略应用于邮件。

• 用户可以使用“指定策略”库中的“设置文件夹策略”将保留策略应用于他们创建的文件夹。

• 用户可以通过在“指定策略”库中选择"查看即将过期的项"来获得 30 天内过期的所有邮件的列表。

• 用户可以通过查看“阅读窗格”中“抄送”行下面或查看读取检查器底部来确定邮件应用了哪个保留策略。

用户处于法律挂起或调查中

Outlook 2010 和 Exchange Server 2010 有两个用于法律挂起的选项：“保留挂起”和“诉讼挂起”。“保留挂起”可以使用户明确知道邮箱已被挂起。“诉讼挂起”则是静默形式的，不会提示用户邮箱在调查中。

下表概括了哪些功能可用于“保留挂起”和“诉讼挂起”。下面的内容解释了“可恢复项目”和“写入时复制”功能。

确定您的存档策略

默认情况下，在为用户提供个人存档时，为其创建以下存档策略：

• 默认策略 (– 2 年)   默认存档策略应用于用户的整个邮箱。它将对接收日期早于 2 年的所有电子邮件进行存档。

• 个人标记   默认情况下，向用户提供以下个人标记，以应用于其文件夹和电子邮件。

  • 6 个月

  • 1 年

  • 2 年

  • 5 年

  • 从不

存档策略不能在 Exchange 中应用于用户邮箱里的特殊文件夹，如“收件箱”和“已发送邮件”文件夹。默认情况下，用户邮箱中的所有文件夹都将继承默认策略。但用户可以使用个人标记更改任何文件夹或电子邮件的策略。

为用户培训关于个人存档的内容。

用户应该被告知关于个人存档的以下方面的信息，因为这将影响他们使用该功能的体验和方式。我们建议设置预备期，在预备期期间，针对用户的邮箱文件夹设置存档策略。这样当电子邮件在夜间被移到存档中时，用户就不会感到惊讶了。

• 当用户处于脱机状态或者无法建立到用户的 Exchange Server 计算机的连接时，不能使用个人存档。

• 在 24 小时内，Exchange Server 自动移动可以存档的电子邮件。因此，对文件夹设置存档策略的用户不会看到此操作立即生效。

• 对于用户来说，使用 Exchange Server 不能立即存档邮件。必须立即存档的邮件必须由用户移到存档中。

• 用户将不能使用自动存档，并且不能存档邮件。如果用户设置了自动存档来删除邮件或将邮件移到 Outlook 数据文件 (.pst)，则必须应用适当的保留策略和存档策略来实现同样的效果。

• 在存档中创建的文件夹所具有的保留策略与邮箱中的一样。同样，存档的邮件的保留策略（如果已应用）与邮箱中的一样。具有保留策略的邮件将在个人存档中到期。

管理组织中的 Outlook 数据文件 (.pst)

如要确保组织的电子邮件没有移出用户邮箱或组织的合规性基础架构，您可以部署 DisableCrossAccountCopy 注册表项。它将阻止用户将信息保存到 Outlook 数据文件 (.pst)，或将其复制到 Outlook 中的另一个电子邮件帐户。您可以通过将此注册表项手动添加到用户的注册表或使用组策略中的“禁用在帐户间复制或移动项目”设置来部署此注册表项。

此注册表项提供的控制比 Outlook 2010 中通常使用的两个注册表项 DisablePST 和 PSTDisableGrow 更大。因为它阻止用户将数据移出受限帐户，而不限制其对 .pst 的使用，用户可以在 Outlook 中使用可能将电子邮件发送到 .pst 文件的个人电子邮件帐户。他们还可以读取邮件以及从现有 .pst 文件复制邮件。出于这些原因，建议使用 DisableCrossAccountCopy 注册表项来完全取代对 DisablePST 和 PSTDisableGrow 的需要。您也可以阻止用户将数据从 Microsoft SharePoint 2010 产品 中的同步列表中复制出来。

DisableCrossAccountCopy 注册表项位于 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\ 中。

或者，您可以通过在“用户配置”\“管理模板”\“Microsoft Outlook 2010”\“帐户设置”\“Exchange”下启用“禁用在帐户间复制或移动项目”设置，在组策略中设置 DisableCrossAccountCopy。

如果您的组织已部署 DisablePST 或 PSTDisableGrow 注册表项，它们将不会影响 DisableCrossAccountCopy 项的行为。如果 DisableCrossAccountCopy 注册表值使用 Outlook 2010 进行配置，Outlook 将忽略 DisablePST 和 PSTDisableGrow 注册表项。此时，您将无法完全删除 Outlook 数据文件 (.pst)。但是，如果设置了 DisableCrossAccountCopy 项，企业数据将无法移至 Outlook 数据文件 (.pst)。

如果有用户不使用 Outlook 2010，可同时部署所有这三个项。但对大多数组织而言，DisablePST 和 PSTDisableGrow 注册表项是不必要的。

以下是限制将电子邮件复制或移出帐户或 Outlook 数据文件 (.pst) 的方式列表：

• 用户不能从受限帐户中将邮件拖放到另一个帐户或 Outlook 数据文件 (.pst)。

• 用户不能使用“移动”菜单从受限帐户中将邮件复制或移动到另一个帐户或 Outlook 数据文件 (.pst)。

• 使用自动存档时，已受限的所有帐户将无法存档数据。

• 在 Backstage 视图的“邮箱清除”菜单中，“存档”选项不会将受限帐户作为存档选项列出。

• 规则不会将邮件移出受限帐户。

• 用户将无法从受限帐户中导出邮件。

• “清理”功能不会删除受限帐户中电子邮件对话的冗余部分。

若要阻止用户从受限帐户中将邮件移动或复制到其计算机，您可以部署 DisableCopyToFileSystem 注册表项。

DisableCopyToFileSystem 注册表项位于 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\。