SharePoint Server 中的电子数据展示和就地保留概述

**上一次修改主题：**2017-09-12

**摘要：**了解跨 SharePoint Server 2016、Exchange Server 2016 或 SharePoint Server 2013 和 Exchange Server 2013 的电子数据展示、电子数据展示中心、电子数据展示用例、就地保留和导出。

电子发现（亦称为“电子数据展示”）是标识和传递可用作证据的电子信息的过程。电子数据展示中心是一类可用作电子数据展示用例管理门户的网站集。可以在其中集中发现 SharePoint 场、Exchange Server 2013 或 Exchange Server 2016、文件共享和其他 SharePoint 场中的内容。可以保留所发现的 SharePoint 和 Exchange 内容。应用保留可确保在保留内容副本的同时，仍允许用户使用其内容。确定需要传递的特定项后，可以按行业标准格式导出这些项。

本文内容：

• 管理电子数据展示示例

• 电子数据展示在 SharePoint 中的工作方式

• 就地保留

• 与 Exchange 集成

管理电子数据展示示例

在收到电子数据展示的新请求时，您可以在电子数据展示中心创建的电子数据展示示例。电子数据展示示例是一个可用来组织与电子数据展示请求相关的信息的协作网站。从电子数据展示示例中，您可以搜索内容、对内容应用保留、导出内容以及查看与该示例关联的保留和导出的状态。

电子数据展示示例的两个主要组件为电子数据展示集 和查询。使用电子数据展示集可查找内容并应用保留。使用查询可查找内容并将其导出。

电子数据展示流程

若要查找和保留内容，请创建电子数据展示集。每个电子数据展示集均包含：

• 源（即要搜索的位置）。Exchange 邮箱、SharePoint 网站和文件共享都可以成为源。

• 筛选器（可定义要搜索的内容）。筛选器可以包含搜索词、日期范围和作者姓名。

• 用于对包含符合筛选条件的内容的源应用就地保留的选项。

查找并导出内容，创建查询。每个查询均包含：

• 查询筛选器（定义了要搜索的内容）。查询筛选器与电子数据展示集中的筛选器类似，并且可以包含搜索词、日期范围和作者姓名。不过，查询中的查询筛选器还可以使用词干分解。

• 要搜索的源。Exchange 邮箱、SharePoint 网站、文件共享和电子数据展示集都可以成为查询中的源。

在运行查询时，您可以执行以下操作：查看有关已找到的项目的统计信息、预览结果以及按消息类型（针对 Exchange 结果）或按文件类型（针对 SharePoint 结果）筛选结果。完成这些操作后，您可以导出此查询的结果。

将根据电子数据参考模型 (EDRM) 来设置使用查询导出的内容的格式，以便能够将该内容导入审阅工具中。导出可包括：

• 文档：文档是从文件共享中导出。可以从 SharePoint Server 中导出文档及其版本。

• 列表：如果某个列表项包含在查询结果中，则整个列表将作为以逗号分隔的值 (.csv) 文件导出。

• 页面：SharePoint 页面（如 wiki 页面或博客）将作为 MIME HTML (.mht) 文件导出。

• Exchange 对象：Exchange Server 邮箱中的项（如任务、日历条目、联系人、电子邮件和附件）导出为 .pst 文件。如果 Skype for Business 对话已在 Exchange 中存档，也可以进行发现和导出。

• 爬网日志错误。

• 一个概述了已导出信息的 XML 清单。

电子数据展示在 SharePoint 产品中的工作方式

Search Service 应用程序是 SharePoint Server 中搜索系统的关键组成部分。可以将电子数据展示中心与 Search Service 应用程序相关联。可以从电子数据展示中心发现由 Search Service 应用程序编制索引的任何内容。如果将 Search Service 应用程序配置为对文件共享进行爬网，可以使用电子数据展示中心发现文件共享上的内容。如果将 Search Service 应用程序配置为对其他网站（例如，使用 SharePoint Server 2010 创建的团队网站）进行爬网，可以使用电子数据展示中心发现网站上的内容。对于 SharePoint Server 场，还可以将内容置于保留状态。如果将 Exchange Server 作为结果来源添加到 Search Service 应用程序，可以使用电子数据展示中心发现 Exchange 邮箱中的内容，并将这些邮箱置于保留状态。如果在 Exchange 中对 Skype for Business 中的内容进行存档，还可以发现 Skype for Business 内容。

如果环境包括两个独立的 Search Service 应用程序（例如，SharePoint Online 和 SharePoint Server 本地），必须有两个电子数据展示中心，才能跨场发现内容。若要详细了解需要多少个电子数据展示中心，请参阅在 SharePoint Server 中规划电子数据展示。

每个独立的 Search Service 应用程序所对应的一个单独的电子数据展示中心。

在搜索系统对内容进行爬网时，它将创建搜索索引。搜索索引不仅会存储用于提供搜索查询的结果的数据，还会存储有关访问每段内容所需的权限的信息。当用户执行搜索时，搜索系统将使用搜索索引来标识适当的搜索结果。在显示结果之前，Search Service 应用程序将执行安全修整，这样一来，系统会将用户的权限与访问搜索结果所链接到的内容所需的权限进行比较，然后“修整”结果以便仅显示用户对其具有查看权限的结果。

就地保留

SharePoint Server 2013 引入了 就地保留的概念。就地保留网站后，网站中的内容将保留在其原始位置。用户仍可以使用内容，但会在你启动就地保留的同时保留内容副本。此外，如果就地保留网站，此后在网站中创建或添加的任何新内容都可发现，并且在删除后也仍会保留。此外，用户无需知道自己的内容已保留。

就地保留是在网站一级应用。将 SharePoint 网站置于保留状态后，将会创建保留库（如果没有的话）。保留库仅对网站集管理员可见，因此大多数用户无法查看。搜索爬网程序还拥有特殊权限，可以对保留库中的内容进行爬网。

如果用户尝试修改或删除保留的网站内容，SharePoint 会先检查自保留以来内容是否发生修改。如果这是自保留以来的首次修改，SharePoint 会将内容复制到保留库，然后允许用户修改或删除原始内容。请注意，可将网站中的任何内容复制到保留库，即使内容与启动保留的电子数据展示集的筛选器不匹配，也不例外。

如果用户尝试删除保留的库、列表或网站集，则会看到错误消息。如果用户尝试删除包含保留文件的文件夹，也会看到错误消息。如果用户要删除包含一个或多个保留文件的文件夹，必须先删除这些文件，然后才能删除文件夹。

保留处理和报告计时器作业会报告保留项，以及从待发布的保留库中删除的项。计时器作业每天运行一次，并在 SharePoint Server 中处理电子数据展示。

规划就地保留时请考虑以下事项：

• 若要存储网站内容的所有版本，必须为网站中的文档库启用文档版本控制。有关版本控制的详细信息，请参阅为列表或库启用和配置版本控制。

• 如果文档从保留的网站中删除并启用文档版本控制，将保留所删除文档的所有版本。

• 如前所述，如果网站已保留，在其保留后创建或添加到网站的任何新内容将保留，即使其被删除。

• 如果未启用文档版本控制并将某个项目多次置于保留状态，则 SharePoint 将保留在放置每个保留项时的最新版本。例如，如果项目的版本 27 是首次将网站置于保留状态时的最新版本，并且版本 51 是第二次将网站置于保留状态时的最新版本，则将保留版本 27 和 51。

• 实施就地保留时可高效使用存储空间。网站中的大多数内容不会发生改变，并且未更改的内容不会复制到保留项库。

与 Exchange 集成

可以在 SharePoint 电子数据展示中心内管理 Exchange Server 2013 和 Exchange Server 2016 的发现过程。可执行以下操作：

• 将 Exchange 邮箱作为源添加到电子数据展示集或查询。

• 预览在 Exchange 邮箱中发现的内容。

• 对 Exchange 邮箱应用保留。

• 导出在 Exchange 邮箱中发现的内容。

若要发现 Exchange 邮箱中的内容，您必须先在 SharePoint 与 Exchange 之间配置信任关系。您还必须向电子数据展示中心的用户授予特定的 Exchange 权限。有关这些任务的详细信息，请参阅在 SharePoint Server 中配置电子数据展示。

See also

在 SharePoint Server 中规划电子数据展示