门门精通：即时入云 — Office 365 概念验证
Office 365 提供整套的生产力和协作功能，特别适用于想要改用云计算技术的小型企业。
Greg Shields
大家对于云计算的看法可谓爱憎分明。与我交谈过的人基本上分为两派，一派是“我恨它，不信任它”，另一派是“我爱它，一直在用”。我倾向于后面这一派。这种非爱即恨的评价让我想起一位老友对寿司的评论：“你要么很喜欢它，要么就是没有真正尝试过它。”
根据某个人所在公司的规模，我基本上能够判断出他（她）对云计算的看法。在大公司工作的人一般都不信任云计算。小公司和创业者为了节省成本，对这门技术要热情得多。
大公司之所以会有这种看法，在很多方面自有道理。它们要考虑更多的监管制度、安全控制以及企业文化的相关问题。对于为大型企业提供支持的 IT 专业人员来说，“入云”也意味着“我的控制权受到了限制”，引申为“我不信任它”，进而推断出“我不喜欢这种技术”。
这些人员的期望值越大，存在的这种不信任的程度也就越高。小型工作室更关注的往往是“它能解决问题吗？”而不是“我能控制得了它吗？”
这就是我为何对基于云的 Microsoft Office 365 新型平台感到特别兴奋的原因之一。Office 365 有专门针对大型公司和小型公司设计的版本，在一个可通过 Internet 访问的界面中整合了 Microsoft 办公生产力工具和协作工具。Office 365 软件包中捆绑了 Microsoft Office、Exchange、SharePoint 和 Lync，其集成性能令人吃惊。
什么是 Office 365？
当我第一次看到 Office 365 的演示版（目前也只推出了限量测试版）时，我让技术人员演示了面向小型企业主（他们是这个专栏的主要受众）的功能。考虑到对这些产品进行正确架构、安装和维护所涉及的固有复杂性，Office 365 可以充当那些自称无所不能的 IT 专业人员不可或缺的救生索。
那么这根救生索的表现如何呢？假设您办公室中有一个团队，他们需要针对某个即将开展的项目进行沟通。来来往往地发了一些电子邮件后，团队决定安排一次快速会议。Office 365 中内置的状态功能将会指示人员的忙闲状态。团队成员在 Outlook 中单击对方的姓名即可彼此发送即时消息，并确认对方的忙闲状态。当每个人都准备就绪后，团队可以立即将话题转换成在线会议（参见图 1）。
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图 1 使用 Office 365 在 Outlook 中直接创建在线会议
会议期间，团队成员可以一边通过视频聊天相互沟通，一边通过 SharePoint 共同编辑 Office 文档。他们不只是在共享屏幕 — 每个团队成员都可以同时更新文档（参见图 2）。他们可以实时对文档进行更改，每个人都可以看到文档的变化。
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图 2 使用 Office 365 一边视频聊天一边协作处理文档
功能改进。小型企业往往要在协作性的项目上展开合作，并且总要共享数据。Office 365 允许您将 SharePoint 站点的上载和下载权限授予外部用户。您还可以授予富客户端文档的编辑权限。如果贵公司在很不情愿地通过 FTP 或者一些不太受信任的文件共享网站传输数据，您就会对此功能爱不释手。
对于大企业来说，最痛苦的事莫过于丢失数据。事实上，对于小企业也是如此。不止一家小公司因“包含重要数据的便携式计算机丢失”而被迫关门停业。这是创业者经常会遭遇到的窘境，然而令人欣慰的是，Office 365 提供了无缝的自动备份和还原功能。
Office 365 提供多层数据保护。删除的数据将发送到 SharePoint 回收站，而不是被完全擦除。次级管理回收站进一步延长了删除周期。Outlook 中提供了“已删除邮件”文件夹，让用户数据受到同等级别的保护。您甚至可以在删除邮箱后的 30 天内，让这些邮箱“复活”。
搜索和合法保存期限功能也是该软件包的组成部分。这些功能在当前的委托测试版中不可用，不过，在正式推出的版本中，您将可以根据需要搜索每个邮箱。
通过一个易用的控制面板（参见图 3），任何小型企业的“临时兼任 IT 专业人员”可以轻松地完成基本管理任务，而不必像平时那样手忙脚乱。创建用户、邮箱和通讯组列表，以及管理 Exchange、SharePoint 和 Lync，这些功能都会在界面中显示。您甚至可以使用一个直接链接到 SharePoint 的“所见即所得”(WYSIWYG) 界面创建自己的网站。
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图 3 在 Office 365 中对管理服务进行管理
Office 365 不仅具有易用性，而且在功能方面也很棒。所有这些功能都不属技术创新。Exchange 是一款“历史悠久”的全功能协作平台，SharePoint 是一款有点年头的文档存储库产品，至于 Lync（以前称为 Office Communications Server），则始终充当实时通信平台。这里的价值主张并不单单反映在功能集上，它还反映在所有这些功能组件均已为您集成在一起这一事实上。如果曾经尝试过自行将这三个复杂的软件包连接起来，您就会知道要做到这一点并非易事，需要时间和经验。要保证它在绝大部分时间正常运行，通常需要花费大笔资金请求外部协助。
自行决定
看完演示后，我决定为我所在的公司 Concentrated Technology 启动我自己的概念验证。我们是一家小型数据分析公司，有少量的用户分布在全国各地。由于在集中式 IT 基础结构上投资不多，这种服务看起来非常符合我们的需求。我注册了 Office 365 测试版。
为开始使用该产品，我们准备了一些人口统计数据，并创建了一个公司 URL。尽管委托测试版中的网站仅限为 Microsoft.com 的子域，但支持人员告诉我，在正式版投入生产之前，将会加入域转移功能。
构建初始服务集需要数分钟时间。在等待的过程中，Microsoft 将提供一份快速入门指南，其中讲解了有关管理界面的基本知识。您可以一次性迁移 Exchange 服务器中的所有现有数据，也可以通过批量迁移邮箱的方式来进行。此外，也支持迁移 IMAP 服务器中的邮件。但是，IMAP 迁移不会自动迁移联系人和日历条目。还可以迁移 SharePoint 数据，但若要自动完成此过程，需要借助第三方工具。
下一步是将 Microsoft Office、Microsoft Online Services Connector（服务连接器）和 Lync 2010 安装到本地桌面。您应该对 Office 了如指掌。连接器可将 Microsoft Office 的作用范围从本地桌面延伸到 Office 365 云服务。Lync 可完成安装，添加即时消息、音频、视频和在线会议等协作功能。一切就绪后，适用于 Android、iPhone、BlackBerry 和 Windows Phone 的 ActiveSync 可将移动设备集成到工作区。
目前限量供应
Office 365 目前只推出了限量测试版，也就是说，Microsoft 将会限制使用该服务的人数，因为它还需要时间来排解难题。Microsoft 将在“未来数月之内”推出公测版。
尽管该服务对小型企业来说至善至美，但它也不会忽略大型公司的需求。Microsoft 正在针对 25 人以上的组织开发 Office 365 企业版。其中将会包括更加符合传统 Exchange、SharePoint 和 Lync 体验的扩展功能。
已经集成了这些功能组件、并且这些功能组件正常运行时间在可接受范围内的企业可能觉得没有必要改用云服务。在余下的客户群体中，小型企业如果选用 Office 365 等云服务，则可以快速获得大型企业才能享用的协作工具。最重要的是，尽管您不能控制一切，但它确实能解决问题。
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Greg Shields是一位 MVP，也是 Concentrated Technology 的合伙人。若要了解 Shields 这位百事通的更多提示和技巧，请访问 ConcentratedTech.com。
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