规划内容类型和工作流 (SharePoint Server 2010)

适用于： SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

本文介绍了内容类型和工作流，并提供了如何将其集成到 Microsoft SharePoint Server 2010 文档管理解决方案的规划指导。

本文内容：

• 规划内容类型

• 规划工作流

• 工作表

规划内容类型

本节内容：

• 什么是内容类型？

• 与 2010 Office 版本进行属性集成

• 列模板

• 文件夹内容类型

• 规划文档内容类型

• 规划列表内容类型

• 规划文档转换

什么是内容类型？

内容类型 定义列表项、文档或文件夹的属性。每种内容类型都可以指定：

• 与该类型项目相关联的属性。

• 与该类型项目相关联的元数据。

• 可以从该类型项目启动的工作流。

• 与该类型项目相关联的信息管理策略。

• 文档模板（针对文档内容类型）。

• 可用的文档转换（针对文档内容类型）。

• 自定义功能。

您可以将内容类型与列表或库相关联。当您执行此操作时，即表示您正在指定该列表或库可以包含此种内容类型的项目，并且该列表或库中的“新建”命令将允许用户新建此类型的项目。

文档库和列表可包含多个内容类型。例如，一个库可以同时包含与某个项目有关的文档和图形。当列表或库包含多个内容类型时，将适用以下规则：

• 默认情况下，在新建项目时，用户可以使用该列表或库中的“新建”命令，从所有可用的内容类型中进行选择。内容类型所有者可将“新建”命令配置为仅显示某些内容类型。

• 显示与所有可用的内容类型相关联的列。

您可在网站的内容类型库中定义自定义内容类型。自定义内容类型必须直接或间接派生自诸如文档或项目等核心内容类型。在网站中定义了自定义内容类型后，在该网站和该网站下的所有网站中均可使用此自定义内容类型。若要使内容类型在网站集中进行最广泛的使用，请在首要网站的内容类型库中定义它。此外，还可以在 Managed Metadata Service 实例中定义的内容类型集线器中创建自定义内容类型。如果在内容类型集线器中创建自定义内容类型，则此内容类型将可供与该 Managed Metadata Service 实例关联的 Web 应用程序所包含的其他网站集使用。

例如，如果组织使用特定合同模板，您可以在网站集的首要网站的内容类型库中创建一个内容类型，该内容类型定义该合同的元数据、合同的模板、审阅和完成合同所需的工作流、强制对与合同相关操作进行审核的策略、用于保留合同的保留期，以及要在合同的打印版本中插入的标签。这样，网站集中与“合同”内容类型相关联的任何文档库都将包括所有这些功能，并允许作者根据该模板创建新合同。

在基于 SharePoint Server 2010 的网站中，每个默认列表项或库项（例如“联系人”、“任务”或“文档”）在该网站的内容类型库中都有对应的核心内容类型。在规划内容类型时，可以使用这些核心内容类型定义作为起点，根据需要在现有内容类型的基础上构建新的内容类型，或者修改核心类型。

内容类型以层次结构的形式组织，这样便允许一种内容类型继承另一种内容类型的特征。文档类可以使用此继承方式在整个组织中共享特征，同时工作组也可以为特定网站或列表定制这些特征。

例如，企业中所有的客户可交付文档可能都需要一组元数据，例如客户编号、项目编号和项目经理。通过创建首要的客户可交付内容类型（所有其他的客户可交付文档类型都将从中继承），您可确保将诸如客户编号和项目编号等必需信息与组织中的客户可交付文档的所有变体关联起来。请注意，如果内容类型所有者向首要的客户可交付内容类型添加了另一个必需列，则该所有者可以将更改传播到从该内容类型继承的所有内容类型，从而向所有的客户可交付文档添加这一新列。

与 2010 Office 版本进行属性集成

在 Microsoft Office system 中，当用户在 SharePoint Server 2010 文档管理服务器中编辑文档时，在文档顶部将显示一个“文档信息面板”。“文档信息面板”会在该服务器上显示一个可编辑形式的文档属性。

利用 SharePoint Server 2010 可以轻松地自定义内容类型的属性表单。在配置内容类型时，您可以启动 Microsoft InfoPath 2010，它将根据内容类型的属性生成一个默认属性表单。该默认表单包括 InfoPath 2010 将使用的相同控件、布局和架构（如果以前未定义自定义表单）。然后，您可以像自定义和部署任何其他 InfoPath 2010 InfoPath 表单一样自定义和部署该表单。例如，您可以向该表单中添加公司徽标、字体和配色方案，将该表单连接到自定义数据源，添加条件逻辑，以及设计可根据用户角色供用户使用的表单功能。

除了在“文档信息面板”中编辑属性外，使用 Microsoft Word 2010 的作者还可以将服务器上定义的属性插入其文档中。例如，如果文档属性包括项目经理姓名，则可以将此姓名插入标题页、页脚或文档中使用该姓名的任何其他位置。如果为某项目分配了新项目经理，则可以在文档管理服务器上更新“项目经理”属性；更新后的项目经理姓名将反映在已插入文档的此属性的每个实例中。

将元数据与内容类型结合使用

元数据或列是与文档有关的信息，可用于对内容进行分类。元数据可作为列与内容类型相关联。通过将元数据与作者、主题、访问群体、语言等相关联，元数据提供与文档有关的上下文信息。与属性不同，元数据可存储为列，并可通过 SharePoint 搜索引擎对元数据进行索引和搜索。

在网站集级别添加的元数据可与内容类型相关联。通过将元数据与内容类型一起使用，所有后续内容类型均可继承派生自网站集级别的父内容类型的某些或所有元数据。然后，可在较低级别（如文档级别）添加其他元数据。

列模板

与内容类型相关联的元数据的每一项都是一列，它是列表中用于存储信息的位置。列表或库通常以图形方式显示为信息列。但是，根据与该列表相关联的视图，列的显示形式可能有所不同，例如日期显示为日历形式。在与列表或库相关联的表单中，列显示为字段。

您可以定义在多个内容类型中使用的列。为此，请在“列模板库”中创建它们。网站集的每个网站中都有一个“列模板库”。与内容类型一样，在网站的“列模板库”中定义的列在该网站及其所有子网站中均可用。

文件夹内容类型

文件夹内容类型定义与列表或库中的文件夹相关联的元数据。当您将文件夹内容类型应用于某个列表或库时，该列表或库中的“新建”命令将包括该文件夹内容类型，从而使用户可创建该类型的文件夹。

您可以在列表或库中定义仅在特定内容类型的文件夹中可用的视图。如果您希望文件夹包含特定类型的文档并希望该文件夹中的视图仅显示与包含在该文件夹中的文档类型相关的列，那么这很有用。

使用 SharePoint Server 2010 对象模型可以自定义文件夹内容类型的“新建”命令，这样，当用户创建该类型的新文件夹时，会根据存储在服务器上的模板向该文件夹预填充多个文件和文档。例如，在实现需要多个文件组成一个可交付文档的复合文档类型时，这将很有用。

文档集 是 SharePoint Server 2010 中的新功能，它使您可以使用 Microsoft Office 2010 管理跨越多个文档的工作产品。文档集是特殊类型的文件夹，可用于管理单个可交付文档或工作产品，它可在多个位置包含多个文档。您可以使用 SharePoint Server 2010 提供的可扩展模板来创建文档集。还可以自定义文档集模板来表示与贵组织相关的工作产品。文档集还包括版本控制，它使您可以捕获整个文档集在其生命周期的各个点的状态。

规划文档内容类型

通过使用“分析文档使用率”工作表规划您的解决方案的文档内容类型，该工作表是您使用文章确定用户和分析文档使用率填写的。使用内容类型工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x804) 来记录您所做的有关每个新内容类型的决定。

每个文档内容类型应该直接从核心“文档”内容类型或从派生自“文档”内容类型的内容类型继承其设置。这将确保您的文档类型的基本列（例如“标题”和“创建者”）都存在，并且您可以将模板与该内容类型相关联。

规划文档内容类型的第一个阶段就是审阅“分析文档使用率”工作表中列出的每种文档类型，以确定现有内容类型是否适合该类型的文档。如果核心内容类型（例如“文档”）已经足够，请在“分析文档使用率”工作表的“内容类型”列中输入内容类型名称。

在审阅文档类型列表以确定哪些可以使用核心内容类型之后，请使用下面的步骤规划新的文档内容类型。对于您规划的每个内容类型，请分别填写一个单独的内容类型工作表。

1. 在“分析文档使用率”工作表中输入文档类型。

2. 输入将在其中定义新的内容类型的网站 URL。请记住，内容类型在定义它们的网站中以及该网站下面的所有网站中均可用。

3. 确定父内容类型   在内容类型工作表的“父内容类型”字段中输入父内容类型。此内容类型将成为核心内容类型或已经规划的自定义内容类型。

4. 确定列   在内容类型工作表的“规划列”表中，执行以下操作：

   1. 输入继承自父内容类型的每个列。在“是否需要新工作流？”列中，为每个条目键入“否”。

   2. 对于其他各个列，请输入预定义列的名称或者您将要创建的列的名称。列的名称很重要，因为它可以传达该列的用途。因此，即使“网站集列库”中已经定义了所需类型的列，您也有可能决定使用与您的应用程序更相关的名称来定义一个类似列。除了输入其他列的名称以外，还需要输入列类型，并指出它们是否是新列。

5. 确定模板   在工作表的“规划模板”部分，输入要与此内容类型相关联的模板的名称及其类型（如 .Docx），并输入该模板用途的简短说明。如果该模板不是从父内容类型继承的，则在“是否需要新工作流？”字段中键入“否”。

6. 确定工作流   工作流可将业务逻辑附加到文档和列表项中。您可以将任何可用的工作流与内容类型相关联；然后，可以对该内容类型的任何文档启动该工作流。在查阅工作流并确定可用的工作流后，可在内容类型工作表的“规划工作流”表中输入要与该内容类型相关联的每个工作流。如果该工作流不是从父内容类型继承的，则在“是否需要新工作流？”列中输入该信息。

7. 确定策略   策略是用于内容类型的一组规则，并由策略功能组成，这些功能提供每条规则的详细信息，例如是否可打印内容类型的项目，或者应审核针对该项目的哪些操作。您可以将策略应用于任何自定义内容类型。请注意，不能将策略应用于核心内容类型。有关策略规划的详细信息，请参阅信息管理策略规划 (SharePoint Server 2010)。查阅策略并确定可用的策略功能和策略模板后，可在内容类型工作表的“规划策略”部分，执行下列操作：

   1. 如果父内容类型有策略设置，这些设置将按原样应用于新内容类型。这将确保策略一经设置即可在所有相关内容类型中强制实施。如果当前内容类型从其父类型继承其策略设置，请在内容类型工作表的“规划策略”部分，对问题“策略是否是在父内容类型中定义的?”回答“是”。

   2. 如果当前内容类型继承的是基于父内容类型的策略，请在“规划策略”部分的“记录策略名称”字段中键入策略模板的名称。同样，如果当前内容类型不继承策略，并且您想要应用策略模板，可在“规划策略”部分的“记录策略名称”字段中键入策略模板的名称。

   3. 如果当前内容类型从父内容类型继承一个或多个单独的策略功能，可在工作表的“规划策略”部分的“功能”表中输入每个策略功能。相反，如果当前内容类型不继承策略，并且您想要将策略功能与当前内容类型相关联，可在“功能”表中输入这些策略功能。请注意，您无法将各个策略功能和策略（按名称）同时与内容类型相关联。

8. 确定文档转换SharePoint Server 2010 支持在服务器上安装文档转换组件，以将文档从一种格式转换为另一种格式。有关文档转换的概述，请参阅下文中的规划文档转换。

   您可以将一个或多个文档转换器与某个内容类型相关联。例如，如果内容类型与 .docx 类型的模板相关联，您可以将 SharePoint Server 2010 中包含的“Word 文档转换为网页”转换器与该内容类型相关联。这样，作者就可在 Microsoft Office Word 2007 中编写该内容类型的文档，然后将这些文档转换为网页进行发布。

在内容类型工作表的“规划文档转换”部分，记录要与内容类型关联的每个文档转换器、指定转换器是否是新转换器（并且需要安装），并添加可选注释。

规划列表内容类型

列表内容类型的元素包括与该内容类型相关联的元数据列，以及可对此列表内容类型的项目运行的工作流。使用列表内容类型可以定义解决方案所特有的列表项目类型。例如，在客户呼叫中心解决方案中，专业支持人员需要研究并解决客户的技术问题，为此，可以使用列表内容类型使每个支持事件的数据标准化，并使用工作流跟踪该事件。

规划文档转换

SharePoint Server 2010 支持在服务器上安装文档转换组件，以将文档从一种格式转换为另一种格式。可以从用户界面运行转换，也可以采用编程方式（例如从自定义工作流）运行转换。将会保留源文档和转换后文档之间的关系。SharePoint Server 2010 包括依据 Microsoft Office Word 2007 文档和 Microsoft Office InfoPath 2007 表单创建网页的转换器。

除了在服务器上提供基础结构以安装和运行文档转换器外，SharePoint Server 2010 还包括一个负载平衡器服务，您可以配置该服务来优化服务器资源的使用。规划文档转换的一个步骤就是调整服务器场，以便在转换文档时以最佳方式平衡负载。

服务器管理员必须在服务器场上安装并随后启用转换器，用户才可以使用。为服务器启用了转换器后，即可对该服务器上的源文档运行该转换器。

使用下面的步骤来配置文档转换器：

1. 在确定用户和分析文档使用率中执行的文档使用率分析中，确定要进行文档转换的候选文档，也就是说，采用一种格式编写但应采用另一种格式发布或存档的文档。

2. 对于文档所需的每种转换，找到可用于在服务器上实现转换的转换器程序。

3. 如果需要，在服务器场中的应用程序（中间层）服务器上安装转换程序。

4. 在 Web 服务器或应用程序（中间层）服务器上配置启动程序服务和负载平衡器服务。

5. 确定文档生命周期中将进行转换的阶段。

6. 确定如何实现转换 — 手动实现转换，或使用启动转换的自定义解决方案。

规划工作流

工作流 对 SharePoint Server 2010 中的文档、网页、表单和列表项实施业务流程。它们可以与库、列表或内容类型相关联。

在文档管理中，可使用工作流将文档从一个人传送给另一个人，因此他们每个人均可完成其文档管理任务，例如审阅文档、审批文档发布或管理文档处置。也可使用自定义工作流将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，您可以将工作流设计为当计划存档文档时，将该文档从一个网站复制到另一个网站。

SharePoint Server 2010 包括满足以下文档管理需求的工作流：

• 收集反馈：发送文档以供审阅。

• 审批：发送文档以供审批，通常作为发布文档的先决条件。

• 处置：管理文档有效期限和处置。

• 收集签名：传送文档以进行签名。

• 翻译：管理将文档翻译为一种或多种语言的过程。

• 东亚文档审批：传送文档以便使用图章签名和面向组的一致流程进行审批。

如果您希望使工作流在使用内容类型时可用，将该工作流与该内容类型相关联。例如，采购订单内容类型可能需要经理审批，然后才能完成交易。若要确保审批工作流始终可在启动采购订单时使用，请创建一个采购订单内容类型，并将审批工作流与该内容类型相关联。然后，将采购订单内容类型添加到将在其中存储采购订单的任何文档库中。

若要为您的文档管理解决方案规划工作流，请分析您计划实施的每个文档内容类型，并确定运行该类型的内容需要使用的业务流程。然后，确定需要使其用于该内容的工作流。

下面是一个分析合同内容类型的工作流的示例表：

工作表

使用以下工作表来记录本文中讨论的信息：

• 内容类型工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x804)

• 分析文档使用率工作表 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x804)