• 發行項

Windows SharePoint Services 3.0 常見問題與技巧指引

**作者：**顧武雄 Jovi Ku、Microsoft MVP、MCITP、MCTS 認證專家、台灣微軟 Technet、TechEd、Tech Day、Webcast 特約資深顧問講師，讀者可以透過他的技術 Blog 與他聯絡。

在不景氣的年代裡，善用 Windows SharePoint Services 3.0 可以協助許多中小企業解決許多資訊管理上的問題。在本文的內容中將與讀者們分享許多常見的使用問題以及一些經驗上的使用技巧。

Windows SharePoint Services 從目前的 3.0 版本開始可以說是一個相當成熟的簡易型知識管理網站，由於它無需再額外購買產品授權並且非常的簡易使用，因此相當適合許多中小企業，藉由它的建置來好好的整頓過去許多沒有效率的知識管理方法與習慣，等到企業的營運規模逐漸擴張時，而功能需求也更加複雜時還可以直接將它升級至 SharePoint Server 2007，來滿足更多系統整合上的應用，例如電子表單流程、商業智慧、專家黃頁等等。

接下來就讓我們來看看今日筆者所要與讀者們分享的相關管理技巧。

基礎文管功能的使用

選擇將企業中的文件檔案歸類到 Windows SharePoint Services 3.0 來進行集中管理是一項明智的選擇，這是因為它本身就是一個典型的文管系統。至於它為何能夠做好文件控管的機制呢？基本上是由於它提供了文件檔案編輯時的取出（Check out）、存回（Check in）以及版本的管理功能，其中文件的取出機制可以有效防止同一個時間裡，有多位的使用者在進行相同文件的編輯，而文件的存回則可以有效管理每一份文件修改後的草稿版本管理，以及正式版本發佈後的版本控管。

無論如何，在文件庫的預設建立之下有關於版本的控管功能是沒有啟用的，至於在文件的取出部分則是由使用者自行選擇性的來使用，不過管理員也可以啟用強制某一些文件庫中的文件必須完成取出之後才能夠進行編輯。

要使用以上所介紹的文件控管機制在設定上很簡單，只要在 Windows SharePoint Services 3.0 的網站上進行到指定文件庫的設定頁面中，接著點選 [文件庫版本設定] 的連結。如圖1 所示來到此頁面之後，我們可以分別設定的項目說明如下：

  • 核准內容：這項功能的啟用可以管制每一次文件版本的存回都必須經過核准，如此一來可以確保每一次草稿版本內容的正確性。
  • 文件版本歷程記錄：這部分可以分別定義版本編號的格式、版本最大數量的管制、保留主要版本數目的草稿。
  • 草稿項目安全性：設定哪一些類型的使用者可以檢視到草稿階段的文件版本，建議您設定為 [只有可以編輯項目的使用者]。
  • 要求取出：此功能的勾選可以強制所有使用者在進行文件編輯之前，必須先完成文件的取出作業，建議您設定為 [是]。


圖1 啟用文件版本控管設定


圖2 主要版本歷程記錄

如圖2 所示便是只有主要版本的歷程記錄範例，在這裡可以看到所有時間點的版本資訊，包含了修改者、註解說明以及檔案大小。接下來讓我們一同來看看有關於包含草稿版本的管理方式。


圖3 草稿版本控管

如圖3 所示在包含草稿版本的文件管理模式下，使用者在進行存回的時候可以決定這一次的存回作業，是要產生新的草稿版本還是發佈成為主要的版本，或是複寫目前的草稿版本檔案，請在輸入完註解說明之後點選 [確定] 按鈕。

如果想要對於最新一次的草稿版本進行正式發佈，如圖4 所示只要在該檔案的下拉選單中點選 [發佈主要版本]，然後在下一個頁面中輸入相關版本註解說明即可。


圖4 發佈主要版本

讓 Outlook 與網站資料進行雙向同步

Windows SharePoint Services 網站與 Outlook 的整合部分，可以作為連接 SharePoint 網站的一個離線閱讀工具，可以同步的項目包含了聯絡人、行事曆、工作、文件庫、以及各類的清單資料（例如討論區）。

至於第一次進行同步的操作方法很簡單，您只要在該網站組件的頁面中點選位在 [動作] 下拉選單中的 [連線至 Outlook] 即可，如此一來系統便會在您個人的電腦 Outlook 中，建立一個位在 SharePoint 清單之下的同步項目，此刻便可以在個別同步的項目中顯示到相關資料。

在雙向的資料同步部分，首先您必須使用的是 Outlook 2007 才可以做的到此功能，不過請注意只能夠針對現有同步下來的資料進行更新的同步，如果是新增的文件檔案或是文件檔案的刪除則都是唯讀的。至於如果是使用 Outlook 2003 則連現有資料更新的部分都是無法進行的，唯一只支援單向的同步更新而已。如圖5 所示便是筆者使用 Outlook 2007 與 Windows SharePoint Services 網站文件庫同步的範例，使用者除了直接可以編輯同步下來的文件之外，還可以直接在預覽視窗中檢視到文件的內容，這包含了 Word、Excel、PowerPoint 等等 Office 文件。


圖5 網站文件庫的資料更新

善用 WSS 3.0 的專案管理技巧

Windows SharePoint Services 3.0 與 Outlook 2007 在整合的使用上，與前一版 Windows SharePoint Services 2.0 與 Outlook 2003 的比較，最大的不同在於 Outlook 2007 已經成為了用戶端使用者在管理上的離線管理程式，也就是說可以隨時在線上與 Windows SharePoint Services 3.0 網站上的行事曆、聯絡人、工作以及 RSS 訂閱摘要進行雙向的資料同步，如此一來您所提到的各類工作的追蹤管理需求便可以透過 Outlook 的雙向同步功能來達成。

想要特定專案網站或部門網站中的工作清單與你電腦上的 Outlook 的資料能夠達到雙向同步，只要在連結到該工作清單之後點選 [動作] 下拉選單中的 [連線至 Outlook]，此刻 Outlook 會彈跳出確認連線的視窗在點選了 [是] 之後，便可以如圖6 所示發現在您的 Outlook 樹狀選項中多了一個 SharePoint 清單節點，展開之後可以看到完成第一次同步的工作項目，後續無論您是在 Outlook 或 SharePoint 網站進行工作的新增、刪除或更新，在保持連線的狀態下便會自動完成同步作業。


圖6 工作清單同步 Outlook

接下來關於工作清單想要以甘特圖的方式來進行檢視，在預設的狀態下任何的工作清單都沒有建立此檢視方式，不過您可以在連結至工作清單之後點選由上角中的 [檢視] 下拉選單，緊接著點選選單中的 [建立檢視] 來進入到自訂檢視的選擇設定。請在此頁面中點選 [甘特圖檢視]，接下來必須分別設定檢視的名稱、以及中間位置中的甘特圖欄位定義，至於其它對象設定以及資料的篩選與排序部份則可以選擇性依需要來設定。建立完成之後如圖7 所示，後續使用者便可以在檢視的欄位中挑選以甘特圖的方式來檢視工作狀態了。


圖7 甘特圖檢視工作清單

如何將 Excel 的資料匯入到網站上

公司內通常會有許多 Excel 的試算表檔案，如果希望將它們置放在 WSS 3.0 網站上讓使用者來檢視與修改，以像清單功能的方式來呈現，想一想在 WSS 3.0 網站上要如何來實作這一部分呢？

很簡單，首先請在小組網站的首頁上點選位在 [網站動作] 下拉選單中的 [建立] 功能，然後在下一個頁面中的 [自訂清單] 區域中，點選 [匯入試算表] 連結。接下來系統將會開啟設定頁面，在此除了需設定清單的名稱之外，還必須點選 [瀏覽] 按鈕來選取 Excel 檔案的位置，然後點選 [匯入] 按鈕即可。


圖8 選取儲存格匯入的範圍

如圖8 所示接下來系統將會自動從本機電腦中開啟指定的 Excel 檔案，並且會帶出一個 [匯入至 Windows SharePoint Services 清單] 的視窗，在這個視窗中首先請先將範圍類型變更成 [儲存格範圍]，接著在點選 [選取範圍] 欄位。最後您便可以將游標移動到試算表中來拖曳出所要涵蓋的範圍即可，完成之後點選 [匯入] 按鈕即可開始進行匯入作業。

完成匯入後的 WSS 3.0 網站清單如果您想要顯示每一行數值統計的結果，只要點選位在 [動作] 下拉選單中的 [總計] 選項即可產生，至於往後如果希望將這一類的網站清單匯出成檔案，則可以點選位在選單中的 [匯出至試算表] 功能即可。

快速建立不同主題的知識 Blog

基本上在 WSS 3.0 部落格網站的規劃上，筆者將它區分為兩種管理方式。第一種是先在首頁上建立一個專屬部落格集中管理的網站，第二種方式則是由各部門的網站管理員自行在所屬的網站下建立自己小組的部落格主題網站。以第一種方式來說，首先必須先來到入口的首頁上點選 [網站動作] 下拉選單下的 [建立網站]，接著請分別設定標題名稱、URL 名稱以及將 [使用上層網站的上方連結] 選項勾選之後點選 [建立] 按鈕。

完成之後您便可以在首頁的上方列中看到我們剛剛建立的網站頁籤，請在切換過去之後點選 [網站動作] 下拉選單下的 [建立網站]，這時候您就可以開始建立各小組的部落格網站，請在此頁面中分別設定標題名稱（例如資訊部部落格）、URL 名稱、選取範本以及取消 [使用上層網站的上方連結列] 這個選項設定為 [否]，完成之後請重複各部門部落格網站的建立即可。


圖9 直接 WORD 2007 發佈 Blog 文章

完成了各部門部落格網站的建立之後，往後所有有權限張貼文章的使用者，除了可以透過部落格網站本身的管理連結中的相關連結來張貼與管理文章之外，也可以透過 Word 2007 來進行發佈，如圖9 所示只要在下拉選單中點選 [發佈]\[部落格] 即可，不過在第一執行時系統會先詢問我們是否要註冊部落格帳戶，在點選 [是] 之後必須選取部落格類型，這包含了各種已知的網際網路部落格網站，在此請選擇 [SharePoint 部落格]，接著就必須輸入所要連結的部落格網址，最後您便可以將任何已經編寫好的部落格文章，在設定好標題之後點選 [發佈] 按鈕下拉選單，來決定要正式發佈此文章還是發佈成草稿即可，如圖4-5-2 所示此為筆者從 Word 2007 發佈至 WSS 3.0 部落格網站上的文章範例。

此外對於各種不同部落格網站的文章發佈，可以透過 [管理帳戶] 按鈕來設定不同的部落格網站的帳戶連線資訊。

如何加入更多免費的小組網站範本

早在 SharePoint Portal Server 2003 的版本中，Microsoft 在網站上就已經提供了許多免費的網站範本可以來匯入使用。而如今全新設計的 WSS 3.0 與 MOSS 2007 在這一部分，不僅在官方網站上提供了繁體中文版的網站範本可以同樣免費下載，在介面設計上還改善了過去許多管理上的不便。以下說明有關於在 WSS 3.0 網站上，新增網站範本的方法以及建立新網站範本的操作。

 

關於網站範本的下載
您只需要在官方首頁上（https://www.microsoft.com）的搜尋欄位中，輸入 Windows SharePoint Services 3.0 Application Templates 關鍵字串即可找到一堆免費範本。

 

應用程式範本核心下載網址：https://go.microsoft.com/?LinkId=5922037。

  • 首先我們必須先下載與安裝應用程式範本核心，請先在命令提式列中切換到 STSADM 預設的儲存路徑下，然後輸入 stsadm -o addsolution -filename ApplicationTemplateCore.wsp。其中範本檔案的路徑，建議您在下載執行解壓縮之後，將它複製到與 STSADM 相同的路徑中。

  • 緊接著再輸入 stsadm -o deploysolution –name  ApplicationTemplateCore.wsp –allowgacdeployment -local。

  • 最後輸入 stsadm -o copyappbincontent 完成應用程式範本核心安裝。


    圖10 安裝 HelpDesk 網站範本

完成了應用程示範本核心的安裝設定之後，接下來我們便可以開始來安裝其它網站範本了，在此以 HelpDesk（服務台）來作為操作範例，如圖10 所示您同樣必須在命令提示列分別完成 stsadm -o addsolution -filename helpdesk.wsp 以及 stsadm -o deploysolution –name helpdesk.wsp –allowgacdeployment –local 的安裝步驟。

完成了 HelpDesk 網站範本的安裝之後，接下來建議您先開啟 SharePoint 管理中心網站，然後在 [作業] 的頁面中點選 [方案管理] 連結。在此我們可以看到有關於前面所安裝的應用程式範本核心、HelpDesk 網站範本。

接下來我們便可以在 WSS3.0 網站上，執行建立一個新的子網站試試看。如圖4-6-4 所示在建立網站的設定中，仔細發現會看到因為前面安裝了應用程式範本核心之後，在範本選擇的區域中便多出了一個 [應用程式範本] 的頁籤選擇，點選之後就可以看到我們剛剛安裝的服務台網站範本可以選擇。

如何在網站上置放網頁計數器

還記得以前我們在自己在設計網站的時候，都會習慣在網站首頁上置放一個計數器元件，以統計該網站上網的人數狀況。而如今在建置 SharePoint 網站之後，如果也希望在每一個部門的小組網站上也置放一個計數器元件，想一想有沒有什麼最快的方法可以達成這一項需求？

想要在 SharePoint 網站頁面上置放一個計數器元件是相當容易的，只要搭配最新的 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 即可輕易達成。

首先我們必須先透過 IE7 瀏覽到打算編輯的 SharePoint 網站頁面，接著點選 [網頁] 下拉選單中的 [使用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 編輯] 選項，執行後系統將會開啟此編輯程式，然後編輯畫面會停留在目前的頁面中。

接下來請點選位在 [插入] 下拉選單中的 [Web 元件] 選項，執行後將會開啟 [插入 Web 元件] 視窗，請在此視窗中選取 [計數器] 選項並且如圖11 所示選擇一個中意的計數器樣式，然後點選 [完成] 按鈕繼續。


圖11 設定計數器組態

點選 [完成] 按鈕之後，最後我們必須在視窗中分別設定 [重設計數器至] 欄位的數值，以及 [固定為數] 的數值。這兩項設定值隨時都可以回到 SharePoint Designer 2007 的編輯中來進行修改。完成設定之後，如圖12 所示便是一個典型插入計數器的小組網站範例。


圖12 完成計數器元件新增

解決無法上傳檔案至網站上的問題

當使用者進行檔案上傳至入口網站的文件庫時卻出現如圖13 所示的的 [管理員已封鎖下列檔案] 的訊息，請想想這可能是什麼原因造成的呢？該如何解決呢？


圖13 封鎖非法檔案訊息

上述這個問題是由於在 WSS 3.0 網站的預設中，檔案的上傳是有一定副檔名限制的，您可以經由 [SharePoint 管理中心]\[作業] 頁面中的 [被拒的檔案類型] 連結，來檢視與修改目前被拒的檔案類型即可。在這個頁面中您可以檢視到許多預設被拒的檔案類型，例如 VBS、WHS、JS、EXE、COM 等可執行的檔案類型，在此您可以自行進行新增與刪除作業。

善用提醒功能掌握重要資訊更新

在 WSS 3.0 網站上提供了一項名為 [提醒我] 的功能，它可以讓使用者針對任何有讀取權限的資訊進行訂閱，例如行事曆、清單、公告、新聞、文件庫、某一個資料夾、單一文件檔案等等，一但相關的資訊內容發生了更新將會依照使用的設定，發送 Email 來通知使用者。值得注意的是在這個版本中，除了可以設定通知使用者本人之外，使用者也可以設定要一併通知的其它使用者，例如專案的主管、老闆、重要關係人等等。

首先是如果我們想針對某一個文件庫中的單一文件檔案的更新進行通知的話，便可以在該文件檔案的下拉選單中點選 [提醒我]，接著系統將會出現如圖14 所示的範例，在這個頁面中首先您可以修改一下提醒的標題，緊接著便可以開始在使用者的欄位中，將所有相關要提醒的使用者一一加入，接著便可以設定哪一些狀態下的變更要提醒，這包含了變更我所建立的文件以及變更我上次修改的文件內容，最後便可以設定通知的時間點，分別可以選擇立即傳送電子郵件、傳送每日摘要資訊以及傳送每週摘要資訊三種。


圖14 單一文件的提醒設定

以上是針對單一個文件檔案或清單項目的提醒設定。如果使用者想針對的整個文件、清單或是資料夾來進行訂閱，那麼除了以上的設定之外還會多出了有關於變更類型的設定，也就是可針對更細部的變更情況來進行提醒的發送，包括了所有的變更、新增項目、修改現有項目、刪除項目以及網路討論區更新等五種。

 

關於提醒設定的上限
在系統預設的狀態下，每一位使用者在整個 WSS 3.0 網站上所設定的提醒通知不能超過 500 個，不過這一項設定值管理員是可以在 SharePoint 管理中心的網站中進行修改的，只要在應用程式管理頁面中點選 [Web 應用程式一般設定] 連結之後，接著找到位在提醒區域中的 [使用者可以建立的提醒數目上限] 來修改即可，當然啦！必要的話您可以選擇將此功能關閉。

 

解決上傳大型檔案時所發生的錯誤

相信很多人可能會遭遇到當連線到公司內部的入口網站時，上傳了一個超過 50MB 的檔案的過程中，出現了超過網站系統管理員所允許的最大長度的錯誤訊息，聰明的您可能會聯想到是否我所上傳的檔案真的超過 Windows SharePoint Services 的系統預設值呢？如果是的話，那麼它的預設值大小是多少呢？可以允許管理者來進行變更嗎？

關於上述的問題它上傳檔案大小的預設限制大小為 50MB，然而在 Windows SharePoint Services 的管理介面中的選項裏是有修改此設定的選項，如圖15 所示請經由 [SharePoint Service 管理中心] 網站上先切換到 [應用程式管理] 的頁面中，然後點選 [Web 應用程式一般設定] 連結，接著再設定您所想要定義的 [最大上載大小] 的值即可解決。


圖15 變更最大上載大小

如何自動化收集使用者表單資料

相信許多讀者在使用 SharePoint 清單功能的經驗中，多少都有面臨關於清單資料收集效率上的問題，那就是對於有許多需要由使用者來共同填寫資料的清單項目，是否可以在透過 Email 傳送表單格式的方式，來讓使用者可以在所收到的 Email 內容中填寫好表單資料之後，系統自動將這一些資料寫入到 SharePoint 網站上的指定清單呢？

事實上這一項需求是可以輕易做到的，這部分建議您可以搭配 Access 2007 的使用來完成。相關操作步驟請參閱以下範例說明。

  • 首先請先連結到 WSS 3.0 網站上的清單組件中，接著點選位在 [設定] 下拉選單中的 [建立檢視]，然後在下一個頁面中點選 [Access 檢視] 連結。

  • 緊接著系統會要求我們建立一個 Access 的資料庫，然後您可以在建立 Access 檢視的視窗中選擇表單的類型，例如一次輸入一筆的表單類型。

  • 接下來您便可以在 [動作] 的下拉選單中點選 [以 Access 開啟]，執行之後請以 [連結至 SharePoint 網站上的資料] 來開啟此清單。


    圖16選擇填寫表單類型

     

  • 接下來請在開啟 Access 2007 的資料表之後，請點選上方的 [建立電子郵件] 按鈕。執行之後在點選 [下一步] 按鈕時會來到如圖16 所示的頁面，在這裡您可以選擇要讓使用者透過 Email 填寫的表單格式，如果收件者電腦上沒有安裝 InfoPath 則請選擇 [HTML 表單] 項目即可。

  • 在下一步的頁面中您可以選擇該表單僅用來收集新的資料，還是也可以用來更新現有的清單資料。接著在下一步的頁面中，便需要設定在清單之中有哪一些欄位，要出現在 Email 的表單之中來讓使用者填寫。

  • 接著在下一個頁面中請務必確認勾選 [自動處理回覆並新增資料至清單中] 的選項。在下一個頁面中可以選擇電子郵件收件人的輸入方式，可以是手動在 Outlook 中來一一輸入，或是選擇位在資料庫中的 Email 位址資料。

  • 接著在下一個頁面中則需要輸入 Email 的主旨與內容說明，最後在下一個頁面中點選 [建立] 的按鈕之後，關閉 Access 2007 應用程式以免發生資料庫被鎖定的問題。


圖17 以 Email 傳送電子表單

完成了建立之後如圖所示17 此刻系統便會開啟 Outlook，來幫我們發送此電子表單到指定的收件人信箱中。在使用者完成此封郵件的回覆並且完成相關欄位的資料填寫之後，這一些資料除了讓發信人可以在 Outlook 的 [Access 資料收集回覆] 資料夾中看見之外，也將會一併寫入到 SharePoint 網站的相對清單欄位中。

排程備份 Windows SharePoint Services 網站

有關於 WSS 3.0 的排程備份方式，基本上與舊版的 WSS 2.0 是一樣的方法。您也可以選擇透過 WSS 3.0 內建的命令管理工具 Stsadm.exe，來進行網站的備份。首先請在開啟命令提示列後切換到 \Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\BIN**，緊接著便可以透過下列命令參數完成備份作業：stsadm -o backup -url http://WSS -filename c:\wssbak.bak

至於 WSS 網站資料的還原，同樣可以使用下列 stsadm.exe 命令完成：

stsadm -o restore -url http://wss -filename c:\wssbak.bak -overwrite

上述範例是手動建立備份檔案的方法。如果您想要做到讓系統每一天自動排程備份 WSS 網站，除了可以透過 STSADM.EXE 搭配 [附屬應用程式] 下的 [排定的工作] 來完成之外，在您還可以透過自行撰寫的 WSH（Windows Script Host）手稿檔，來同樣搭配排程程式的設定來完成，如此一來便可以產生不同日期所建立的備份檔案，請參考以下手稿檔範例：

Dim dayweek   '設定星期變數

Dim strBackup '設定備份命令字串變數

dayweek = datepart("w",(date)) '取星期到設定備份檔的附加字串

strBackup = """C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\web server extensions\12\BIN\stsadm.exe""" + _

"-o backup -url http://wss -filename d:\backups\wss" + cstr(dayweek) + ".bak -overwrite"

Wscript.echo "開始執行 WSS 備份作業"

Set WshShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell") '建立 WSH Shell 物件

Start = WshShell.Run(strBackup, 0, true) '執行 stsadm 備份程式

Set WshShell = Nothing '釋放記憶體

 

如果只是某一個子網站的備份需求，或是打算將某一個子網站匯入到其它網站的路徑下，則可以使用 STSADM -o 命令搭配 export 參數來進行匯出到一個檔案即可。針對網站的匯入只要將 export 參數變更為 import 參數即可來進行網站的匯入作業。必須注意的是如果目的地網站不存在時，系統也將會自動建立該網站。