Outlook 2007 提升企業協同運作的十大活用秘訣

**作者：**Microsoft MVP、特約資深講師 顧武雄

**引言：**很多有經驗的 Exchange Server 銷售人員都知道，要讓您旗下的客戶選擇使用 Exchange Server，真正的關鍵在於讓他們知道它如何讓一個小小的 Outlook 徹底發揮高效率的協同作業價值。本文架構技術的後端是 Exchange Server 2007，而今日真正的主角則是 Outlook 2007。

Exchange Server 2007 的最佳用戶端是 Outlook 2007，是許多使用 Exchange Server 的使用者都知道的，因為它並非只是一個單純的電子郵件平台，而是一個群組軟體、協同作業平台，更是一個不折不扣的企業 M 化運作中的核心平台，對於許多用戶端的使用者來說，Outlook 的使用是無所不在的，它包括在我們的個人電腦中、筆記型電腦中、終端機服務的伺服器中、家中的電腦中以及我們的智慧手機之中，甚至於可以說它就在一通電話的撥打連線中。

然而很多公司 IT 的人員在初步完成了 Exchange Server 2007 建置完成之後，都會有一個疑問，那就是對於數以百計的用戶端使用者來說，如果 IT 人員已經在伺服端幫我們建立好了信箱帳戶了，我們還需要像以往使用 Linux 的郵件系統一樣，必須等待 IT 人員來幫我們設定 Outlook 2007 的連線嗎？

針對這個問題事實上只要公司是使用 Exchange Server 2007 的電子郵件系統，用戶端使用者在開機登入公司的 Active Directory 網域之後，只要立即執行便 Outlook 2007，使用者便不需要輸入任何連線資訊，就可以全自動完成所有關於帳戶、密碼以及伺服器位置的設定與連線。當使用者第一次執行 Outlook 2007 時，將會開啟 [選擇電子郵件伺服器] 設定頁面，此時不需要修改任何設定請點選 [下一步] 按鈕繼續。

圖1 帳戶自動探索

接下來系統將會花費約 3 秒鐘的時間，依照您目前登入公司網域的帳戶資訊，如圖1 所示來取得您連線 Exchange Server 2007 的帳戶名稱與 Email 位址。請點選 [下一步] 按鈕繼續。最後將會如圖2 所示成功完成所有 Outlook 2007 與 Exchange Server 2007 的連線設定，整個操作過程不會超過一分鐘並且不需要進行任何資訊輸入的設定，只要點選三次的 [下一步] 按鈕即可完成。

圖2 完成自動探索與連線

TOP1 如何迅速安排公司會議邀請以及會議室的預約

Q：我們公司對於會議的管理方式，以往都是使用電話聯絡的方式來一一進行邀約，而對於會議室的管理則都是以登記本子的方式來進行記錄，在導入了 Exchange Server 2007 與 Outlook 2007 之後，如何改善這一方面的管理方式呢？

A：會議的管理在 Exchange Server 2007 與 Outlook 2007 的運用中是相當重要的一環，您不一定非得要透過 Outlook 2007，如果人碰巧在外面出差時，也可以直接透過 OWA 或手上的 PDA 手機來進行會議的安排。

在 Outlook 2007 的會議管理操作是相當容易的，首先您只要點選位在 [檔案] \ [新增] 下拉選單中的 [會議邀請]，接著分別點選 [收件者] 按鈕來設定與會者清單，點選 [會議室] 按鈕來加入所要預約的會議室。

接著點選 [排程小幫手] 選項時將會開啟如圖3所示的頁面，在此首先您將可以在右方的 [建議的時間] 窗格中，看到所有系統自動幫我們找出最佳的會議時間清單，越往下方的選項表示越不理想，您可以直接選取適合的會議時間。接著如果希望所安排的會議時間不想讓與會者來建議其它時間，則可以將位在 [回應] 按鈕下拉選單中的 [允許提議的新時間] 選項取消即可。

如果該會議邀請是屬於例行性的，則可以點選週期性按鈕來進行每一週、每一個月等固定時間的會議安排，此外您可以設定提醒會議的通知時間，預設為 15 分鐘。

圖3 迅速邀請相關與會者

TOP2 業務人員的行事曆可以預先設定好範本嗎？

Q：在建置了 Exchange Server 2007 之後，我們公司業務人員的 Outlook 行事曆都是全部開放給業務主管來檢視的，因此對於他們每一天的行程，都必須詳細記載到行事曆的內容之中，因此我想知道對於固定格式的行事曆內容格式，可以像在使用簽名檔一樣預先設計好，而不需要每一次都得重新設定一次嗎？

A：可以的，首先請點選 [工具] \ [表單] 下拉選單中的 [設計表單] 選項，執行之後請在 [查詢] 的下拉選單中確認選取 [標準表單檔案庫]，然後選擇開啟預設的 [約會] 範本檔案。

開啟範本之後請在此頁面中將您所需要的範本內容設計完成之後，點選 [發佈] 按鈕下拉選單中的 [將表單發佈成] 選項。執行後將會開啟如圖4 所示的頁面，建議您將此範本檔案發佈儲存在 [行事曆] 的資料夾中。

圖4 儲存行事曆範本

完成了行事曆範本的設計與發佈之後，接下來我們必須讓目前的行事曆來套用此範本。請點選 [工具] 下拉選單中的 [選項] ，開啟選項頁面之後請點選 [行事曆選項] 按鈕，然後請在行事曆選項的頁面中點選 [空閒/忙碌選項] 按鈕，最後請切換到如圖5 所示的 [一般] 頁面中，然後在下拉選單中變更您在前面步驟中所建立的行事曆範本即可。

圖5 套用行事曆範本

TOP3 在 Outlook 中如何讓代理人可以代發電子郵件呢？

Q：我們公司有一些高階主管都有各自的業務助理人員，如今在導入 Exchange Server 2007 之後，希望除了可以做到讓這一些助理人員能夠看到他們的收件夾、行事曆、聯絡人等資料夾之外，也可以在必要的時候代為發送電子郵件，請問這方面的需求該怎麼做呢？

A：基本上這一項代為發送電子郵件的功能，必須先完成兩方面的授權設定，分別是伺服端的代理傳遞設定以及 Outlook 中的代理人設定。以下介紹相關的操作範例。

首先請在伺服端的 Exchange 管理主控台介面中，切換到 [收件者組態] \ [信箱] 節點上，然後針對指定的使用者開啟 [內容] 設定頁面，接著切換到 [郵件設定流程] 頁籤中點選 [傳遞選項] 項目的內容，執行之後在如圖6所示的頁面中，點選[新增]按鈕來加入代理人的使用者即可。

圖6 設定代理傳送者

接下來必須來到欲設定代理人的使用者 Outlook 介面中。請點選 [工具] 下拉選單中的 [選項]，然後切換到 [代理人] 的頁籤中點選 [新增] 按鈕，來從全域通訊清單中搜尋與挑選代理人。接著將會開啟如圖7 所示的設定頁面，在此您至少必須給予此代理人擁有針對收件夾的 [編輯者] 權限，此外建議您一併將[自動傳送郵件給代理人，告知其擁有的權限範圍]選項勾選，這樣一來這一些被指定為代理人的使用者將會收到代理權限的項目通知。

完成了以上設定之後，接下來您可以嘗試以代理人的 Outlook，來代為發送這一位使用者的信件，不過這時候您可能會發現在 Outlook 中無法設定寄件者，這是因為在預設的狀態下這個欄位是沒有出現的，您只要點選位在 [選項] 頁面中的 [顯示寄件者] 即可。

圖7 Outlook 2007 代理人設定

TOP4 Outlook 2007 中如何設定 Outlook 無所不在的連線功能？

Q：請問有關於 Exchange Server 2007 所提供的 [Outlook 無所不在] 功能，一旦在伺服端完成所有啟用設定之後，用戶端的 Outlook 2007 要如何完成這一項連線設定呢？

A：此功能必須使用在 Outlook 2007 或 2003 中，結合 Windows XP SP2 或 Windows Vista 作業系統下才可以，此外還必須安裝與設定好數位憑證的檔案，如此一來才可以在完全加密的通訊環境中來安全使用。

首先您必須先使用 IE 瀏覽器登入連線到公司的 CA 憑證伺服器網站，一般都是在網址的後面加上 certsrv 的路徑即可。如圖8 所示在這個頁面中，請點選 [下載 CA 憑證、憑證鏈結或 CRL] 的連結，然後在下一個頁面中點選 [下載 CA 憑證鏈結]，接著將這個檔案儲存在適當的本機路徑中。

圖8 下載 CA 憑證鏈結

完成 CA 憑證鏈結的下載之後，接下來請到控制台中點選開啟 [網際網路選項] ，開啟之後切換到 [內容] 頁面中點選 [憑證] 按鈕，然後在下一個頁面中切換到 [信任的根憑證授權] 中點選 [匯入] 按鈕。

接下來將會開啟 [憑證匯入精靈] ，請透過此介面將前面所下載的 CA 憑證鏈結檔案存放到 [信任的根憑證授權] 存放區即可。

最後一個步驟我們必須開啟位在 Outlook 的 [工具] 選單下的 [帳戶設定]，然後選擇去變更預設的 [Microsoft Exchange] 項目設定，接著在開啟的頁面中點選 [其他設定] 按鈕，執行後切換到 [連線] 的頁面中勾選 [使用 HTTP 連線至 Microsoft Exchange]，以及點選 [Exchange Proxy 設定] 按鈕。

點選之後將會開啟如圖9 所示的頁面，在此首先必須輸入公司 Exchange Server 2007 對外開放連線的網址，這部分與 OWA 網址相同但是不帶 /OWA 路徑，接著請將下方的 Proxy 驗證設定中的下拉選單修改為 [基本驗證] 即可。

圖9 連線網址與驗證方法設定

TOP5 如何加快使用 Outlook 無所不在下載郵件的速度？

Q：我們組織中有許多外點的員工分散在世界各地，由於大多數的地區的使用者都不多，因此他們往往使用的都是筆記型電腦在工作，然而由於公司所建置的訊息平台是 Exchange Server 2007，因此 Outlook 2007 便是他們最經常會使用到的協同作業工具，所以便在伺服器上啟用了「Outlook無所不在」的功能，來提供遠端的使用來存取。

只是目前有部份高級主管埋怨下載的速度不是很理想，因為經常會發生許多重要的郵件訊息必須等到前面一些大型郵件的檔案完成下載之後，才能夠順利閱讀到這一些被排列在較後面的重要訊息，請問有法子可以解決嗎？

A：這個問題的確是很多使用 Exchange Server 2003 的企業初期容易碰到的問題，解決的方法首先必須去設定組織在使用者信箱傳送與接收的最大郵件大小值，如此一來可以預防無限大的郵件往收件者的信箱來塞。接下來您可以指導使用者去設定 Outlook 2007 中有關於郵件傳送與接收的設定。

請先開啟 Outlook中 [工具] 選單下的 [選項] 設定，接著請在 [傳送/接收群組] 的頁面中點選 [編輯] 按鈕，最後您便可以在如圖10 所示這個頁面中的 [資料夾選項] 裡，一一來設定所要 [僅下載標題] 的資料夾，在系統預設的狀態下 [收件匣] 的設定值為 [下載包括附件的完整項目] ，也因此會對於一些遠端使用者造成困擾，當然啦！更進階的作法則是可以限定當發現指定大小的郵件需要下載時，便唯一只下載標題即可，如此一來想必這一些有關於頻寬不足與下載的問題就可以解決了。

圖10 設定 Outlook 資料夾的下載方法

TOP6 快速檢視所有郵件資料夾的大小與手動清除大量郵件的秘訣

Q：在我的 Outlook 2007 中目前建立的許多郵件資料夾，而如今我收到 Exchange Server 2007 所發送出來的信箱超過限制大小的警示通知，想請問是否有甚麼樣的方法可以讓我快速知道每一個資料夾的大小，以及進行大量特定條件的郵件刪除作業。

A：對於單一郵件資料夾大小的檢視，可以在該資料夾的 [內容] 中點選位在 [一般] 頁面上的 [資料夾大小] 按鈕，即可檢視到包含子資料夾的所有目前大小清單，至於如果想要一次看到整個 Outlook 中的所有資料夾大小清單，則可以在點選位在 [工具] 下拉選單中的 [信箱清除]，然後在圖11 所示的頁面中點選 [檢視信箱大小] 按鈕，執行後會開啟如圖12 所示的檢視頁面，這裡頭還包含了目前本機與伺服器的資料夾大小清單。

在郵件大量刪除的部分，有兩種方法可以來做到這一項需求。第一種方式是直接在 [信箱清除] 的頁面中，透過尋找指定過期天數或超過指定大小郵件的方式來進行刪除，另一種方式則是透過搜尋資料夾的建立，來一次刪除資料夾中所有符合條件的郵件項目，後者的條件設定方式彈性許多。

圖11 信箱清除管理

圖12 檢視所有資料夾大小

TOP7 在 Outlook 中如何設定郵件的自動刪除與封存功能

Q：我目前已經透過 Outlook 2007 的郵件規則功能，將一些同事、客戶以及廠商的來信自動分類到指定的郵件資料夾之中，如今發現信件的數量日漸暴增，我要如何來信箱中的信件每隔一段時間自動封存到其它的檔案中，甚至於針對特定的郵件資料夾設定直接自動清除郵件的功能。

A：在 Outlook 2007 的預設中，基本上已經設定了郵件自動封存的功能了，並且相對的封存資料夾也有呈列在資料夾清單窗格中，不過這一項規則預設只有套用到 [寄件備份] 的資料夾上，您可以變更這一項設定。首先請點選位在 [工具] 下拉選單中的 [選項]，接著切換到 [其他] 頁面中點選 [自動封存] 按鈕繼續。

如圖13 所示在自動封存的設定頁面中，可以發現在預設的組態中將會自動清除早於六個月前的郵件，並且將這一些項目搬移到預設的封存資料夾檔案中，如果您希望這一項設定可以自動套用到目前所有在 Outlook 中的郵件資料夾，只要點選 [將此設定套用至所有的資料夾] 按鈕即可。

圖13 系統預設封存設定

確認了以上的設定之後，如果您希望自己所建立的郵件資料夾可以有不同的自動封存設定，只要在該資料夾節點上按下滑鼠右鍵選取 [內容]，接著切換到 [自動封存] 頁面中，來設定自動封存的規則或是直接勾選 [永久刪除舊項目] 的設定即可。

TOP8 Outlook 2007 中如何變更通訊清單預設的顯示位置

Q：剛完成 Exchange Server 2007 的建置之後，我們便緊接著完成整個企業的全域通訊清單的建立，通訊錄中包含了各課室、各廠區以及各部門的分類。然而目前有使用者希望能夠在 Outlook 2007 的使用中，讓他們在寄一封新的訊息時，可以再開啟通訊清單的視窗後，讓選項自動出現在自己所希望的位置上，請問這一項需求可以做得到嗎？

A：關於這一項需求，事實上無論是在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中都是可以經由設定來達到的。首先請在 Outlook 介面中的[工具]選單下點選 [通訊錄] 選項，接著在通訊錄的視窗中點選位在 [工具] 下拉選單中的 [選項] 設定，這時候系統會開啟如圖14 所示的頁面，在此您可以在 [先顯示這份通訊清單] 的下拉選單中，來自行便您所希望的通訊清單預設顯示位置即可。

圖14 變更通訊清單預設的顯示位置

TOP9 已經傳送出去的郵件還可以回收回來嗎？

Q：我們經常會在忙碌的工作中誤寄了一些重要的 Email 給不對的人，或是所寄送的 Email 少了需要的相關附件檔案等等，請問在這種情況之下，還有機會將所送出去的 Email 給予回收回來，或是用新寄的郵件來覆蓋掉前一封寄出去的郵件嗎？

A：可以的，不過這一項功能的使用必須對方的郵件系統也是採用 Exchange Server 2000、2003 或是 2007。而執行的方法只要在 [寄件備份] 的資料夾中，將所送出去的 Email 開啟之後，如圖15 所示點選位在 [其他動作] 下拉選單中的 [回收此郵件]，執行之後將會開啟如圖16 所示的對話視窗，如果您是傳送郵件給許多個人，建議可以清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

圖15 執行回收郵件功能

圖16 回收郵件設定

TOP10 Outlook 2007 除了可以發送 Email 之外也可以發送手機簡訊嗎？

Q：到目前為止在我們公司的客戶裡，使用 Windows Mobile 手機的使用者仍是少數，因此即使這些公司是使用 Exchange Server 2007，也無法完全以 Push Mail 來通知重要訊息，此刻如果希望這一類的客戶人在外面時也可以立即得知重要訊息，勢必得依賴手機簡訊的方式來進行發送，不知道在 Outlook 2007 中是否有提供大量發送簡訊給聯絡人的功能。

A：在 Outlook 2007 的設計中除了可以用來發送傳真以及電子郵件之外，在結合了協力廠商所提供的線上簡訊服務之後，便可以做到大量發送手機簡訊給 Outlook 聯絡人的需求。以下讓我們一同來看看相關的設定與使用範例。

首先請在 Outlook 2007 中點選位在 [工具] 下拉選單中的 [帳戶設定] ，然後在 [電子郵件帳戶] 的頁面中點選 [新增] 按鈕，接著請在 [選擇電子郵件服務] 的頁面中，選取位在 [其它] 窗格中的 [Outlook 行動訊息服務]，然後點選 [下一步] 按鈕。

圖17 Outlook 行動訊息服務設定

接下來將會開啟如圖17 所示的 [帳戶設定] 頁面，在預設的狀態下 Web 服務位址的欄位是空白的，您必須點選右邊的超連結來完成這部分的設定，執行之後您將可以選擇希望搭配的線上服務，然後依照不同的線上指示完成設定即可。

圖18 傳送多媒體簡訊

完成 Outlook 行動訊息服務的設定之後，接下來要如何發送簡訊給您的聯絡人呢？很簡單！只要在 Outlook 介面中點選位在 [檔案] \ [新增] 下拉選單中的 [簡訊] 或 **[多媒體簡訊]，**如圖18 所示便是開啟多媒體簡訊的編輯頁面，在此您不僅可以輸入一般文字訊息，還可以插入圖片與音效檔案。

在完成收件者的設定之後請點選 [傳送] 按鈕即可，如圖19所示便是收件者的手機接收到多媒體簡訊的範例。

圖19 手機接收多媒體簡訊

除了手機簡訊的發送之外，如果您所設定的線上服務也提供接收簡訊服務的話，您還可以進一步設定相關訊息轉寄的功能。請在 Outlook 的 [工具] 選單下點選 [選項]，然後在 [偏好] 的頁面中點選 [訊息轉寄] 按鈕，這時候將會開啟如圖所示的頁面。在這個頁面中除了可以設定轉寄的行動電話號碼之外，還可以設定轉送訊息的條件以及設定有關轉送提醒與行事曆摘要。

結 論

Outlook 是整個 Office System 用戶端協同作業中最重要的管理工具，它不僅完全整合了 Exchange Server 2007 所有重要的功能，對於 MOSS 2007 來說也是極為重要的資料同步與離線閱讀工具，此外在個人資訊管理（PIM）的應用上，也可以幫我們個人解決許多 Email、約會以及聯絡人管理與追蹤上的需求，甚至於如同本文所介紹到的一樣，來協助我們大量發送與接收手機的簡訊。