Share via

  • 發行項

在 Outlook 2007 中設定保留設定和自動封存

更新日期: 2007年9月

適用於: Office Resource Kit

 

上次修改主題的時間： 2015-03-09

本文內容：

  • 設定保留設定

  • 設定自動封存設定

  • 自動封存在 Outlook 中的運作方式

  • 保留設定在 Outlook 中的運作方式

  • 使用 Outlook 封存和 Exchange 文件管理

在 Microsoft Office Outlook 2007 中，保留設定和自動封存有助於決定在使用者信箱中管理電子郵件的方式。您可以針對組織中的使用者進行這些功能的設定，例如，決定執行自訂封存的頻率，以及執行自訂封存之前，是否要提示使用者。

如果您為使用者設定 Exchange Server 文件管理設定以及 Outlook 保留和自動封存設定，請注意，Exchange 設定會影響 Outlook 保留和自動封存行為。請參閱本文稍後的＜使用 Outlook 封存和 Exchange 文件管理＞一節。

Note附註：
本文的適用對象為 Outlook 系統管理員。若要在電腦上設定 Outlook 自動封存選項，請參閱設定自動封存設定 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x404)。

設定保留設定

您可以使用 Outlook 群組原則範本 (Outlk12.adm)，鎖定設定以自訂保留設定。或者，可以使用 Office 自訂工具 (OCT) 來設定預設設定，在此情況下，使用者可以變更設定。OCT 設定位於 OCT 之 [修改使用者設定] 頁面上的對應位置中。

您可以從 Microsoft 下載中心的 2007 Office System 管理範本 (ADM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x404)，下載 Outlook 範本和其他系統管理檔案。

利用下列程序，使用群組原則來自訂保留設定。

使用群組原則來自訂保留設定

  1. 在群組原則中，載入 Office Outlook 2007 範本 (Outlk12.adm)。

  2. 若要自訂保留設定的運作方式，請在「使用者設定\系統管理範本\Microsoft Office Outlook 2007\工具 | 選項\其他\自動封存」下，按兩下 [保留設定]。

  3. 按一下 [啟用]，然後設定保留設定選項。例如，選取 [開啟保留原則] 來啟用保留設定。

  4. 按一下 [確定]。

下表所示的是您為保留設定所進行的設定。請注意，保留設定會取代資料夾的封存設定。

自動封存選項 描述

開啟保留原則

啟用使用者信箱保留設定。

保留項目的最大天數

為收件匣中的項目、收件匣以外的所有郵件資料夾、任何資料夾中的行事曆項目，以及已自動封存的所有其他資料夾，指定保留天數。

不保留的項目

指定是否要將郵件移至 [刪除的郵件] 資料夾或是永久刪除郵件。

公司保留原則資訊的 URL

指定描述組織保留原則的網站。沒有預設的 URL。

設定自動封存設定

您可以使用 Outlook 群組原則範本 (Outlk12.adm)，鎖定設定以自訂自動封存。或者，可以使用 Office 自訂工具 (OCT) 來設定預設設定，在此情況下，使用者可以變更設定。OCT 設定位於 OCT 之 [修改使用者設定] 頁面上的對應位置中。

您可以從 Microsoft 下載中心的 2007 Office System 管理範本 (ADM) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x404)，下載 Outlook 範本和其他 ADM 檔案。

利用下列程序，使用群組原則來自訂自動封存選項。

使用群組原則來自訂自動封存選項

  1. 在群組原則中，載入 Office Outlook 2007 範本 (Outlk12.adm)。

  2. 若要自訂自動封存的運作方式，請在「使用者設定\系統管理範本\Microsoft Office Outlook 2007\工具 | 選項\其他\自動封存」 下，按兩下 [自動封存設定]。

  3. 按一下 [啟用]，然後設定自動封存選項。例如，選取 [開啟自動封存] 來啟用自動封存，並在 [每 <x> 天執行自動封存] 方塊中選取天數，來選擇封存間隔。

  4. 按一下 [確定]。

下表所示的是您為自動封存所進行的設定。

自動封存選項 描述

開啟自動封存

針對使用者，將自動封存設定為以 [每 <x> 天執行自動封存] 設定所指定的頻率來執行。

每 <x> 天執行自動封存

指定自動封存的間隔 (以天數計)。

自動封存執行前提示

執行自動封存前先通知使用者，而不是以無訊息模式執行。

刪除過期的項目 (僅用於電子郵件資料夾)

刪除過期的電子郵件，而不是將他們移至封存資料夾。

封存或刪除舊項目

將 Outlook 項目移至封存檔案或刪除項目。

在資料夾清單中顯示封存資料夾

在使用者的 Outlook 資料夾清單中顯示封存資料夾。

清除項目 - 早於

指定封存或刪除項目之前，要將項目保留多久時間。

永久刪除舊項目

永久刪除項目，而不是將他們移至 [刪除的郵件] 資料夾。

自動封存在 Outlook 中的運作方式

Outlook 信箱會在使用者建立和接收項目時增大。為了將信箱保持在容易管理的狀態，使用者需要另一個位置來儲存 (封存) 重要但不常使用的舊項目。通常最簡便的方式是，自動將這些舊項目移至封存位置，並捨棄內容過期且不再有效的項目。自動封存會自動為使用者管理此程序。

排定自動封存

自動封存預設是開啟的，而且會在排定的間隔自動執行，以便移除資料夾中老舊和過期的項目。較舊的項目是已到達使用者指定之封存期限的項目 (預設封存期限會隨著 Outlook 項目類型而不同)。過期的項目則是內容在特定日期之後便不再有效的郵件和會議項目，例如，已設定為兩個月前過期但仍會出現在使用者收件匣中的郵件項目。

使用者可以在 Outlook 中建立或傳送項目的同時或日後，指定項目的到期日。當項目到期時，便無法使用，而且顯示於資料夾清單中時，會在其上劃過一條刪除標記。

封存資料夾位置

當自動封存執行時，會根據您指定的設定，刪除項目或將項目移至封存資料夾。

封存檔案是 Outlook 資料檔案 (PST 檔案)，會在 Outlook 資料夾清單中顯示為 [封存資料夾]。自動封存首次執行時，Outlook 會自動在下列位置建立封存檔案：

%UserProfile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

保留設定在 Outlook 中的運作方式

除了自動封存設定之外，您也可以為使用者信箱中的項目啟用保留原則設定。保留原則設定可協助使用者遵循貴公司針對文件保留所建立的保留原則準則。

Note附註：
因為保留原則設定均隸屬於 Outlook 的自動封存功能，所以唯有在自動封存執行時，保留設定才會執行。手動執行封存無法觸發保留設定強制執行。

Outlook 中的保留群組原則設定已設定為遵循公司原則，鼓勵使用者僅保留固定時段的文件和項目。實作保留設定需要啟用自動封存，但是保留設定的優先順序會高於自動封存設定。

使用 Outlook 封存和 Exchange 文件管理

如果已將 Microsoft Exchange 設定為實作文件管理功能，為使用者信箱設定電子郵件到期日期，請確定已設定 Outlook 封存設定，如此一來，項目到期和封存或刪除工作即可如使用者預期的方式運作。

根據預設，在大部分的設定中，Exchange 保留原則會覆寫 Outlook 保留設定。未察覺 Exchange 原則具有優先順序的使用者可能會遺失 Outlook 項目。如果使用者預期他們的自動封存設定會將項目移至 Outlook 資料檔案，而不是透過 Exchange 文件管理程序來移除項目，即會發生此狀況。

為避免使用者對此案例產生混淆，請停用選項以設定手動封存。利用下列程序，使用群組原則來停用手動封存。

使用群組原則來停用手動封存

  1. 在群組原則中，載入 Office Outlook 2007 範本 (Outlk12.adm)。

  2. 在 [使用者設定\系統管理範本\Microsoft Office Outlook 2007\工具 | 選項\其他\自動封存] 下，按兩下 [停用檔案|封存]。

  3. 按一下 [啟用]。

  4. 按一下 [確定]。