規劃內容類型 (Office SharePoint Server)

  • 發行項

本文內容：

  • 何謂內容類型？

  • 與 2007 Office 版本整合屬性

  • 關於欄範本

  • 關於資料夾內容類型

  • 規劃文件內容類型

  • 規劃清單內容類型

  • 規劃文件轉換

  • 規劃內容類型之後：後續步驟

  • 工作表

本主題說明內容類型及相關功能，並依據 Microsoft Office SharePoint Server 2007 來提供適用您的解決方案的內容類型規劃指導。

何謂內容類型？

「內容類型」**可定義清單項目、文件或資料夾的屬性。每個內容類型都可以指定：

  • 要與其類型之項目建立關聯的屬性。

  • 可從其類型之項目啟動的工作流程。

  • 要與該類型項目建立關聯的資訊管理原則。

  • 文件範本 (適用於文件內容類型)。

  • 可使用的文件轉換 (適用於文件內容類型)。

  • 自訂功能。

您可以將內容類型與清單或文件庫建立關聯。當您這麼做時，就會指定清單或文件庫可包含該內容類型的項目，以及該清單或文件庫中的 [新增] 命令可讓使用者建立該類型的新項目。

注意

屬性、工作流程、原則及範本也可以直接與清單或文件庫建立關聯。然後，這麼做會將這些關聯限制在清單或文件庫，而無法在您的整個解決方案中重複使用。

文件庫和清單可以包含多個內容類型。例如，文件庫可以同時包含與專案相關的文件和圖形。當清單或文件庫包含多個內容類型時：

  • 清單或文件庫中的 [新增] 命令可讓使用者建立所有相關內容類型的新項目。

  • 所有與欄相關聯的可用內容類型都會顯示。

您可以在網站的內容類型庫中定義自訂內容類型。自訂內容類型必須直接或間接衍生自核心內容類型，例如文件或項目。在網站中定義自訂內容類型之後，就可以在該網站及其下所有子網站中使用。若要讓內容類型的可用範圍最廣，請將它定義在網站集合最上層網站的內容類型庫中。

例如，若貴組織使用特定的合約範本，您可以在網站集合最上層網站的內容類型庫中，建立一個內容類型來定義該合約的中繼資料、合約的範本、檢閱和完成合約所需的工作流程、用來強制稽核與合約相關動作的原則、保留合約的保留期，以及要插入合約列印版本的標籤。然後，與合約內容類型相關聯之網站集合中的任何文件庫，都會包含上述所有功能，並且可以讓作者依據範本來建立新的合約。

在以 Office SharePoint Server 2007 為基礎的網站中，每個預設清單項目或文件庫項目 (例如合約、工作或文件) 在網站的內容類型庫中，都有相對應的核心內容類型。在規劃內容類型時，您可以用這些核心內容類型定義作為起點，依據需求，以現有的內容類型作為新內容類型的基礎，或是修改核心類型。

內容類型採用階層式組織架構，這種階層可以讓其中一種內容類型繼承其他內容類型的特性。如此，組織內的文件類別就可以共用特性，小組也可以針對特定網站或清單來自訂這些特性。

例如，企業中可交付客戶的所有文件，可能都需要一組中繼資料，如帳號、專案編號及專案經理。藉由在頂層建立應交付客戶的內容類型，讓所有應交付客戶的文件類型都繼承此內容類型，即可確保像帳號和專案編號這類必要資訊，會與組織內所有不同的應交付客戶文件相關聯。請注意，如果在最頂層的應交付客戶內容類型中新增另一個必要的欄，則內容擁有者可以將變更傳播至從其繼承的所有內容類型，就會將新欄新增至所有應交付客戶的文件。

與 2007 Office 版次整合屬性

在 2007 Microsoft Office 系統 中，當使用者從 Office SharePoint Server 2007 文件管理伺服器編輯文件時，[文件資訊面板]**** 會顯示在文件頂端。[文件資訊面板] 會顯示可編輯的表單，並反映出文件在伺服器上的屬性。

Office SharePoint Server 2007 可讓您輕鬆自訂內容類型的屬性表單。設定內容類型時，您可以啟動 Microsoft Office InfoPath 2007，它會根據內容類型的屬性來產生預設屬性表單。預設表單中包含相同的控制項、版面配置及結構描述，在沒有定義自訂表單的情況下，2007 Office System 就會加以使用。然後您就可以像使用其他 Office InfoPath 2007 InfoPath 表單一樣地自訂和部署這個表單。例如，您可以將公司標誌、字型及佈景主題呈現新增至表單；將表單連接至自訂資料來源；新增條件式邏輯；以及依據使用者角色來設計其可使用的表單功能。

若搭配 [文件資訊面板]**** 中的編輯屬性，使用 Microsoft Office Word 2007 的作者可以將伺服器上定義的屬性插入其文件中。例如，若文件屬性包含律師名稱，就可以將這個名稱插入標題頁面、頁尾或文件中使用該名稱的任何其他地方。如果指派新的律師來處理特定案件，可以在文件管理伺服器上更新律師名稱屬性；更新的律師名稱會反映在已插入文件中的這個屬性的每個執行個體。

關於欄範本

與內容類型相關聯之中繼資料的每個項目都是一欄，也就是清單中用來儲存資訊的位置。Office SharePoint Server 2007 中的清單或文件庫通常都會顯示成資訊欄圖形。然而，依據與清單相關聯的檢視，這些欄會以其他表單出現，例如行事曆顯示中的日期。在與清單或文件庫相關聯的表單中，欄會顯示成欄位。

您可定義將欄用於多個內容類型。若要執行這項操作，請將其建立在欄範本庫中。網站集合中的每個網站都有欄範本庫。就像內容類型一樣，定義在網站的欄範本庫中的欄可用於該網站及其所有子網站。

關於資料夾內容類型

資料夾內容類型會在清單或文件庫中，定義與資料夾相關聯的中繼資料。當您將資料夾內容類型套用至清單或文件庫時，該清單或文件庫中的 [新增] 命令就會包含該資料夾內容類型，讓使用者可以建立該類型的資料夾。

您可以在清單或文件庫中，定義只能用在特定內容類型之資料夾中的檢視。當您想要讓資料夾包含特定類型的文件，而且想要讓該資料夾中的檢視只顯示與該資料夾所包含之文件類型相關的欄時，這會很好用。

您可以使用 Office SharePoint Server 2007 物件模型，針對資料夾內容類型來自訂 [新增]**** 命令，這樣一來，當使用者建立該類型的新資料夾時，就會依據儲存在伺服器上的範本，在資料夾中預先填入多個檔案和文件。例如，當您實作的複合文件類型需要將多個檔案加入單一應交付客戶的文件時，這會很好用。

規劃文件內容類型

使用分析文件目的工作表 (您之前用＜分析文件使用狀況＞主題來填入的工作表)，針對您的解決方案來規劃文件內容類型。使用內容類型工作表來記錄有關每個新內容類型的決定。

每個文件內容類型應該都會直接繼承核心文件內容類型的設定，或是繼承自該文件內容類型之內容類型的設定。這樣可以確保文件類型的基本欄 (例如 [標題] 和 [建立者]) 存在，而且您可以將範本與內容類型建立關聯。

規劃文件內容類型的第一階段，是要檢閱分析文件目的工作表中列出的每個文件類型，以決定是否有現有的內容類型可用於該類型的文件。如果核心內容類型 (例如文件) 足夠，請在分析文件目的工作表的 [內容類型] 欄中輸入內容類型名稱。

檢閱文件類型清單來決定哪些可以使用核心內容類型之後，再使用下列步驟來規劃新的文件內容類型。針對您規劃的每個內容類型，填寫個別的規劃內容類型工作表。

  1. 從分析文件目的工作表輸入文件類型。

  2. 輸入要定義新內容類型的網站 URL。請記得，內容類型可用於定義這些內容類型的網站及其下所有子網站。

  3. 決定上層內容類型   請在規劃內容類型工作表的 [上層內容類型] 欄位中輸入上層內容類型。這將會成為核心內容類型或是您已規劃的自訂內容類型。

  4. 決定欄   請在規劃內容類型工作表的 [規劃欄] 表格中，執行下列作業：

    1. 輸入繼承自上層內容類型的每一欄。在 [新增？] 欄的每個項目中輸入 [否]。

    2. 針對其他的每一欄，輸入預先定義欄的名稱，或是您要建立之欄的名稱。請記得，欄的名稱是很重要的，因為它可以傳達該欄的目的。因此，即使網站集合欄組件庫中已定義您所需之類型的欄，您可能還是會決定為您的應用程式定義一個名稱更貼切的相似欄。隨著其他欄的名稱，輸入其類型，並指出它們是不是新的。

  5. 決定範本   在工作表的 [規劃範本] 區段中，輸入與這個內容類型相關聯之範本的名稱，以及它的類型 (例如 .Docx) 和範本目的的簡述。如果範本不是繼承自上層內容類型，請在 [新增？] 欄位中輸入 [否]。

  6. 決定工作流程   工作流程會將商務邏輯附加到 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的文件及清單項目。您可以將任何可用的工作流程與內容類型建立關聯；然後就可以在該內容類型的任何文件上初始化工作流程。如需工作流程規劃的完整討論，請參閱＜規劃文件管理的工作流程＞。在檢閱工作流程並判斷哪些工作流程可使用之後，請在規劃內容類型工作表的 [規劃工作流程] 表格中，輸入要與內容類型建立關聯的每個工作流程。如果工作流程不是繼承自上層內容類型，請在 [新增？] 欄中輸入該資訊。

  7. 決定原則   原則是內容類型的一組規則，由原則功能組成，其提供每個規則的詳細資料，例如，是否可以列印該內容類型的項目，或是項目上的哪些動作要被稽核。您可以將原則套用至任何自訂內容類型。請注意，您不能將原則套用至核心內容類型。如需原則規劃的詳細資訊，請參閱＜規劃資訊管理原則＞。檢閱原則並判斷哪些原則功能和原則範本可以使用之後，請在規劃內容類型工作表的 [規劃原則] 區段中，執行下列作業：

    1. 如果上層內容類型有原則設定，則會完整的套用在新內容類型中。這樣可以確保一旦設定原則，就會強制套用在所有相關的內容類型中。如果目前的內容類型是繼承其上層類型的原則設定，請在規劃內容類型工作表的 [規劃原則] 區段中，在問題「原則定義在上層內容類型中嗎？(是 / 否)」回答 [是]。

    2. 如果目前的內容類型是繼承以上層內容類型為基礎的原則，請在 [規劃原則] 區段的 [記錄原則名稱] 欄位中，輸入原則範本的名稱。同樣地，如果目前的內容類型沒有繼承原則，而您想要套用原則範本，請在 [規劃原則] 區段的 [記錄原則名稱] 欄位中，輸入原則範本的名稱。

    3. 如果目前的內容類型是繼承上層內容類型的一或數個別原則功能，請在工作表 [規劃原則] 區段的 [功能] 表格中，輸入每一個原則功能。相反地，如果目前的內容類型沒有繼承原則，而您想要將原則功能與目前的內容類型建立關聯，請在 [功能] 表格中，輸入那些原則功能。請注意，您不能將個別原則功能和依名稱的原則同時與內容類型建立關聯。

  8. 決定文件轉換 Office SharePoint Server 2007 可支援將文件轉換元件安裝在伺服器上，以轉換文件格式。如需文件轉換概觀，請參閱下面的＜規劃文件轉換＞。

    您可以將一或多個文件轉換程式與一個內容類型建立關聯。例如，若內容類型與類型為 .docx 的範本相關聯，您可以將 Office SharePoint Server 2007 內含的 [從 Word 文件轉換到網頁] 轉換程式與內容類型建立關聯。這樣可以讓作者在 Microsoft Office Word 2007 中撰寫該內容類型的文件，然後將其轉換成網頁來發佈。

注意

在 Office SharePoint Server 2007 的管理中心頁面中，管理員可以啟用文件轉換程式，讓 Web 應用程式中的任何文件庫都可以使用。用這個方式來啟用轉換程式時，不需要在 Web 應用程式中將其與任何網站中的內容類型建立關聯。

在規劃內容類型工作表的 [規劃文件轉換] 區段中，記錄要與內容類型建立關聯的每個文件轉換程式，指出轉換程式是不是新的 (且需要安裝)，並新增選用性附註。

規劃清單內容類型

清單內容類型的元素包括與內容類型相關聯的中繼資料欄，以及可以在該清單內容類型之項目上執行的工作流程。使用清單內容類型來定義您的解決方案專屬的清單項目類型。例如，在客服中心解決方案中，支援專業人員會研究及解決客戶的技術問題，清單內容類型可以用來將各支援事件的資料標準化，並可利用工作流程來支援追蹤事件。

工作表動作

使用下列步驟來規劃新的清單內容類型。針對您規劃的每個清單內容類型，填寫個別的規劃內容類型工作表。在工作表的 [文件類型] 欄位中，輸入 [清單]。

  1. 輸入要定義新內容類型的網站 URL。內容類型可用於定義這些內容類型的網站及其下所有子網站。

  2. 決定上層內容類型   請在規劃內容類型工作表的 [上層內容類型] 欄位中輸入上層內容類型。這將會成為核心內容類型或是您已規劃的自訂內容類型。

  3. 決定欄   請在規劃內容類型工作表的 [規劃欄] 表格中，執行下列作業：

    1. 輸入繼承自上層內容類型的每一欄。在 [新增？] 欄的每個項目中輸入 [否]。

    2. 針對其他的每一欄，輸入預先定義欄的名稱，或是要建立的欄名稱。另外，輸入該欄的類型並指示是否為新增欄。

  4. 在工作表的 [規劃範本] 區段中，輸入 [無]。

  5. 決定工作流程   如果有可用的工作流程與清單內容類型相關，您可選擇將其與該內容類型建立關聯。然後就可以在該內容類型的任何清單項目上初始化工作流程。如需工作流程規劃的完整討論，請參閱＜規劃文件管理的工作流程＞。在檢閱工作流程並判斷哪些工作流程可使用之後，請在規劃內容類型工作表的 [規劃工作流程] 表格中，輸入要與內容類型建立關聯的每個工作流程。如果工作流程不是繼承自上層內容類型，請在 [新增？] 欄中輸入該資訊。

  6. 在工作表的 [規劃原則] 區段中，輸入 [無]。

規劃文件轉換

Office SharePoint Server 2007 可支援將文件轉換元件安裝在伺服器上，以轉換文件格式。您可以從使用者介面或以程式設計方式來執行轉換，例如從自訂工作流程來執行。來源文件與其轉換後文件之間的關係會繼續保留。Office SharePoint Server 2007 中含有轉換程式，可以從 Microsoft Office Word 2007 文件或 Microsoft Office InfoPath 2007 表單來建立網頁。

Microsoft Office SharePoint Server 2007 除了在伺服器上提供基礎結構來安裝及執行文件轉換程式，還包含負載平衡器服務，您可加以設定，以最佳化伺服器資源的使用效率。規劃文件轉換的其中一部分，是要調整您的伺服器陣列，以在文件轉換時，達到最佳負載平衡。

若要讓使用者能夠使用轉換程式，必須將轉換程式安裝在伺服器陣列上，然後由伺服器管理員啟用。為伺服器啟用轉換程式之後，即可對該伺服器上的來源文件執行轉換程式。

請使用下列步驟來設定文件轉換程式：

  1. 在您於＜分析文件使用狀況＞執行的文件使用狀況分析中，識別要進行轉換的候選文件，亦即，以某種格式來撰寫，但應以另一種格式來發佈或封存的文件。

  2. 針對所需的每個轉換作業，在您的伺服器上找出轉換程式來實作所需的轉換作業。

  3. 若有需要，可以在伺服器陣列中的應用程式 (中間層) 伺服器上安裝轉換程式。

  4. 在網頁伺服器或應用程式 (中間層) 伺服器上設定啟動器及負載平衡器服務。

  5. 識別轉換作業在文件流程中的發生點。

  6. 識別要用來實作轉換作業的方式  — 手動或是使用自訂解決方案啟動轉換作業。

規劃內容類型之後：後續步驟

規劃文件及清單內容類型之後，後續有幾個建議步驟：

  • 如果您尚未這麼做，請在分析文件目的工作表的 [內容類型] 欄中，記錄所規劃的每個內容類型。

  • 依網站 URL 來將「規劃內容類型」工作表排序，並識別要為各網站定義的新欄。

  • 識別要設計的新範本。

  • 識別要規劃及安裝的新工作流程。

  • 識別要規劃的新原則範本，以及要規劃和安裝的新原則功能。

工作表

使用下列工作表來記錄本文中討論的資訊：

下載本書

本主題隨附於下列可下載的叢書中，以便於閱讀與列印：

請參閱 Office SharePoint Server 2007 可下載的內容 (英文) 上提供的完整叢書清單。