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Microsoft Office Visio 2007 運用技巧 (1)—可讀性更高的視覺化商務智慧

發佈日期: 2008 年 6 月 18 日

作者:王仲麒
出處:Run!PC 第 173 期 / 6 月號

「圖再也不是只是圖」-在 Visio 圖形背後所隱藏的正是商業智慧的決策指標,不論是數據、文字、分析統計,皆可以透過圖像量化的技巧,以淺顯易懂的直覺視覺化,讓你迅速訂定瞬息萬變的商務決策,決勝在彈指之間。

當許許多多的企業組織與單位在尋找最有效的營運方式與決策時,總是會在一堆複雜、多樣的數字中尋找答案,其實,卻也常常忽略了「資訊視覺化」的重要性!如果「產品庫存與銷售的即時資訊」不再只是表格數字,而是更容易理解的影像訊息與量化指標;如果「產品的封裝及儲存流程」不再只是一幅平淡無奇的作業流程圖表,而是具有數據與評量的視覺化流程;如果「軟、硬體部署更新計畫」不再只是一份文、數字組合的報告,而是一看就懂的網路設備更新需求燈號圖示,相信在資訊的傳達與重要訊息的解讀與管理上,一定更加容易讓你訂定最理想的商業決策。

本頁內容

資料的呈現與解讀
資料與圖形的連接
匯入多重外部資料來源
各種圖形資料的視覺化呈現
Visio 的樞紐分析

資料的呈現與解讀

企業裡的資訊若要有效的溝通、運用並做為制定決策的基礎,一定是即時、沒有障礙且一目了然的資訊。譬如:賣場的平面圖不僅僅只是顯示商品陳列的位置,也可以表達出商品的價格資訊、即時庫存資訊、交易業績資訊,並透過視覺化圖示的標示,直接在圖表上顯示商品的熱銷貨滯銷狀態。可參考圖 1,綠色箭頭朝上的圖示表示該項商品正處於熱賣銷售狀態;紅色箭頭朝下的圖示則表示該項商品已經連續數週銷售不佳,是值得討論與處理的滯銷商品。

在工作報告與任務進度的掌控上,傳統的甘特圖、PERT 圖等專業排程圖表是不可或缺的工具外,流程圖表也是最典型、最容易理解與上手的程序圖表之一。然而,現代化的電子圖表技能,已經跳脫了原本僅由矩形、菱形、圓形‧‧‧等幾何圖案在外觀上所能呈現的有限訊息,而是佐以更詳細的輔助說明與決策資訊,才能做為判斷與遵循的圭臬。譬如:舉凡各項任務或工作的成本、期間、資源、完成百分比、‧‧‧等等專案管理角度上極具意義的種種資訊,其實皆可以一一呈現在新一代的流程圖表上。

顯示商品的熱銷貨滯銷狀態。

圖1:顯示商品的熱銷貨滯銷狀態。

藉由 Visio 2007 其不需程式化的資料連結能力以及屬性資料的格式化呈現,加上美觀大方的美工圖案,將更容易建立令人印象深刻、發人省思的視覺化流程圖表。參考圖2所示,傳統的繪圖作業中,在完成流程圖形的輪廓與排列後,僅是逐一輸入各個圖形所代表的工作或任務名稱以表達作業流程的順序與運作而已。但是,Visio 所建立的流程圖表更具有意義與內涵,除了呈現各項任務的有意義資訊外,甚至還可以將圖形背後所隱藏的資料數據以不同顏色的旗幟標示即時狀態。

將圖形背後所隱藏的資料數據以不同顏色的旗幟標示即時狀態。

圖2:將圖形背後所隱藏的資料數據以不同顏色的旗幟標示即時狀態。

在電腦網路設備環境的管理中,視覺化的網路圖形繪製也成功的扮演著無可取代的角色。在圖3中,每一個連結成功的圖形側邊,皆顯示著設備的﹝IP 位址﹞、﹝已安裝作業系統﹞以及該設備的實際所在﹝位置﹞。在 Visio 2007 的繪圖頁面上則套用「圖示集」效果,以電腦設備圖形右上方包含紅色圓形圖示,來表示該設備尚未處於正常使用狀態,或者是極需要進行軟體程式更新或修補程式安裝的設備。

視覺化的網路圖形繪製。

圖3:視覺化的網路圖形繪製。

資料與圖形的連接

在 Visio 2007 的操作環境下,可以藉由全新設計的 Data Link 功能特性,使用「資料選取器」工具,讓使用者不需撰寫任何程式碼,僅需透過逐步的對話操作,即可將指定的外部資料與繪製的圖形進行連結。可匯入的資料庫類型包含了 Excel 活頁簿、Access 資料庫、純文字檔案等使用者端的資料庫,或SQL Server、Oracle等伺服器端的資料庫系統,甚至是 Windows Share Point Services 的清單,抑或是可藉由 ODBC 或 OLEDB 所連結的異質性資料庫系統。

在完成資料的匯入後,繪圖頁面的下視窗亦開啟了外部資料窗格,正顯示著來自外部資料的每一筆資料記錄。此時,便可以透過滑鼠拖曳操作,直接拖曳所匯入的資料庫檔案之資料記錄至 Visio 繪圖頁面裡的圖形上,所拖曳的資料記錄內容即立刻連結到該圖形裡。譬如:對於小型的網路系統而言,繪製幾台電腦設備、週邊設備以及網路基礎建設與架構,再透過滑鼠逐一拖曳資料記錄至圖形上,即可繪製出既漂亮又有內涵的網路圖表。至於中、大型規模的圖形,則利用 Visio 2007 全新設計的自動資料連結功能,便可以迅速連結大量資料記錄與繪圖頁面上的相關圖形。(圖4)

總言之,只要將外部資料連結至 Visio 圖形上,便可輕鬆建立一幅具有內涵,也包括了有用資訊的圖表作品,並利用嶄新的資料圖形功能,顯示這些蘊藏在圖形中的資料。

匯入的資料與圖形的連結,只是滑鼠的拖、拉操作而已。

圖4:匯入的資料與圖形的連結,只是滑鼠的拖、拉操作而已。

匯入多重外部資料來源

在實際的運用中,常常基於原始資料的安全因素或者不同資料必須分責管理等種種理由,故而將資料庫分散在不同來源的資料庫系統之中,此時,便可以利用 Visio 2007 全新設計的匯入多重資料來源之功能特性,輕鬆解決連結不同來源資料庫的需求。譬如:電腦設備的軟、硬體資訊存放在一個 Access 資料庫中,由工程部門管轄;而成本資料與軟體啟動資訊及密碼資料則是存放在另一個 Excel 資料檔案裡,並由資訊部門所管理。

在 Visio 2007 裡,即可繪製大規模的網路圖表,並連接到這兩個不同來源的資料庫,而資訊管理人員便可以透過這張龐大的網路圖表瞭解其電腦環境設備與軟體更新的即時維護狀況。如圖5所示,(1)Access 資料庫的﹝網路設備﹞資料表裡存放著每一部電腦設備的規格;(2)Excel 活頁簿檔案的工作表內則包含了每一部電腦設備的軟體安裝資料。同一圖形連結不同資料來源的應用,在 Visio 2007 中是輕而易舉的事。

匯入多重資料來源功能。

圖5:匯入多重資料來源功能。

各種圖形資料的視覺化呈現

資料的種類形形色色,可能來自各種不同管道或者具備異質性的資料來源,也可能是使用不同分析角度所獲得的統計資料與數據,雖然每個人的解讀或有不同之處,在 Visio 2007 裡便可以透過各種不同樣式的圖形資料,逐一呈現在繪圖作品中,達成以視覺化圖表進行有效溝通與決策支援的目標。

基本上,在 Visio 2007 聰明地利用「資料選取器」將外部資料匯入並連結對應給繪圖頁面上的圖形後,使用者便可以利用全新設計的「資料圖形」功能,自訂化這些圖形資料的表現方式。而連結至圖形的資料,除了可以文字型態的方式呈現外,若是含有數值性的資料欄位,也可以運用更豐富的資料表現方式,自由選擇套用所要呈現的圖形資訊。其中,包含:﹝文字﹞、﹝資料橫列﹞、﹝圖示集﹞以及﹝色彩值﹞等四種圖形資料的呈現方式。在圖6中,圖示集如同數位儀表板,可以紅黃綠燈的方式呈現資料的異動與差異,也可以運用旗幟與各種方向或程度的符號圖示,表達資料的趨勢與脈絡,作為商務決策的判斷與評量。

在這些終端機服務的功能調整中,我覺得最重要的應該是新的「Terminal RemoteApp」的功能!這個功能在 Beta 2 時叫做 TS Remote Program,其用途是讓使用者能夠透過終端機服務來遠端存取應用程式,可是程式的使用與展現就如同好像在用戶端的電腦上執行一樣,可以放大縮小與調整視窗的使用。這個功能的處理,管理員需要先在終端機伺服器上建立使用者可以使用的 RemoteApp (圖7),然後將所建立出來的 Remote Desktop Protocol 檔案 (.rdp) 或者與遠端程式關聯的檔案 (.msi) 佈署到使用者的電腦桌面,使用者可以直接按兩下滑鼠來打開這樣的 RemoteApp,就如同電腦上的程式捷徑打開一樣,不再像以前要先建立遠端桌面連線到終端機伺服器然後在開啟程式來使用的那麼麻煩。

利用資料圖形功能,自訂化圖形資料的表現方式。

圖6:利用資料圖形功能,自訂化圖形資料的表現方式。

圖7 的運用是在營運範疇遍及全省的咖啡銷售中,除了可以使用地理地圖來表示各地區的資訊外,透過「長條圖表」可以標示各地區銷售量的高低;以「資料橫條」的方式來呈現問卷人數;利用如同指針碼表般的「計速器」,足以顯示出客戶滿意度百分比的特殊視覺感受。而這些銷售業績、滿意度等,皆是來自不同來源的資料庫喔!

顯示出客戶滿意度百分比的特殊視覺感受。

圖7:顯示出客戶滿意度百分比的特殊視覺感受。

Visio 的樞紐分析

使用過 Excel 的人都知道,樞紐分析表是處理大量資料分析的最佳利器,在 Excel 裡也是使用極為頻繁的工具之一。因為,要從大量資料中一眼看出資料的彙總與結果,實在是一件非常困難的事,而若要從密密麻麻的數據中整理出重點更是難上加難。因此,透過樞紐分析工具的協助,以其摘要結構的排列組合,便可以將彙整的大量資料經過分類統計,以各種不同的觀點與角度切入、運算,並呈現讓資訊工作者可以迅速瞭解、分析並訂定決策的結果。(圖8)

樞紐分析表是以各地區為分類,再根據各縣市、年度,計算出交易筆數、客戶滿意度以及總金額。

圖8:樞紐分析表是以各地區為分類,再根據各縣市、年度,計算出交易筆數、客戶滿意度以及總金額。

不過,傳統的樞紐分析表乃是以行列式的表格型態儲存資訊,就算是 Excel 所提供的樞紐分析圖,也是以直條圖表的方式呈現。然而,在 Visio 2007 中則提供了樞紐分析圖範本(圖9),讓你可以藉由視覺化的圖表方式來表現樞紐分析資料。Visio 2007 的樞紐分析圖是以樹狀結構方式排列圖形集合,它是從單一圖形(吾人稱之為頂端節點)開始,其中包含了從工作表、資料表、檢視或 Cube 中所匯入的資訊。你可以將頂端節點分解為子節點層級,並利用各種不同的方式來檢視每個節點所代表的資料,協助你透過視覺化且容易了解的格式來分析及摘要資料。還可透過新增的自訂資料圖形,讓樞紐分析圖更加美觀、更具視覺效果,其所呈現的數據意義,也成為商務智慧的決策判斷利器。

利用 Visio 2007 樞紐分析圖範本製作。

圖9:利用 Visio 2007 樞紐分析圖範本製作。

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