規劃工作流程的核准與檢閱程序 (SharePoint Server 2010)
適用版本： SharePoint Server 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-30
在規劃 Microsoft SharePoint Server 2010 部署的工作流程時，您也需要規劃如何使用工作流程進行核准及檢閱程序。
本文內容：
工作流程核准概觀
核准工作流程的運作方式
- 範例 - 使用工作流程管理文件核准程序
混合檢閱模型
工作流程核准概觀
Microsoft SharePoint Designer 2010 的工作流程核准程序可讓 Microsoft SharePoint Server 2010 使用者在需要核准的工作流程內自訂個別工作。
例如，您有時可能會有必須減少平常往返時間的專案，例如特定文件的完成。您可以設定工作流程核准程序，在工作未於指定時間內完成時，自動拒絕文件。
核准程序會透過一或多位人員路由傳送項目，每位人員都會指派工作以檢閱項目並決定處理項目的方式。例如，若將文件上傳至文件庫，核准者可核准或拒絕文件、將核准工作重新指派給其他人員，或是要求變更文件。
核准工作流程的運作方式
核准工作流程會將儲存至清單或文件庫的文件或項目，路由傳送給一組人員以供核准。根據預設，核准工作流程會與文件內容類型關聯，因此會自動出現在文件庫中。
核准工作流程支援的商務程序，包含傳送文件或項目給同事或經理核准。核准工作流程藉由管理並追蹤程序中的所有人工作業，並在完成之後提供程序的記錄，使得核准商務程序更有效率。
您可以直接從清單或文件庫中的文件或項目開始核准工作流程。若要開始工作流程，請先選取要使用的工作流程，然後填寫工作流程初始化表單，其中會指定工作流程的參與者 (核准者)、到期日，以及其他相關的工作指示。工作流程開始之後，伺服器就會指派工作給所有參與者。若伺服器的電子郵件提醒已啟用，伺服器也會傳送電子郵件提醒給所有參與者。參與者只要按一下電子郵件工作提醒中的連結，即可開啟要核准的文件或項目。參與者可以核准、拒絕或重新指派其核准工作。他們也可以要求文件或項目的變更必須經過核准。參與者可以選擇直接透過屬於 2007 Microsoft Office 系統 與 Microsoft Office 2010 套件的特定程式，或透過 SharePoint Server 2010 網站來完成工作流程工作。工作流程正在進行時，工作流程擁有者或工作流程參與者都可以檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看哪些參與者已完成工作流程工作。當工作流程參與者完成其工作流程工作時，工作流程即結束，並且會自動通知工作流程擁有者該工作流程已完成。
注意
若使用者從 2007 Microsoft Office 系統 程式執行 SharePoint Server 2010 工作流程工作，工作流程不會在 2007 Microsoft Office 系統 程式中開啟。相反地，系統會將使用者重新導向至 SharePoint Server 2010 網站上的 Microsoft SharePoint Server 2010 的 InfoPath Forms Services 瀏覽器表單。
工作流程正在進行時，工作流程擁有者或工作流程參與者都可以檢視 [工作流程狀態] 頁面，以查看哪些參與者已完成工作流程工作。當工作流程參與者完成其工作流程工作時，工作流程即結束，並且會自動通知工作流程擁有者該工作流程已完成。
文件庫的預設核准工作流程為循序工作流程，亦即一次只會指派一個工作給參與者。根據預設，核准工作流程的版本也會與發佈網站中的頁面庫關聯，亦即可以使用工作流程來管理發佈網頁的核准程序。根據您要自訂的內容，您可以使用 Office SharePoint Designer 或 SharePoint Server 2010 本身自訂核准工作流程的這些預先關聯的版本，以滿足組織的需求，或者您可以將新版核准工作流程新增至清單、文件庫或連線類型。
範例 - 使用工作流程管理文件核准程序
您若是曾經為了專案計劃、提案或其他一些重要文件，必須取得多人的核准，可能會知這是多令人沮喪的經驗。首先您要知道如何管理傳送文件給適當人員的後勤工作。是否透過電子郵件傳送文件給人員，並在電子郵件中要求回覆？是否排程會議？其次還要知道如何記錄哪些人員已核准文件，以及如何正式記錄這些核准。是否儲存電子郵件？是否儲存會議記錄？
若不記得哪位人員核准了哪項內容，或哪位人員傳送了特定意見反應，請考慮您可能從現在開始幾週或幾個月內會遇到的這些問題。除非您的組織發展出正式的核准程序，否則您可能會身處需要時找不到這類資訊的窘境。
使用 SharePoint Server 2010 網站提供的核准工作流程將文件路由傳送給同事以供核准，即可避免這類問題。工作流程可以管理及追蹤常見商務程序 (例如文件核准) 中所涉及的人力工作，以縮短協調這些程序所需的時間。由於核准工作流程會指派工作、傳送提醒、追蹤參與及建立整個程序的記錄，因此您可以專注在執行您的工作，而不是追蹤人員及處理文件核准程序的後勤工作。若是過去曾經必須記錄收到某個項目的核准，則可提供專案關係人文件之工作流程歷程記錄的連結，其中會顯示核准或拒絕文件的人員，或完成工作流程工作的人員。核准工作流程以此方式讓核准程序更透明。
重要
只有 2007 Microsoft Office 系統 與 Microsoft Office 2010 套件，以及獨立版本的 Office Word 2007、Word 2010、Office Excel 2007、Excel 2010、Office PowerPoint 2007 與 PowerPoint 2010，才會提供從 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Word 2010、Microsoft Office Excel 2007、Microsoft Excel 2010、Microsoft Office PowerPoint 2007 或 Microsoft PowerPoint 2010 開始核准工作流程的功能。
混合檢閱模型
混合核准工作流程模型是「分段」核准模型。核准可分集合或階段建立；換句話說，第一組核准者會完成檢閱及核准程序，然後再換下一組核准者，依此類推。但每個階段或核准集合也可以擁有自己的事件順序；換句換說，第一個核准者群組的成員可依循序核准順序執行檢閱，而第二個群組的成員可同時執行檢閱，依此類推。