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規劃 Outlook 2010 的規範與封存

Office 2010
 

適用版本: Office 2010

上次修改主題的時間: 2011-08-05

Microsoft Outlook 2010 和 Exchange Server 2010 的「保留原則」和「個人封存」功能可以讓使用者遵守郵件保留原則,並且有足夠的空間來儲存他們的重要商業資訊。本文將會協助您規劃部署這兩個功能。

即使您的組織未嚴格強制執行規範,個人封存仍是讓組織脫離個人 Microsoft Outlook 資料檔 (.pst) 或協力廠商封存解決方案的不錯解決方案。個人封存可讓使用者封存他們在受管理位置中的電子郵件訊息,以進行備份、資料復原和規範需求。

只有在 Microsoft Office Professional Plus 2010 使用 Outlook 2010,並搭配 Exchange Server 2010 帳戶,且 Exchange 管理員已啟用個人封存時,才能使用封存原則。如需詳細資訊,請參閱個人封存和保留原則的授權需求 (可能為英文網頁) (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=213850&clcid=0x404) (可能為英文網頁)。

本文內容:

保留原則是可讓您針對執行 Exchange Server 2010 之伺服器上儲存的郵件,強制執行電子郵件保留原則的有效方式。此外,保留原則也是一種輔助工具,可協助使用者不超出其信箱配額。保留原則可以套用至信箱、資料夾及個別電子郵件層級,而且只支援用於電子郵件訊息。Outlook 2010 及 Exchange Server 2010 並不支援其他訊息類型 (如行事曆或工作項目)。若要強制執行保留原則,則必須將電子郵件訊息儲存至 Exchange Server 電腦上的信箱或個人封存。

規劃保留原則部署時,請考慮進行下列重要步驟:

  • 與公司的法律與規範部門合作,以定義原則。

  • 決定合適的信箱、資料夾,及使用者原則的組合。

  • 將使用者升級至保留原則。

  • 通知使用者有關保留原則的資訊。

  • 將正在調查的使用者置於 [保留] 或 [法律保留]。

決定您組織、部門及使用者必須要有的保留原則時,應該與法律或規範部門共同討論。您的公司可能遵守政府或其他法規,而這些法規可以使用保留原則強制執行。由於部門可能遵守不同的規定,因此您應將原則組織成為合邏輯且易管理的群組。了解您公司必須遵循的原則之後,就可以決定這些原則的最佳實作方式。

[個人標記] 是一種原則,您可以將這類原則授與使用者,讓他們套用至他們所建立的個別郵件及資料夾。當您定義使用者需要遵循的原則時,建議不要使用 10 個以上的 [個人標記]。超過此值可能會讓使用者無法處理。此外,在功能區的 [指定原則] 庫中,Outlook 一次只會顯示 10 個 [個人標記]。如果使用者必須存取 10 個以上的 [個人標記],則可以選取 [指定原則] 庫中的 [其他保留原則]。

現在,您已經知道哪些使用者群組需要哪些保留原則,因此可以決定那些原則的實作方式。

保留原則有三種主要類型。

  1. 預設原則標記   這是 Exchange 管理員所部署的原則,而且套用至所有使用者建立的資料夾以及使用者信箱中的所有電子郵件訊息。使用者無法變更此原則。這是唯一保證所有電子郵件訊息都至少會套用一種原則的原則類型。

  2. 保留原則標記   這是可以套用至使用者信箱之下列特殊資料夾的原則類型:

    • 收件匣

    • 草稿

    • 寄件備份

    • 刪除的郵件

    • 垃圾郵件

    • 寄件匣

    • RSS 摘要

    • 同步問題

    • 交談歷程記錄

    注意事項Note
    使用者無法變更這些特殊資料夾的原則,即使資料夾未套用 [保留原則標記] 也是一樣。
  3. 個人標記   這是出現在 [保留原則] 使用者介面 (UI) 中的原則類型,使用者可以將這種原則套用至他們所建立的資料夾以及個別的電子郵件訊息。

    1. 使用者無法將這些原則套用至在本節前面之<保留原則標記>所列的任何特殊資料夾。

    2. 使用者可以將這些原則套用至特殊資料夾內的電子郵件訊息,而非資料夾本身。

    3. 使用者可以將這些原則套用至他們自己的使用者建立資料夾。

    注意事項Note
    搜尋資料夾未包含實際電子郵件訊息,因此不支援保留原則。

使用者若要設定資料夾或電子郵件訊息的保留原則,則必須具有一個或多個 [個人標記]。功能區的 [指定原則] 庫預設會依字母順序顯示前 10 個原則 (個人標記)。此功能表清單顯示最近使用過的原則。不過,使用其他原則時,則會依字母順序將它們顯示在功能區中。使用者使用資料夾內容對話方塊將原則套用至資料夾時,會顯示完整的可用 [個人標記] 清單。

針對使用者建立的 [個人標記] 應具有清楚地描述需要該原則之內容類型的名稱。例如,若某電子郵件訊息中提及某專利權必須保留 7 年,則需建立標題為「專利資訊」的原則,並將該原則設為 2,555 天。Outlook 會自動將天數轉譯為人類可讀取的格式,並將長度附加在標題後方。因此,在 Outlook 中,該原則會顯示為 [專利資訊 (7 年)]。

您還應該新增原則的描述,讓使用者可以釐清哪些電子郵件訊息是屬於該 [個人標記] 的範圍。此描述應該詳述該原則的內容類型。例如:[原則: 專利資訊 (7 年)]

[描述: 所有與專利相關的電子郵件訊息]。

這是電子郵件訊息上原則的優先順序:

  1. 電子郵件的原則 (個人標記)

  2. 含有電子郵件之資料夾的原則

  3. 該資料夾的上層資料夾及更上層資料夾的原則

  4. 信箱的原則 (預設原則標記)

例如:使用者的 [財務文件] 資料夾已套用 [財務 (- 3 年)] 保留原則。此資料夾中的一則電子郵件訊息描述財務部門原則且位於 [財務文件] 資料夾中,以方便參照。使用者可以將該電子郵件訊息標上 [參照 (- 永不)] 保留原則,永不刪除電子郵件訊息,即使資料夾原則是 [財務 (- 3 年)] 也是一樣。

如果您的組織使用通訊群組清單,則刪除超過 1-4 週之電子郵件訊息的 [個人標記],可協助使用者更輕鬆地管理其信箱配額。使用者可以建立 Outlook 規則,將該原則自動套用至電子郵件訊息,或將郵件傳遞至已套用該原則的資料夾。

使用者的保留原則訓練十分重要,該訓練可確定他們知道如何正確地使用系統,以及確定他們了解其電子郵件訊息遭到刪除的時機和原因。您應該確定使用者了解為何保留或刪除資料以適當地套用 [個人標記],並且確定他們知道在特定時間之後會刪除哪些內容。

建議的步驟:

  1. 將原則指定至使用者信箱,並將他們的信箱置於 [保留]。這樣可防止任何原則刪除電子郵件訊息。如需詳細資訊,請參閱為信箱設定保留功能 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195158&clcid=0x404)。

  2. 提供使用者如何使用保留原則的指示。解釋在熱身期,使用者必須將原則套用至資料夾及郵件,否則,可能會刪除舊郵件。如需詳細資訊,請參閱指派保留原則給電子郵件訊息 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x404)。

  3. 在熱身期結束的前幾天,提醒使用者有關熱身期的期限。

  4. 在到達期限時,移除使用者的 [保留] 狀態。

因為使用者需要一些時間適應任何新系統,所以制定熱身期協助使用者輕鬆地使用保留原則十分重要。使用者必須可以將正確的 [個人標記] 套用至正確的資料夾,並且習慣其資訊會自動遭到刪除的觀念。建議您至少提供使用者 3 個月對電子郵件採用保留原則,再移除使用者信箱的 [保留] 狀態。如此一來,使用者便可在其任何資訊遭到毀損之前,查看並存取保留原則功能。同時也可讓使用者能更容易地將保留原則整合至其工作流程,以及了解對其電子郵件訊息進行的作業。

警告Warning
如果您沒有熱身期,則在使用者可以套用較長的原則之前,可能會刪除重要電子郵件訊息。

同樣地,在使用者未監視其電子郵件訊息的任何期間 (如休假或育兒假),應該將其信箱置於 [保留]。這樣就不會意外地刪除他們的資訊。當他們上班而且有足夠的時間可以瀏覽其電子郵件訊息時,請關閉 [保留]。

重要事項Important
如果您使用預設原則標記、針對使用者信箱或特殊資料夾使用保留原則標記,而且使用者使用快取模式連線至 Exchange,則在使用原則資訊更新使用的 Outlook 設定檔時,一開始 Outlook 的效能會下降。處理資料檔所需的時間則取決於其大小及電腦的速度。應該通知使用者有關更新其信箱時的效能影響。
或是,您可以刪除使用者的 Outlook 設定檔,並建立該帳戶的新設定檔。當使用者啟動 Outlook 時,Outlook 會下載已新增原則資訊的電子郵件訊息。根據帳戶的信箱大小,此動作可能會比更新現有帳戶的速度還要快。不過,在您建立該帳戶的新設定檔之後,必須重新編製所有郵件的索引,才能啟用 Outlook 中的搜尋。

應該通知使用者有關下列的保留原則層面,因為它會影響其使用體驗以及您公司之保留原則的最終有效性。如需詳細資訊,請參閱指派保留原則給電子郵件訊息 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195157&clcid=0x404)。

  • 使用者應視需要檢查及變更其資料夾的保留原則,使得郵件才不會在熱身期結束時意外地遭到刪除。

  • 在熱身期期間,保留原則不會自動刪除郵件。

  • 除非使用者變更其資料夾或個別電子郵件訊息上的保留原則,否則預設原則標記會將所有早於原則長度的電子郵件訊息予以刪除。預設原則標記的保留長度應清楚予以指定。

  • 使用者無法變更特殊資料夾 (如 [收件匣]、[寄件備份] 及[刪除的郵件] 資料夾) 的資料夾原則。如果特殊資料夾具有原則,則應該清楚指出該原則。

  • 如果使用者想要特殊資料夾中的郵件具有不同的原則,則可以將 [個人標記] 手動套用至那些郵件。

  • 如果使用者將 [個人標記] 新增至電子郵件訊息,則該 [個人標記] 的優先順序會高於資料夾原則或預設原則標記。

  • 保留原則僅會套用至電子郵件訊息。因此,所有在其行事曆上的會議及約會皆不會予以刪除。

  • 子資料夾會繼承其上層資料夾的保留原則。

  • 保留原則不會刪除 Outlook 資料檔 (.pst) 中的郵件。

  • 使用者可以使用功能區中的 [指定原則] 庫,將保留原則套用至郵件。

  • 使用者可以使用 [指定原則] 庫中的 [設定資料夾原則],將保留原則套用至他們所建立的資料夾。

  • 使用者選取 [指定原則] 庫中的 [檢視即將過期項目],就可以取得所有將於 30 天內到期的訊息清單。

  • 使用者可查看 [讀取窗格] 的 [副本] 行的下方或讀取檢查器的底端,來判斷目前套用至郵件的保留原則。

Outlook 2010 及 Exchange Server 2010 有兩種法律保留選項:[保留] 及 [訴訟保留]。[保留] 讓使用者清楚得知其信箱已予以保留。[訴訟保留] 沒有任何訊息,而且不會向使用者指出其信箱正在進行調查。

下表彙總 [保留] 及 [訴訟保留] 可用的功能。下列各節會說明「可復原的項目」及「寫入時複製」功能。

 

功能 保留 訴訟保留

保留原則是在伺服器上強制執行

不可以

可以。會擷取使用者信箱之隱藏資料夾的刪除作業,因此不會刪除它們。

封存原則是在伺服器上強制執行

不可以

可以

「可復原的項目」容器可以自行清空

可以

不可以

開啟「寫入時複製」

不可以

可以

Exchange 中的 [復原刪除的郵件] 資料夾 (先前稱為 [暫放]) 提供保留區,供使用者放置他們在 Outlook、Microsoft Outlook Web Access (OWA) 及其他電子郵件用戶端中所刪除的郵件。使用者存取 [復原刪除的郵件] 資料夾,就可以復原他們在 Outlook 及 OWA 中所刪除的項目。如需詳細資訊,請參閱復原刪除的郵件 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195172&clcid=0x404)。

[復原刪除的郵件] 資料夾預設會將刪除的郵件保留 14 天或是直到達到資料夾的儲存配額。如果超出資料夾儲存配額,則 [復原刪除的郵件] 資料夾會依先進先出 (FIFO) 的原則來移除郵件。如果開啟使用者信箱的 [訴訟保留],則使用上述任一方法都無法清除 [復原刪除的郵件] 資料夾。這樣可確保刪除的資料都可以進行搜尋及復原。如需詳細資訊,請參閱了解合法持有 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x404)。

使用 Exchange Server 2010,您可以確保電子郵件訊息的所有版本都是使用「寫入時複製」功能進行儲存。此功能會複製已修改電子郵件訊息的原始版本,並將它儲存至名為 [版本] 的隱藏資料夾。您可以在了解合法持有 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x404) 中找到可觸發複製作業之電子郵件訊息的內容。使用 [訴訟保留] 即可自動開啟此功能。

如果您使用者的電子郵件訊息要進行調查而且不應該刪除,則可以開啟該使用者信箱的 [保留]。使用 [保留],可以在 [Backstage 檢視] 中顯示註解,以通知使用者處於 [保留] 狀態。如果使用者具有個人封存,則必須手動將郵件移至封存。[保留] 可防止伺服器讓保留及封存原則刪除或移動郵件。

使用者信箱處於 [保留] 時,應該增加該使用者信箱配額,讓它們可以保留與調查有關的電子郵件訊息。

將使用者置於 [保留] 時,應該通知他們下列資訊:

  • 保留原則及封存原則無法再刪除或移動郵件。

  • 使用者可以將郵件手動移動至個人封存 (如果有的話)。

如果您的使用者經常受到法律調查或同時牽涉多份調查,則 [訴訟保留] 可確保所有使用者的電子郵件訊息都會予以保留,而且不會影響電子郵件使用者的使用體驗。透過使用 [訴訟保留],Outlook 不會通知使用者其信箱處於保留狀態的資訊。這適用於內部調查。

因為保留及封存原則可讓使用者刪除及移動郵件,所以 [訴訟保留] 可讓使用者就像未進行調查一樣地的工作。[復原刪除的郵件] 資料夾會擷取所有刪除的郵件,而「寫入時複製」功能會擷取電子郵件訊息的所有版本。這些功能的結合可減輕維護與法律調查相關之資訊的負擔。如需詳細資訊,請參閱了解合法持有 (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=195174&clcid=0x404)。

個人封存可以用來取代組織中用來封存電子郵件訊息的 Outlook 資料檔 (.pst)。並且可以提供其他空間,讓使用者放置基於規範而必須保留的電子郵件訊息。

規劃個人封存部署時,請考慮進行下列重要步驟:

  • 決定組織的封存原則。

  • 對使用者的個人封存教育訓練。

  • 管理組織中的 Outlook 資料檔 (.pst)。

指定使用者的個人封存時,預設會為使用者建立下列封存原則:

  • 預設原則 (- 2 年)   預設封存原則會套用至使用者的整個信箱。它會將所有接收日期超過 2 年的電子郵件訊息予以封存。

  • 個人標記   預設會將下列 [個人標記] 指定給使用者,以套用至其資料夾及電子郵件訊息。

    • 6 個月

    • 1 年

    • 2 年

    • 5 年

    • 永遠不過期

封存原則無法透過 Exchange 套用至使用者信箱中的特殊資料夾 (如 [收件匣] 及 [寄件備份] 資料夾)。使用者信箱中的所有資料夾預設會繼承預設原則。但是使用者可以使用 [個人標記],變更任何資料夾或電子郵件訊息的原則。

應該通知使用者有關下列的個人封存層面,因為它會影響其使用體驗以及功能的使用方式。建議使用熱身期,並在此期間設定使用者信箱資料夾的封存原則。這樣如果在午夜時將電子郵件訊息移至封存,使用者也不會感到驚訝。

  • 如果使用者離線,或無法建立與使用者之 Exchange Server 電腦的連線,則無法使用個人封存。

  • 過了 24 小時之後,Exchange Server 會自動移動可封存的電子郵件訊息。因此,設定資料夾之封存原則的使用者無法立即看到此動作的結果。

  • 使用者無法使用 Exchange Server 立即封存郵件。使用者必須將需要立即封存的郵件移至封存。

  • 自動封存無法供使用者使用,也不會封存郵件。如果使用者已設定自動封存刪除郵件或將郵件移至 Outlook 資料檔 (.pst),則必須套用適當的保留及封存原則,才能達成相同的效果。

  • 在封存及信箱中所建立之資料夾的保留原則相同。同樣地,封存及信箱中之郵件的保留原則 (如果已套用) 也會相同。具有保留原則的郵件會在個人封存中到期。

若要確保您組織的電子郵件未移出使用者信箱或您組織的規範基礎結構,則可以部署 DisableCrossAccountCopy 登錄機碼。這樣可防止使用者將此資訊儲存至 Outlook 資料檔 (.pst),或防止使用者將它複製至 Outlook 中的另一個電子郵件帳戶。您可以部署此登錄機碼,方法是手動將它新增至使用者的登錄,或是使用「群組原則」中的 [防止在帳戶之間複製或移動項目] 設定。

此登錄機碼比 Outlook 2010 中的兩個常用登錄機碼 DisablePSTPSTDisableGrow 提供更多控制。因為會防止使用者在未限制其 .pst 使用的情況下將資料移出受限帳戶,所以使用者可以在 Outlook 中使用可能會將電子郵件訊息傳遞至 .pst 檔案的個人電子郵件帳戶。他們也可以閱讀郵件,以及複製其現有 .pst 檔案中的郵件。基於這些原因,則建議使用 DisableCrossAccountCopy 登錄機碼,完全取代 DisablePSTPSTDisableGrow。您也可以選擇性地防止使用者複製其在 Microsoft SharePoint 2010 產品中之同步清單的資料。

DisableCrossAccountCopy 登錄機碼是位於 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\

 

登錄項目 類型 描述 部署

DisableCrossAccountCopy

REG_MULTI_SZ

此登錄機碼可以定義三個字串值:

  1. 星號 (*) 會限制任何帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst) 的郵件複製或移動作業。

  2. 要加以限制之電子郵件帳戶的網域名稱。您可以指定要限制之帳戶的網域。例如,contoso.com

  3. SharePoint   此字串會限制所有 SharePoint 清單的資料複製或移動作業。

定義不允許該位置之資料移動或複製作業的帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst)。

您可以部署此登錄機碼,方法是手動將它新增至使用者的登錄,或是使用「群組原則」中的 [防止在帳戶之間複製或移動項目] 設定。

您也可以啟用 [使用者設定\系統管理範本\Microsoft Outlook 2010\帳戶設定\Exchange] 下的 [防止在帳戶之間複製或移動項目] 設定,以在「群組原則」中設定 DisableCrossAccountCopy

如果您的組織已部署 DisablePSTPSTDisableGrow 登錄機碼,則它們不會影響 DisableCrossAccountCopy 機碼的行為。如果在 Outlook 2010 設定 DisableCrossAccountCopy 登錄值,Outlook 會忽略 DisablePST 以及 PSTDisableGrow 登錄金鑰。在這種情況下,您無法徹底排除 Outlook 資料檔 (.pst)。不過,設定 DisableCrossAccountCopy 金鑰之後,任何公司資料都將無法移至 Outlook 資料檔 (.pst)。

如果您的使用者未使用 Outlook 2010,則可以同時部署這三個機碼。不過,大部分的組織並不需要 DisablePSTPSTDisableGrow 登錄機碼。

下列清單列出會限制帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst) 之電子郵件訊息複製或移動作業的方法:

  • 使用者無法將郵件從受限帳戶拖放至另一個帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst)。

  • 使用者無法使用 [移動] 功能表,將郵件從受限帳戶移動或複製至另一個帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst)。

  • 使用自動封存時,所有受限帳戶都沒有選項可封存資料。

  • 在 [Backstage 檢視] 的 [信箱清除] 功能表中,[封存] 選項不會將受限帳戶列為進行封鎖的選項。

  • 規則不會將郵件移出受限帳戶。

  • 使用者無法從受限制的帳戶匯出郵件。

  • 「清理」功能不會刪除受限帳戶中電子郵件交談的重複部分。

若要防止使用者將郵件從受限帳戶移動或複製至其電腦,您可以部署 DisableCopyToFileSystem 登錄機碼。

DisableCopyToFileSystem 登錄機碼是位於 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\

 

登錄項目 類型 描述 部署

DisableCopyToFileSystem

REG_MULTI_SZ

此登錄機碼可以定義三個字串值:

  1. 星號 (*) 會限制使用者,使其無法將郵件從任何帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst) 拖曳至電腦。

  2. 要加以限制之電子郵件帳戶的網域名稱。您可以指定要限制之帳戶的網域。例如,contoso.com

  3. SharePoint   此字串會限制將資料從所有 SharePoint 清單拖曳出至電腦。

定義不允許將郵件拖曳至電腦的帳戶或 Outlook 資料檔 (.pst)。

此登錄機碼可透過手動新增至使用者登錄完成部署。

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