通訊

公用資料夾的強大替代方案

Alan Maddison

摘要:

• 共用行事曆和連絡人
• 與部落格和 Wiki 通訊
• 共用及管理文件

公用資料夾從 Microsoft Exchange 第一版開始就存在，其原始目標是要為共用文件、通訊群組清單保存及自訂應用程式開發提供一個基本平台。然而，幾乎從一開始，

系統管理員就苦於管理及使用這個已經變成許多 Exchange 環境日益複雜的一部分。雖然 Exchange Server 2007 在公用資料夾的管理上已提供一些重大改進，但難題還是存在。公用資料夾不提供現今企業所需要的健全共同作業和文件管理平台。

Microsoft 已表明 Exchange Server 2007 可能是支援公用資料夾之產品的最後版本。它們仍可獲得完整支援，且在 Exchange Server 2007 推出之後，也將繼續擁有長達 10 年的完整支援，因此，這只是檢驗替代方案的理想時機。

幸好，Microsoft 在推出的 Microsoft® Office SharePoint® Server (MOSS) 2007 中提供了吸引人的選項。MOSS 2007 可提供 IT 系統管理員和企業需要的平台，來取代及超越公用資料夾所提供的功能。在本文中，我會示範 MOSS 如何帶來健全而強大的架構，提供比 Exchange 公用資料夾更多的功能。尤其，我會把重點放在如何使用 SharePoint 進行與公用資料夾一樣的用途，例如共用行事曆、連絡人及文件共用方面。

請記住，您仍然需要公用資料夾，直到您至少更新用戶端為止。從 Outlook 97 到 Outlook 2003，Microsoft Outlook® 用戶端需要公用資料夾有幾個原因，包括離線通訊錄、公司表單檔案庫，以及查閱空閒/忙碌狀態。一旦您升級到 Outlook 2007 和 Exchange Server 2007 之後，只要一切準備就緖，您就可以完全不必使用公用資料夾。

SharePoint 行事曆

共用行事曆是公用資料夾的一般用途，SharePoint 可讓您很容易地以 SharePoint 行事曆取代公用資料夾行事曆。雖然 SharePoint 網站的預設安裝包含行事曆，但您可能需要建立多個行事曆，才能滿足公司的需求。為了示範，我會帶您逐步了解如何建立人力資源小組的共用行事曆。第一步是選取 [檢視所有網站內容] -- 這通常顯示在 SharePoint 網站的左上角 (請參閱 [圖 1])。

圖 1** 建立新網站內容 **

選取 [檢視所有網站內容] 之後，按一下 [建立] 按鈕 (它也顯示在 [圖 1])。當 [建立] 頁面載入之後，您將會看到預設內容類型選項 (如 [圖 2] 所示)。若要建立行事曆，您必須在 [追蹤] 欄中選取 [行事曆]。然後，您必須填寫名稱和描述欄位，並選擇是否要在 [快速連結] 區段中包含行事曆。

圖 2** [建立] 頁面會顯示許多預設選項 **

此時，會建立行事曆。使用者可以選擇要透過 SharePoint 網站或直接從 Outlook 檢視共用行事曆。若選擇後者，使用者只需要使用 Web 瀏覽器連接到行事曆，然後開啟 [動作] 功能表並選取 [連線至 Outlook] 選項即可。

第一次連線時，Outlook 會顯示安全性警告；這是要提醒使用者只能連線到已知且受信任的來源。選取 [是] 之後，行事曆將連線至 Outlook。[圖 3] 顯示預設檢視，它會並排顯示 SharePoint 行事曆及 Outlook 行事曆。

圖 3** SharePoint 行事曆及 Outlook 行事曆的 並排顯示畫面 **

當行事曆連線至 Outlook 之後，就可以進行雙向同步處理。任何透過 Outlook 輸入的事件都會與 SharePoint 同步處理，而檢視該行事曆的所有使用者將會看到更新的項目。此外，如果您已在 SharePoint 內啟用 SMTP 支援，則可直接用電子郵件將事件傳送到行事曆，SharePoint 就會新增那些項目。

SharePoint 連絡人

許多公司都會使用依賴公用資料夾的共用連絡人功能。同樣地，SharePoint 有提供更健全的替代方案，以便建立及管理連絡人清單。延續同一範例，現在我會告訴您如何為範例人力資源部門建立共用連絡人清單。

同樣地，選取 [檢視所有網站內容] 並按一下 [建立] 按鈕。現在，請選取 [通訊] 欄中的 [連絡人] 連結。您就會看到一個畫面，讓您在其中提供 [名稱]、[描述] 和 [快速連結] 設定的資訊 (請參閱 [圖 4])。填妥此資訊之後，只要按一下 [建立] 按鈕，即可建立新的連絡人清單。

圖 4** 填寫 [名稱]、[描述] 及 [快速連結] 設定 **

使用者通訊

您也可以使用 SharePoint 來建立討論區 (亦稱為討論清單)。就像行事曆和連絡人一樣，建立程序非常直截了當 -- 選取 [檢視所有網站內容]，按一下 [建立] 按鈕，並選取 [通訊] 欄中的 [討論區] 連結。如先前您所做過的，請針對 [名稱]、[描述] 和 [快速連結] 設定填寫適當的資訊，然後按一下 [建立] 按鈕。[圖 5] 顯示含有一些範例貼文的討論區。

圖 5** 含有一些貼文的範例討論區 **

除了討論區之外，現在 SharePoint Server 還支援兩種非常受歡迎的通訊工具 -- 部落格和 Wiki。公用資料夾所沒有的部落格和 Wiki 是 SharePoint Server 2007 的新功能，這些工具為此功能集提供新奇而有用的共同作業功能。

部落格提供互動式論壇，讓部落客可以將看法和想法張貼到網站上分享給大家。一般而言，這些貼文會分類，讓讀者更容易找到感興趣的貼文。同時，讀者也可以對部落客的意見提出回應。例如，公司可以由主管的成員設立部落格。這會是一個與員工溝通的強大工具，而且它可以提供管道讓職員分享想法，使所有層級的通訊順暢。

用 SharePoint 建立部落格很容易。第一步是選取 [檢視所有網站內容]，按一下 [建立] 按鈕，並按一下 [網頁] 欄下方的 [網站與工作區]。這會帶您到 [新 SharePoint 網站] 頁面，您必須在該處提供網站的 [標題]、[名稱] 和 [URL]。然後，您要選擇網站的範本 -- 在此案例中，請挑選 [部落格] 範本。最後三個設定選項是關於權限、導覽和網站目錄清單。完成所有必要選項之後，按 [建立] 按鈕。這會在最上層網站內實際建立子網站，子網站內含有提供部落格功能的文件庫和清單。當程序完成之後，將會帶您到新的部落格。

Wiki 是另一個很棒的工具，是為了進行更多共同撰寫而設計的。使用者可以在網站上新增、移除及編輯內容，以及連結許多網頁。建立 Wiki 的最簡單方式是選取 [檢視所有網站內容]，按一下 [建立] 連結，然後選取 [Wiki 頁面庫]，它會列在 [文件庫 (Libraries)] 欄中。在填寫好必要的 [名稱]、[描述] 和 [導覽] 設定欄位之後，按 [建立] 按鈕即完成。如需在 SharePoint 使用 Wiki 的詳細資訊，請參閱 TechNet Magazine 於 2007 年 1 月發表的在工作時使用 Wiki。

SharePoint 文件庫

公用資料夾實際上已變成文件存放庫，這個中央位置讓使用者可以輕易地存取及共用文件。過去幾年來，Exchange 系統管理員發現，這是使公用資料夾造成不便的主要用法之一。這不僅造成 Exchange I/O 負荷因為公用資料夾資料庫而增加，而且對於 Exchange 基礎結構的複寫也有負面的影響。SharePoint 文件庫提供絕佳替代方案，擺脫 Exchange 及其資源的需求。

SharePoint 文件庫是在 SharePoint 網站內的一個位置，可讓您儲存及管理檔案。文件庫有數種類型，包括圖片、Wiki 頁面、論壇和文件。在考慮取代公用資料夾時，文件庫是最適當的選擇。文件庫支援在 SharePoint 網站內儲存、管理、甚至建立文件。

許多不同類型的檔案可以儲存在文件庫中，但某些檔案類型 (例如可執行檔和指令碼) 基於安全理由，預設為受到限制。不過，這些限制可透過 SharePoint 管理中心網站的 [作業] 區段加以設定。

MOSS 的預設安裝包括可自訂的文件庫。大部分公司會希望建立多個文件庫，來支援公司內的不同業務單位。使用 SharePoint 提供的工具即可輕易達成此目的。例如，若要部署人力資源的文件庫，請選取 [檢視所有網站內容]，按一下 [建立] 連結，然後選擇 [文件庫 (Document Library)]，它會列在 [文件庫 (Libraries)] 欄中。然後您會看到一些您需要設定的項目 -- 提供文件庫的名稱和描述，指定是否要在 [快速連結] 區段中包含文件庫，選擇是否應啟用版本控制，並為直接在文件庫中建立的新文件選取預設格式。

請特別留意 [文件版本歷程記錄] 選項。其預設選擇為 [已停用]。不過，版本控制可能適合許多環境並且很有用。除了儲存文件的歷程複本之外，此功能還會追蹤何時進行變更及由誰變更，也提供檢視及還原舊版的功能。

[圖 6] 顯示已上載之某些文件的新建文件庫。建立文件庫之後，您可以開放這些存放庫給 Microsoft Outlook 和 Windows® 檔案總管使用。Outlook 可讓您使文件庫內容離線，並提供唯讀複本給無法存取網路的使用者。透過 Windows 檔案總管存取時，可利用 [網路上的芳鄰] 的便利性。輸入文件庫的 URL 之後，您就可以為使用者提供存取權。在大型環境中，您會考慮使用 [群組原則] 來部署這些 [網路上的芳鄰]。

圖 6** 包含已上載之某些文件的文件庫 **

進階功能

SharePoint 提供的功能集明顯超越公用資料夾所提供的功能。除了提供您可從公用資料夾獲得的一般功能之外，SharePoint Server 還提供更強大的功能來擴充這些一般用途的功能。這些增強功能包括：

• 版本歷程記錄
• 核准控制
• 取出程序
• 工作流程控制
• 文件保留原則
• 稽核
• RSS

諸如此類的功能對於企業內容管理平台而言非常重要，SharePoint 提供讓系統管理員可以輕鬆使用的健全架構。此增強功能可針對許多 SharePoint 功能啟用，包括行事曆、工作、討論區和文件庫。

若要設定此功能，請選取 [設定] 功能表，然後選擇設定選項 (例如 [文件庫設定] 選項)，如 [圖 7] 所示。然後您會看到 [設定] 頁面，您可以在此處檢視所有設定和可用的自訂選項。例如，在 [一般設定] 欄底下的 [版本控制] 設定連結可讓您設定版本歷程記錄。

圖 7** 選取設定選項以設定增強功能 **

如前所述，此功能提供文件變更的記錄，包括由誰變更及何時進行變更，必要時還可讓使用者檢視及還原舊版。也可以控制 SharePoint 儲存的版本數。達到此限制之後，項目會遭到刪除而不會傳送至 SharePoint 資源回收筒。

[版本控制] 區段也可以讓您設定所需的 [內容核准] 及 [取出] 需求。啟用 [內容核准] 之後，任何提交的項目必須經過核准才可以提供給其他使用者使用。未經核准的項目會保持擱置中狀態。[取出] 程序提供內容控制，方法是禁止多個使用者同時處理某一個檔案。

工作流程是 SharePoint 提供的另一個有用功能，公用資料夾不提供此功能。基本上，工作流程是一種結構式的商業流程，可幫助簡化貴公司的作業。在 SharePoint 內實作的工作流程是一連串預先定義的工作，可透過指定程序使文件的處理自動化。此程序可以反覆執行，且在進行下一個步驟之前，需要先完成前面的步驟，但是此程序也可以是平行的，好讓給定的工作及時完成。SharePoint 包含的預設工作流程如下：

• 核准
• 收集意見
• 收集簽章
• 處理核准

資訊管理原則是用來強制依循規範與商業需求。原則包含與文件的管理及控制相關的一組規則。SharePoint Server 支援自訂規則，但包含一些好用的預設規則，其中包括：

• 稽核
• 到期
• 標籤
• 條碼

稽核會根據您在網站設定內定義的一組動作，提供記錄事件的功能。您可以追蹤像開啟文件、下載或檢視項目或其內容、編輯文件、取出或存回文件、移動或複製項目，以及刪除或還原項目之類的動作。

內容到期可讓您刪除內容，以依循公司的資料保留原則。資料到期可發生於特定日期，或發生於特定事件 (例如建立文件) 發生之後的一段固定期間。

列印時會使用標籤，它會在列印時加上文字。實際上，此原則有許多用途。例如，您可以要求人力資源部之共用文件庫的所有文件，都包含一項保密聲明，以依循法務部門的規範。

條碼為線上文件和列印的文件提供正式追蹤方法。SharePoint 將為每一份文件建立唯一識別碼，於是使用者可以將條碼的影像插入其文件中。

SharePoint 提供的另一項重要增強功能是它與 RSS 摘要的整合。行事曆、連絡人、文件庫和討論區全部都會提供使用者可以訂閱的 RSS 摘要。使用者可以接收自動化更新項目來幫助追蹤其例行職責，而唯一需要的就是 RSS 讀取程式，例如 Outlook 2007。

結論

Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供企業級功能，並提供比 Exchange 公用資料夾更強大的替代方案。健全的管理架構可讓您輕鬆實作解決方案，來共用行事曆、連絡人和文件。您也可以建立各種通訊管道，包括討論區、部落格和 Wiki。

Alan Maddison 是 MTI Technology Corporation 在 Microsoft 技術實習方面的一名資深顧問。他主要專精於 Active Directory、Exchange Server 和虛擬化。

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