Sharepoint

建置強大的問卷基礎結構

Jim Bradley

摘要:

• 規劃和實作問卷解決方案
• 在 SharePoint 文件庫收集和處理問卷結果
• 管理效能和安全性問題

沒有資訊就做不出明智的決策。光靠直覺是不夠的，當您的決定會影響整個公司業務時更不能只靠直覺。無論您是要決定在哪裡舉辦小組派對，

或是打算重新配置 50% 的公司資源以推出新產品，都需要有資訊。但是您要如何取得這些資訊？

問卷是集思廣益的一種有效而划算的方法，從客戶對產品的滿意度，乃至員工對上次小組會議供應的三明治是否喜歡，無所不包。問卷能夠產生未來產品、系統或流程改良和開發所需的要素。那麼身為 IT 專業人員的您，要如何應用問卷系統來收集、儲存資料，使資訊的運用更有意義呢？

或許您已經再有收集、建構和分析這類資料的工具。不過，2007 Microsoft® Office System 不但提供這些工具，而且使用起來相當簡單。進行問卷調查的方法多得很，重點在於根據特定需求找出適當的方法。舉例來說，如果受訪者不多且內容並非關鍵，那麼電子郵件型態的問卷就非常適合進行即席、即時的資料收集。如需詳細資訊，請參閱下方的「使用電子郵件進行快速問卷調查」資訊看板。要是受訪者人數較多且攸關關鍵資料，這種比較複雜的方案比較適合用資料庫為導向的問卷。如需本主題的詳細資訊，請參閱下方的「建置以資料庫導向的問卷解決方案」資訊看板。

在本文中，我將把重點放在另外一套比較全面化且富彈性的解決方案：以 SharePoint® 為基礎的線上問卷。這種方法同時適用於各種複雜程度的關鍵及非關鍵問卷。因為 SharePoint 問卷是以網路為基礎，所以只要可以存取網頁瀏覽器的人，都可以接受問卷調查 — 它甚至還支援行動裝置。在 SharePoint 問卷中，回答可以具名亦可匿名，另外也提供即時結果，還可以存取分析工具。

這種問卷是使用 Windows® SharePoint Services 3.0 (WSS) 含 Forms Server 和 InfoPath®，或是 Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) 含 Forms Services 和 InfoPath® 實作而成 ([圖 1] 中有各項技術的描述)。這兩種案例基本上都提供相同的功能，所以我會把討論重點放在後者的組合上。有關 SharePoint 產品及其功能的完整比較，請參閱 Microsoft Office SharePoint Server 2007 產品比較下載，網址是 office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA101978031033.aspx。

Figure 1 實現 SharePoint 問卷的 Microsoft 技術

規劃和實作

設計問卷時必須事先考慮幾項要素，行前分析是一定要的，請確實投入時間詳擬問卷計畫。在最初的規劃階段中，您應該界定問題的範圍、期望取得的資料類型、判斷需要採用的技術、確立預算和管理方面的需求。接下來可以進展到實作階段，大致的工作流程是設計問卷表單、發佈問卷表單、收集和查驗答案、彙整和分析資料，然後報告結果。

問卷實作的工作流程一般包括至少一名問卷設計人員、受訪者和一名分析師 (如 [圖 2] 所示)。想當然爾，問卷工作流程可以簡單也可以複雜。比方說，公司上下的全面問卷調查很可能需要好幾回合的設計編排和核准。可能會有自動通知來提醒受訪者、提供各種支援和疑難排解表、管理員可檢視即時結果，並且有清楚的流程來判斷傳達最終分析結果。如此錯綜複雜的工作流程，確實需要以網路為主的系統來支援工作流程和報告功能。

[圖 2]** 從表單設計到資料分析的問卷工作流程 **(按影像可放大)

對全方位解決方案的期望

對全方位的問卷解決方案，您應該期望它符合一長串的重要需求。對於這類解決方案，個別小組或業務單位應該不需要 IT 部門的協助，就算缺乏程式設計技巧，也能建立、散發和收集問卷結果。表單建立工具應該提供容易使用的所見即所得 (WYSIWYG) 介面，以及一組豐富的功能使管線、分支和條件邏輯更具效率。而且想當然爾，問卷表單建立工具也應該配合各種規模大小和複雜度的問卷。

此外，問卷應該在網頁伺服器上執行，而且應該與集中維護的 SQL Server® 資料庫相整合，這樣各個部門就不用維護專用的 SQL 資料庫。任何可以存取網際網路的受訪者應該能夠從任何標準相容的瀏覽器完成問卷。

問卷流程應該輕易地連結工作流程，而且應該在不危及安全性的情況下滿足商務需要。另外，對許多組織來說，問卷解決方案應該提供多語言支援。

MOSS 2007、WSS 3.0 和 InfoPath 2007 互相搭配使用時，可創造出一套能解決所有這些需求的整合解決方案。[圖 3] 說明 SharePoint 堆疊內的各個元件如何彼此搭配運作。在探討這套完整的問卷解決方案之前，我想要稍微討論一下單獨使用 WSS 可以達成什麼成果。接下來我會說明搭配使用 MOSS 和 InfoPath 後可以獲得什麼附加的好處。

[圖 3]** SharePoint 堆疊的元件 **(按影像可放大)

單獨使用 WSS

即使沒有其他元件，您還是可以使用 WSS 來建立和實作問卷。事實上，WSS 包含一個內建的問卷範本，讓整個程序更加簡單。若要建立問卷，按一下 [開始] | [所有程式] | [系統管理工具]，然後選取 [SharePoint 3.0 管理中心]。從下拉式清單選取 [網站動作]，然後按一下 [建立]。接著會顯示 [建立] 頁面，顯示 [文件庫]、[通訊]、[追蹤]、[自訂清單] 和 [網頁] 的標題。每個標題下都有個範本選項。在 [追蹤] 下，按一下 [問卷]。

此時，WSS 會引導您逐步完成問卷建立程序。您可以建立開放式或封閉式的問題，並指定問題是否可以不作答。您甚至可以建立分支邏輯問卷，這類問卷會根據答案引導受訪者往下繼續不同的行徑。問卷可以是匿名的，或者必要時，也可以確認受訪者的身分。您還可以選擇是否在問卷中指定工作流程。

問卷是以瀏覽器為主，所以建立或回答問卷並不需要特殊的軟體。若要完成問卷，受訪者只要前往 SharePoint 網站，然後完成表單就行了。存取權限是繼承自上層網站，但可以直接從 SharePoint [動作] 功能表編輯。問卷的答案會儲存到 SharePoint 問卷網站，您可以透過清單的形式或圖形摘要，或是匯出到 Excel® 來檢視結果。

若要反覆進行，不需要額外的軟體，就可以透過 WSS 來達成此解決方案 (經由 [圖 4] 所示的流程)。假設您已經建置好一個設計完善的 SharePoint 網站，各部門應該不太需要 IT 的協助便可建立和實作問卷。

[圖 4]** 以 Windows SharePoint Services 為基礎的問卷 **(按影像可放大)

當問卷需要自訂時，只採用 WSS 的程序會浮現一項明顯的限制。WSS 使用各種不同的預設 ASPX 網頁 (AllItems.aspx、DispForm.aspx、EditForm.aspx、NewForm.aspx、overview.aspx 和 summary.aspx) 來建立問卷清單。雖然不用 WSS 中繼承的參數就可以自訂網頁，但是大多數功能都是源自不容易自訂的網頁組件。另外，只採用 WSS 的解決方案最適合不需要整合外部資料來源的問卷，例如貴公司的 ERP 系統。

如果您的確需要擴充問卷解決方案以包含自訂 UI 或與額外資料來源整合，就應該認真考慮結合 MOSS、WSS 和 InfoPath 的解決方案。

完整的問卷解決方案

MOSS 包含許多功能可以擴充 WSS，但是就目前來說，我只想把重點放在單一元件上 — 那就是 InfoPath Forms Services。透過 InfoPath Forms Services，只有問卷設計人員需要在她的電腦上安裝 InfoPath。其他人可以透過網頁瀏覽器來存取問卷。

在 InfoPath 中，設計人員可選取使用瀏覽器填寫表單的選項。InfoPath 隨後會建立一個可在任何標準相容的網頁瀏覽器上檢視的表單。除了一些進階的 InfoPath 功能 (例如使用者角色、垂直文字、對話方塊動作和進階控制項等) 之外，這個網頁表單執行的方式與 InfoPath 表單並沒什麼兩樣。表單接著會發佈到 SharePoint 文件庫或清單。在此同時，另一個稱為設計檢查的 InfoPath 功能會確保問卷表單與 InfoPath Forms Services 確實相容。

InfoPath 表單檔案庫與瀏覽器啟用的表單檔案庫之間並無差別。這兩個例子中的表單範本都是 .xsn 檔案。InfoPath Forms Services 若非將表單顯示在瀏覽器中，否則就會下載檔案到用戶端然後直接在 InfoPath 中顯示。若問卷設計人員在 SharePoint 網站上至少具備「參與者」權限，他就可以使用 SharePoint 文件庫來發佈表單範本。

擁有標準相容的瀏覽器的受訪者可以完成 InfoPath Forms Services 問卷，而他的答案接著會順暢地傳回 SharePoint 伺服器。在 SharePoint 內，您可以安全地存放、剖析、共用和分析資料 (使用 Excel、SQL，或其他網路上可用的工具)。所有這些動作都不太需要 IT 管理協助就能達成。

回傳和效能問題

不過，這有潛在的效能問題。例如，啟用瀏覽器的表單在 SharePoint 伺服器上是以系統帳戶的內容執行，也就是說如果表單包含程式碼或資料連線 (如 [圖 5] 所示)，那麼該程式碼或資料連線會是在伺服器上，而不是在用戶端上執行。而複雜的表單可能需要經常回傳資料給伺服器，無疑是增加伺服器上的工作負載。

[圖 5]** 以 InfoPath Forms Services 為基礎的問卷解決方案與額外的資料連線 **(按影像可放大)

問卷使用回傳的頻率越高，前端網頁伺服器的負載就越大。不過，回傳有時候是不可避免的，像是在實作回應分支的時候。為了盡可能避免對系統產生潛在的反效果，問卷設計人員必須清楚回傳的問題，並了解若回傳終究是免不了時，該如何有效地實作問卷。譬如說，設計人員應該在使用者按下 [下一步] 按鈕時，使用類似精靈的問卷回傳資料到伺服器，藉此減少回傳次數。

InfoPath Forms Services 必須維護伺服器上每個目前正在使用中的表單狀態。預設的工作階段逾時是 60 分鐘，也就是說，如果填寫複雜問卷的時間超過 60 分鐘，而在這段期間內沒有任何回傳，那麼伺服器上就會關閉該工作階段。已經輸入但未提交的資料將會遺失，受訪者必須重填問卷。

當大量受訪者同時填寫問卷表單，以及在問卷有大量資料來源或包括檔案附件時，這種問題更是明顯。如需詳細資訊，請參閱《提升 InfoPath 2007 表單的效能》，網址是 msdn2.microsoft.com/bb380251。

安全性考量

深入探討安全性雖不在本文討論範圍內，但有些安全性考量值得特別注意。首先，SharePoint 和 InfoPath 2007 遵守 Microsoft 在 2002 年初所採行的「高可信度電腦運算計畫」。InfoPath 表單採三種可能的安全性層級：限制、網域和完全信任。而且在預設的情況下，InfoPath 會自動判定和套用建議的安全性層級到表單。

數位簽章功能有助於確保表單是由特定的使用者所建立或填寫，而且未經修改。而資訊版權管理 (IRM) 可以限制對範本和已完成表單的存取。為了防止惡意使用者上載包含有害程式碼的表單，或使用 SharePoint 平台透過資料連線對其他系統發出攻擊，InfoPath 會區別使用者部署和系統管理員部署的表單。只要表單不含任何自訂程式碼，而且只設為 [網域] 安全性層級 (這可限制跨網域資料連線)，使用者就可以上載表單。對大多數問卷解決方案來說，這些參數已綽綽有餘。

當問卷設計需要 [完全信任] 安全性層級時，為了能夠不受限制地存取資源，就必須有 IT 管理核准才能發佈表單。根據預設，需要 IT 管理核准的情況有：當表單包含 Managed 程式碼、表單範本中有定義跨網域資料連線、表單使用集中管理的資料連線庫中定義的資料連線，以及啟用支援在行動裝置上的轉譯選項等時候。

在 [完全信任] 安全性層級，問卷設計人員可建立 InfoPath 表單，並儲存表單範本。範本或 .xsn 檔案會以電子郵件附件的方式傳送到 SharePoint 系統管理員，或透過網路共用傳遞。IT 系統管理員接著會先檢查問卷功能及當中所含的任何程式碼，然後再於實際執行系統上提供問卷。IT 系統管理員會將問卷範本上載到網站集合，然後啟動問卷範本來完成部署作業。這兩個程序都是在 [WSS 管理中心] 主控台的 [應用程式管理] 網頁上完成。如此一來，IT 系統管理員可以將表單發佈委派給個別的部門，同時在表單超出基本的資料收集活動範圍時，仍然能夠繼續監督發佈程序。

在某些常見的案例中，IT 系統管理員監督是必要的：當表單必須填入預設資料，以及當問卷結果提交到多個資料來源時。在預設的情況下，網域信任表單範本並不能建立跨網域資料連線，但是您可以採取幾個動作來解決這項限制，包括：

• 授與表單 [完全信任] 權限。
• 從資料連線庫使用資料連線來建立網域信任。
• 透過集中管理的連線庫使用網域信任。

完全信任和集中管理連線庫兩種選項在表單發佈期間都需要有系統管理員的核准。然而，資料連線庫 (DCL) 可讓使用者發佈的表單使用網站集合層級維護的 DCL 跨越網域界線。這個 DCL 可由個別的部門加以掌控。不過有一點要注意的是，容許各個部門自行定義以伺服器為主的資料連線，可能會有安全性方面的疑慮。

最安全的選項是在集中管理的連線庫中定義資料連線，然後讓 IT 系統管理員部署進階的問卷表單來使用這些資料連線。集中管理的連線庫之所以有利是因為它可用於所有的網站集合以及整個伺服器陣列。這容許系統管理員定義中央驗證設定，以便存取本機 SharePoint 伺服器以外的資料來源。如需詳細資訊，請參閱線上文件《關於資料連線、驗證和替代存取對應》，網址是 msdn2.microsoft.com/ms771995.

結論

問卷提供一種有效的方式收集各種業務、各種等級的關鍵 (以及不太關鍵的) 資訊。然而，建立有效率的問卷需要有適當的工具、完善的計畫，以及在藝術與科學雙方面取得均衡。事先進行周密的規劃將有助您建造一套可讓組織內各個部門建立、傳送、接收、儲存和分析問卷資料的解決方案。

最有效的問卷是那些能產生及時且相關資訊的問卷。為了在需要時收集資訊，您的解決方案必須在不危及安全性的情況下，簡化在部門層級建立和管理問卷的程序。InfoPath 提供的直覺化介面無須特殊訓練就可以使用，讓資訊工作者能夠建立高品質的問卷。而且透過 InfoPath，您不必執行繁複的 IT 管理工作，便可收集高品質的問卷資料。

InfoPath 2007 與 WSS 和 MOSS 緊密地搭配運作，創造出豐富、複雜的問卷解決方案，與各式各樣的平台和瀏覽器都相容。您的企業將可藉此駕馭最重要的資產之一：資訊。

使用電子郵件進行快速問卷調查

即席的問卷是向一小群受訪者迅速收集資料的基本工具。以電子郵件為主的問卷最適合這類的即時研究調查，既可迅速建立，亦無須專用的伺服器或 IT 協助。其中一個最簡單的方法是，內嵌在 Microsoft® Outlook® 郵件的投票按鈕，它可讓您傳送、接收和列表顯示單面向問卷。

開始投票按鈕問卷之後，您的收件者會收到一封內含投票區的電子郵件，當中會顯示下拉式選項清單。收件者可以按下其中一個選項來回應。快顯視窗接著會顯示一則訊息：「您選擇回應：<您的選擇>」，並提供選項來 [傳送] 或 [編輯] 回應。

問卷設計人員，或是指定的代理人，會透過電子郵件收到個別的回應，並手動將結果製作成列表。如果問卷包含大量收件者，您應該在 Outlook 中建立規則 (使用「規則精靈」)，自動將回應路由到專用資料夾，如 [圖 A] 所示。

[圖 A]** 問卷回應自動路由到專用資料夾 **(按影像可放大)

不過，投票按鈕功能蠻有限的。插入電子郵件訊息中的問卷表單所能收集的資料更多，但是手動擷取資料及製作列表其實並不容易管理。以電子郵件為主的問卷比較複雜的一點，就是使用 VBScript 來自訂 Outlook 問卷。自訂表單其實比較方便收集和分析大量複雜的資料。若要存取 Outlook 2007 中的開發人員功能，您必須先顯示 [開發人員] 索引標籤，如 [圖 B] 所示。

[圖 B]** Outlook 2007 中的 [開發人員] 索引標籤 **(按影像可放大)

一般 Outlook 使用者可能不具備建立自訂 Outlook 表單的知識。但是 InfoPath® 2007 提供的新功能可以讓實作自訂表單更容易。問卷設計人員不需要特殊的專才，就可以透過三種方式建立 InfoPath 表單和範本：

• 透過匯入現有的 Microsoft Word 文件或 Excel® 試算表。
• 透過下載預先設計的 InfoPath 範本，然後修改它們來滿足特定需要。
• 使用 InfoPath 的表單設計功能從頭開始設計範本。

這三種情況下的範本都可以發佈到 Outlook，並透過電子郵件散發。使用 InfoPath 2007 和 Outlook 2007，IT 只需要稍微從旁協助 (有時甚至完全不需要)，不出幾個小時資訊工作者就可以建立出包含二十個問題的問卷，以電子郵件寄給群組，在 Outlook 中接收結果，然後以 Excel 試算表分析資料。

此案例中有個唯一的實際需求：所有參與者都必須在電腦上安裝 InfoPath 和 Outlook。而且 InfoPath 2007 實際上會擴充 Outlook 2007 的功能，所以收件者可以直接從 Outlook 介面回應問卷。

但是 InfoPath 不光是支援以電子郵件為主的問卷而已。您還可以建立範本，查詢和提交資料到 Web 服務和 SQL Server® 資料庫，或者您可以使用現有的 XML 文件或 XML 結構描述當做資料來源。換句話說，只需要一點點訓練和程式碼 (或是完全不用加入程式碼)，使用者便能感受到 XML 的強大功能和彈性。

使用電子郵件作為問卷解決方案還有一些明顯的缺點。比方說，這些問卷並不是匿名的，因為受訪者必須提供電子郵件地址。這可能會妨礙受訪者誠實作答而扭曲結果。另外也有安全性方面的考量，例如網路釣魚攻擊，因此使用以電子郵件為主的問卷所收集到的資料類型和深度其實有限。

建置資料庫導向的問卷解決方案

以電子郵件為主的問卷並不適合比較複雜且牽涉大量受訪者的研究調查 — 要管理和分析所有資料，光靠 Outlook® 中的單一資料夾是不夠的。更穩固的解決方案是將問卷的回應導向資料庫。資料庫所提供的進階存放、索引、處理和報告功能都相當有幫助。例如，Microsoft® SQL Server® 2005 包含了 SQL Server Reporting Services，可用來自動處理問卷結果。

若要建立可以提交回應到資料庫的 InfoPath 表單範本，您必須先在網路內建立 Access® 或 SQL Server 資料庫。接著，在 InfoPath® 中，您可以使用「設計表單範本」精靈開始建立範本的程序。這個動作會開啟「資料連線精靈」，並逐步帶您完成將表單連結到資料庫的程序。InfoPath 會使用資料庫中的資訊來建置資料來源查詢和資料欄位。

大部分的工作人員都具備足夠的知識，只需要一點點訓練或輔助，就可完成和提交問卷。然而，在這個案例中 (資料會直接傳遞到資料庫中)，受訪者必須安裝 InfoPath 和 Outlook，而且他們必須位在公司防火牆背後，或是具備公司網路的 VPN 存取權。

InfoPath 的「資料連線精靈」只會與 Microsoft SQL Server 2000 或更新版本和本身使用 ADOXML 的 Access 資料庫進行互動。它不支援直接提交到其他資料庫。其他的限制包括，InfoPath 不容許將 RTF 控制項繫結到資料庫欄位，而且也不支援大型二進位資料型別。

隨著網路拓撲的規模漸大也漸形複雜，將資料提交到中繼 Web 服務，再將資料傳遞到資料庫的作法也越來越有利。藉由 Web 服務將問卷表單前端與資料庫後端分開，也能提高在網頁伺服器上實作商務邏輯的效率。再加上由於 Web 服務是經由 HTTP 或 HTTPS 連線執行，參與者便能透過防火牆提交資料，如 [圖 C] 所示。不過要注意的是，受訪者還是必須安裝 InfoPath 2003 或 2007。

這種案例的缺點是，實作時需要有 IT 的參與。細述此程序將超出本文討論範圍，不過我可以警告您從頭建置資料庫解決方案可說是相當費力的工作，其中包括事先規劃、良好的問卷設計、程式設計 Web 服務，以及設計資料庫後端。雖然 InfoPath 2007 已經簡化了這項作業的表單設計部分，但是端對端解決方案仍然需要熟練的程式設計和資料庫設計技能。而加入進階功能，例如工作流程或多語言支援，更會使得實作的成本遽增。

[圖 C]** 透過 Web 服務的 InfoPath 資料流 **(按影像可放大)

Jim Bradley 是 CoyoteTech LLC 的老闆，這家技術通訊公司專門針對 Microsoft 伺服器產品提供使用者輔助資源文件。參與的說明文件專案包括《Microsoft Exchange Server 2007 邊際傳輸和訊息保護》、《透過 Microsoft Exchange Server 2007 進入 64 位元的世界》，以及《Microsoft Exchange 2003 技術參考指南》。

© 2008 Microsoft Corporation and CMP Media, LLC. 保留所有權利；未經允許，嚴禁部分或全部複製.