溝通與共同作業

透過 Groove 和 SharePoint 建立強大的連線

Alan Maddison

綜覽：

• 建立 SharePoint 文件庫
• 建立 Groove 工作區
• 同步處理 Groove 與 SharePoint
• 允許存取工作區

目錄

Groove 與 SharePoint 並用
快速入門
設定核准控制
建立 Groove 工作區
同步處理 Groove 與 SharePoint
允許存取工作區
結語

IT 專業人員常常對 Microsoft Office Groove 2007 (Groove) 與 Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SharePoint) 之間明顯的類似性感到好奇，

而且不確定各自適用於哪種情況。乍看之下，兩種產品的確相當類似，因為它們都提供共同作業的功能。不過，只要深入探勘各自的架構，就可以看出其間的差別。

SharePoint® 提供穩固且可調整的內容管理架構和共同作業工具組，並支援結構化工作流程。相較之下，Groove™ 則是允許在完全沒有或是只有一點點 IT 負荷的情況下，快速部署工作區的共同作業工具組。Groove 支援文件共同作業、往來討論和行事曆功能，從而提供理想的架構，達成動態、安全及隨機操作的共同作業。簡而言之，大多數使用者最後都會自然而然以不同的方式來使用這些產品。

另外，Groove 2007 還添加了內建支援，方便您使用 SharePoint 檔案工具來整合 SharePoint。這項工具不但可以同步處理 Groove 工作區與 SharePoint 文件庫，同時內建的整合功能也方便您充分運用兩項產品。結合 Groove 富於彈性和動態的本質，與 SharePoint 的精密和威力，將為許多人帶來顯著的利益。

Groove 與 SharePoint 並用

當今的 IT 產業要求組織與其合作夥伴和廠商之間必須更加密切的合作。但是，使用像 SharePoint 等產品實作的強大共同作業解決方案，多半傾向於把重點放在內部小組，以及讓資訊廣泛用於整個組織內部的需要上。在這種情況下，從系統管理和安全性的觀點看來，提供存取權給組織外部的使用者，往往具備重大的挑戰。面臨這樣的挑戰，讓使用者得以透過臨機操作向外聯繫外部合作夥伴，遂成為主要的目標。

而結合 Groove 與 SharePoint 正可以提供這樣的解決方案。SharePoint 提供內部組織共同合作、內容搜尋和工作流程架構，而加入 Groove 則可讓公司擴展這些功能，輕鬆進行組織間相互的共同作業。透過 Groove，使用者可以快速跨越公司的界限，設定共同作業工作區。另外，對 192 位元進階加密標準 (AES) 對稱金鑰的支援，也確保共同作業能夠安全進行。事實上，Groove 安全性是內建的，而且永遠處於開啟狀態，因此使用者無需煩惱設定的問題。

Groove 的安全性架構為這些工作區及當中的內容 (無論儲存在本機或是在網路傳輸期間)，都提供了高層的保護。SharePoint 檔案工具可讓這項資訊與 SharePoint 文件庫雙向同步，以確保該資訊能夠集中使用，以方便內部存取。讓我們舉一個具體的例子來看看這個程序的運作方式。

快速入門

各組織常常在日常的商業活動中，與許多公司共同作業。通常這不僅包括外部組織，也包括不定期合作的各部門 (例如財務、企業溝通和法律部門) 的個人。因此這些組織不但需要建立共同作業的臨機操作內部小組，也必須讓那些未參與共同作業程序但又必須存取最終成品的人，使用這個共同作業的產品。而使用 SharePoint 和 Groove，可以輕易達成這些目標。

如果您還沒有要與 Groove 工作區同步處理的 SharePoint 文件庫，第一步是先建立一個文件庫。方法是連接到 SharePoint，然後選取 [檢視所有內容 (View All Content)] 連結。待頁面載入之後，請選取 [建立 (Create)]，然後從 [文件庫 (Libraries)] 一欄選取 [文件庫 (Document Library)]，如 [圖 1] 所示。

[圖 1] 建立 SharePoint 文件庫 (按一下以放大影像)

在新增文件庫頁面上有好幾個需要設定的項目 -- 文件庫的名稱和描述、是否要在 [快速連結] 區段中包含文件庫、是否要啟用版本控制，以及直接在文件庫中建立的新文件的預設格式。[文件版本歷程記錄 (Document Version History)] 預設並不會選取，如果版本控制適用於您的環境，您應該啟用這項功能。另外，您也應該考慮使用 SharePoint 提供的一些進階功能，將它們作為 Groove 和 SharePoint 實作的一部分。此增強功能包括：

• 版本歷程記錄
• 核准控制
• 簽出程序
• 工作流程控制
• 文件保留原則
• 稽核
• Really Simple Syndication (RSS)

透過 SharePoint 提供的這些附加功能，在與 Groove 搭配使用時，能提供無比的價值。在我的範例中，此附加功能 — 尤其是核准控制 — 確實成效不俗。例如，假設小組成員在 Groove 內共同編擬一份文件。當最後的草稿準備好複閱時，可以將它與 SharePoint 同步處理，然後依照核准程序辦理。

設定核准控制

若要設定這項功能，請從文件庫選取 [設定] 功能表，然後選取設定項目，讓您檢視所有的設定和自訂選項。若要設定核准，請在 [權限與管理] 區段中選取 [工作流程] 設定連結，帶出 [新增工作流程] 頁面。接下來是選取工作流程範本 (在我們的範例中是核准範本)，然後為該工作流程輸入名稱。接下來您必須決定是要使用現有的工作清單，還是建立新的工作清單。新工作清單所提供的機密性較佳，但這一點在我們的範例中並不重要，所以直接選取預設值即可。

選好工作清單之後，您必須決定要怎麼開始核准程序。讓我們採用手動程序，允許任何通過驗證且具有正確權限的使用者開始進行程序。其他選項則可讓您根據版本控制 (如果在文件庫上有啟用的話)，或是每次新增文件或變更現有文件時，將此程序自動化。

當您按 [下一步] 接受這些設定選項之後，必須輸入一些最終的設定資訊。第一個選項是設定要如何指派工作。由於核准程序中的參與人員可能不只一個，因此您可以連續指派核准者，也就是等其中一人核准某個項目之後，再移往下一人；您也可以平行指派核准者，也就是任何人都可以隨時核准。接下來必須決定是否要允許核准者指派工作給其他人，以及他們是否可以在工作完成前要求進行變更。

下一步是選擇實際的核准者，然後決定何時應該完成工作。最後再決定何時要完成工作流程。預設的選項是，工作流程會在所有工作全部執行之後完成。在最後一個設定選項中，您要指定核准狀態是否要在工作流程一完成後就馬上更新。按了 [確定] 按鈕之後，便會建立核准程序，您也可以開始進行核准文件的程序。

建立 Groove 工作區

建好 SharePoint 文件庫之後，下一步就是建立 Groove 工作區。不過您必須先確定您有 Groove 帳戶，而且至少具備一個身分識別才行。身分識別是在 Groove 內表示狀態和通訊的基本條件。每一個 Groove 帳戶都可以和多個身分識別建立關聯，而每一個身分識別皆與一個專屬的連絡檔案相關聯，因此您可以針對您所用的每一個身分識別，自訂連絡資訊。您也可以匯出 Groove 帳戶及相關聯的身分識別，以便用於多部電腦上。

建好帳戶和身分識別之後，請按兩下系統匣中的 [Groove] 圖示，開啟 [Groove] 啟動列。接著再按一下 [新增工作區] 選項，為工作區輸入適當的名稱，然後選取 [標準] 工作區類型。Groove 標準工作區可使工作區成員的目前狀態、警示和角色指派等工作更具效率。按一下 [確定] 之後，Groove 便會建立工作區，並且開啟它。[圖 2] 所顯示的是有幾個檔案新增到檔案工具的新工作區。到目前為止，工作區都可以正常運作，而且您也可以設定警示或者隨意新增任何工具，來完成設定作業。

[圖 2] 新 Groove 工作區 (按一下以放大影像)

警示可以在工具、工作區或個別檔案層級設定。警示的四個等級是無、中度、高度和自動。設定中度會標示出新內容，而設定高度或自動則會播放檔案。您也可以設定警示，在使用者進入特定工作區時收到通知。若要設定警示，請從 [選項] 功能表選取 [設定警示]。個別檔案上的警示，是在檔案本身的內容上設定；請以滑鼠右鍵按一下工作區內的一個檔案，然後選取 [內容]。

除了用於文件共同作業的檔案工具，以及用於往來討論的討論工具 (屬於預設標準工作區的一部分) 之外，其他還有許多工具，包括行事曆、表單、問題追蹤、會議、繪圖本，當然還有 SharePoint 檔案工具。每一種工具都能夠提供其他有用的共同作業功能。若要新增工具，請選取工作區右下方的 [將工具新增至這個工作區] 按鈕，然後選取您要新增的工具，如 [圖 3] 所示。您也可以輕易地隨時刪除工具。

[圖 3] 新增工具到 Groove 工作區 (按一下以放大影像)

同步處理 Groove 與 SharePoint

新增 SharePoint 檔案工具之後，您必須設定內含您想要同步處理之文件庫的 SharePoint 網站的 URL。方法是在工作區畫面的下方選取 [SharePoint 檔案] 索引標籤，然後直接在 Groove 工作區按一下 [設定] 按鈕，如 [圖 4] 所示。

[圖 4] 設定 SharePoint 檔案工具 (按一下以放大影像)

輸入 URL 之後，您就可以看到該 SharePoint 網站上所有可用的文件庫了。如 [圖 5] 所示，接下來就是選取您要使用的文件庫。Groove 會進行連線，然後開始自動同步處理。也就是說，目前在 SharePoint 文件庫中的所有文件都會下載到 Groove 工作區，然後透過 Groove 工作區供大家使用。[圖 6] 顯示了一個範例。

[圖 5] 設定 URL 之後，您就可以在 Groove 中使用 SharePoint 文件庫了 (按一下以放大影像)

[圖 6] 同步處理 Groove 與 SharePoint (按一下以放大影像)

文件在 Groove 中是顯示成未閱讀，因為它們才剛剛下載而已。請注意，與 SharePoint 同步處理的所有檔案，都可以使用 SharePoint 簽入/簽出功能。另外，當您簽出檔案時，任何其他使用者都無法在您編輯文件時進行變更。

另外也請特別注意，SharePoint 檔案工具有提供雙向同步處理，因此如果您是透過 Groove 將檔案新增到 SharePoint 檔案工具，它們也會與 SharePoint 文件庫同步處理。雖然預設的同步處理是設定為自動進行，您還是可以按一下 [立即同步 (Synchronize Now)] 按鈕，手動起始同步處理。這時候，畫面會出現所有需要同步處理之檔案的變更，以及相關動作的摘要，您可以從 SharePoint 取得，或者傳送至 SharePoint，如 [圖 7] 所示。

[圖 7] 手動同步處理之後，畫面會出現變更摘要 (按一下以放大影像)

請注意，部署為 Groove 標準工作區一部分的檔案工具，與 SharePoint 檔案工具是不一樣的。Groove 檔案工具並不會與 SharePoint 同步處理，而且可以根據您的需要加以移除。然而，正因為這個工具不會與 SharePoint 同步處理，因此它可以作為一個存放位置，存放小組在專案期間需要存取的暫時檔案。存放在此處的檔案仍然會在工作區成員之間同步處理。

允許存取工作區

待基本的共同作業基礎結構全部部署妥當之後，就可以允許使用者存取工作區了。不過，您必須先邀請他們，這一點可以透過電子郵件或 Groove 立即訊息進行。要不然，也可以利用 Groove 將邀請函匯出到檔案。這個檔案的副檔名是 .grv，預設是與 Groove 應用程式相關聯，不過之後可以透過其他方式來傳送，例如放到網站上，允許收件者下載邀請函。

Groove 立即訊息包括安全性檢查，可確保只有收件者能夠閱讀邀請函。當您透過電子郵件邀請或是使用邀請檔案時，請務必勾選 [需要接受確認]，以便確認加入您工作區的人確實是您邀請的人。這一點可為工作區添加一層安全性。另外還要注意的是，您可以取消擱置中的邀請。

當您邀請使用者到工作區時，必須為每一個收件者選擇一個角色。角色包括管理員、參與者和訪客，而參與者是預設會指派的角色。每一個角色在工作區當中都有特定的權限，而根據一般原則，您應該將管理員角色只指派給那些在工作區裡面真的需要所有權限 (例如刪除工具) 的人。工作區建立者預設會取得管理員角色，而指派的角色隨時都可以變更。

假設本文中的專案需要臨機操作，那麼最後一項工作便是在一切完成之後，刪除 Groove 工作區。當您確定把工作區與 SharePoint 文件庫同步處理之後，請開啟工作區，前往 [檔案] 功能表，然後選取 [刪除工作區]。接下來則是選擇要 [從這部電腦 (From This Computer)] 刪除，還是刪除 [所有成員 (For All Members)] 的選項 (每一個使用者在他的電腦上都有工作區的複本，而且除非您刪除所有成員的工作區，否則它會無限期的存在)。

專案最高潮之處莫過於有機會運用 Groove 和 SharePoint 的互補本質。一旦文件完成最後的同步處理之後，您便能使用 SharePoint 中的資訊管理原則設定。更具體地說，您可以啟用資料到期，讓您自動管理封存資料。

啟用到期功能可讓您指定一段保留資料的時間。保留期結束之後，SharePoint 便可以自動刪除資料，或者開始進行工作流程程序。這項功能提供了一種途徑，讓您將 Groove 資料併入貴公司資訊週期管理原則。您可以隨時設定資料保留原則。如果您在最初設定文件庫時沒有設定資料保留原則，也可以在現在設定。

若要啟用到期功能，請從文件庫內部選取 [設定] 功能表，然後選取文件庫設定功能表項目。接著可以在頁面的 [權限與管理] 區段中檢視 [資訊管理原則設定] 功能表選項。一旦按下 [資訊管理原則設定] 連結之後，就可以指定您所定義的新自訂原則，或者選擇啟用文件庫，使用在網站層級定義的原則。

請注意，如果您選擇定義自訂原則，就必須輸入一些設定資訊。因此，在我的範例中，您必須啟用到期功能，然後選擇保留期間，以及當保留期限到期時所要執行的動作。

Groove 是豐富的共同作業用戶端，專為臨機操作共同作業提供動態、直觀和安全的架構。Groove 藉由豐富的工具組，提供了輕量且具適應能力的共同作業平台，能夠輕鬆應用在組織內部或是不同的組織之間。

如果 SharePoint already 已為貴公司提供穩固且強大的內容管理架構和共同作業工具組，那麼將它與 Groove 的結合，更是一套陣容堅強的解決方案。這兩種產品極為互補，因此兩者搭配使用時，能為共同作業的小組提升顯著的產能。

Alan Maddison 在 Strategic Business Systems 擔任資深顧問，這家公司是 Brocade 的分公司。

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