Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach

Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Ein inaktives Postfach ist der Postfachstatus, der verwendet wird, um die E-Mail-Adresse eines ehemaligen Mitarbeiters beizubehalten, nachdem dieser Ihre organization verlassen hat. Ein Postfach wird inaktiv, wenn ein anwendbarer Aufbewahrungsspeicher darauf angewendet wird, bevor das Microsoft 365-Benutzerobjekt gelöscht wird. Die folgenden Haltebereiche initiieren die Erstellung eines inaktiven Postfachs nach dem Löschen eines Benutzerkontos:

• Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien und -Bezeichnungen mit Nur-Aufbewahrungs- oder Aufbewahrungs- und Löscheinstellungen.

• Ein Halteraum, der einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist.

• Beweissicherungsverfahren.

• Ein vorhandener In-Place Halteraum.

Nach der Inaktivität werden die Inhalte des Postfachs einschließlich des Ordners "Wiederherstellbare Elemente " beibehalten, bis der Aufbewahrungsspeicher, der vor der Inaktivität für das Postfach platziert wurde, nicht mehr gilt.

Wenn die anwendbare Aufbewahrung nicht zeitbasiert ist, z. B. eine Aufbewahrung, die mit einer aufbewahrungsfreien Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder -bezeichnung verknüpft ist, einem eDiscovery-Fall oder einem Beweissicherungsverfahren (ohne konfiguriert), LitigationHoldDuration wird der Postfachinhalt auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, bis die Aufbewahrung entfernt wird.

Wenn die Aufbewahrung jedoch zeitbasiert ist, wird der Postfachinhalt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsdauer beibehalten. Zu diesem Zeitpunkt werden alle Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" endgültig aus dem inaktiven Postfach gelöscht (gelöscht).

Mit der Weiterentwicklung von Vorschriften und Richtlinien kann es vorkommen, dass Sie die Dauer der Aufbewahrung ändern müssen, die dem inaktiven Postfach zugewiesen ist. In den folgenden Schritten wird beschrieben, wie Dies geschieht.

Herstellen einer Verbindung mit PowerShell

Wie bereits erwähnt, können viele verschiedene Arten von Haltebereichen die Erstellung eines inaktiven Postfachs auslösen. Aus diesem Grund müssen Sie zunächst ermitteln, welche Art von Halteraum sich auf das inaktive Postfach auswirkt, um die Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach zu ändern. Um den Typ der Haltebereiche zu identifizieren, müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, um die Typen von Haltebereichen zu identifizieren. Wenn das inaktive Postfach von Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien oder -Bezeichnungen betroffen ist, müssen Sie auch Security & Compliance PowerShell verwenden, um die spezifischen Richtlinien zu identifizieren.

• Informationen zum Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell oder Security & Compliance PowerShell finden Sie in einem der folgenden Themen:

  • Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell

  • Verbinden Sie sich mit Security & Compliance PowerShell

Schritt 1: Identifizieren der Haltebereiche für ein inaktives Postfach

Da für ein inaktives Postfach möglicherweise verschiedene Arten von Haltebereichen oder eine oder mehrere Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien platziert werden können, besteht der erste Schritt darin, die Haltebereiche für ein inaktives Postfach zu identifizieren.

Führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell aus, um die Aufbewahrungsinformationen für ein bestimmtes inaktives Postfach in Ihrem organization anzuzeigen.

Get-Mailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -InactiveMailboxOnly | FL DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied

Wenn Sie den Aufbewahrungstyp für mehrere inaktive Postfächer identifizieren müssen und Ihre organization über eine große Anzahl davon verfügt, kann die Anzeige mit PowerShell nicht mehr möglich sein. In diesem Fall können Sie alle relevanten Informationen mithilfe des folgenden Befehls in eine CSV-Datei exportieren und die Path nach Bedarf für Ihre Umgebung ändern:

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select DisplayName,Name,DistinguishedName,ExchangeGuid,IsInactiveMailbox,LitigationHoldEnabled,LitigationHoldDuration,LitigationHoldDate,LitigationHoldOwner,InPlaceHolds,ComplianceTagHoldApplied | Export-Csv -NoTypeInformation -Path "C:\Temp\InactiveMailboxHoldTypes.csv"

Für die Zwecke dieses Beispiels werden im Folgenden Ergebnisse für sechs inaktive Postfächer mit unterschiedlichen möglichen Aufbewahrungstypen angezeigt.

DisplayName              : Ann Beebe
Name                     : annb
DistinguishedName        : CN=annb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 664ef44e-c1a0-47b0-9553-2ecdfc6ef840
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : True
LitigationHoldDuration   : 365.00:00:00
LitigationHoldDate       : 10/25/2021 6:54:57 PM
LitigationHoldOwner      : admin@contoso.com
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Carol Olson
Name                     : carolo
DistinguishedName        : CN=carolo,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : e646a369-00bf-43d3-837a-8eae8b301d44
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Megan Bowen
Name                     : meganb
DistinguishedName        : CN=meganb,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 36ec77cb-c524-468a-a8e8-bfb75e01a176
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1}
ComplianceTagHoldApplied : True
...
DisplayName              : Mario Necaise
Name                     : marion
DistinguishedName        : CN=marion,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 0579e039-a695-40d5-8f0a-0dc04f4b4c8f
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Abraham McMahon
Name                     : abrahamm
DistinguishedName        : CN=abrahamm,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 55ad8905-4e68-4c8d-940d-e068ec6b51fc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {UniH7d895d48-7e23-4a8d-8346-533c3beac15d}
ComplianceTagHoldApplied : False
...
DisplayName              : Pilar Pinilla
Name                     : pilarp
DistinguishedName        : CN=pilarp,OU=Soft Deleted
                           Objects,OU=contoso.onmicrosoft.com,OU=Microsoft Exchange
                           Hosted Organizations,DC=NAMPR06A007,DC=PROD,DC=OUTLOOK,DC=COM
ExchangeGuid             : 8d7867d6-bb6d-4cd8-a51f-09d208f97fcc
IsInactiveMailbox        : True
LitigationHoldEnabled    : False
LitigationHoldDuration   : Unlimited
LitigationHoldDate       :
LitigationHoldOwner      :
InPlaceHolds             : {c0ba3ce811b6432a8751430937152491}
ComplianceTagHoldApplied : False

In der folgenden Tabelle sind die sechs verschiedenen Haltehaltetypen aufgeführt, die verwendet wurden, um jedes Postfach aus dem obigen Beispiel inaktiv zu machen.

Schritt 2: Ändern der Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach

Nachdem Sie ermittelt haben, welche Art von Haltebereich für das inaktive Postfach aktiviert ist (und ob es mehrere Haltebereiche gibt), wird im nächsten Schritt die Dauer des Haltebereichs geändert. Der Prozess variiert je nach Art des angewendeten Halteraums.

• Ändern der Dauer für eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie

• Ändern der Dauer für eine Microsoft 365-Aufbewahrungsbezeichnung

• Ändern der Dauer für eine eDiscovery-Aufbewahrung

• Ändern der Dauer eines Beweissicherungsverfahrens

• Ändern der Dauer für eine In-Place Haltedauer

Ändern der Dauer für eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie

Um die Aufbewahrungsdauer für eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern, müssen Sie zunächst die Richtlinie identifizieren, die sich auf das inaktive Postfach auswirkt, indem Sie mit der zugehörigen GUID aus der InPlaceHolds Eigenschaft für das Postfach in Security & Compliance PowerShell ausführenGet-RetentionCompliancePolicy.

Achten Sie darauf, das Präfix und das Suffix aus der GUID zu entfernen, wenn Sie diesen Befehl ausführen. Verwenden Sie beispielsweise unsere vorherigen Beispielinformationen, indem Sie den InPlaceHolds Wert von mbxcdbbb86ce60342489bff371876e7f224:3 entfernen und :3 die Richtlinien-GUID von cdbbb86ce60342489bff371876e7f224ergebenmbx. Führen Sie in diesem Beispiel Folgendes aus:

Get-RetentionCompliancePolicy cdbbb86ce60342489bff371876e7f224 | FL Name

Sobald Sie den Namen der Richtlinie kennen, können Sie einfach die Aufbewahrungsrichtlinie im Microsoft Purview-Portal oder im Microsoft Purview-Complianceportal ändern. Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Regel auf mehrere Speicherorte angewendet, sodass sich das Ändern der Richtlinie auf alle angewendeten Speicherorte auswirkt – sowohl inaktiv als auch aktiv, wozu auch andere Standorte als Exchange gehören können. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Konfigurieren von Aufbewahrungsrichtlinien.

Wenn die Absicht besteht, den Aufbewahrungszeitraum nur für inaktive Postfächer oder nur für bestimmte inaktive Postfächer zu ändern, können Sie die Bereitstellung adaptiver Richtlinienbereiche in Betracht ziehen, die verwendet werden können, um mithilfe von Microsoft Entra ID- und Exchange-Attributen und -Eigenschaften einzeln bestimmte Postfächer – oder Postfachtypen wie inaktive Postfächer – als Ziel festzulegen.

Ändern der Dauer für eine Microsoft 365-Aufbewahrungsbezeichnung

Wie bei Aufbewahrungsrichtlinien müssen Sie beim Ändern der Aufbewahrungsdauer einer Microsoft 365-Aufbewahrungsbezeichnung zuerst die Richtlinie identifizieren, die die Bezeichnung veröffentlicht, die sich auf den Inhalt im inaktiven Postfach auswirkt. Um diese Richtlinie zu identifizieren, führen Sie Get-RetentionCompliancePolicy mit der zugeordneten GUID aus der InPlaceHolds -Eigenschaft für das Postfach in Security & Compliance PowerShell aus.

Achten Sie darauf, das Präfix und das Suffix aus der GUID zu entfernen, wenn Sie diesen Befehl ausführen. Wenn Sie beispielsweise die vorherigen Beispielinformationen verwenden, nehmen Sie den InPlaceHolds Wert von mbx6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2:1 dann entfernen mbx und :1, was zu einer Richtlinien-GUID von 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2führt. In diesem Beispiel führen Sie Folgendes aus:

Get-RetentionCompliancePolicy 6fe063689d404a5bb9940eed0f0bf5d2 | FL Name

Nachdem Sie die Richtlinie identifiziert haben, wissen Sie, welche Bezeichnungen veröffentlicht wurden, und ihre Einstellungen. Da Bezeichnungen für einzelne Elemente gelten, können Sie abhängig von der Anzahl der mit der Richtlinie veröffentlichten Bezeichnungen und deren Einstellungen möglicherweise nicht direkt identifizieren, welche Bezeichnung sich auf den Inhalt auswirkt.

Eine Methode, die Sie verwenden können, um den Inhalt zu identifizieren, für den jede Bezeichnung gilt, ist die Verwendung von Content Search. Gehen Sie z. B. anhand der vorherigen Beispielinformationen davon aus, dass die Richtlinie mehrere Bezeichnungen veröffentlicht, von denen eine "HR-Content" heißt. Mit den richtigen Berechtigungen können Sie eine Inhalts-Search mit dem PowerShell-Befehl New-ComplianceSearch ausführen, die primäre SMTP-Adresse des inaktiven Postfachs angeben, die mit einem Punkt (.) vorangestellt ist, und den Parameter zum Überspringen der -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true Überprüfung angeben:

New-ComplianceSearch -Name "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search" -ExchangeLocation .meganb@contoso.onmicrosoft.com -AllowNotFoundExchangeLocationsEnabled $true -ContentMatchQuery "compliancetag=HR-Content"

Nachdem die Suche erstellt wurde, starten Sie die Suche mit dem folgenden Befehl:

Start-ComplianceSearch "MeganB Inactive Mailbox HR-Content Label Search"

Mit dieser Methode können Sie dann ermitteln, welche Bezeichnungen aus der identifizierten Bezeichnungsrichtlinie auf Inhalte innerhalb des inaktiven Postfachs angewendet werden, sodass Sie deren Aufbewahrungszeiträume ändern können. Aufbewahrungsbezeichnungen werden in der Regel auf mehr als einen Speicherort angewendet, sodass sich das Ändern einer Bezeichnung auf alle angewendeten Speicherorte und bezeichneten Inhalte auswirkt, die auch andere Speicherorte und Inhalte als Exchange enthalten können. Weitere Informationen finden Sie unter Veröffentlichen von Aufbewahrungsbezeichnungen und Anwenden dieser Bezeichnungen in Apps.

Ändern der Dauer für eine eDiscovery-Aufbewahrung

Haltebereiche, die eDiscovery-Fällen zugeordnet sind, sind unbestimmte Haltebereiche, was bedeutet, dass keine Aufbewahrungsdauer geändert werden kann. Elemente werden für immer oder so lange aufbewahrt, bis der Haltepunkt entfernt oder der Fall geschlossen wird.

Ändern der Dauer für ein Beweissicherungsverfahren

Sie müssen Exchange Online PowerShell verwenden, um die Aufbewahrungsdauer für einen Beweissicherungsprozess zu ändern, der in einem inaktiven Postfach platziert wird. Sie können das Exchange Admin Center nicht verwenden. Führen Sie zum Ändern der Aufbewahrungsdauer den folgenden Befehl aus. In diesem Beispiel wird die Aufbewahrungsdauer in einen unbegrenzten Zeitraum geändert:

Set-Mailbox -InactiveMailbox -Identity <identity of inactive mailbox> -LitigationHoldDuration unlimited

Dadurch werden die Elemente im inaktiven Postfach unbegrenzt beibehalten oder bis der Haltebereich entfernt oder die Aufbewahrungsdauer in einen anderen Wert geändert wird.

Ändern der Dauer für einen In-Situ-Speicher

In-Place Haltebereiche werden eingestellt und können nicht mehr geändert werden. Wenn für ein inaktives Postfach eine In-Place Haltedauer angewendet wird, können Sie die Aufbewahrungsdauer nicht ändern. Sie können nur die In-Place Hold entfernen, was zum Löschen des inaktiven Postfachs führt. Weitere Informationen finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs.

Weitere Informationen

• Wie wird die Aufbewahrungsdauer für ein Element in einem inaktiven Postfach berechnet? Die Dauer wird anhand des ursprünglichen Datums berechnet, an dem ein Postfach empfangen oder erstellt wurde.

• Was geschieht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft? Wenn die Aufbewahrungsdauer für ein Postfachelement im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" abläuft, wird das Element dauerhaft aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Wenn keine Dauer für den Halteraum für das inaktive Postfach angegeben ist, werden Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" nie gelöscht (es sei denn, die Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach wird geändert).

• Wird eine Exchange MRM-Richtlinie weiterhin für inaktive Postfächer verarbeitet? Wenn eine MRM-Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet wurde, bevor es inaktiv wurde, werden alle Löschrichtlinien (mit einer Löschen-Aktion konfigurierte MRM-Aufbewahrungstags) weiterhin für das inaktive Postfach verarbeitet. Das bedeutet, dass Elemente, die mit einer MRM-Löschrichtlinie gekennzeichnet sind, nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben werden. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Wenn für das inaktive Postfach keine Aufbewahrungsdauer angegeben ist, werden Elemente im Ordner "Elemente wiederherstellen" auf unbestimmte Zeit aufbewahrt.

  Umgekehrt werden alle Archivrichtlinien (MRM-Aufbewahrungstags, die mit einer MoveToArchive-Aktion konfiguriert sind), die in der MRM-Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind, die einem inaktiven Postfach zugewiesen ist, ignoriert. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben. Sie werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt.

  Hinweis

  Durch das Anwenden einer Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (die Messagingdatensatzverwaltung oder MRM-Funktion in Exchange Online) wird kein inaktives Postfach erstellt, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird.

• Wie bei regulären Postfächern verarbeitet auch der Assistent für verwaltete Ordner (Managed Folder Assistant, MFA) inaktive Postfächer. In Exchange Online verarbeitet die MFA Postfächer ungefähr alle sieben Tage. Nachdem Sie die Aufbewahrungsdauer für ein inaktives Postfach geändert haben, können Sie das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant verwenden, um die Verarbeitung der neuen Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach sofort zu starten. Führen Sie den folgenden Befehl aus.

  Start-ManagedFolderAssistant -InactiveMailbox <identity of inactive mailbox>
  

• Wenn viele InPlaceHolds in einem inaktiven Postfach platziert werden, werden nicht alle HALTE-GUIDs angezeigt. Sie können den folgenden Befehl ausführen, um die GUIDs für alle InPlaceHolds anzuzeigen, die in einem inaktiven Postfach platziert sind.

  Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -Identity <identity of inactive mailbox> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds