In-Place und Beweissicherungsverfahren in Exchange Online

Wichtig

  • Weitere Informationen finden Sie im Microsoft 365 Security Center und im Microsoft Purview-Complianceportal für Exchange-Sicherheits- und Compliancefeatures. Sie sind im neuen Exchange Admin Center nicht mehr verfügbar.
  • Da wir weiterhin in verschiedene Arten investieren, um Postfachinhalte beizubehalten, kündigen wir die Einstellung von In-Place Haltebereiche im Exchange Admin Center (EAC) in Exchange Online an. Ab dem 1. Juli 2020 können Sie keine neuen In-Place Haltebereiche erstellen. Sie können jedoch weiterhin In-Place Haltebereiche im EAC oder mithilfe des Cmdlets Set-MailboxSearch in Exchange Online PowerShell verwalten. Ab dem 1. Oktober 2020 können Sie jedoch In-Place Haltebereiche nicht mehr verwalten. Sie können sie nur im EAC oder mit dem Cmdlet Remove-MailboxSearch entfernen. Die Verwendung In-Place Haltebereiche in Exchange Server- und Exchange-Hybridbereitstellungen wird weiterhin unterstützt. Außerdem können Sie Postfächer weiterhin im Beweissicherungsverfahren platzieren. Weitere Informationen zur Einstellung von In-Place Haltebereichen in Exchange Online finden Sie unter Außerbetriebnahme von Legacy-eDiscovery-Tools.

Wenn Rechtsstreitigkeiten zu erwarten sind, sind Organisationen dazu verpflichtet, die für den Fall relevanten elektronisch gespeicherten Informationen einschließlich E-Mail aufzubewahren. Diese Erwartung ist häufig vorhanden, bevor die Details des Falls bekannt werden, und die Menge der aufzubewahrenden Daten ist häufig groß. Organisationen müssen möglicherweise alle E-Mails im Zusammenhang mit einem bestimmten Artikel oder alle E-Mails für bestimmte Personen beibehalten. Abhängig von den eDiscovery-Verfahren der jeweiligen Organisation können folgende Maßnahmen zur Aufbewahrung von E-Mails angewendet werden:

  • Endbenutzer werden gebeten, E-Mails aufzubewahren und keine Nachrichten zu löschen. Allerdings können Benutzer E-Mails dennoch bewusst oder versehentlich löschen.

  • Automatische Löschmechanismen wie Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) können angehalten werden. Dies kann dazu führen, dass große Mengen an E-Mails das Benutzerpostfach füllen und so die Produktivität des Benutzers beeinträchtigen. Durch das Anhalten des automatischen Löschvorgangs kann außerdem nicht verhindert werden, dass die Benutzer E-Mails manuell löschen.

  • Einige Organisationen kopieren oder verschieben E-Mails in ein Archiv, um sicherzustellen, dass sie nicht gelöscht, verändert oder manipuliert werden. Dies erhöht die Kosten aufgrund des manuellen Aufwands, der zum Kopieren oder Verschieben von Nachrichten in ein Archiv erforderlich ist, oder auf Drittanbieterprodukten, die zum Sammeln und Speichern von E-Mails außerhalb von Exchange verwendet werden.

Fehler bei der Aufbewahrung von E-Mails können für eine Organisation rechtliche und finanzielle Folgen haben, beispielsweise die Prüfung der Aufbewahrungs- und Offenlegungsverfahren für Datensätze in der Organisation, nachteilige Gerichtsurteile, Strafmaßnahmen oder Bußgelder.

Sie können In-Place Hold oder Litigation Hold verwenden, um die folgenden Ziele zu erreichen:

  • Platzieren von Benutzerpostfächern in Archiven und Beibehalten von Postfachelementen in unveränderbarer Form

  • Beibehalten von Postfachelementen, die von Benutzern gelöscht wurden, oder automatische Löschprozesse wie MRM.

  • Verwenden Sie abfragebasierte In-Place Halten, um Nach Elementen zu suchen und beizubehalten, die angegebenen Kriterien entsprechen.

  • Beibehalten von Elementen auf unbestimmte Zeit oder über einen bestimmten Zeitraum

  • Platzieren von Benutzerpostfächern in verschiedenen Archiven für verschiedene Fälle oder Untersuchungen

  • Das Halten für den Benutzer transparent halten, ohne MRM anhalten zu müssen

  • Aktivieren Sie In-Place eDiscovery-Suchen von Elementen, die im Halteraum platziert werden.

In-Place-Aufbewahrungsszenarien

In früheren Versionen von Exchange besteht der Begriff der aufbewahrungsrechtlichen Aufbewahrung darin, alle Postfachdaten für einen Benutzer auf unbestimmte Zeit oder bis zum Entfernen des Aufbewahrungsstatus zu halten. In Exchange Online enthält In-Place Haltebereich ein neues Modell, mit dem Sie die folgenden Parameter angeben können:

  • Aufbewahrung: Sie können angeben, welche Elemente gehalten werden sollen, indem Sie Abfrageparameter wie Schlüsselwörter, Absender und Empfänger, Start- und Enddatum sowie die Nachrichtentypen wie E-Mail-Nachrichten oder Kalenderelemente angeben, die Sie im Haltebereich platzieren möchten.

  • Aufbewahrungsdauer: Sie können eine Dauer für Elemente im Halteraum angeben.

Mit diesem neuen Modell können Sie mit In-Place Hold präzise Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, um Postfachelemente in den folgenden Szenarien beizubehalten:

  • Unbegrenzter Aufbewahrungsraum: Das Szenario mit unbegrenzter Aufbewahrung ähnelt dem Aufbewahrungsverfahren für Rechtsstreitigkeiten. Sie dient dazu, Postfachelemente beizubehalten, damit Sie die eDiscovery-Anforderungen erfüllen können. Während des Zeitraums des Rechtsstreits oder der Untersuchung werden Elemente nie gelöscht. Die Dauer ist im Voraus nicht bekannt, sodass kein Enddatum konfiguriert ist. Um alle E-Mail-Elemente unbegrenzt zu halten, geben Sie beim Erstellen eines In-Place Haltebereichs keine Abfrageparameter oder zeitdauer an.

    Wichtig

    Wenn ein Postfach auf unbestimmte Zeit aufbewahrt wird, bedeutet dies, dass E-Mail-Elemente, die die Aufbewahrungsanforderungen erfüllen, niemals aus dem Postfach entfernt werden. Dies kann dazu führen, dass das Postfach das Kontingent für wiederherstellbare Elemente überschreitet, wodurch das Postfach unbrauchbar wird. Microsoft empfiehlt die Aktivierung eines Archivs für das Postfach sowie die Aktivierung des Automatisch erweiternden Archivfeatures. Weitere Informationen finden Sie unter Haltebereiche und Postfachkontingente .

  • Abfragebasierter Haltebereich: Wenn Ihr organization Elemente basierend auf angegebenen Abfrageparametern beibehält, können Sie einen abfragebasierten In-Place Hold verwenden. Sie können Abfrageparameter wie Schlüsselwörter, Start- und Enddatum, Absender- und Empfängeradressen sowie Nachrichtentypen angeben. Nach dem Erstellen eines abfragebasierten In-Situ-Speichers werden alle vorhandenen und zukünftig erstellten Postfachelemente, die der Abfrage entsprechen, beibehalten (einschließlich der Nachrichten, die nach einem in der Abfrage angegebenen Datum empfangen werden).

    Wichtig

    Elemente, die im Allgemeinen aufgrund eines Fehlers beim Indizieren einer Anlage als nicht durchsuchbar gekennzeichnet sind, werden ebenfalls beibehalten, da nicht bestimmt werden kann, ob sie Abfrageparametern entsprechen. Weitere Informationen zu teilweise indizierten Elementen finden Sie unter Teilweise indizierte Elemente in der Inhaltssuche.

  • Zeitbasierter Aufbewahrungszeitpunkt: Sowohl In-Place als auch das Beweissicherungsverfahren ermöglichen es Ihnen, eine Dauer anzugeben, für die Elemente aufbewahrt werden sollen. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde.

    Wenn Ihre organization erfordert, dass alle Postfachelemente für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, z. B. 7 Jahre, können Sie einen zeitbasierten Aufbewahrungszeitraum erstellen, sodass elemente im Halteraum für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Stellen Sie sich z. B. ein Postfach vor, das auf einem zeitbasierten In-Place haltet und über einen Aufbewahrungszeitraum von 365 Tagen verfügt. Wenn ein Element in diesem Postfach nach 300 Tagen nach dem Empfangsdatum gelöscht wird, wird es für weitere 65 Tage aufbewahrt, bevor es endgültig gelöscht wird. Sie können eine zeitbasierte In-Place In Verbindung mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verwenden, um sicherzustellen, dass Elemente für die angegebene Dauer aufbewahrt und nach diesem Zeitraum endgültig entfernt werden.

Sie können In-Situ-Speicher dazu verwenden, Benutzerpostfächer in mehreren Speichern zu platzieren. Wenn ein Benutzer in mehreren In-Situ-Speichern platziert wird, werden die Suchabfragen von einem abfragebasierten Archiv kombiniert (mit OR -Operatoren). In diesem Fall beträgt die maximale Anzahl von Stichwörtern in allen abfragebasierten Archiven für ein Postfach 500. Bei mehr als 500 Stichwörtern werden sämtliche Inhalte des Postfachs archiviert (nicht bloß die Inhalte, die mit den Suchkriterien übereinstimmen). Alle Inhalte werden archiviert, bis die Gesamtzahl von Stichwörtern auf 500 oder weniger verringert wird.

In-Situ-Speicher und Beweissicherungsverfahren

Das Beweissicherungsverfahren verwendet die LitigationHoldEnabled-Eigenschaft eines Postfachs, um Postfachinhalte im Halteraum zu platzieren. Während In-Place Haltebereich eine präzise Aufbewahrungsfunktion basierend auf Abfrageparametern und die Möglichkeit bietet, mehrere Haltebereiche zu platzieren, können Sie nur alle Elemente im Haltebereich platzieren. Sie können auch einen Zeitraum angeben, in dem Elemente gespeichert werden sollen, wenn ein Postfach im Beweissicherungsverfahren platziert wird. Der Zeitraum beginnt mit dem Datum, an dem das Postfachelement empfangen oder erstellt wurde. Wenn keine Dauer festgelegt ist, werden die Elemente entweder unbegrenzt aufbewahrt oder bis die Aufbewahrung entfernt wird.

Wenn ein Postfach gleichzeitig in einem oder mehreren In-Place Haltebereichen und bei Beweissicherungsverfahren (ohne Dauer) platziert wird, werden alle Elemente unbegrenzt oder bis die Haltebereiche entfernt werden, aufbewahrt. Wenn Sie das Beweissicherungsverfahren entfernen und der Benutzer immer noch auf einen oder mehrere In-Place Haltebereiche platziert wird, werden Elemente, die den In-Place Haltekriterien entsprechen, für den zeitraum aufbewahrt, der in den Halteeinstellungen angegeben ist.

Hinweis

Wenn Sie ein Postfach in In-Place Oder Beweissicherung platzieren, wird der Haltebereich sowohl für das primäre postfach als auch für das Archivpostfach platziert. Wenn Sie ein lokales primäres Postfach in einer Exchange-Hybridbereitstellung im Haltebereich platzieren, wird auch das cloudbasierte Archivpostfach (sofern aktiviert) in den Haltebereich versetzt.

Platzieren eines Postfachs in In-Place Hold

Autorisierte Benutzer, die der Rollengruppe Rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role-Based Access Control, RBAC) der Ermittlungsverwaltung hinzugefügt wurden oder denen die Verwaltungsrollen "Rechtliche Aufbewahrung" und "Postfachsuche" zugewiesen wurden, können Postfächer in In-Place Aufbewahrung verwalten oder entfernen. Sie können die Aufgabe an Datensatzmanager, Compliance Officer oder Anwälte in der Rechtsabteilung Ihres organization delegieren und gleichzeitig die geringsten Berechtigungen zuweisen. Weitere Informationen zum Zuweisen der Rollengruppe "Ermittlungsverwaltung" finden Sie unter Zuweisen von eDiscovery-Berechtigungen in Exchange.

Sie können den In-Situ-Assistenten für eDiscovery & Hold im Exchange Admin Center (EAC) oder new-MailboxSearch und zugehörige Cmdlets in Exchange Online PowerShell verwenden, um ein Postfach bei In-Place Haltepunkt zu entfernen. Weitere Informationen zum Entfernen eines Postfachs bei In-Place Haltespeicher finden Sie unter Entfernen eines In-Place Halteraums.

Viele Organisationen erfordern, dass Benutzer informiert werden, wenn sie in die Warteschleife versetzt werden. Wenn sich ein Postfach im Haltemodus befindet, müssen außerdem alle aufbewahrungsrichtlinien, die für den Postfachbenutzer gelten, nicht angehalten werden. Da Nachrichten weiterhin wie erwartet gelöscht werden, bemerken Benutzer möglicherweise nicht, dass sie sich in der Warteschleife befinden. Wenn Ihre organization erfordert, dass Benutzer im Haltebereich informiert werden, können Sie der RetentionComment-Eigenschaft des Postfachbenutzers eine Benachrichtigung hinzufügen und die RetentionUrl-Eigenschaft verwenden, um einen Link zu einer Webseite zu erstellen, um weitere Informationen zu erhalten. Outlook 2010 und höher zeigt die Benachrichtigung und die URL im Backstage-Bereich an. Sie müssen Exchange Online PowerShell verwenden, um diese Eigenschaften für ein Postfach hinzuzufügen und zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Set-Mailbox.

Platzieren von öffentlichen Ordnern im Halteraum

In Exchange Online können Sie öffentliche Ordner mithilfe eines In-Place haltet. Die Verwendung von Beweissicherungsverfahren für öffentliche Ordner wird nicht unterstützt. Wenn Sie ein In-Place Haltefeld erstellen, besteht die einzige Möglichkeit darin, einen Halteraum für alle öffentlichen Ordner in Ihrem organization zu platzieren. Das Ergebnis ist, dass ein In-Place Für alle Postfächer öffentlicher Ordner gespeichert wird.

Wenn Sie öffentliche Ordner in In-Place Speichern platzieren, werden auch E-Mail-Nachrichten im Zusammenhang mit dem Synchronisierungsprozess der Hierarchie öffentlicher Ordner beibehalten. Auf diese Weise können Tausende von E-Mail-Elementen im Zusammenhang mit der Hierarchiesynchronisierung gespeichert werden. Diese Nachrichten können das Speicherkontingent für den Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ für Postfächer für Öffentlicher Ordner auffüllen. Um dies zu verhindern, können Sie eine abfragebasierte In-Place Hold erstellen und der Suchabfrage das folgende property:value Paar hinzufügen:

NOT(subject:HierarchySync*)

Das Ergebnis ist, dass alle Nachrichten (im Zusammenhang mit der Synchronisierung der Hierarchie der öffentlichen Ordner), die den Ausdruck“HierarchySync“ in der Betreffzeile aufweisen, nicht im Archiv platziert werden.

Archive und der Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

In-Place Halte- und Beweissicherungsverfahren verwendet den Ordner "Wiederherstellbare Elemente", um Elemente beizubehalten. Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" ersetzt das Feature, das in früheren Versionen von Exchange informell als Dumpster bezeichnet wurde. Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" ist in der Standardansicht von Outlook, Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) und anderen E-Mail-Clients ausgeblendet. Weitere Informationen zum Ordner "Wiederherstellbare Elemente" finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in Exchange Online.

Standardmäßig wird eine Nachricht, die von einem Benutzer aus einem anderen Ordner als dem Ordner „Gelöschte Elemente" gelöscht wird, in den Ordner „Gelöschte Elemente" verschoben. Dies wird als Verschiebung bezeichnet. Wenn ein Benutzer ein Element vorläufig löscht (durch Drücken der UMSCHALT- und ENTF-TASTE) oder ein Element aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" löscht, wird die Nachricht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und dadurch aus der Ansicht des Benutzers ausgeblendet.

Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" werden für den Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente aufbewahrt, der für das Postfach des Benutzers konfiguriert ist. Standardmäßig beträgt der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente 14 Tage für Exchange Online Postfächer. Sie können auch ein Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" konfigurieren. Dadurch wird die organization vor einem potenziellen Denial-of-Service-Angriff (DoS) aufgrund eines schnellen Wachstums des Ordners "Wiederherstellbare Elemente" geschützt. Wenn ein Postfach nicht in In-Place Halte- oder Beweissicherung platziert wird, werden Elemente dauerhaft aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gelöscht, wenn das Warnungskontingent für wiederherstellbare Elemente überschritten wird oder das Element länger als der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente im Ordner gespeichert ist.

Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" enthält die folgenden Unterordner, mit denen gelöschte Elemente auf verschiedenen Websites gespeichert und In-Place Haltebereich und Beweissicherung erleichtert werden:

  • Löschungen: Elemente, die aus dem Ordner "Gelöschte Elemente" entfernt oder aus anderen Ordnern vorläufig gelöscht wurden, werden in den Unterordner "Löschungen" verschoben und sind für den Benutzer sichtbar, wenn das Feature "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook und Outlook im Web verwendet wird. Standardmäßig befinden sich Elemente in diesem Ordner, bis der für das Postfach konfigurierte Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente abläuft.

  • Löscht: Wenn ein Benutzer ein Element aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" löscht (mithilfe des Tools "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook und Outlook im Web, wird das Element in den Ordner "Löschvorgänge" verschoben. Elemente, die den für das Postfach konfigurierten Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente überschreiten, werden ebenfalls in den Ordner Löschvorgänge verschoben. Elemente in diesem Ordner werden Benutzern, die das Tool zur Wiederherstellung gelöschter Elemente verwenden, nicht angezeigt. Wenn der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach verarbeitet, werden Elemente im Ordner Löschvorgänge aus dem Postfach gelöscht. Wenn Sie den Postfachbenutzer in das Beweissicherungsverfahren setzen, löscht der Assistent für verwaltete Ordner keine Elemente in diesem Ordner.

  • DiscoveryHold : Wenn ein Benutzer auf einem In-Place Haltepunkt platziert wird, werden gelöschte Elemente in diesen Ordner verschoben. Wenn der Assistent für verwaltete Ordner das Postfach verarbeitet, wertet er Nachrichten in diesem Ordner aus. Elemente, die der In-Place Hold-Abfrage entsprechen, werden bis zum in der Abfrage angegebenen Haltezeitraum beibehalten. Wenn kein Aufbewahrungszeitraum angegeben wurde, werden Elemente dauerhaft oder so lange aufbewahrt, bis das Benutzerpostfach aus dem Speicher entfernt wird.

  • Versionen : Wenn ein Benutzer In-Place Halte- oder Beweissicherungsverfahren aktiviert hat, müssen Postfachelemente vor Manipulationen oder Änderungen durch den Benutzer oder einen Prozess geschützt werden. Dies wird mithilfe eines Kopiervorgangs beim Schreiben erreicht. Wenn ein Benutzer oder ein Prozess bestimmte Eigenschaften eines Postfachelements ändert, wird eine Kopie des ursprünglichen Elements im Ordner „Versionen" gespeichert, bevor die Änderung durchgeführt wird. Der Vorgang wird für nachfolgende Änderungen wiederholt. Elemente, die im Ordner "Versionen" erfasst werden, werden ebenfalls indiziert und bei eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben. Nachdem die Archivierung oder das Beweissicherungsverfahren beendet wurde, werden die Kopien im Ordner Versions durch den Assistenten für verwaltete Ordner entfernt.

  • SubstrateHolds: Wenn In-Place Haltebereich, Beweissicherungsverfahren oder eine Microsoft 365- oder Office 365 Teams-Chat-Aufbewahrungsrichtlinie aktiviert ist, enthält dieser Unterordner die originale Kopie der Teams-Nachricht, wenn die Nachricht geändert oder gelöscht wurde. Eine Kopie des Elements vor der Änderung wird gespeichert. Dieser Ordner ist für Endbenutzer nicht sichtbar.

Eigenschaften, die eine Kopie bei Schreibvorgang auslösen

Elementtyp Eigenschaften, die eine Kopie bei Schreibvorgang auslösen
Nachrichten (IPM.Note*)
Beiträge (IPM.Post*)
Betreff
Text
Anlagen
Absender/Empfänger
Sende-/Empfangsdatum
Andere Elemente als Nachrichten und Beiträge Jede Änderung an einer sichtbaren Eigenschaft mit folgenden Ausnahmen:
Speicherort des Elements (wenn ein Element zwischen Ordnern verschoben wird)
Statusänderung des Elements (gelesen oder ungelesen)
Änderungen an dem einem Element zugewiesenen Aufbewahrungstag
Items in the default folder Drafts Keine (Elemente im Ordner "Entwürfe" sind von der Kopie bei Schreibvorgang ausgenommen)

Wichtig

Die Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion ist für Kalenderelemente im Postfach des Organisators deaktiviert, wenn Besprechungsantworten von Teilnehmern empfangen werden und die Nachverfolgungsinformationen für die Besprechung aktualisiert werden. Für Kalenderelemente und Elemente mit Erinnerungseinstellungen ist die Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion für die Eigenschaften „ReminderTime" und „ReminderSignalTime" deaktiviert. Änderungen an diesen Eigenschaften werden nicht von der Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion erfasst. Änderungen an RSS-Feeds werden nicht von der Kopie-bei-Schreibvorgang-Funktion erfasst.

Obwohl die Ordner DiscoveryHold, Purges und Versions für den Benutzer nicht sichtbar sind, werden alle Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" von der Exchange-Suche indiziert und können mithilfe von In-Place eDiscovery ermittelt werden. Nachdem ein Postfachbenutzer aus In-Place Halte- oder Beweissicherung entfernt wurde, werden Elemente in den Ordnern DiscoveryHold, Purges und Versions vom Assistenten für verwaltete Ordner gelöscht.

Archive und Postfachkontingente

Items in the Recoverable Items folder aren't calculated toward the user's mailbox quota. In Exchange Online verfügt der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" über ein eigenes Kontingent. Für Exchange sind die Standardwerte für die Postfacheigenschaften RecoverableItemsWarningQuota und RecoverableItemsQuota auf 20 GB bzw. 30 GB festgelegt. In Exchange Online wird das Kontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" (im primären Postfach des Benutzers) automatisch auf 100 GB erhöht, wenn Sie ein Postfach im Beweissicherungsverfahren oder In-Place Speichern platzieren. Wenn das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach eines postfachs im Haltebereich nahezu erreicht ist, können Sie die folgenden Schritte ausführen:

  • Aktivieren des Archivpostfachs und Aktivieren der automatisch erweiterten Archivierung: Sie können eine unbegrenzte Speicherkapazität für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aktivieren, indem Sie einfach das Archivpostfach aktivieren und dann die automatisch erweiterte Archivierungsfunktion in Exchange Online aktivieren. Dies führt zu 110 GB für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach und zu einer unbegrenzten Speicherkapazität für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archiv des Benutzers. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren von Archivpostfächern im Complianceportal und Aktivieren der unbegrenzten Archivierung – Admin Hilfe.

    Hinweis

    • Nachdem Sie das Archiv für ein Postfach aktiviert haben, das das Speicherkontingent für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" nahezu überschreitet, sollten Sie den Assistenten für verwaltete Ordner ausführen, um den Assistent zum Verarbeiten des Postfachs manuell auszulösen, sodass abgelaufene Elemente in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben werden. Anweisungen finden Sie unter Schritt 4 unter Erhöhen des Kontingents für wiederherstellbare Elemente für Postfächer im Haltespeicher.

    • Beachten Sie, dass andere Elemente im Postfach des Benutzers möglicherweise in das neue Archivpostfach verschoben werden. Informieren Sie den Benutzer, dass dies nach dem Aktivieren des Archivpostfachs passieren kann.

  • Erstellen einer benutzerdefinierten Aufbewahrungsrichtlinie für Postfächer im Haltefeld: Zusätzlich zum Aktivieren des Archivpostfachs und der automatischen Erweiterung der Archivierung für Postfächer mit Beweissicherungsverfahren oder In-Place Aufbewahrung können Sie auch eine benutzerdefinierte MRM-Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online für Postfächer im Haltefeld erstellen. Damit wenden Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer im Halteraum an, die sich von der MrM-Standardrichtlinie unterscheidet, die auf Postfächer angewendet wird, die sich nicht im Halteraum befinden. Auf diese Weise können Sie Aufbewahrungstags anwenden, die speziell für Postfächer im Haltespeicher entwickelt wurden. Dies umfasst das Erstellen eines neuen Aufbewahrungstags für den Ordner "Wiederherstellbare Elemente".

Weitere Informationen finden Sie unter Erhöhen des Kontingents für wiederherstellbare Elemente für Postfächer im Haltespeicher.

Aufbewahrung und E-Mail-Weiterleitung

Benutzer können Outlook und Outlook im Web verwenden, um die E-Mail-Weiterleitung für ihr Postfach einzurichten. Bei der E-Mail-Weiterleitung können Benutzer ein Postfach so konfigurieren, sodass an dieses Postfach gesendete E-Mail-Nachrichten an das Postfach eines anderen Benutzers innerhalb oder außerhalb ihrer Organisation weitergeleitet werden. Email Weiterleitung kann so konfiguriert werden, dass an das ursprüngliche Postfach gesendete Nachrichten nicht in dieses Postfach kopiert und nur an die Weiterleitungsadresse gesendet werden.

Wenn die E-Mail-Weiterleitung für ein Postfach eingerichtet ist und Nachrichten nicht in das ursprüngliche Postfach kopiert werden, was geschieht, wenn sich das Postfach im Haltebereich befindet? Die Halteeinstellungen für das Postfach werden während des Übermittlungsprozesses überprüft. Wenn die Nachricht den Aufbewahrungskriterien für das Postfach entspricht, wird eine Kopie der Nachricht im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" gespeichert. Dies bedeutet, dass Sie eDiscovery-Tools verwenden können, um das ursprüngliche Postfach zu durchsuchen, um Nachrichten zu finden, die an ein anderes Postfach weitergeleitet wurden.

Löschen eines aufzubewahrenden Postfachs

Wenn Sie das entsprechende Microsoft 365- oder Office 365-Konto für ein Postfach löschen, das unter Beweissicherungsverfahren oder In-Place Aufbewahrung abgelegt wurde, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert, bei dem es sich um ein vorläufig gelöschtes Postfach handelt. Inaktive Postfächer werden verwendet, um den Inhalt des Postfachs eines Benutzers beizubehalten, nachdem er Ihre organization verlassen hat. Elemente in einem inaktiven Postfach werden während der Aufbewahrung beibehalten, die für das Postfach platziert wurde, bevor es inaktiv wurde. Dadurch können Administratoren, Compliance Officer oder Datensatzmanager das Inhaltssuchetool im Microsoft Purview-Complianceportal verwenden, um auf den Inhalt eines inaktiven Postfachs zuzugreifen und diese zu durchsuchen. Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden im freigegebenen Adressbuch Ihrer Organisation oder in anderen Listen nicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über inaktive Postfächer.