Flujo de trabajo de aprobación: Escenario (SharePoint Server 2010)

Se aplica a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

El ejemplo más común de flujo de trabajo de usuarios en la mayoría de organizaciones es una variación de la aprobación: un grupo de individuos debe aprobar o rechazar un documento y quizá agregar comentarios para explicar sus decisiones. En este artículo se describe el aspecto que puede tener un flujo de trabajo de tipo de aprobación creado en SharePoint Designer 2010 o el Diseñador de flujo de trabajo de Visual Studio 2010 y hospedado mediante SharePoint Server 2010. Antes de leer este ejemplo, es útil definir los roles que tienen los distintos usuarios.

• Autor del flujo de trabajo: desarrollador o usuario que trabaja con la información que crea una plantilla de flujo de trabajo.

• Administrador de SharePoint Server 2010: persona que instala una plantilla de flujo de trabajo y la asocia con una biblioteca de documentos o lista.

• Iniciador de flujo de trabajo: persona que inicia un flujo de trabajo, lo que hace que se cree una instancia de flujo de trabajo a partir de una asociación de flujo de trabajo concreta.

• Participantes en el flujo de trabajo: personas que interactúan con una instancia de flujo de trabajo para realizar el proceso empresarial admitido.

Tal y como se describe en la siguiente sección, las personas de cada uno de estos roles desempeñan sus propias funciones en la creación, la instalación, el inicio y el uso de un flujo de trabajo.

Creación de un flujo de trabajo

Microsoft proporciona dos opciones para crear flujos de trabajo en SharePoint Server 2010. Los desarrolladores usan Visual Studio 2010 y el Diseñador de flujo de trabajo y los profesionales de la información usan el enfoque basado en reglas que proporciona SharePoint Designer 2010. En ambos casos, el resultado es una plantilla de flujo de trabajo que se debe implementar en un servidor que ejecuta SharePoint Server 2010. En este escenario se da por supuesto que ya se ha creado una plantilla de flujo de trabajo.

Asociación de un flujo de trabajo

Para poder usar un flujo de trabajo, se debe instalar una plantilla de flujo de trabajo en un servidor que ejecuta SharePoint Server 2010 y, a continuación, se debe asociar el flujo de trabajo a una biblioteca de documentos, una lista, un tipo de contenido o un sitio (en el caso de un flujo de trabajo de sitio) concretos. A continuación, se puede iniciar el flujo de trabajo desde cualquier documento o elemento de la biblioteca o lista. Aunque no es posible iniciar explícitamente los flujos de trabajo desde tipos de contenido, un flujo de trabajo asociado con un tipo de contenido se puede iniciar desde un elemento de documento o lista al cual está adjunto dicho tipo de contenido. Dado que los flujos de trabajo funcionan de la misma forma en elementos y documentos, normalmente se puede adjuntar una plantilla de flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Además, se puede crear una plantilla que se asocie solo con una lista o biblioteca concretas.

Tanto la instalación como la asociación se realizan automáticamente en el caso de los flujos de trabajo que se implementan mediante SharePoint Designer 2010. Sin embargo, si se usa Visual Studio para implementar flujos de trabajo, un administrador de un servidor debe instalar explícitamente la plantilla de flujo de trabajo. Además, un usuario debe asociar la plantilla con una biblioteca, lista, tipo de contenido o sitio. La persona que crea esta asociación también le asigna un nombre único, lo que permite a los usuarios hacer referencia a ella. De forma opcional, el autor del flujo de trabajo puede permitir que la persona que crea la asociación establezca opciones para el comportamiento del flujo de trabajo, como una lista predeterminada de personas que siempre pueden participar en el proceso. Se puede asociar la misma plantilla a varias bibliotecas, listas o tipos de contenido, y cada asociación se puede personalizar según sea necesario. Después de crear la asociación y establecer las opciones disponibles, un iniciador de flujo de trabajo puede crear una sesión de flujo de trabajo a partir de esta asociación, según se describe en la siguiente sección.

Asociación de un flujo de trabajo a un sitio

Los flujos de trabajo de un sitio están asociados al sitio en sí. No es necesario iniciar un elemento para que se ejecute el flujo de trabajo.

Es posible usar flujos de trabajo de sitio para los procesos que no tienen un contexto de elemento de lista. Por ejemplo, se puede crear un flujo de trabajo para solicitar permisos para el sitio, un flujo de trabajo para solicitar y aprovisionar un nuevo sitio o un flujo de trabajo que usa contexto que se almacena fuera del sitio de SharePoint sin tener que crear un elemento de lista de SharePoint correspondiente desde el que iniciar el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo de sitio se pueden asociar a un sitio mediante la configuración del sitio y se pueden iniciar desde éste. SharePoint Designer 2010 también puede implementar flujos de trabajo de sitio directamente en un sitio.

Tal y como se ha descrito anteriormente en este artículo, los flujos de trabajo de sitio funcionan de la misma forma que los elementos de lista, excepto por el hecho de que no se pueden iniciar desde un documento o elemento de una biblioteca o lista.

Para obtener más información, vea Adición de una asociación de flujo de trabajo (SharePoint Server 2010)

Inicio de un flujo de trabajo

SharePoint Server 2010 proporciona tres opciones para iniciar una instancia de un flujo de trabajo. Las tres opciones ejecutan el flujo de trabajo desde el principio cada vez (si una sesión de un flujo de trabajo que se crea a partir de una asociación particular ya se está ejecutando en un elemento de documento o lista concreto, no es posible iniciar otra sesión del flujo de trabajo en el mismo documento o elemento). Las opciones para iniciar un flujo de trabajo son:

• Un usuario de SharePoint Server 2010 puede iniciar manualmente un flujo de trabajo.

• Es posible configurar un flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente cuando un usuario crea un documento o elemento.

• Se puede configurar un flujo de trabajo para que se ejecute automáticamente cuando un usuario cambia un documento o elemento.

Por ejemplo, un usuario de Microsoft Word puede cargar un documento nuevo en la biblioteca de documentos del sitio. Esto tiene como resultado el inicio de una instancia de un flujo de trabajo asociado con esa biblioteca.

En este escenario se usa la primera de estas tres opciones, que es el inicio manual de un flujo de trabajo de aprobación para un documento. Para iniciar una sesión de flujo de trabajo desde un documento en una biblioteca de documentos, un usuario de SharePoint Server 2010 hace lo siguiente:

1. Elige el documento y selecciona Flujos de trabajo del menú desplegable o la cinta.

2. Selecciona el flujo de trabajo que se va a iniciar.

   Por ejemplo, para un documento de una biblioteca de documentos, generalmente hay sólo dos opciones disponibles, Aprobación y Recopilar comentarios. Si un administrador tiene asociadas otras plantillas de flujo de trabajo a esta biblioteca de documentos, también aparecerán sus nombres correspondientes.

   Nota

   Los flujos de trabajo predefinidos Aprobación y Recopilar comentarios solo están disponibles en SharePoint Server 2010.

Cuando se inicia un flujo de trabajo (es decir, cuando se crea una instancia de flujo de trabajo), puede mostrar también una pantalla que permite a un usuario especificar información relevante. Para un flujo de trabajo Aprobación, esta información incluye el nombre de cada persona que debe aprobar el documento, una indicación de cuándo debe realizarse cada aprobación y una lista de personas a las que se va a realizar notificaciones. Una vez proporcionada esta información, el usuario debe hacer clic en Inicio. El flujo de trabajo comienza a ejecutarse y solicita que cada participante revise el documento en el orden en que se escribieron los nombres en esta pantalla.

Además, cuando se inicia un flujo de trabajo también se puede enviar un mensaje de correo electrónico a la persona que lo inició. De forma similar, un flujo de trabajo puede informar a su autor por correo electrónico cuando haya finalizado. Asimismo, el flujo de trabajo se puede configurar para que informe por correo electrónico a los participantes del flujo de trabajo (en este ejemplo, las personas que aprueban el documento) de que el flujo de trabajo contiene algo que deben hacer.

Interacción con un flujo de trabajo

El concepto de tareas modela la interacción entre una persona y un flujo de trabajo en ejecución. Una tarea es una unidad de trabajo asignada a una persona. Por ejemplo, a cada persona de esta lista de aprobación del flujo de trabajo se le asignará una tarea que solicita aprobación del documento. SharePoint Server 2010 puede tener una lista de tareas para cada sitio y un flujo de trabajo en ejecución puede agregar tareas a esta lista para especificar las personas a la que se les asignó cada tarea. Los usuarios de ese sitio pueden ver el trabajo programado mediante el acceso a su lista de tareas en un explorador web. De forma opcional, se puede tener una lista de tareas personalizada para las tareas del flujo de trabajo.

Para un usuario de SharePoint Server 2010, la lista de tareas en espera es sencillamente una lista más. En este ejemplo, el usuario se dirige al sitio de SharePoint del equipo y selecciona la opción para ver la lista de tareas que tiene asignadas. Para trabajar en una tarea, el usuario de este ejemplo debe hacer clic en el nombre de la tarea.

Debido a que la forma en la que un flujo de trabajo interactúa con los participantes puede variar, el flujo de trabajo en sí define la pantalla que se muestra al usuario. En este ejemplo, el flujo de trabajo proporciona opciones para aprobar o rechazar el documento y un cuadro de texto en el que los participantes pueden escribir comentarios.

Otras opciones disponibles permiten a los usuarios reasignar la tarea a otra persona o solicitar un cambio. En este caso, el usuario puede escribir un comentario y hacer clic en Aprobar. A continuación, el flujo de trabajo crea una tarea en la lista de tareas de la siguiente persona de la lista de aprobadores. Cuando todos los participantes hayan respondido, finalizará el flujo de trabajo.

Los flujos de trabajo de SharePoint Server 2010 también proporcionan otras opciones, entre las que se incluyen las siguientes:

• La persona que inicia un grupo de trabajo puede comprobar el estado del grupo de trabajo.

  Por ejemplo, en el escenario que se describe aquí, el iniciador puede revisar el progreso del proceso de aprobación.

• Un flujo de trabajo puede modificarse mientras se está ejecutando.

  El autor del flujo de trabajo determina las modificaciones permitidas, si las hay. Por ejemplo, un flujo de trabajo Aprobación puede permitir agregar un nuevo aprobador mientras el flujo de trabajo está en curso. La posibilidad de modificar los flujos de trabajo en curso es importante porque refleja la forma en la que las personas trabajan. Debido a que el cambio espontáneo en los procesos empresariales forma parte de la actividad de cualquier negocio, los flujos de trabajo de SharePoint Server 2010 se diseñaron para permitir a los usuarios poder controlar este aspecto.

Resumen del proceso

Cuando se instala una plantilla de flujo de trabajo en un sitio y se asocia a una biblioteca de documentos, una lista, un sitio o un tipo de contenido, un usuario del sitio puede iniciar una instancia de un flujo de trabajo.

1. El proceso comienza cuando el iniciador de flujo de trabajo selecciona un documento e inicia una instancia de flujo de trabajo.

2. El iniciador crea una instancia de flujo de trabajo a partir de esta asociación.

3. El usuario personaliza esta nueva instancia y la inicia.

4. La instancia del flujo de trabajo en ejecución agrega una tarea a la lista de tareas de un participante.

   El flujo de trabajo Aprobación que se usa en este escenario asigna estas tareas de forma secuencial. Sin embargo, se pueden asignar tareas a varios participantes a la vez, lo que permite que se realicen en paralelo.

5. Los participantes del flujo de trabajo pueden saber qué tareas les ha asignado el flujo de trabajo si revisan sus listas de tareas.

6. Cada participante interactúa con la instancia del flujo de trabajo en ejecución para realizar las tareas asignadas.

   En el ejemplo descrito aquí, esta interacción requería aprobar un documento, pero la interacción puede tratarse de cualquier cosa que desee el autor del flujo de trabajo.

Conviene tener en cuenta que el documento en el que se ejecuta un flujo de trabajo no se envía de persona a persona, sino que permanece en el sitio y cada participante del flujo de trabajo recibe un vínculo a él. De hecho, no hay requisitos para que el flujo de trabajo use el documento o elemento al que está asociado. Otro punto que vale la pena resaltar es que es el propio SharePoint Server 2010 el que define lo que se le muestra a la persona que inicia el flujo de trabajo y a los participantes del flujo de trabajo en los pasos 1, 2 y 5. Sin embargo, el autor del flujo de trabajo define los formularios que se usan en el paso 6. Esto permite al autor controlar el modo en que los usuarios personalizan el flujo de trabajo e interactúan con él.

Además de una plataforma para crear aplicaciones de flujo de trabajo de usuarios, SharePoint Server 2010 proporciona un flujo de trabajo de seguimiento de asuntos predefinido. Este flujo de trabajo de tres estados permite asignar asuntos activos a los participantes y realizar un seguimiento de los mismos. Una vez creado, un asunto puede moverse de un estado Activo a un estado Resuelto, lo que indica que el participante del flujo de trabajo responsable ya se ha encargado del asunto y, tras ello, a un estado Cerrado, lo que indica que la persona que inició el flujo de trabajo ha aceptado la resolución y cerrado el asunto.

La sección siguiente describe un escenario en el que se usa el flujo de trabajo Aprobación predefinido en SharePoint Server 2010.

Escenario de flujo de trabajo Aprobación

El flujo de trabajo que se describe en esta sección es el flujo de trabajo Aprobación predefinido que se proporciona con SharePoint Server 2010. Toda la interacción de los usuarios con el flujo de trabajo ocurre mediante el uso de formularios de flujo de trabajo de InfoPath Forms Services que se muestran en aplicaciones del sistema de Microsoft Office.

1. El proceso se inicia cuando el flujo de trabajo se asocia a una lista o biblioteca de documentos. La persona que inicia el flujo de trabajo crea una sesión de flujo de trabajo en ejecución. Esto puede realizarse desde SharePoint Server 2010 o bien directamente desde un documento de Microsoft Word.

2. Cuando un usuario hace clic en el vínculo Inicio del flujo de trabajo Aprobación, el flujo de trabajo comienza y abre un formulario de flujo de trabajo de InfoPath Forms Services. El flujo de trabajo Aprobación predefinido permite a la persona que lo inicia personalizar el comportamiento al especificar una lista de aprobadores, establecer el tiempo que tiene cada uno para realizar su tarea, etc.

3. A las personas que aparecen como aprobadores en este flujo de trabajo se les envía un mensaje de correo electrónico en el orden en que se especificaron sus nombres.

4. El aprobador puede examinar el documento si hace clic en el vínculo del nombre del documento en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

En este escenario, el contenido del formulario Realización de tareas del flujo de trabajo se define como un formulario de flujo de trabajo de InfoPath Forms Services y se muestra directamente en Microsoft Outlook. El aprobador puede agregar comentarios y luego aprobar o rechazar el documento.