Contrôle de version, approbation du contenu et planification de l’extraction (SharePoint Server 2010)

S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2011-05-21

Cet article décrit comment planifier l’utilisation du contrôle de version, de l’approbation de contenu et de l’extraction dans Microsoft SharePoint Server 2010 afin de contrôler les versions des documents durant leur cycle de vie.

Dans cet article :

• À propos du contrôle de version, de l'approbation du contenu et de l'extraction

• Planifier le contrôle de version

• Planifier l’approbation du contenu

• Planifier l’extraction et l’archivage

• Feuille

À propos du contrôle de version, de l’approbation du contenu et de l’extraction

Microsoft SharePoint Server 2010 propose les fonctionnalités suivantes qui peuvent vous aider à contrôler les documents dans une bibliothèque de documents :

• Le contrôle de version est la méthode qui permet de numéroter et d’enregistrer les itérations successives d’un document.

• L’approbation du contenu est la méthode par laquelle les membres de sites ayant des autorisations d’approbateur contrôlent la publication du contenu.

• L’extraction et l’archivage sont les méthodes qui permettent aux utilisateurs de mieux contrôler quand une nouvelle version d’un document est créée et également de fournir des commentaires sur les modifications apportées lorsqu’un document est archivé.

Vous configurez les paramètres des fonctionnalités de contrôle du contenu décrites dans cet article dans les bibliothèques de documents. Pour partager ces paramètres dans l’ensemble des bibliothèques de votre solution, vous pouvez créer des modèles de bibliothèques de documents comprenant vos paramètres de contrôle de contenu ; ainsi, les nouvelles bibliothèques reflèteront les décisions que vous prenez en matière de contrôle du contenu.

Planifier la gestion des versions

Le contrôle de version par défaut pour une bibliothèque de documents dépend du modèle de collection de sites. Toutefois, il est possible de configurer le contrôle de version pour une bibliothèque de documents en fonction de vos exigences spécifiques. Chaque bibliothèque de documents peut avoir un contrôle de version différent adapté au type des documents dans la bibliothèque. SharePoint Server 2010 propose trois options de contrôle de version 

• Aucun contrôle de version   Spécifie qu’aucune version précédente des documents n’est enregistrée. Lorsque le contrôle de version n’est pas utilisé, les versions précédentes des documents ne sont pas récupérables et l’historique des documents est également perdu, car les commentaires qui accompagnent chaque itération d’un document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option pour les bibliothèques de documents contenant une quantité importante de contenu ou un contenu qui ne changera jamais.

• Créer des versions principales   Spécifie que des versions numérotées des documents sont conservées à l’aide d’un schéma de contrôle de version simple (tel que 1, 2, 3). Pour contrôler l’impact sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions précédentes à conserver, en commençant par la version actuelle.

  Dans cette option de gestion des versions, à chaque fois qu’une nouvelle version d’un document est enregistrée, tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur la bibliothèque de documents peuvent afficher son contenu. Utilisez cette option si vous n’avez pas besoin de distinguer les versions temporaires des versions publiées des documents. Par exemple, dans une bibliothèque de documents utilisée par un groupe de travail d’une organisation, la gestion des versions principales est un choix approprié si tous les membres de l’équipe doivent pouvoir afficher toutes les nouvelles versions de chaque document.

• Créer des versions principales et mineures (brouillon)   Spécifie que des versions numérotées des documents sont conservées en utilisant un schéma de gestion des versions principales et mineures (tel que 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Les versions se terminant par .0 sont des versions principales et les autres sont des versions mineures. Les versions principales et mineures précédentes des documents sont enregistrées avec les versions actuelles. Pour contrôler l’impact sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, en commençant par la version actuelle. Vous pouvez également indiquer combien de versions principales conservées doivent inclure leurs versions mineures respectives. Par exemple, si vous spécifiez que les versions mineures doivent être conservées pour deux versions principales et que la version principale en cours est 4.0, toutes les versions mineures à partir de 3.1 seront conservées.

  Dans le contrôle des versions principales et mineures, tous les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture peuvent afficher les versions principales des documents. Vous pouvez spécifier les utilisateurs qui sont autorisés à afficher également les versions mineures. En règle générale, accordez aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments l’autorisation d’afficher et de travailler avec les versions mineures, et limitez les utilisateurs disposant d’une autorisation de lecture de sorte qu’ils puissent afficher uniquement les versions principales.

  Utilisez la gestion des versions principales et secondaires si vous avez besoin de faire la différence entre un contenu publié qui peut être affiché par un public et un contenu temporaire qui n’est pas encore prêt pour la publication. Par exemple, dans un site Web de ressources humaines décrivant les avantages de l’organisation, utilisez la gestion des versions principales et secondaires pour interdire l’accès des employés aux descriptions des avantages lorsque les descriptions sont en cours de révision.

Planifier l’approbation du contenu

Utilisez l’approbation du contenu pour formaliser et contrôler le processus de mise à disposition du contenu à une audience. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu comme l’un de ses produits ou services peut exiger un contrôle juridique et une approbation avant la publication du contenu. La publication du contenu peut également être planifiée en fonction de l’état du document. Pour plus d’informations, voir Planifier l’approbation et la planification du contenu.

Un brouillon de document en attente d’approbation est à l’état En attente. Lorsqu’un approbateur examine le document pour approuver son contenu, il devient disponible pour être affiché par les utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation du contenu pour une bibliothèque de documents et éventuellement associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

La manière dont les documents sont soumis à approbation varie en fonction des paramètres de gestion des versions dans la bibliothèque de documents :

• Aucun contrôle de version   Si aucun contrôle de version n’est utilisé et que des modifications apportées à un document sont enregistrées, l’état du document passe à En attente. SharePoint Server 2010 conserve la version précédente du document de sorte que les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture puissent continuer à l’afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture pour l’affichage, et la version précédente est ignorée.

  Si aucune gestion des versions n’est en cours d’utilisation et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l’état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé.

• Créer des versions principales   Si le contrôle des versions principales est utilisé et que des modifications apportées à un document sont enregistrées, l’état du document passe à En attente et la version principale précédente du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture pour l’affichage. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture, et la version précédente est enregistrée dans la liste de l’historique du document.

  Si la gestion des versions principales est utilisée et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l’état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l’autorisation de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé en tant que version 1.

• Créer des versions principales et mineures (brouillon)   Si le contrôle des versions principales et mineures est utilisé et que des modifications apportées à un document sont enregistrées, l’auteur a la possibilité d’enregistrer une nouvelle version mineures du document en tant que brouillon ou de créer une nouvelle version principale, auquel cas l’état du document passe à En attente. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l’autorisation de lecture. Dans le contrôle des versions principales et mineures, les versions principales comme mineures des documents sont conservées dans la liste de l’historique du document.

  Si la gestion des versions principales et secondaires est en cours d’utilisation et un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci peut être ajouté à la bibliothèque dans l’état Brouillon en tant que version 0.1, ou l’auteur peut immédiatement demander son approbation, auquel cas l’état du document passe à En attente.

Planifier l’extraction et l’archivage

Vous pouvez exiger que les utilisateurs extraient les documents d’une bibliothèque de documents avant de les modifier. Cette pratique est recommandée. L’impératif d’extraction et d’archivage offre les avantages suivants :

• Amélioration du contrôle de la date de création des versions de documents. Lors de l’extraction d’un document, l’auteur peut enregistrer le document sans l’archiver. Les autres utilisateurs de la bibliothèque de documents ne pourront pas voir ces modifications et aucune nouvelle version ne sera créée. Une nouvelle version (visible par les autres utilisateurs) est uniquement créée si l’auteur archive le document. Cela lui procure davantage de souplesse et de contrôle.

• Amélioration de la capture des métadonnées. Lors de l’archivage d’un document, l’auteur peut écrire des commentaires décrivant les modifications apportées au document. Ceci facilite la création d’un enregistrement continu de l’historique des modifications apportées au document.

Si votre solution impose que les utilisateurs archivent et extraient les documents lorsqu’ils les modifient, les applications clientes Microsoft Office 2010 incluent des fonctionnalités prenant en charge ces actions. Les utilisateurs peuvent extraire des documents, annuler des extractions et archiver des documents à partir des applications clientes Office 2010.

Lorsqu’un document est extrait, il est enregistré dans le dossier Mes documents de l’utilisateur, dans un sous-dossier nommé « Brouillons SharePoint ». Ce dossier s’affiche dans les applications clientes Office 2010. Tant que le document est extrait, l’utilisateur peut enregistrer les modifications uniquement dans ce dossier local. Lorsque l’utilisateur est prêt à archiver le document, celui-ci est enregistré à l’emplacement serveur d’origine.

À partir des applications clientes Office 2010, les utilisateurs peuvent éventuellement choisir de laisser les documents extraits sur le serveur en modifiant les options d’édition de contenu.

Feuille

La feuille suivante facilite la planification de la gestion des versions, de l’approbation de contenu et des extractions :

• Feuille relative aux bibliothèques de documents (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165874&clcid=0x40C)

See Also

Concepts

Planification de bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010)