Présentation des Infos-courrier

S’applique à : Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Dernière rubrique modifiée : 2015-03-09

Les infos-courrier sont des messages d’information qui s’affichent lorsque les utilisateurs composent un message. Microsoft Exchange Server 2010 analyse le message, notamment la liste des destinataires auxquels il est destiné. Si un problème potentiel est détecté, les infos-courrier avertissent les utilisateurs avant d’envoyer le message. Grâce aux informations fournies par les infos-courrier, les expéditeurs peuvent adapter le message qu’ils rédigent pour éviter des situations indésirables ou des rapports de non-remise.

Les cas de messagerie non productifs suivants sont courants dans tout environnement de messagerie :

• Les rapports de non-remise résultant des messages enfreignant les restrictions configurées dans une organisation comme les restrictions de taille des messages ou le nombre maximal de destinataires par message.

• Les rapports de non-remise des messages envoyés aux destinataires inexistants ou restreints ou aux utilisateurs dont la boîte aux lettres est saturée.

• Envoi de messages aux utilisateurs avec des réponses automatiques configurées.

Tous ces cas impliquent l’envoi d’un message par l’utilisateur, qui attend sa livraison, mais recevant à la place une réponse déclarant que le message n’a pas été remis. Même dans le meilleur des cas, par exemple la réponse automatique, la productivité diminue. En cas de rapport de non-remise, ce cas peut engendrer un appel coûteux au service d’assistance technique.

L’absence d’erreur due à l’envoi d’un message peut avoir plusieurs causes, mais les conséquences peuvent être indésirables et gênantes :

• Messages envoyés à des groupes de distribution extrêmement volumineux.

• Messages envoyés aux groupes de distribution inappropriés.

• Messages envoyés par inadvertance aux destinataires étrangers à votre structure.

• Sélectionner Répondre à tous à un message que vous avez reçu en tant que destinataire Cci.

Tous ces cas problématiques peuvent être atténués si l’on informe les utilisateurs du résultat possible de l’envoi de message lorsqu’ils le composent. Par exemple, si les expéditeurs savent que la taille du message qu’ils essaient d’envoyer excède la limite imposée par leur structure, ils ne tenteront pas de l’envoyer. De même, si les expéditeurs sont avertis que le message qu’ils envoient sera livré à des personnes étrangères à la structure, ils seront plus susceptibles de vérifier que le contenu et le ton du message conviennent.

En résolvant les cas répertoriés plus haut, les infos-courrier vous aident à :

• Réduire le coût de traitement et de stockage des messages en empêchant les rapports de non-remise.

• Réduire le volume d’appels au service d’assistance utilisateur dus aux rapports de non-remise.

• Augmenter la productivité en évitant les envois voués à l’échec, par exemple, en brisant le cycle d’envoi de message électronique, de réception d’une réponse automatique et de redirection d’un message.

• Informer vos utilisateurs lorsqu’ils composent des messages électroniques des diverses stratégies configurées dans votre structure qui imposent des limites sur les messages envoyés.

• Diriger vos utilisateurs vers les bons groupes de distribution.

• Réduire le risque de divulgation par inadvertance d’informations à des personnes étrangères à votre structure.

Important :
Les infos-courrier ne sont pas conçues pour appliquer des stratégies spécifiques. Elles informent tout simplement les expéditeurs de la nature du message qu’ils composent afin de procéder aux ajustements nécessaires.

Souhaitez-vous rechercher les tâches de gestion liées aux infos-courrier ? Consultez la rubrique Gestion des infos-courrier.

Infos-courrier dans Exchange 2010

Le tableau suivant fournit une liste d’infos-courrier dans Exchange 2010.

Infos-courrier Exchange 2010

Infos-courrier	Scénario
Destinataire interne non valide	L’info-courrier de destinataire interne non valide est affichée si l’expéditeur ajoute un destinataire qui s’avère interne à la structure mais ne figure pas dans Active Directory. Cela peut se produire si l’expéditeur envoie un message à un utilisateur ayant quitté l’entreprise mais dont l’adresse est résolue à cause du cache de résolution de noms ou d’une entrée dans le dossier Contacts de l’expéditeur. Cela peut également être dû au fait que l’expéditeur ait saisi une adresse SMTP avec un domaine pour lequel Exchange a l’autorité et que l’adresse ne correspond pas à un destinataire existant. L’info-courrier indique le destinataire non valide et lui accorde la possibilité de retirer le destinataire du message.
Boîte aux lettres saturée	L’info-courrier Boîte aux lettres saturée est affichée si l’expéditeur ajoute un destinataire dont la boîte aux lettres est saturée et si votre structure a mis en œuvre une restriction d’interdiction de réception pour boîte aux lettres au-delà d’une taille spécifiée. L’info-courrier indique le nom du destinataire dont la boîte aux lettres est saturée et lui accorde la possibilité de retirer le destinataire du message. L’info-courrier est précise au moment de l’affichage. Si le message n’est pas immédiatement envoyé, l’info-courrier est mise à jour toutes les deux heures. C’est également le cas si les messages ont été enregistrés en tant que Brouillons et rouverts 2 heures plus tard ou plus.
Réponses automatiques	L’info-courrier des réponses automatiques est affichée si l’expéditeur ajoute un destinataire qui a activé les réponses automatiques. L’info-courrier indique que le destinataire a activé des réponses automatiques et affiche les 250 premiers caractères de la réponse automatique configurée par le destinataire. L’info-courrier est précise au moment de l’affichage. Si le message n’est pas immédiatement envoyé, l’info-courrier est mise à jour toutes les deux heures. C’est également le cas si les messages ont été enregistrés en tant que Brouillons et rouverts 2 heures plus tard ou plus. Si une partie de vos boîtes aux lettres d’utilisateur est hébergée sur Exchange Online et que vous vous trouvez dans une coexistence avec un scénario Exchange Online, le paramètre sur l’objet de domaine distant qui représente la partie distante de votre organisation a un impact direct sur le traitement de l’info-courrier. Dans Exchange 2010, les utilisateurs peuvent configurer différentes réponses automatiques pour les expéditeurs internes et externes. Si le domaine distant est configuré comme domaine interne (en définissant le paramètre IsInternal sur l’objet du domaine distant sur $true), la réponse automatique interne est renvoyée à tous les utilisateurs du domaine indépendamment de l’endroit où réside leur boîte aux lettres. Cependant, si le domaine distant n’est pas configuré comme domaine interne, la réponse automatique interne est renvoyée à tous les utilisateurs dont les boîtes aux lettres se trouvent dans le domaine local et la réponse automatique externe est renvoyée aux utilisateurs dont les boîtes aux lettres se trouvent dans le domaine distant.
Personnalisé	Une info-courrier personnalisée est affichée si l’expéditeur ajoute un destinataire pour lequel une info-courrier personnalisée est configurée. Une info-courrier personnalisée peut s’avérer utile pour transmettre des informations spécifiques sur un destinataire. Par exemple, vous pouvez créer une info-courrier personnalisée pour un groupe de distribution expliquant son objectif afin de réduire les abus. Par défaut, des infos-courrier personnalisées ne s’affichent pas si l’expéditeur n’est pas autorisé à envoyer un message à ce destinataire. Dans ce cas, l’info-courrier destinataire restreint s’affiche. Cependant, vous pouvez changer cette configuration et faire afficher l’info-courrier personnalisée. Pour plus d’informations sur la configuration des infos-courrier personnalisées, consultez la rubrique Configurer les infos-courrier personnalisées pour les destinataires.
Destinataire restreint	L’info-courrier du destinataire restreint s’affiche si l’expéditeur ajoute un destinataire pour lequel les restrictions de livraison sont configurées, interdisant l’envoi de messages de cet expéditeur. L’info-courrier indique le destinataire auquel l’expéditeur ne peut envoyer de message et lui accorde la possibilité de retirer le destinataire du message. Elle informe clairement l’expéditeur que le message, si envoyé, ne sera pas livré. Si le destinataire restreint est externe, ou s’il s’agit d’un groupe de distribution contenant des destinataires externes, cette information est également révélée à l’expéditeur. Cependant, les infos-courrier suivantes, le cas échéant, sont supprimées : Réponses automatiques Boîte aux lettres saturée Info-courrier personnalisée Destinataire modéré Message dépassant la taille limite
Destinataires externes	L’info-courrier des destinataires externes est affichée si l’expéditeur ajoute un destinataire externe ou un groupe de distribution comprenant des destinataires externes. L’info-courrier informe les expéditeurs si un message en cours de saisie quittera la structure, et les aide à prendre les bonnes décisions en termes de langage, de ton et de contenu. Par défaut, l’info-courrier est désactivée. Vous pouvez l’activer à l’aide de la cmdlet Set-OrganizationConfig. Pour plus d’informations, consultez la rubrique Configurer les paramètres d’organisation pour les infos-courrier. Si une partie de vos boîtes aux lettres d’utilisateur est hébergée sur Exchange Online et que vous vous trouvez dans une coexistence avec un scénario Exchange Online, le paramètre sur l’objet de domaine distant qui représente la partie distante de votre organisation a un impact direct sur le traitement de l’info-courrier. Si le domaine distant est configuré comme domaine interne (en définissant le paramètre IsInternal sur l’objet du domaine distant sur $true), n’importe quel destinataire de ce domaine distant sera traité comme interne ; par conséquent, l’info-courrier des destinataires externes ne s’affichera pas. Cependant, si le domaine distant n’est pas configuré comme domaine interne, les destinataires dans ce domaine seront considérés comme externes et l’info-courrier s’affichera lorsqu’un message sera rédigé à ces destinataires. Remarque : Cette info-courrier n’est pas évaluée à la rédaction d’un message destiné à un groupe de distribution dans le domaine distant.
Large public	L’info-courrier Large public s’affiche si l’expéditeur ajoute un groupe de distribution dépassant la taille de large public configurée dans votre structure. Par défaut, Exchange affiche cette info-courrier pour les messages destinés aux groupes de distribution de plus de 25 membres. Pour obtenir des informations sur la configuration de la taille du large public pour votre organisation, reportez-vous à la section Configurer les paramètres d’organisation pour les infos-courrier. La taille des groupes de distribution n’est pas calculée à chaque fois. Au lieu de cela, les informations du groupe de distribution sont lues dans les données de mesures de groupe. Pour plus d’informations sur les mesures de groupe, consultez la rubrique Présentation des mesures de groupe.
Destinataire modéré	L’info-courrier de destinataire modéré s’affiche si l’expéditeur ajoute un destinataire modéré. L’info-courrier indique quel destinataire est modéré et informe l’expéditeur du retard possible de la remise. Si l’expéditeur est également le modérateur, cette info-courrier ne s’affiche pas. Elle ne s’affichera pas non plus si l’expéditeur a été explicitement autorisé à envoyer des messages au destinataire (en ajoutant le nom de l’expéditeur à la liste Accepter uniquement les messages de pour le destinataire).
Répondre à tous en Cci	L’info-courrier Répondre à tous en Cci s’affiche si l’expéditeur reçoit une copie Cci d’un message et sélectionne Répondre à tous. Quand un utilisateur sélectionne Répondre à tous pour ce type de message, le fait que l’utilisateur a reçu ce message en Cci est révélé au reste du public auquel a été envoyé le message. Dans presque tous les cas, c’est une situation indésirable et cette info-courrier informe l’utilisateur de ces circonstances. Remarque : Cette info-courrier est uniquement prise en charge dans Microsoft Office Outlook Web App.
Message dépassant la taille limite	L’info-courrier de message trop volumineux s’affiche si le message que rédige l’expéditeur est plus volumineux que la limite configurée par votre structure. L’info-courrier s’affiche si la taille du message enfreint l’une des restrictions de taille suivantes : Paramètre de taille maximale d’envoi sur la boîte aux lettres de l’expéditeur Paramètre de taille maximale de réception sur la boîte aux lettres du destinataire Restriction de taille maximale des messages pour l’organisation Paramètre de demande longueur maximal (pour Outlook Web App uniquement) Remarque : En raison de la complexité de la mise en œuvre, les limites de taille sur les connecteurs de votre organisation ne sont pas prises en compte. Remarque : Cette info-courrier n’est pas affichée dans Outlook Web App.

Architecture des infos-courrier

Les infos-courrier sont implémentées comme un service Web dans Exchange 2010. Lorsqu’un expéditeur compose un message, le logiciel client fait appel au service Web Exchange au serveur exécutant Exchange 2010 avec le rôle serveur d’accès au client Exchange installé pour obtenir la liste d’infos-courrier. Le serveur Exchange 2010 répond avec la liste d’infos-courrier qui concernent ce message, et le logiciel client affiche les infos-courrier à l’expéditeur.

Les clients de messagerie suivants prennent en charge les infos-courrier :

• Outlook Web App

• Microsoft Outlook 2010.

Les mesures suivantes de l’expéditeur déclenchent des évaluations ou mises à jour d’infos-courrier :

• Ajouter un destinataire

• Ajouter une pièce jointe

• Répondre ou répondre à tous

• Ouvrir un message déjà adressé à des destinataires, du dossier Brouillons

Le client met en cache les infos-courrier pour que le retrait et l’ajout d’un même destinataire ne déclenchent pas une requête du client du serveur d’accès client.

En cas de requête du serveur d’accès client, il compile la liste d’infos-courrier et les retourne toutes en un lot. Par conséquent, toutes les infos-courrier sont affichées à l’utilisateur en même temps et non une à la fois, ce qui distrait l’expéditeur.

Le serveur d’accès au client utilise les sources suivantes pour compiler des infos courrier pour un message spécifique :

• Active Directory

• Boîtes aux lettres des destinataires

• Données de mesures de groupe local

À chaque ajout d’un destinataire à un message par l’expéditeur, une suite d’événements a lieu pour évaluer les infos-courrier, comme illustré dans le schéma suivant.

Évaluation des infos-courrier

Comme l’indique la figure précédente :

1. Le client de messagerie envoie une requête au service Web sur le serveur d’accès au client pour les infos-courrier concernant les destinataires du message.

2. Le serveur d’accès au client recueille des données d’info-courrier :

   1. Le serveur d’accès au client interroge Active Directory et lit les données de mesures de groupe.

   2. Si le destinataire correspond à une boîte aux lettres située sur un serveur de boîtes aux lettres du site local, le serveur d’accès au client envoie une requête au serveur de boîtes aux lettres pour rassembler les réponses automatiques et les infos-courrier de boîte aux lettres saturée. Si la boîte aux lettres du destinataire est sur un autre site, le serveur d’accès au client demande les informations d’infos-courrier en provenance du serveur d’accès au client sur le site distant.

   3. Le serveur d’accès au client du site distant envoie une requête au serveur de boîtes aux lettres local pour des données d’infos-courrier.

   4. Le serveur d’accès au client distant transmet les résultats au serveur d’accès au client ayant envoyé la requête.

3. Le serveur d’accès au client renvoie les données infos-courrier au client.

Limites sur les infos-courrier

Les infos-courrier sont soumises aux restrictions suivantes :

• Les infos-courrier ne sont pas prises en charge lorsque vous travaillez en mode hors connexion avec Outlook.

• Quand un message est adressé à un groupe de distribution, les infos-courrier des destinataires individuels membres d’un groupe de distribution ne sont pas évaluées. En revanche, si un membre quelconque est un destinataire externe, l’info-courrier des destinataires externes s’affiche, et montre à l’expéditeur le nombre de destinataires externes dans le groupe de distribution.

• Si le message est adressé à plus de 200 destinataires, les infos-courrier des boîtes aux lettres individuelles ne sont pas évaluées pour des raisons de performances.

• Les infos-courrier personnalisées sont limitées à 250 caractères.

• Si l’expéditeur démarre la saisie d’un message et le laisse ouvert à durée prolongée, les infos-courrier de boîte aux lettres saturée et réponses automatiques sont évaluées toutes les deux heures.

Infos-courrier de topologies complexes

Les infos-courrier qui s’appuient sur les données de boîte aux lettres du destinataire en se connectant aux serveurs Boîte aux lettres de ces destinataires. Les infos-courrier de boîte aux lettres saturée et de réponses automatiques sont dans cette catégorie. Pour ces infos-courrier, le serveur d’accès au client interroge directement le serveur de boîtes aux lettres à l’aide de RPC, mais uniquement si les destinataires sont sur le même site. Pour les destinataires d’autres sites ou forêts, ces informations sont recueillies par requêtes Web de serveur à serveur entre serveurs d’accès au client.

Infos-courrier sur les relations de l’organisation

Microsoft Exchange Server 2010 Service Pack 1 (SP1) vous permet de configurer les relations des organisations avec Exchange Online ou d’autres organisations. Établir une relation d’organisation vous permet d’améliorer l’expérience de l’utilisateur avec l’autre organisation concernant les fonctionnalités comme le partage des données de disponibilité entre les deux organisations, la configuration d’un flux des messages sécurisé et l’activation du suivi des messages à travers les deux organisations. Pour plus d’informations sur les relations des organisations, consultez la rubrique Présentation de la fédération.

Lorsque les infos-courrier sont activées sur une relation d’organisation, les serveurs d’accès au client locaux agiront en proxy sur les serveurs d’accès au client de l’organisation distante. Le comportement est similaire à la manière dont les infos-courrier spécifiques aux boîtes aux lettres sont traitées dans les sites Active Directory distants. La seule différence est que les serveurs d’accès au client agiront en proxy sur tous les types d’infos-courrier sur une relation d’organisation, et pas seulement sur les infos-courrier spécifiques aux boîtes aux lettres.

Vous avez un contrôle plus précis sur les types d’infos-courrier qui sont renvoyées dans une relation d’organisation, en plus d’autoriser simplement ou d’empêcher le renvoi d’infos-courrier. Les deux sections suivantes expliquent ces paramètres en détail.

Contrôler le niveau d’accès des infos-courrier

Il peut y avoir plusieurs raisons d’établir une relation d’organisation. Selon la situation, vous souhaiterez peut-être restreindre certains types d’infos-courrier. Plus spécifiquement, vous pouvez autoriser le renvoi de soit toutes les infos-courrier ou de seulement un ensemble limité pour empêcher l’émission d’un rapport de non-remise. Vous pouvez configurer ce paramètre avec le paramètre MailTipsAccessLevel de la cmdlet Set-OrganizationRelationship. Le tableau suivant affiche les infos-courrier qui sont renvoyées dans la relation d’organisation.

Pour obtenir la procédure détaillée de la configuration des niveaux d’accès des infos-courrier, voir Configurer les paramètres d’organisation pour les infos-courrier.

Contrôle de l’étendue d’accès des infos-courrier

Lorsque vous activez les infos-courrier dans une relation d’organisation et que vous définissez le niveau d’accès sur All, les infos-courrier concernant les destinataires, la boîte aux lettres pleine, les réponses automatiques et les infos-courrier personnalisées sont renvoyées à tous les utilisateurs. Cependant, vous souhaiterez peut-être seulement autoriser ces infos-courrier pour un groupe d’utilisateurs spécifique. Par exemple, si vous définissez une relation d’organisation avec un partenaire, vous souhaiterez peut-être autoriser ces infos-courrier uniquement pour les utilisateurs travaillant avec ce partenaire.

Pour ce faire, vous devez d’abord créer un groupe et ajouter tous les utilisateurs pour lesquels vous souhaitez partager les infos-courrier concernant les destinataires de ce groupe. Vous pouvez ensuite spécifier ce groupe sur la relation d’organisation.

Après avoir mis en œuvre cette restriction, vos serveurs d’accès au client vérifieront d’abord si le destinataire dont ils ont reçu une requête d’info-courrier fait partie de ce groupe. Si le destinataire est membre de ce groupe, les serveurs d’accès au client transféreront par proxy toutes les infos-courrier, y compris les infos-courrier propres au destinataire. Dans le cas contraire, ils n’incluront pas les infos-courrier propres au destinataire dans leur réponse.

Pour obtenir la procédure détaillée de la configuration des niveaux d’accès des infos-courrier, voir Configurer les paramètres d’organisation pour les infos-courrier.

Performances et évolutivité

Le tableau suivant répertorie certains problèmes de performances fréquents au sujet des infos-courrier et comment les résoudre.

Problèmes de performances fréquents d’infos-courrier

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