Planification des ensembles de documents (SharePoint Server 2010)

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S’applique à : SharePoint Server 2010

Dernière rubrique modifiée : 2016-11-30

Cet article décrit les ensembles de documents et fournit des conseils sur la façon dont vous pouvez les intégrer à votre solution de gestion de documents Microsoft SharePoint Server 2010.

Dans cet article :

  • À propos des ensembles de documents

  • Gestion des ensembles de documents

  • Planification des types de contenu des ensembles de documents

  • Fiches

À propos des ensembles de documents

Les ensembles de documents constituent dans SharePoint Server 2010 une nouvelle fonctionnalité qui permet à une organisation de gérer un livrable spécifique, ou produit de travail, pouvant inclure plusieurs documents ou fichiers. Un ensemble de documents est un type spécial de dossier qui combine des attributs d’ensemble de documents uniques, les attributs et le comportement des dossiers et des documents et qui fournit une interface utilisateur, des métadonnées et des éléments de modèle objet pour vous aider à gérer tous les aspects du produit de travail.

Pour les équipes et les utilisateurs de nombreuses organisations, un ensemble de documents, ou un produit de travail, est nécessaire afin de mieux gérer un projet ou un livrable. Par exemple, une équipe en charge des questions juridiques peut avoir besoin de collecter, créer et gérer les divers documents, photos et fichiers audio liés à un dossier particulier. De même, une équipe commerciale peut avoir besoin de compiler des documents à partir de différentes sources pour créer et gérer un appel d’offres pour un client potentiel. La fonctionnalité des ensembles de documents permet à ces équipes et utilisateurs de gérer ces ensembles de documents en tant que collection, livrable ou produit de travail unique. Les propriétaires des ensembles de documents peuvent ensuite créer une page d’accueil personnalisée qui affiche les éléments inclus et des informations importantes sur le produit de travail.

À l’aide de SharePoint Server 2010, les organisations qui souhaitent créer et gérer des ensembles de documents peuvent systématiquement configurer un type de contenu d’ensemble de documents pour chaque produit de travail qu’elles créent en général. Un type de contenu d’ensemble de documents peut alors définir des types de contenu, attributs, éléments par défaut, colonnes, flux de travail et stratégies approuvés. Des types de contenu d’ensemble de documents personnalisés supplémentaires peuvent ensuite être créés à partir du type de contenu parent, chacun héritant les propriétés et les paramètres du type de contenu d’ensemble de documents parent. Une fois qu’un type de contenu est ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs peuvent, à l’aide de la commande Nouveau, créer un ensemble de documents qui hérite les attributs du type de contenu d’ensemble de documents. Un type de contenu d’ensemble de documents fournit des paramètres supplémentaires qui vous permettent de spécifier des types de contenu autorisés, le contenu par défaut, les colonnes partagées, les colonnes de la page d’accueil et l’affichage de page d’accueil par défaut.

Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010).

Pour plus d’informations sur la façon de créer et de gérer des ensembles de documents dans SharePoint Server 2010, voir Ensembles de documents dans l’aide de SharePoint Server 2010. (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=186368&clcid=0x40C).

Gestion des ensembles de documents

Les ensembles de documents dans SharePoint Server 2010 partagent de nombreux attributs et propriétés avec les dossiers. Cependant, vous devez tenir compte de certains éléments importants lors de la planification d’une solution d’ensemble de documents.

  • Un ensemble de documents peut contenir un nombre quelconque de documents. Toutefois, les temps de chargement d’affichage peuvent être limités par le seuil d’affichage, défini par défaut sur 5 000 éléments. Les dossiers ne sont pas autorisés dans les ensembles de documents et la navigation par métadonnées ne peut pas être utilisée dans un ensemble de documents. Par conséquent, il est important d’envisager la possibilité de dépasser les seuils d’affichage de liste et d’anticiper les problèmes de conception de navigation lorsque vous déterminez le nombre d’éléments devant exister dans un ensemble de documents. En outre, lorsque vous utilisez la fonctionnalité Envoyer vers avec un ensemble de documents, la totalité des documents dans un ensemble de documents ne peut pas représenter une taille supérieure à 50 Mo. Pour une collection ou un produit de travail avec un très grand nombre d’éléments, une structure de dossiers dans une bibliothèque de documents peut être une meilleure solution.

  • Une bibliothèque de documents peut contenir un nombre quelconque d’ensembles de documents. Toutefois, le nombre d’ensembles de documents pouvant apparaître dans les listes sera limité par le seuil d’affichage de liste.

  • Lorsque vous utilisez des métadonnées partagées, s’il y a plus de 10 articles dans un ensemble de documents, les mises à jour des métadonnées seront exécutées par un travail de minuteur toutes les 15 minutes.

  • Lorsque vous utilisez le routage d’ensemble de documents, les ensembles de documents envoyés à un organisateur de contenu demeurent dans la bibliothèque de remise et seront déplacés vers l’emplacement approprié par le travail de minuteur du traitement de l’organisateur de contenu qui s’exécute par défaut tous les jours.

Pour utiliser des ensembles de documents dans une collection de sites, vous devez activer le composant fonctionnel Ensemble de documents.

Pour activer le composant fonctionnel Ensemble de documents pour une collection de sites

  1. Dans la page Paramètres du site, sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  2. Dans la page Fonctionnalités, pour Ensembles de documents, cliquez sur Activer.

Une fois le composant fonctionnel Ensembles de documents activé, vous pouvez créer des types de contenu d’ensemble de documents.

Planification des types de contenu des ensembles de documents

Vous pouvez planifier des types de contenu d’ensemble de documents pour votre solution à l’aide de la fiche relative à l’analyse de l’utilisation des documents, que vous pouvez remplir à l’aide de l’article Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents. Vous pouvez ensuite utiliser la fiche relative au type de contenu (éventuellement en anglais) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid=0x40C) pour enregistrer les décisions que vous prenez au sujet de chaque nouveau type de contenu d’ensemble de documents que vous utiliserez dans votre solution.

Pour planifier les types de contenu d’ensemble de documents à l’aide de la fiche relative au type de contenu

  1. Entrez Ensemble de documents dans le champ Content Type (Type de contenu) de la fiche relative au type de contenu.

  2. Entrez l’URL de site à laquelle le nouveau type de contenu d’ensemble de documents sera défini. Notez que les types de contenu sont disponibles dans le site dans lequel ils sont définis et dans tous les sites sous celui-ci.

  3. Déterminer le type de contenu parent   Entrez le type de contenu d’ensemble de documents parent dans le champ Parent Content Type (Type de contenu parent) de la fiche relative au type de contenu. Il s’agit soit d’un type de contenu d’ensemble de documents de base, soit d’un type de contenu d’ensemble de documents personnalisé que vous avez déjà planifié.

  4. Déterminer les paramètres d’ensemble de documents Déterminez, puis spécifiez les paramètres d’ensemble de documents suivants dans la fiche relative au type de contenu :

    1. Déterminer les types de contenu autorisés   Spécifiez les types de contenu par défaut qui seront autorisés dans ce type de contenu d’ensemble de documents.

    2. Déterminer le contenu par défaut   Si le type de contenu d’ensemble de documents que vous créez est appelé à être configuré de manière à créer automatiquement le contenu par défaut lorsque vous créez une nouvelle instance d’un ensemble de documents, vous pouvez ajouter manuellement des fichiers à l’ensemble de documents. Seuls des fichiers des types de contenu autorisés liés à l’ensemble de documents peuvent être ajoutés.

    3. Déterminer les colonnes partagées   Indiquez si les valeurs de colonne pour l’ensemble de documents doivent être synchronisées automatiquement dans tous les documents de l’ensemble.

    4. Déterminer les colonnes de la page d’accueil   Spécifiez les colonnes qui doivent figurer sur la page d’accueil pour chaque ensemble de documents.

    5. Déterminer l’affichage de la page d’accueil   Spécifiez l’affichage à appliquer au contenu de l’ensemble de documents sur la page d’accueil.

  5. Déterminer les colonnes et leur ordre   Dans le tableau Plan Columns(Planifier les colonnes) de la fiche relative au type de contenu :

    1. Entrez chaque colonne héritée du type de contenu parent. Dans la colonne New? (Nouveau), tapez Non pour chaque entrée.

    2. Pour chaque colonne supplémentaire, entrez le nom d’une colonne prédéfinie ou d’une colonne que vous allez créer. Entrez les noms des colonnes supplémentaires, leurs types et indiquez si elles sont nouvelles.

  6. Dans la section Plan Template (Planification de modèle) de la fiche, tapez Aucun.

  7. Déterminer les flux de travail   Si un flux de travail disponible est pertinent pour le type de contenu d’ensemble de documents, vous pouvez éventuellement l’associer à celui-ci. Le flux de travail peut ensuite être exécuté sur n’importe quel élément de liste de ce type de contenu. Pour une description complète de la planification des flux de travail, voir Planifier les flux de travail. Après avoir examiné les flux de travail et déterminé ceux qui sont disponibles, entrez chaque flux de travail à associer au type de contenu dans le tableau Plan Workflows (Planification des flux de travail) de la fiche relative au type de contenu. Si le flux de travail n’est pas hérité du type de contenu parent, entrez cette information dans la colonne New? (Nouveau).

  8. Déterminer la stratégie   Une stratégie est un ensemble de règles pour un type de contenu ; les fonctionnalités de stratégie fournissent les détails de chaque règle, tels que la possibilité ou non d’imprimer les éléments du type de contenu ou les actions de l’élément à auditer. Vous pouvez appliquer une stratégie à n’importe quel type de contenu personnalisé. Notez que vous ne pouvez pas appliquer une stratégie à un type de contenu de base. Pour plus d’informations sur la planification des stratégies, voir Planification des stratégies de gestion des informations (SharePoint Server 2010). Après avoir examiné les stratégies et déterminé les fonctionnalités et modèles de stratégie disponibles, dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) de la fiche relative au type de contenu, effectuez les opérations suivantes :

    1. Si le type de contenu parent possède des paramètres de stratégie, ils seront appliqués tels quels dans le nouveau type de contenu. Cela garantit que les stratégies, une fois définies, sont appliquées dans tous les types de contenu pertinents. Si le type de contenu actuel hérite ses paramètres de stratégie de son type parent, dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) dans la fiche relative au type de contenu, répondez Oui à la question de savoir si la stratégie est définie dans le type de contenu parent.

    2. Si le type de contenu actuel hérite une stratégie en fonction du type de contenu parent, dans le champ Record the Policy Name (Enregistrement du nom de la stratégie)de la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie), tapez le nom du modèle de stratégie. De la même façon, si le type de contenu parent n’hérite pas une stratégie et que vous souhaitez appliquer un modèle de stratégie, dans ce même champ, tapez le nom du modèle de stratégie.

    3. Si le type de contenu actuel hérite une ou plusieurs fonctionnalités de stratégie individuelles du type de contenu parent, entrez chaque fonctionnalité de stratégie dans le tableau Feature (Fonctionnalité) dans la section Plan a Policy (Planification d’une stratégie) de la fiche. Au contraire, si le type de contenu parent n’hérite pas d’une stratégie et que vous souhaitez associer des fonctionnalités de stratégie au type de contenu actuel, entrez ces fonctionnalités dans le tableau Feature (Fonctionnalité). Notez que vous ne pouvez pas associer des fonctionnalités de stratégie individuelles et une stratégie par nom à un type de contenu.

Fiches

Utilisez les fiches suivantes pour enregistrer les informations traitées dans cet article :

See Also

Concepts

Planifier les types de contenu et les flux de travail (SharePoint Server 2010)