Marcas e políticas de retenção no Exchange Online
Importante
Consulte o centro de segurança do Microsoft 365 e o portal de conformidade do Microsoft Purview para obter as funcionalidades de segurança e conformidade do Exchange. Já não estão disponíveis no novo centro de administração do Exchange.
Observação
Para reter ou eliminar proativamente conteúdos da caixa de correio para a governação de informações no Microsoft 365, recomendamos que utilize políticas de retenção e etiquetas de retenção a partir do portal de conformidade do Microsoft Purview, em vez da gestão de registos de mensagens descrita nesta página. No entanto, deve continuar a utilizar a gestão de registos de mensagens para mover mensagens para caixas de correio de arquivo.
Se utilizar atualmente a gestão de registos de mensagens, esta funcionalidade mais antiga continuará a funcionar lado a lado com políticas de retenção e etiquetas de retenção. No entanto, recomendamos que, daqui para frente, você use políticas de retenção e rótulos de retenção. Eles fornecem um único mecanismo para gerenciar centralmente a retenção e a exclusão de conteúdo no Microsoft 365.
No Microsoft Exchange Server e no Exchange Online, a gestão de registos de mensagens (MRM) ajuda as organizações a gerir o ciclo de vida do e-mail e a reduzir os riscos legais associados ao e-mail e a outras comunicações. Com o MRM fica mais fácil manter mensagens necessárias para conformidade com políticas da empresa, regulamentações do governo ou necessidades legais e remover conteúdo que não tenha valor legal ou de negócios.
Veja este vídeo para obter uma descrição geral rápida de como aplicar etiquetas de retenção e uma política de retenção a uma caixa de correio no Exchange Online.
Estratégia de Gestão de Registos de Mensagens
O MRM no Exchange Server e no Exchange Online é efetuado com etiquetas de retenção e políticas de retenção. Antes de discutir os detalhes sobre cada uma destas funcionalidades de retenção, é importante saber como as funcionalidades são utilizadas na estratégia geral do MRM. Esta estratégia baseia-se em:
Atribuir de marcas de diretiva de retenção (RPTs) a pastas padrão, como Caixa de Entrada e Itens Excluídos.
Aplicação de DPTs (marcas de política padrão) a caixas de correio para gerenciar a retenção de todos os itens sem marca.
Permissão para o usuário atribuir marcas pessoais a pastas personalizadas e itens individuais.
Separação da funcionalidade de MRM a partir dos hábitos de gerenciamento e arquivamento da caixa de entrada do usuário. Os usuários não são obrigados a arquivar mensagens em pastas gerenciadas com base em requisitos de retenção. Mensagens individuais podem ter uma marca de retenção diferente em relação à aplicada à pasta em que estão localizadas.
A figura a seguir ilustra as tarefas envolvidas na implementação dessa estratégia.
Marcas de retenção
Conforme ilustrado na figura anterior, as etiquetas de retenção são utilizadas para aplicar definições de retenção a pastas e itens individuais, como mensagens de e-mail e voice mail. Essas configurações especificam por quanto tempo uma mensagem fica em uma caixa de entrada e a ação a ser realizada quando a mensagem atinge o período de retenção especificado. Quando uma mensagem atinge a idade de retenção, é movida para a caixa de correio de arquivo do utilizador ou eliminada.
A imagem de exemplo seguinte destina-se ao Exchange Server, embora possa configurar as mesmas definições para o Exchange Online:
As marcas de retenção permitem que os usuários marquem suas próprias pastas de caixa de correio e itens individuais para retenção. Os usuários não precisam mais ter itens de arquivo em pastas gerenciadas fornecidas por um administrador com base nos requisitos de retenção de mensagens.
Tipos de marcas de retenção
As marcas de retenção são classificadas nos três seguintes tipos com base em quem pode aplicá-las e onde elas podem ser aplicadas em uma caixa de correio.
| Tipo de marca de retenção | Aplicado... | Aplicado por... | Ações disponíveis... | Detalhes |
|---|---|---|---|---|
| Marca de política padrão (DPT) | Automaticamente à caixa de correio inteira Um DPT aplica-se a itens não marcados, que são itens de caixa de correio que não têm uma marca de retenção aplicada diretamente ou por herança da pasta. |
Administrador | Mover para arquivo morto Excluir e permitir recuperação Excluir permanentemente |
Os usuários não podem alterar DPTs aplicados a uma caixa de correio. |
| Marca de diretiva de retenção (RPT) | Automaticamente para uma pasta padrão Pastas padrão são pastas criadas automaticamente em todas as caixas de correio, por exemplo: Caixa de entrada, Itens excluídos e Itens enviados. Consulte a lista de pastas padrão com suporte em Default folders that support Retention Policy Tags. |
Administrador | Excluir e permitir recuperação Excluir permanentemente |
Os usuários não podem alterar o relatório aplicado a uma pasta padrão. |
| Marca pessoal | Manualmente para itens e pastas Os usuários podem automatizar a marcação usando regras de caixa de entrada para mover uma mensagem para uma pasta que contém uma marca específica ou aplicar uma marca pessoal à mensagem. |
Usuários | Mover para arquivo morto Excluir e permitir recuperação Excluir permanentemente |
Marcas pessoais permitem que os usuários determinem quanto tempo um item deve ser retido. Por exemplo, a caixa de correio pode ter um DPT para excluir itens em sete anos, mas os usuários podem criar uma exceção para itens como boletins informativos e notificações automatizadas, aplicando uma marca pessoal para excluí-los em três dias. |
Mais sobre marcas pessoais
As etiquetas pessoais estão disponíveis para utilizadores do Outlook e do Outlook na Web (anteriormente conhecidos como Outlook Web App) como parte da política de retenção. No Outlook e no Outlook na Web, as etiquetas pessoais com a ação Mover para Arquivo são apresentadas como Política de Arquivo e as etiquetas pessoais com as ações Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente aparecem como Política de Retenção, conforme mostrado na figura seguinte.
Os usuários podem aplicar marcas pessoais a pastas que eles criaram ou a itens individuais. As mensagens que têm uma marca pessoal aplicada sempre são processadas com base nas configurações da marca pessoal. Os usuários podem aplicar uma marca pessoal a uma mensagem para que ela seja movida ou excluída mais cedo ou mais tarde do que as configurações especificadas na DPT ou nas RPTs aplicadas à caixa de correio desse usuário. Também é possível criar marcas pessoais com a retenção desabilitada. Isso permite aos usuários marcar itens para que eles nunca sejam movidos para um arquivo morto ou nunca expirem.
Observação
Os usuários podem aplicar políticas de arquivo morto a pastas padrão, pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais. Os usuários podem aplicar uma política de retenção a pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais (incluindo subpastas e itens em uma pasta padrão), mas não a pastas padrão.
Os utilizadores também podem utilizar a caixa de diálogo definições do OWA para selecionar etiquetas pessoais adicionais que não estejam ligadas à política de retenção. As marcas selecionadas ficam disponíveis no Outlook e no Outlook na Web. Para permitir que os utilizadores selecionem etiquetas adicionais através do OWA, tem de adicionar a Função MyRetentionPolicies à política de atribuição de funções do utilizador. Para saber mais sobre as políticas de atribuição de funções para utilizadores, consulte Políticas de atribuição de funções no Exchange Online. Se você permitir que os usuários selecionem marcas pessoais adicionais, todas as marcas pessoais na sua organização do Exchange ficarão disponíveis para eles.
Observação
As marcas pessoais são um recurso premium. As caixas de correio com políticas que incluam essas marcas (ou resultantes da adição dessas marcas às caixas de correio por parte dos usuários) exigem uma CAL (licença de acesso para cliente) do Exchange Enterprise.
Tempo de retenção
Quando você habilita uma marca de retenção, você deve especificar um tempo de retenção para a marca. Esse tempo indica o número de dias para reter uma mensagem após ela chegar na caixa de correio do usuário.
O tempo de retenção para itens não recorrentes (como emails) é calculado de maneira diferente dos itens que têm uma data final ou itens recorrentes (como reuniões e tarefas). Para saber como o tempo de retenção é calculado para tipos diferentes de itens, consulte Como a idade de retenção é calculada.
Você pode também criar marcas de retenção com a retenção desabilitada ou desabilitar as marcas após elas serem criadas. Como as mensagens com uma marca desabilitada aplicada não são processadas, nenhuma ação de retenção é executada. Como resultado, os usuários podem utilizar uma marca pessoal desabilitada como uma marca Nunca Mover ou Nunca Excluir para substituir uma DPT ou RPT que de outra forma se aplicaria à mensagem.
Ações de retenção
Ao criar ou configurar uma marca de retenção, você pode selecionar uma das seguintes ações de retenção a serem executadas quando um item alcançar o tempo de retenção:
| Ação de retenção | Ação tomada... | Exceto... |
|---|---|---|
| Mover para o Arquivo1,2 | Move a mensagem para a caixa de correio de arquivo morto do usuário Disponível somente para DPTs e marcas pessoais Para obter detalhes sobre o arquivo, consulte Arquivo No Local |
Se o usuário não tiver uma caixa de correio de arquivo morto, nenhuma ação será executada. |
| Excluir e Permitir Recuperação | Emula o comportamento quando o usuário esvazia a pasta Itens Excluídos. Os itens são movidos para a pasta Itens Recuperáveis no Exchange Online na caixa de correio e preservados até ao período de retenção do item eliminado. Fornece aos usuários uma segunda chance de recuperar o item usando a caixa de diálogo Recuperar Itens Excluídos no Outlook ou no Outlook na Web |
Se você definiu o período de retenção de item excluído como zero dias, os itens serão excluídos permanentemente. Para obter detalhes, consulte Alterar durante quanto tempo os itens eliminados permanentemente são mantidos para uma caixa de correio do Exchange Online. |
| Excluir permanentemente | Exclui permanentemente as mensagens. Você não pode recuperar as mensagens depois de elas serem excluídas permanentemente. |
Se a caixa de correio for colocada em Suspensão No Local e Suspensão de Litígios ou Suspensão de Litígios, os itens são preservados na pasta Itens Recuperáveis com base nos parâmetros de suspensão. Descoberta eletrônica In-loco ainda retornará esses itens nos resultados da pesquisa. |
| Marcar como Fora do Limite de Retenção | Marca uma mensagem como expirada. No Outlook 2010 ou posterior e no Outlook na Web, os itens expirados são apresentados com a notificação a indicar "Este item expirou" e "Este item irá expirar dentro de 0 dias". No Outlook 2007, os itens marcados como expirados são apresentados com texto rasurado. | N. A. |
Observação
1 Numa implementação híbrida do Exchange, pode ativar uma caixa de correio de arquivo baseada na nuvem para uma caixa de correio principal no local. Se você atribuir uma política de arquivo morto a uma caixa de correio local, os itens serão transferidos para o arquivo morto baseado em nuvem. Se um item for transferido para a caixa de correio de arquivo morto, nenhuma cópia será mantida na caixa de correio local. Se a caixa de correio local for colocada em espera, uma política de arquivo morto ainda moverá os itens para a caixa de correio de arquivo morto baseada em nuvem, na qual serão preservados durante o período especificado pela retenção.
2 Para mover itens de Calendário da caixa de correio Arquivo Principal para Online, crie uma Etiqueta de Política Predefinida e aplique-a à caixa de correio. No Exchange Online, as Etiquetas Pessoais não podem ser aplicadas à pasta Calendário no Outlook ou OWA.
Para detalhes sobre como criar marcas de retenção, consulte Criar uma política de retenção.
Políticas de retenção
Para aplicar uma ou mais etiquetas de retenção a uma caixa de correio, tem de adicioná-las a uma política de retenção e, em seguida, aplicar a política às caixas de correio. Uma caixa de correio não pode ter mais de uma política de retenção. As marcas de retenção podem ser vinculadas a uma política de retenção ou desvinculadas dela a qualquer momento, e as alterações automaticamente entram em vigor para todas as caixas de correio que tenham a política aplicada.
Uma diretiva de retenção pode ter as seguintes marcas de retenção:
| Tipo de marca de retenção | Marcas em uma política |
|---|---|
| Marca de política padrão (DPT) | Uma DPT com a ação Mover para Arquivo Uma DPT com as ações Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente Uma DPT para mensagens de voice mail com a ação Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente |
| Marcas de diretiva de retenção (RPTs) | Um RPT para cada pasta padrão com suporte >Nota: não pode ligar mais do que um RPT para uma pasta predefinida específica (como Itens Eliminados) à mesma política de retenção. |
| Marcas pessoais | Qualquer número de marcas pessoais >Sugestão: **Muitas etiquetas pessoais numa política podem confundir os utilizadores. Recomendamos adicionar no máximo 10 marcas pessoais a uma diretiva de retenção. |
Observação
Embora uma diretiva de retenção não precise ter nenhuma marca de retenção vinculada a ela, não recomendamos usar esse cenário. Se as caixas de correio com políticas de retenção não tiverem marcas de retenção vinculadas a elas, isso poderá fazer com que os itens de caixa de correio nunca expirem.
Uma política de retenção pode conter marcas de arquivo morto (marcas que movem itens para a caixa de correio de arquivo morto pessoal) e marcas de exclusão (marcas que excluem itens). Um item de caixa de correio pode ter também ambos os tipos de marcas aplicados. Do ponto de vista da retenção, a caixa de correio principal e o arquivo online não devem ser analisados como entidades separadas. As definições de retenção são aplicadas à caixa de correio principal e, por predefinição, expandem-se para o arquivo online. O arquivo online é uma extensão da caixa de correio principal.
Ao planejar criar políticas de retenção, você deve considerar se elas incluirão as marcas de arquivo morto e exclusão. Conforme mencionado anteriormente, uma política de retenção pode ter uma DPT que utiliza a ação Mover para Arquivo e uma DPT que utiliza a ação Eliminar e Permitir Recuperação ou Eliminar Permanentemente . A DPT com a ação Mover para Arquivo tem de ter uma idade de retenção inferior à DPT com uma ação de eliminação. Por exemplo, pode utilizar uma DPT com a ação Mover para Arquivo para mover itens para a caixa de correio de arquivo em dois anos e uma DPT com uma ação de eliminação para remover itens da caixa de correio em sete anos. Itens nas caixas de correio principal e de arquivo morto serão excluídas após sete anos.
Para obter uma lista de tarefas de gestão relacionadas com políticas de retenção, veja Procedimentos de Gestão de Registos de Mensagens.
Política de retenção predefinida
A instalação do Exchange cria a política de retenção Política MRM Padrão. A Política MRM Predefinida é aplicada automaticamente a novas caixas de correio no Exchange Online. No Exchange Server, a política é aplicada automaticamente se criar um arquivo para o novo utilizador e não especificar uma política de retenção
Você pode modificar as marcas incluídas na política MRM padrão, por exemplo, alterando a idade de retenção ou a ação de retenção, desabilitar uma marca ou modificar a política adicionando ou removendo marcas dela. A política atualizada é aplicada às caixas de correio na próxima vez em que elas forem processadas pelo Assistente de Pasta Gerenciada.
Para obter mais informações, incluindo uma lista de etiquetas de retenção ligadas à política, consulte Política de Retenção Predefinida no Exchange Online e Exchange Server.
Assistente de Pasta Gerenciada
O Assistente de Pasta Gerenciada, um assistente de caixa de correio executado em servidores de Caixa de Correio, processa caixas de correio que tenham uma política de retenção aplicada.
O Assistente de Pasta Gerenciada aplica a política de retenção inspecionando itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele marca os itens sujeitos à retenção com as marcas de retenção apropriadas e usa a ação de retenção especificada em itens que atingiram seu período de retenção.
O Assistente de Pasta Gerenciada é um assistente baseado em limitação. Esses assistentes estão sempre em execução e não precisam ser programados. Os recursos do sistema que eles consomem são limitados. Você pode configurar o Assistente de Pasta Gerenciada para processar todas as caixas de correio em um servidor de Caixa de Correio dentro de um determinado período (conhecido como um ciclo de trabalho). Além disso, em um intervalo específico (conhecido como o ponto de verificação do ciclo de trabalho), o assistente atualiza a lista de caixas de correio a serem processadas. Durante a atualização, o assistente adiciona as caixas de correio movidas ou recém-criadas à fila. Ele também redefine a prioridade das caixas de correio existentes que não foram processadas com êxito devido a falhas e as move mais para cima na fila para que possam ser processadas durante o mesmo ciclo de trabalho.
Você pode também usar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para disparar manualmente o assistente para que processe uma caixa de correio especificada.
Observação
O Assistente de Pasta Gerenciada não executa nenhuma ação nas mensagens não sujeitas à retenção, o que é especificado desabilitando a marca de retenção. Você pode também desabilitar uma marca de retenção para impedir temporariamente que itens com essa marca sejam processados.
O MRM não move itens maiores do que os valores de MaxSendSize e MaxReceiveSize definidos na caixa de correio.
Mover itens entre pastas
Um item de caixa de correio movido de uma pasta para outra herda todas as marcas aplicadas à pasta para a qual é movido. Se um item for movido para uma pasta que não tenha uma marca atribuída, a DPT será aplicada a ela. Se o item tiver uma marca explicitamente atribuída a ele, a marca sempre prevalecerá sobre qualquer outra marca em nível de pasta ou sobre a marca padrão.
Aplicar uma marca de retenção a uma pasta no arquivo morto
Quando um utilizador aplica uma etiqueta pessoal a uma pasta na caixa de correio de arquivo, se existir uma pasta com o mesmo nome na caixa de correio principal e tiver uma etiqueta diferente, a etiqueta nessa pasta na caixa de correio de arquivo será reposta para corresponder à da caixa de correio principal assim que o Assistente de Pastas Geridas (MFA) processar a caixa de correio. Isto é por predefinição para evitar qualquer confusão sobre itens numa pasta na caixa de correio de arquivo com um comportamento de expiração diferente do da mesma pasta na caixa de correio principal do utilizador.
Exemplo: um utilizador tem uma pasta com o nome Project Contoso na caixa de correio principal com uma Delete - three years etiqueta pessoal e também existe uma Project Contoso pasta na caixa de correio de arquivo. O utilizador aplica uma Delete - one year etiqueta pessoal para eliminar itens na Project Contoso pasta na caixa de correio de arquivo. Da próxima vez que a caixa de correio for processada pela MFA, a pasta reverterá para a Delete - three years etiqueta pessoal, com base na etiqueta aplicada na caixa de correio principal. Este comportamento ocorre em qualquer pasta para a qual exista uma pasta com um caminho de pasta idêntico na caixa de correio principal. Não importa se é uma pasta criada pelo utilizador ou uma pasta predefinida (por exemplo, Caixa de Entrada ou Itens Eliminados).
Remover ou excluir uma marca de retenção de uma política de retenção
Quando uma marca de retenção é removida da diretiva de retenção aplicada a uma caixa de correio, a marca não fica mais disponível ao usuário e não pode ser aplicada aos itens da caixa de correio.
Os itens existentes que receberam essa marca continuam sendo processados pelo Assistente de Pasta Gerenciada com base nessas configurações, e qualquer ação de retenção especificada na marca é aplicada a essas mensagens.
Entretanto, se você excluir a marca, a definição de marca armazenada no Active Directory será removida. Isso faz com que o Assistente de Pasta Gerenciada processe todos os itens de uma caixa de correio e marque novamente os que têm a marca removida aplicada. Dependendo do número de caixas de correio e mensagens, esse processo poderá resultar em um consumo significativo de recursos em todos os servidores de Caixa de Correio que contêm caixas de correio com diretivas de retenção que incluem a marca removida.
Importante
Se uma marca de retenção for removida de uma diretiva de retenção, qualquer item de caixa de correio existente com a marca aplicada continuará a expirar com base nas configurações da marca. Para impedir que as configurações da marca sejam aplicadas a algum item, essa marca deverá ser excluída. Eliminar uma etiqueta remove-a de todas as políticas de retenção nas quais está incluída.
Desabilitar uma marca de retenção
Se você desabilitar a marca de retenção, o Assistente de Pasta Gerenciada ignorará os itens que tenham essa marca aplicada. Os itens que tenham uma marca de retenção para a qual a retenção está desabilitada não são nunca movidos ou excluídos, dependendo da ação de retenção especificada. Como esses itens ainda são considerados itens com marca, a DPT não é aplicada a eles. Por exemplo, se quiser solucionar problemas das configurações de marca de retenção, você poderá desabilitar temporariamente uma marca de retenção para impedir que o Assistente de Pasta Gerenciada processe mensagens com essa marca.
Observação
O período de retenção de uma marca de retenção desabilitada é exibido ao usuário como Nunca. Se o usuário marcar um item acreditando que ele nunca será excluído, habilitar a marca posteriormente poderá resultar em exclusão não intencional de itens que o usuário não queria excluir. O mesmo acontece com as etiquetas com a ação Mover para Arquivo .
Retenção
Quando os utilizadores estão temporariamente afastados do trabalho e não têm acesso ao respetivo e-mail, as definições de retenção podem ser aplicadas a novas mensagens antes de regressarem ao trabalho ou acederem ao respetivo e-mail. Dependendo da política de retenção, as mensagens podem ser excluídas ou movidas para o arquivo morto pessoal do usuário. Você pode impedir temporariamente que as políticas de retenção processem uma caixa de correio por um determinado período colocando a caixa de correio em retenção. Ao colocar uma caixa de correio em retenção, você poderá também especificar um comentário de retenção informando o usuário de caixa de correio (ou outro usuário autorizado a acessar a caixa de correio) sobre a retenção, incluindo quando a retenção está programada para iniciar e terminar. Comentários de retenção são exibidos em clientes com suporte do Outlook. Você pode também localizar o comentário de retenção no idioma preferido do usuário.
Observação
Colocar uma caixa de correio em retenção não afeta o modo como as cotas de armazenamento de caixa de correio são processadas. Consoante a utilização da caixa de correio e as quotas de caixa de correio aplicáveis, considere aumentar temporariamente a quota de armazenamento da caixa de correio para os utilizadores quando estiverem de férias ou não tiverem acesso ao e-mail durante um período prolongado. Para obter mais informações sobre as quotas de armazenamento de caixas de correio, consulte Limites de armazenamento de caixas de correio.
Durante longas ausências do trabalho, os utilizadores podem acumular uma grande quantidade de e-mails. Consoante o volume de e-mail e a duração da ausência, estes utilizadores podem demorar várias semanas a ordenar as respetivas mensagens. Nesses casos, considere o tempo adicional que pode ser necessário para que os usuários fiquem em dia com seus emails antes de remover essas mensagens da retenção.
Caso a sua organização nunca tenha implementado MRM e seus usuários não estejam familiarizados com os recursos, você poderá também usar as retenções durante a fase inicial de preparação e treinamento de sua implantação de MRM. Você pode criar e implantar políticas de retenção e treinar os usuários sobre as políticas sem o risco de ter itens movidos ou excluídos antes que os usuários possam marcá-los. Alguns dias antes do período de preparação e treinamento terminar, você deverá lembrar os usuários do prazo de preparação. Após o prazo, você poderá remover a retenção das caixas de correio do usuário, permitindo que o Assistente de Pasta Gerenciada processe os itens de caixa de correio e executem a ação de retenção especificada.
Para obter detalhes sobre como colocar uma caixa de correio em retenção, consulte Retenção local de uma caixa de correio em retenção.
Executar diagnósticos para verificar as definições da política de retenção
Observação
Esse recurso requer uma conta de administrador do Microsoft 365. Esse recurso não está disponível para o Microsoft 365 Government, Microsoft 365 operado pela 21Vianet ou Microsoft 365 Alemanha.
Pode executar uma verificação de diagnóstico automatizada na caixa de correio de um utilizador para verificar e validar as definições de política de retenção configuradas para o utilizador.
Para executar a verificação de diagnóstico, clique no botão abaixo.
Uma página de submenu é aberta no Centro de administração do Microsoft 365. Insira o endereço de email da caixa de correio que você deseja verificar e clique em Executar Testes.
