تفريغ مساحة تخزين في Microsoft Dynamics CRM

تاريخ النشر: صفر, 1438

ينطبق على: Dynamics CRM 2015

هذه هي طرق لتقليل مقدار مساحة التخزين المستخدمة عن طريق إزالة أو حذف أنواع مختلفة من المعلومات من ‏‏Microsoft Dynamics CRM. استخدم واحدة أو أكثر من هذه الطرق للتحكم في استخدام تخزين بياناتك الإجمالية من خلال ‏‏Microsoft Dynamics CRM. ويمكنك حذف فئات معينة من البيانات حسب الحاجة، أو يمكمنك إعداد وظائف حذف مجمع لكي تحدث مرة أخرى على فترات زمنية منفصلة.

في هذا الموضوع

الطريقة 1: حذف البريد الإلكتروني لمجموعة مستلمين ومثيلات سير العمل باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

الطريقة 2: تقييم وحذف عمليات سير العمل المعلقة

الطريقة 3: إزالة مرفقات البريد الإلكتروني باستخدام ميزة البحث المتقدم

الطريقة 4: إزالة رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات باستخدام مهمة الحذف المجمع

الأسلوب 5: إزالة الملاحظات التي تحتوي على مرفقات باستخدام ميزة البحث المتقدم

الأسلوب 6: إزالة الملاحظات التي تحتوي على مرفقات باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

الطريق 7: إزالة مهام الكشف عن التكرارات المجمعة ونُسخ السجلات المكررة المقترنة.

الطريقة 8:حذف مثيلات الاستيراد المجمع باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

الطريقة 9: حذف مثيلات مهام الحذف المجمع باستخدام مهمة حذف مجمع.

الطريقة 10: حذف سجلات المراجعة

الطريقة 1: حذف البريد الإلكتروني لمجموعة مستلمين ومثيلات سير العمل باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

1. انتقل إلى إعدادات > إدارة البيانات.

2. اختر حذف السجلات بشكل مجمع. في شريط القائمة، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

3. اختر التالي.

4. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   نوع وظيفة النظام – تساوي – البريد الإلكتروني المجمع؛ سير العمل؛

   سبب الحالة – يساوي - تم بنجاح

   اكتملت في - أكثر من X شهر -1

6. قم بتجميع أصفف المعايير الثلاثة:

   1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

   2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

7. اختر التالي.

8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في ‏‏Microsoft Dynamics CRM.

10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

11. وإذا كنت تريد إرسال إعلام البريد إلكتروني، حدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إلى (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريقة 2: تقييم وحذف عمليات سير العمل المعلقة

في بعض الأحيان تدخل عمليات سير العمل في حالة تعليق بسبب وجود شرط لن يتم الإيفاء به على الإطلاق أو لأي سبب آخر لا يسمح لسير العمل بالاستمرار.

1. اختر البحث المتقدم.

2. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

3. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   نوع وظيفة النظام – تساوي – سير العمل

   سبب الحالة – يساوي – انتظار

4. تجميع أول صفين من المعايير:

   1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

   2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

5. اختر بحث.

6. في إطار النتائج، يمكنك فتح كل عنصر لتحديد ما إذا كان يمكن حذف سير العمل.

الطريقة 3: إزالة مرفقات البريد الإلكتروني باستخدام ميزة البحث المتقدم

1. اختر البحث المتقدم.

2. من القائمة البحث عن، قم بتحديد رسائل البريد الإلكتروني.

3. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   ‎مرفقات البريد الإلكتروني (عنصر)

   حجم الملف (بايت) – أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 25000.

4. اختر النتائج.

5. تحت الأنشطةيتوفر لديك الآن قائمة برسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات يزيد حجمها عن من "X" بايت. راجع رسائل البريد الإلكتروني وقم بحذف المرفقات حسب الحاجة.

الطريقة 4: إزالة رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على مرفقات باستخدام مهمة الحذف المجمع

1. انتقل إلى إعدادات > إدارة البيانات.

2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

3. اختر التالي.

4. من القائمة البحث عن، قم بتحديد رسائل البريد الإلكتروني.

5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   سبب الحالة – يساوي – تم الانتهاء

   تم الانتهاء الفعلي – منذ أكثر من X شهر -1

   ‎مرفقات البريد الإلكتروني (عنصر)

   حجم الملف (بايت) – أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 25000.

6. جمع أول صفي معايير:

   1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

   2. بعد تحديد كلا الصفين، اختر ‏‫تجميع AND.

7. اختر التالي.

8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في ‏‏Microsoft Dynamics CRM.

10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

11. وإذا كنت تريد إرسال إعلام البريد إلكتروني، حدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إلى (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الأسلوب 5: إزالة الملاحظات التي تحتوي على مرفقات باستخدام ميزة البحث المتقدم

1. اختر البحث المتقدم.

2. من القائمة البحث عن، قم بتحديد ملاحظات.

3. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   حجم الملف (بايت) – أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 1048576.

4. اختر النتائج.

5. يتوفر لديك الآن قائمة بالمرفقات التي يزيد حجمها عن الحجم الذي حددته.

6. حدد مرفقًا واحدًا أو عدة مرفقات، ثم انقر فوق حذف (X).

الأسلوب 6: إزالة الملاحظات التي تحتوي على مرفقات باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

1. انتقل إلى إعدادات > إدارة البيانات.

2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

3. اختر التالي.

4. من القائمة البحث عن، قم بتحديد ملاحظات.

5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   حجم الملف (بايت) – أكبر من -في مربع النص، اكتب قيمة بايت، مثل 1048576.

   تم الإنشاء في - أكثر من X شهر -1

6. تجميع أول صفين من المعايير:

   1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

   2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

7. اختر التالي.

8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في ‏‏Microsoft Dynamics CRM.

10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

11. وإذا كنت تريد إرسال إعلام البريد إلكتروني، حدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إلى (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريق 7: إزالة مهام الكشف عن التكرارات المجمعة ونُسخ السجلات المكررة المقترنة.

في كل مرة يتم تشغيل مهمة الكشف عن تكرارات، يتم تخزين نسخة من كل سجل مكرر في قاعدة البيانات كجزء من مهمة الكشف عن تكرارات. على سبيل المثال، إذا كان لديك 100 سجل مكرر، فإنه بكل مرة تقوم فيها بتشغيل مهمة الكشف عن تكرارات للبحث عن هذه التكرارات، سواء كانت يدوية أو معاد تكرارها، يتم تخزين هذه السجلات الـ 100 المكررة في قاعدة البيانات ضمن المثيل الخاص بمهمة التكرار هذه حتى يتم دمج هذه التكرارات أو حذفها، أو حتى يتم حذف المثيل الخاص بمهمة الكشف عن التكرارات.

1. انتقل إلى إعدادات > إدارة البيانات.

2. اختر مهام الكشف عن التكرارات.

3. حدد مثيلات مهمة الكشف عن التكرارات التي تريد حذفها، ثم اختر حذف (X).

لتفادي تضييع أي مساحة تخزين، تأكد من حل التكرارات على الفور حتى لا يتم الإبلاغ عنها في المهام المتعددة للكشف عن التكرارات.

الطريقة 8:حذف مثيلات الاستيراد المجمع باستخدام مهمة حذف السجلات غير الهامة

في كل مرة يتم بها إجراء استيراد مجمع، يكون هناك مهمة نظام ترتبط بهذا الاستيراد. وتقوم تفاصيل مهمة النظام بتوضيح السجلات التي تم استيرادها بنجاح والسجلات التي تعرضت للفشل.

1. انتقل إلى إعدادات > إدارة البيانات.

2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

3. اختر التالي.

4. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   نوع وظيفة النظام – تساوي – استيراد

   سبب الحالة – يساوي - تم بنجاح

   اكتملت في - أكثر من X شهر -1

6. قم بتجميع أصفف المعايير الثلاثة:

   1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

   2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

7. اختر التالي.

8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في ‏‏Microsoft Dynamics CRM.

10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

11. وإذا كنت تريد إرسال إعلام البريد إلكتروني، حدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إلى (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريقة 9: حذف مثيلات مهام الحذف المجمع باستخدام مهمة حذف مجمع.

عند القيام بحذف بيانات السجلات غير الهامة، كما حدث في العديد من الطرق الواردة في هذه المقالة، يتم إنشاء مهمة نظام لحذف السجلات غير الهامة ومن الممكن حذفها.

1. انتقل إلى إعدادات > إدارة البيانات.

2. اختر الحذف المجمع، ثم في شريط القوائم، اختر جديد. يؤدي ذلك إلى فتح معالج الحذف المجمع.

3. اختر التالي.

4. من القائمة ‎البحث عن، قم بتحديد وظائف النظام.

5. في ناحية معايير البحث، أضف معايير مماثلة لما يلي:

   نوع وظيفة النظام – تساوي – الحذف المجمع

   سبب الحالة – يساوي - تم بنجاح

   اكتملت في - أكثر من X شهر -1

   ملاحظة

   يمكنك أيضًا حذف المهام التي تعرضت للفشل أو التي تم إلغاؤها.

6. قم بتجميع أصفف المعايير الثلاثة:

   1. اختر السهم المجاور لكل صف معايير، ثم اختر تحديد صف.

   2. بعد تحديد الصفوف الثلاثة جميعها، اختر ‏‫تجميع AND.

7. اختر التالي.

8. وفي مربع النص الاسم، اكتب اسماً لوظيفة الحذف المجمع.

9. حدد تاريخاً ووقتاً لبدء الوظيفة، ويفضل أن يتوافق الوقت مع عدم وجود مستخدمين في ‏‏Microsoft Dynamics CRM.

10. وحدد خانة الاختيار تشغيل هذه المهمة بعد كل، ثم في القائمة أيام، حدد تكرار المهمة المراد تشغيله.

11. وإذا كنت تريد إرسال إعلام البريد إلكتروني، حدد خانة الاختيار إرسال بريد إلكتروني إلى (email@domain.com) عند انتهاء هذه المهمة.

12. اختر التالي, وراجع وظيفة الحذف المجمع، ثم اختر إرسال لإنشاء وظيفة متكررة.

الطريقة 10: حذف سجلات المراجعة

عند تمكين التدقيق، يقوم ‏‏Microsoft Dynamics CRM بإنشاء سجلات التدقيق لتخزين محفوظات التدقيق الخاصة بالسجلات. ويمكنك حذف سجلات التدقيق هذه لتحرير بعض المساحة عندما تنتهي الحاجة إليها.

1. انتقل إلى إعدادات > التدقيق.

2. في المساحة التدقيق، اختر إدارة سجلات التدقيق.

3. وحدد سجل التدقيق الأقدم، ثم اختر حذف السجلات.

4. في رسالة التأكيد، اختر موافق.

انظر أيضا

إدارة البيانات الخاصة بك
تشفير البيانات
إدارة مثيلات Microsoft Dynamics CRM Online

‎© 2016 Microsoft Corporation. جميع الحقوق محفوظة. حقوق النشر