Proč používat, nebo přejít na Exchange Server 2010 - pohled ze strany klienta

Autoři: Jan Pilař a Martin Pavlis | KPCS CZ, s.r.o. | info@kpcs.cz

Proč používat, nebo přejít na Exchange Server 2010? Přesně tuto otázku si položí úplně každý, kdo stojí před rozhodnutím o budoucnosti svého poštovního serveru. Dokonce ani nezáleží na tom, zdali jste IT manažer, který vybírá do které technologie investovat, nebo IT profesionál, který bude daný poštovní server spravovat. Stejnou otázku si totiž může položit i uživatel, který si právě vybírá profesionální řešení emailového systému.

Že není důležité, jakou technologii pro řešení emailové komunikace vyberete? Zkusme si na chvíli představit, že nevybíráme technologii pro elektronickou komunikaci, ale například automobil. Výběr nového vozu velice detailně rozmýšlíme, zkoumáme jak výkonný má motor, nakolik bohatou výbavu, kolik dokáže nabídnout prostoru pro vaše potřeby a když už jsme rozhodnuti o našich prioritách, je velmi důležité vybrat partnera pro naši, mnohdy životní, investici – tedy výrobce automobilu.

Nyní tuto analogii k výběru vozu přeneseme do světa elektronické komunikace. Nebo pro vás není důležité, aby váš email poskytoval:

• Vysoký výkon při práci s elektronickou poštou
• Nové a bohaté možnosti, které zajistí příjemný komfort při práci
• Dostatek prostoru pro veškerou elektronickou poštu
• Mobilita aneb kdykoli a kdekoli
• Jedná se o platformu ověřenou velkými společnostmi po celém světě

Je toho spousta, co očekáváme od elektronické pošty a práci s ní. A je toho ještě víc, co vám Microsoft Exchange Server 2010 dokáže nabídnout. Pojďme se seznámit s jeho největšími přínosy pro naší plnou spokojenost.

Nové možnosti Exchange Server 2010

Ve světě vývoje automobilů se nové vozy v základu dělí na dvě kategorie – tzv. facelift a zcela nový model. Facelift je omlazení stávajícího modelu a přidání drobných vylepšení. Nový model pak představuje vše, co nové auto má mít. A přesně takový je nový Exchange Server 2010. Společnost Microsoft se nesnažila jen „změnit vzhled“ a přidat pár vylepšení. Naopak, přinést mnoho nových funkcí, které uživatelům zpříjemní jejich práci s elektronickou poštou a dalšími prvky skupinové spolupráce. Rozeberme si nyní ty podstatné novinky, které ocení všichni, kdo s elektronickou poštou pracují.

Nové rozhraní pro naše internetové prohlížeče - Outlook Web App (OWA)

Pokud nemáte k dispozici pracovní stanici s nainstalovaným Microsoft Office Outlook (dále jen Outlook), nezoufejte. Díky Outlook Web App (dále jen OWA) stačí jakýkoli počítač s připojením k internetu. Teď si můžete říkat, přístup k emailové schránce pomocí webového prohlížeče dnes nabízí kde kdo. Ale nabízí také toto všechno?

• Nové řazení emailů jako konverzace – Pokud vám často chodí desítky emailů v rámci jednoho tématu, je velice snadné se v této záplavě ztratit, natož aktivně a k věci reagovat. Mnohdy tak dochází k situacím, kdy uživatel odpovídá na něco, co už bylo vyřešeno, jen on o tom ještě neví, přestože se odpověď nachází jen o několik emailů „výš“. V aplikaci Outlook 2010 a v nové OWA se vám jednotlivé emaily řadí jako konverzace dle předmětu. Z jednoho místa tak vidíte, jak se konverzace vyvíjela, kdo kdy reagoval, včetně zpráv, které jste poslali vy. Jednotlivé položky v rámci konverzace se díky kvalitní indexaci zobrazují ze všech složek, třeba i ze smazané pošty, nebo z jakékoli jiné, kam jste zprávu přesunuli. Díky této nové funkci se velice urychluje práce s poštou a orientace v ní.

• Ignorování komunikace - Příjemnou novinkou je i možnost ignorovat některou z komunikací. Určitě se vám už stalo, že jste obdrželi pozvánku na akci, které se nemůžete, nebo nechcete zúčastnit, ale přátelé či kolegové dál zvesela používají „Odpovědět všem“. Díky tomu vám chodí desítky emailů s diskuzí o tom, kdy a kde se bude akce konat, až po finální rozesílání fotografií apod. Jedním kliknutím můžete zablokovat tuto konverzaci, která se nadále nebude zobrazovat v přijaté poště, ale automaticky bude přesouvána do pošty smazané. V případě nutnosti se lze k dané konverzaci samozřejmě kdykoli zpětně vrátit.

Pokročilé vyhledávání – V dnešní záplavě emailů je velmi důležité pokročilé vyhledávání v poště. Proto nová OWA nově poskytuje bohaté možnosti, velmi podobné jako při používání plnohodnotného Outlooku. Nově tak můžete filtrovat výsledky dle mnoha parametrů, nebo vyhledávat napříč všemi složkami, atd. Příklady filtrace jsou:

• Odeslání mě
• Kopie pro mě
• Nepřečteno
• Dle důležitosti
• A mnoho dalších…

• Podpora internetových prohlížečů – Dnešní doba je čím dál více otevřená různým technologiím a zákazník tak má možnost používat to co je mu příjemné a pohodlné. Nová OWA i ve své plnohodnotné verzi funguje již nejen v prohlížečích Microsoft Internet Explorer, ale také v Mozilla Firefox nebo Apple Safari. Tím se ještě více umocňuje opravdový přístup odkudkoli.

• Synchronizované naposledy použité kontakty – Další z věcí, kterou OWA plně synchronizuje s Exchange Serverem 2010 a tím pádem i jak s desktopovou aplikací Outlook, tak s jakýmkoli mobilním telefonem skrze ActiveSync, je seznam adres, které jste již někdy v minulosti použili. Předchozí verze si udržovaly tyto seznamy jednotlivě, nově se udržuje jeden jediný, který se mezi nimi sdílí.

• Pokročilá práce s kalendářem – OWA nadále rozšiřuje funkcionalitu směrem k plně vybavenému poštovnímu on-line klientovi, který se snaží smazat rozdíly mezi desktopovým klientem Outlook a jeho on-line podobou. Nově tak nabízí možnost zobrazení nejen vašeho kalendáře, ale i kalendáře vašeho kolegy a to vedle sebe, tak jak jste zvyklí z Outlooku. Samozřejmostí je v rámci OWA i možnost nastavení přístupových práv k vašemu kalendáři, atd.

• Nové uživatelské rozhraní – Plně reflektuje moderní potřeby komfortní práce s poštovní schránkou. OWA přináší řadu drobných vylepšení, která v součtu nabízí velmi pohodlnou a hlavně rychlou práci.

• Zlepšená upozornění - Připomínky a upozornění na novou poštu se zobrazí v okně OWA a lze je používat pomocí rozevírací nabídky na panelu nástrojů.
• Pomocník pro plánování - Tento průvodce pomáhá plánovat schůzky se spolupracovníky. Pomocník pro plánování navrhuje časy schůzek a označí jednotlivé dny v nástroji pro výběr data různými barvami podle toho, zda je den vhodný, přijatelný nebo nevhodný k uspořádání schůzky.
• Přístup ke sdíleným složkám - V aplikaci Outlook Web Access je možné získat přístup nejen k datům ve vaší poštovní schránce, ale také k dokumentům ve sdílených složkách systému Windows a ke knihovnám dokumentů na webech služby Windows SharePoint Services.

Je toho opravdu hodně, co nám může OWA ve verzi 2010 nabídnout. Jejím cílem je dát uživatelům více volnosti a možností nastavení s cílem maximálně přiblížit její vzhled a možnosti aplikaci Outlook. Díky mnoha změnám, které OWA ve verzi 2010 prodělala, se automaticky nabízí i otázka pro IT management, kdy pro některé pracovníky může být OWA jediným a hlavním klientem.  Společnost tak může na těchto pracovnících ušetřit za nákup licencí plnohodnotného Outlook klienta.

Další novinky ve vaší schránce

• On-line Archiv – V předchozích verzích Microsoft Exchange jsme měli možnost využívat pouze lokální archiv (tzv. PST soubor), který jsme si vytvořili pomocí Microsoft Office Outlook na našem počítači. Většinou jsme tak činili v momentě, kdy jsme dosáhli administrátorem stanovené kvóty poštovní schránky a museli jsme data někam přemístit, aby nezabírala prostor na serveru. Tento archiv, přes všechna svá pozitiva, má bohužel i negativa, např. v podobě přístupu pouze z počítače, kde byl vytvořen, nebo jen pomocí aplikace Microsoft Office Outlook. Ve většině případů také na straně klienta nedochází k jeho zálohování a tak například při poškození disku, nebo ztrátě notebooku je tento archiv nenávratně ztracen. Exchange Server 2010 přináší novinku v podobě On-line Archivu, který - jak název napovídá - je vytvářen a uložen na straně serveru a je dostupný odkudkoli, kde máte k dispozici připojení k internetu. Díky této funkcionalitě, můžete bezstarostně odložit staré emaily do archivu na serveru, snížit tím množství dat na straně klienta a výrazně tak urychlit práci se svým poštovním klientem. Archiv se totiž, na rozdíl od běžné schránky, nesynchronizuje klientovi pro off-line použití, je dostupný pouze v online režimu (skrze Microsoft Office Outlook, nebo z OWA). Ruku v ruce s touto novinkou je zde možnost vytvářet předdefinované archivační politiky a díky nim přímo z konkrétní emailové zprávy můžete jedním kliknutím určit, zda se má email archivovat například za jeden rok, nebo více. Vše dle toho, jak si nastavíte.

• Emailová doporučení – Jistě se vám v někdy v minulosti stalo, že jste poslali zprávu vašemu kolegovi, který byl ale na dovolené a tak vám Exchange server ihned doručil jeho zprávu mimo kancelář.  Vám následně nezbylo, než zprávu znovu odeslat, ale na adresu jiného příjemce. Těchto situací zažíváme denně několik a některé z nich mohou být velice nepříjemné – co když omylem pošlete email na skupinu, která má několik set, nebo tisíc příjemců? Nebo si spletete jména a místo kolegovi ve vaší firmě pošlete email s citlivými daty příjemci, který se sice jmenuje stejně, ale je zcela mimo vaši organizaci? Nový Exchange vám vždy zobrazí mnoho užitečných informací hned při psaní zprávy – že je kolega mimo kancelář (a dokonce si to z jeho schránky vytáhne i patřičnou zprávu (!)), nebo že jde email mimo vaši firmu, atd.

• Outlook Anywhere - Služba Outlook Anywhere v Exchange Server 2010 umožňuje připojení klientů Outlook k serveru Exchange z Internetu. Takové řešení nevyžaduje připojení k firemní síti prostřednictvím sítě VPN (virtuální privátní sítě) a přesto poskytuje plné funkce aplikace Outlook. Všichni uživatelé poštovních schránek na Exchange Server 2010 tak automaticky získají přístup pomocí služby Outlook Anywhere. Tato funkce velice zefektivňuje práci, protože kdekoli je uživatel schopen vytvořit zabezpečený internetový kanál (HTTPS) má ihned k dispozici spojení Outlooku s Exchange serverem jako by byl na lokální síti.
• Informace o přenosu zpráv i pro koncové uživatele – Pokud má uživatel pochyby o tom, zdali byla jeho zpráva v pořádku přenesena příjemci, nezbývá mu nic jiného, než kontaktovat administrátora, který prohledá patřičné serverové logy a následně uživateli sdělí, co přesně se s jeho zprávou v průběhu přenosu dělo. Je ovšem jasné, že toto znamená velkou zátěž na straně správců Exchange a proto by bylo lepší mít po ruce nějaké lepší řešení. V Exchange serveru 2010 je nyní možné si přímo z klienta vyžádat zobrazení detailního výpisu přenosu zprávy a díky tomu můžeme správce kontaktovat jen v nejnutnějších situacích, kdy si opravdu nevíme rady.

Novinky ve Vašem mobilu

Už dávno neplatí, že email se vyřizuje čistě z počítače. Mobilita je dnes klíčovou disciplínou, a tak Exchange Server 2010 nabízí řadu nových vylepšení mobilního klienta Outlook Mobile, který je dostupný v mobilních telefonech Windows Phone. Jaké nové možnosti získáte:

• Synchronizace SMS zpráv – Úplnou novinkou a revolucí na poli elektronických poštovních technologií je podpora Short Message Service (SMS) zpráv. Exchange Server 2010 umožňuje odesílat, přijímat a synchronizovat „esemesky“, které se tak stávají dostupné kdykoli a odkudkoli. Tato novinka je dostupná díky nové verzi ActiveSync protokolu na straně Exchange serveru, která se nyní stará nejen o synchronizaci emailů, kontaktů, kalendáře a úkolů, ale nově také o synchronizaci SMS zpráv. Díky tomu získáváme zálohu tohoto druhu zpráv v Exchange Serveru 2010 a pokud například ztratíte mobilní telefon, nepřicházíte o SMS zprávy, protože jsou plně synchronizovány s naší poštovní schránkou. Už nikdy se vám nemůže stát, že ztratíte důležitou SMS, např. s heslem, které vám zaslal váš kolega, či kamarád. Klient s podporou SMS je nativně dostupný ve Windows Phone 6.5, případně jej lze získat automatickou aktualizací Windows Mobile 6.1 (u ostatních výrobců mobilních telefonů očekáváme podporu pro tuto novinku v polovině roku 2010).

• Konverzační pohled – Tak jako Outlook a OWA, tak také Outlook Mobile nabízí konverzační pohled, který jsme si popsali výše.
• Informace Free/Busy – Kromě jiných informací, které můžete získávat z kontaktů ve vašem mobilním zařízení, je nově podporováno i dotazování klienta na dostupnost a informace z kalendáře vašich kolegů. Toto velmi oceníte při plánování schůzky, kde jsme dosud pro tento typ informace vždy museli použít plnohodnotný počítač. Jedná se jednoznačně o velkou úsporu času při plánování jakýchkoli aktivit.
• Vyhledávání zpráv napříč schránkou – I Outlook Mobile nabízí pokročilé vyhledávání napříč celou schránkou. Z jednoho místa tak můžete prohledávat celou schránku včetně všech složek a podsložek.
• Nastavení zprávy mimo kancelář (Out-Of-Office) – Zapomněli jste při odjezdu na dovolenou nastavit zprávu, která vašim kolegům a partnerům sdělí, že jste na nějakou dobu mimo dosah jejich zpráv? Již nemusíte shánět počítač s plnohodnotným Outlookem, nebo se přihlašovat do OWA abyste mohli tuto zprávy v nepřítomnosti nastavit. Stačí mobilní telefon, ze kterého vše komfortně nastavíte a vy tak můžete v klidu odletět a užívat si dovolené.
• Náhled zpráv – Tak jak jste zvyklý například z Outlooku, nově i mobilní verze přináší náhled na email bez nutnosti jeho vybrání k přečtení.

Outlook Mobile ve spolupráci s Exchange Server 2010 nabízí velmi zajímavé novinky, které dokáží příjemně ušetřit čas a přitom jsou velmi jednoduché na ovládání.

Závěr

Cílem tohoto článku nemělo být popisování novinek pro administrátory, ale přesně naopak -  podívat se na nový Exchange pohledem uživatele a čím nový server obohatí jeho práci, v čem mu bude přínosem a zjednodušením každodenní práce. Seznamte se svou budoucností komunikace. Seznamte se s Exchange Server 2010.

Zajímavé odkazy:

Článek Pavla Kozy (Microsoft MVP) o komunikaci Windows Phone s Exchange Server 2010: http://www.konzultant.net/a96-Prvni-pohled-Outlook-Mobile-a-Microsoft-Exchange-2010.aspx

Novinky na straně Exchange Serveru 2010, seriál:

• Tematický týden: Exchange Server 2010, díl 1. - díl první, úvod a role Mailbox Server
• Tematický týden: Exchange Server 2010, díl 2. - díl druhý, Client Access Server
• Tematický týden: Exchange Server 2010, díl 3. - díl třetí, Transport Server a Edge Server
• Tematický týden: Exchange Server 2010, díl 4. - díl čtvrtý, instalace a přechod
• Tematický týden – Exchange Server 2010 (bonus)