Microsoft Office 2010 Beta

Pred pár týždňami, 18.11.2009 sa Office 2010 dostal do fázy verejného beta testu. Začiatkom decembra stiahlo inštalačný balíček viac ako milión používateľov. Pre tých, ktorí čakáte až na finálnu verziu je pripravený tento článok, v ktorom si prečítate o najzaujímavejších novinkách v rámci celého balíka Office 2010 Professional a jednotlivých najpoužívanejších aplikáciách. Inštalácia je v podstate rovnaká ako v predchádzajúcej verzii. Aktivácia produktu sa robí dvomi rôznymi spôsobmi, podľa toho v akej infraštruktúre a licenčnom prostredí produkt nasadzujete. Na výber máte buď Key Management Service (KMS), ktorý vyžaduje konfiguráciu KMS v lokálnej sieti a pre koncového používateľa je samotná aktivácia skrytá. Druhá možnosť je Multiple Activation Key (MAK), kde používateľ môže aktivovať na Microsoft aktivačných serveroch. Správca však musí zmeniť KMS produktový kľúč na platný MAK kľúč. Pri krabicových verziách prebieha aktivácia ako doteraz. Produkt nainštalujete na tieto operačné systémy: Windows XP SP3 (32-bit), Windows Vista SP1 (32-bit / 64-bit), Windows Server 2003 R2 (32-bit / 64-bit) s inštalovaným MSXLM 6.0, Windows Server 2008 SP2 (32-bit / 64‑bit), Windows 7 (32-bit / 64-bit) a Terminal Server a windows on Windows (WOW).

V rámci Office 2010 Professional Plus sú dostupné tieto aplikácie: Access, Communicator, Excel, InfoPath (designer a filler), OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, SharePoint Workspace a Word. Samostatne dostupné sú tieto aplikácie: Project, Visio a SharePoint Designer. Všetky aplikácie využívajú pás s nástrojmi Ribbon a tiež nové zobrazenie Backstage view, ktoré je dostupné po kliknutí na ponuku File. Oproti predchádzajúcej ponuke Office vo verzii 2007, toto zobrazenie prekryje celú obrazovku a je rozdelené do troch častí. V prvej vľavo sa zobrazujú príkazy, v prostrednej časti sú ďalšie príkazy a možnosti nastavení napr. tlače a vpravo je buď ukážka, alebo dodatočné informácie. Backstage view nahrádza niektoré dialógové okná z predchádzajúcich verzií ako je napr. tlač. Celé prostredie je štandardne po inštalácii v striebornej farbe, ale môžete ho zmeniť na modrú alebo čiernu. Pribudli aj niektoré nové tlačidlá (napr. minimalizovanie ribbonu) a niektoré zmenili miesto (zmeniť veľkosť písmen, textové efekty, ...), ale je to len minimálne a zmena nie je taká zásadná ako pri prechode z 2003 na 2007. Pribudli tímové možnosti práce, zlepšené prepojenie so SharePoint, upload center na prácu so súbormi na serveroch, zabezpečenie, bezpečnejšie otváranie súborov z internetu v ochrannom režime, informačný panel so zmenou farby (žltá, červená) podľa dôležitosti informácie, úprava prostredia aplikácie, zlepšená práca s obrázkami, automatické ukladanie, ktoré nebolo v predchádzajúcich verziách dostupné a veľa používateľov funkciu „automatického ukladania“ považovalo za niečo iné, a pod.

Po spustení Access 2010 sa zobrazí Backstage view, kde si vyberáte databázu zo šablóny, prázdnu alebo existujúcu. Po vytvorení/otvorení databázového súboru sa zobrazí prostredie Access, ktoré obsahuje možnosti vytvorenia DB objektov pomocou pásu s nástrojmi (Ribbon), vľavo je navigačný panel, kde sú zobrazené objekty. Vytvorenie tabuľky je možné pomocou návrhového zobrazenia, alebo vytvorením tabuľky a následne pridaním polí, ktorým môžete pridať dátový typ priamo pri vkladaní stĺpca. Tiež sú dostupné možnosti vytvorenia zoznamov pre SharePoint. Veľmi zaujímavými sú aplikačné časti (Application Parts), ktoré vytvoria okrem tabuľky aj formuláre, zostavy a prípadné relácie medzi tabuľkami. Všetko je prehľadne formátované s možnosťou zmeny motívu. Dostupný nie je v tomto prípade návrhový formát, len zobrazenie rozloženia a formulára. Jednoduchšie sa vytvárajú aj navigačné formuláre z preddefinovaných rozložení. Úplne bol prepracovaný návrh a vytvorenie makra, ktoré je teraz prehľadnejšie. Miernou grafickou úpravou prešiel aj tvorca výrazov (expression builder). Novinkou sú webové databázy, ktoré môžete vytvoriť a publikovať za predpokladu existencie SharePoint Server 2010.

Najčastejšie spomínanou novinkou v Excel 2010 sú mini grafy – Sparklines, ktoré môžete umiestniť do bunky a tak oživiť dizajn tabuľky. Kontingenčné tabuľky môžu obsahovať nové filtre – Slicer, ktoré sú ako jednoduchý dashboard, a umožňujú jednoduchšie zmeny zobrazení tabuľky / grafu na základe určitých hodnôt. Zaujímavý je aj voliteľný doplnok PowerPivot, ktorý umožňuje využiť kontingenčné tabuľky na maximum. Tiež je dostupné prepojenie so SharePoint Server 2010 a Excel Services. Zdokonalená je aj práca v tíme a možnosti spoločnej práce na tabuľke. Pri 64 bitovej aplikácii môže byť tabuľka väčšia ako 2GB. Pridané boli aj možnosti podmieneného formátovania a nové typy grafických prvkov SmartArt.

Poznámková aplikácia OneNote 2010 získala pás s nástrojmi Ribbon, ktorý sprehľadňuje prácu. Poznámkam môžete pridať štýly podobne ako vo Worde, aj keď bez živej ukážky. Pribudlo vyhľadávanie značiek vložených do poznámok, ktoré môžete vyhľadávať na základe rôznych kritérií. V poznámkach môžete vyhľadávať aj podľa dátumu úpravy so zvýraznením výsledkov. Priamo v Office aplikáciách je dostupná aj možnosť prekladu, ale na Češtinu/Slovenčinu si budeme musieť asi počkať. V zdieľanom poznámkovou bloku je možné zobraziť aj autorov poznámok na lepší prehľad.

Outlook 2010 podporuje prácu s viacerými účtami na Exchange serveri a umožňuje tiež synchronizovať viaceré externé účty ako Hotmail alebo Gmail. Štandardne je nastavené zobrazenie správ v konverzáciách, čo sprehľadňuje rozsiahlu výmenu e-mailov s jedným predmetom, pretože všetky správy sú zoskupené dohromady. Prácu zrýchľujú aj rýchle voľby (Quick Steps), ktoré umožňujú napr. presúvať správy do preddefinovaného priečinka len jedným kliknutím. Tieto voľby si môžete vytvoriť vlastné podľa toho aké úkony často vykonávate a jedna voľba môže mať aj niekoľko akcií. Zlepšené bolo použitie a zobrazenie viacerých kalendárov, ktoré je teraz prehľadnejšie. Outlook môžete využiť aj ako nástroj na prácu s e-mailami ktoré máte v sociálnych sieťach. Vo firemnom prostredí (Exchange server 2010) môžete využiť MailTip, ktorý zobrazí informáciu, že e-mailová správa na ktorú posielate je v režime mimo kanceláriu. Tiež je možné použiť možnosť voice-to-text, ktorá prepíše hlasovú správu. Na podporu Slovenčiny a Češtiny si budeme musieť počkať aj keď aktuálne nepoznáme odpoveď na otázku ako dlho, príp. či to vôbec bude možné.

Prezentačný PowerPoint prináša nové možnosti práce s obrázkami, videom a audiom. Hotovú prezentáciu môžete uložiť ako video vo formáte wmv, príp. ako obrázkovú prezentáciu, ktorá zmení snímky na obrázky a vytvorí fotoalbum. Dostupná je aj možnosť súbežnej práce na prezentácii v tíme. Animácie a prechodové efekty vyzerajú lepšie ako v predchádzajúcich verziách. Vyberáte ich z galérii na páse s nástrojmi kde sú vyobrazené ako ikony. Podobne sa vyberajú z galérie aj možnosti tlače snímok, alebo poznámok. Prezentácie sa teraz zobrazujú v samostatných oknách aplikácie, ktoré podobne ako vo Worde umožňujú ich zobrazenie vedľa seba, ale aj na dvoch monitoroch. Hotovú prezentáciu okrem bežného prezentovania môžete vysielať aj cez web pomocou verejnej služby PowerPoint 2010 Broadcast service. Pozrieť si ju môžu všetci, ktorí dostanú linku. Na využívanie služby je požadované Live ID.

Menej známa aplikácia Publisher, disponuje podobne ako PowerPoint vylepšenou prácou s obrázkami pomocou zdieľaného nástroja v rámci celého Office. Dostupné sú aj vylepšené typografické nástroje. Práca s rôznymi objektmi je prehľadnejšia pomocou príkazov na páse s nástrojmi (Ribbon). V Backstage menu sú príkazy na prípravu publikácie do tlače. Využiť môžete Design Checker, ktorý skontroluje publikáciu a upozorní napr. na prázdne miesto, chýbajúci obrázok a pod. Nastaviť ho môžete na rôzne možnosti kontroly ako príprava do komerčnej tlače, kontrola webu alebo e-mailu. Z tejto aplikácie môžete vytvárať aj hromadnú korešpondenciu podobne ako vo Worde.

Na tímovú prácu aj mimo organizácie slúži SharePoint Workspace, ktorý sa v predchádzajúcej verzii volal Groove. Umožňuje pristupovať k tímovým webom SharePoint. Funkčný je aj verejne prístupný groove účet vytvorený v Groove 2007 na Microsoft serveroch. Použiť môžete aj zdieľaný priečinok v lokálnom počítači. Prostredie pracovných priestorov využíva pás s nástrojmi a je mierne odlišne usporiadané. Pri vytváraní nového priestoru je na výber formát priestoru 2007 alebo 2010. Využitie je hlavne v tom, že objekty pracovného priestoru sú uložené lokálne v počítači každého člena tímu a pri zmene a pripojení k priestoru sa synchronizujú. Toto umožňuje pracovať aj mimo firemnú sieť.

Najpoužívanejší textový editor Word disponuje tiež novými funkciami či už na prácu v tíme, alebo pre jednotlivca. Na prácu v dlhých dokumentoch je vhodný nový nástroj na vyhľadávanie a navigáciu, ktorý umožňuje prechádzať po ukážkach stránok, ale aj vyhľadávať časti textu a zvýrazňovať ich. V kombinácii s Microsoft SharePoint Foundation 2010 alebo účtom Windows Live, môžu na dokumente pracovať viacerí používatelia, podobne ako v MS Excel a iných aplikáciách. Vo Worde sú  dostupné vylepšené možnosti práce s grafikou a vytváranie výrezov obrazovky. Využiť môžete aj automatické ukladanie, ktoré vytvára záložnú kópiu súboru, ktorá sa dá obnoviť cez Backstage menu ak súbor neuložíte. Táto funkcionalita je aj v ďalších aplikáciách. Pribudli možnosti jazykového prekladu (zatiaľ len v svetových jazykoch). Ukladať môžete vo formátoch ako vo verzii 2007 vrátane odt súborov.

V kombinácii so SharePoint alebo službami Live sú dostupné aj webové aplikácie Office Web Apps, ktoré môžete využiť na prácu mimo kancelárie. V internetovom prehliadači môžete upravovať dokumenty, tabuľky, prezentácie a poznámky. V mobilných zariadeniach s Windows Mobile využijete mobilné aplikácie Office Mobile 2010 na základnú úpravu súborov. Samostatne dostupná aplikácia Visio je prehľadnejšia pri používaní pásu s nástrojmi (Ribbon). Zaujímavou funkciou sú motívy, ktoré menia farebný vzhľad obrazcov. Veľmi dôležitou funkciou je možnosť prepojenia obrazcov s údajmi v databáze, alebo Excel tabuľke. Podobne je práca prehľadnejšia aj v aplikácii Project pomocou pásu s nástrojmi. Gantova schéma môže byť v rôznych farebných motívoch, ktoré vyberáte z galérie. Zobrazenia sú dostupné na záložke Task a môžete si ich priamo aj ukladať pre ďalšie použitie. Celkovo je Office 2010 zaujímavý či už pre jednotlivca, alebo celý team, pretože sú dostupné aj nové funkcie a veľa je ich vylepšených z predchádzajúcich verzií. Pás s nástrojmi (Ribbon) je na prácu prehľadnejší a nie je nutné využívať niekoľko úrovňové menu s príkazmi. Pre používateľov verzii 2003 a starších to bude výrazný krok vpred aj keď bude vyžadovať pár dní na zorientovanie sa v novom prostredí.

Peter Belko

Obrázky

Obr. 1: Preddefinované navigačné formuláre: uľahčia prácu s dizajnovým návrhom a farebná schéma sa jednoducho mení pomocou motívov. Pomocou tlačidiel môžete otvárať ďalšie vložené formuláre.

Obr. 2: Návrh makra: makrá sa vytvárajú úplne prerobenom návrhovom zobrazení, ktoré obsahuje pre každú akciu samostatné časti, ktoré jedným kliknutím pridávate. Tvorca výrazov je tiež zmenený a vpravo sa nachádzajú preddefinované akcie.

Obr. 3: Sparklines: nové mini grafy, ktoré môžete vložiť priamo do bunky upravujete pomocou kontextovej záložky Sparklines tools.

Obr. 4: Slicer: v kontingenčných tabuľkách a grafoch môžete využívať tzv. slicer, ktorý umožňuje jednoduchým kliknutím pridávať filtre, ktoré menia vzhľad tabuľky a grafu aj podľa polí ktoré nie sú priamo použité v tabuľke.

Obr. 5: OneNote: aplikácia tiež používa pás s nástrojmi (Ribbon), ktorý sprehľadňuje prácu, dostupné sú štýly podobne ako vo Worde a pribudol nový spôsob vyhľadávania značiek použitých v poznámkach.

Obr. 6: Outlook: s pásom nástrojov je prehľadný a príkazy sú jednoducho dostupné. Môžete vytvárať vlastné rýchle príkazy (Quick steps) na úkony, ktoré často opakujete. Ku kontaktu môžete pridať údaje zo sociálnych sietí, ktoré sa zobrazujú v dolnej časti. Tiež je dostupná možnosť využívať viac Exchange účtov.

Obr. 7: Animácie PowerPoint: sú dostupné pomocou galérii na páse s nástrojmi. Pribudli nové a niektoré už dostupné nie sú. Snímky vľavo môžete zoskupiť do sekcií.

Obr. 8: Backstage menu, ktoré zobrazíte príkazom File obsahujú jednotlivé aplikácie. Nastavujete tu napr. možnosti tlače, dostupná je aj ukážka pred tlačou. Tiež v tomto menu obnovujete automaticky uložené dokumenty a nastavujete možnosti zdieľania.

Obr. 9: SharePoint workspace: sa v predchádzajúcej verzii nazýval Groove. Umožňuje vytvárať pracovné priestory SharePoint, ale aj pomocou verejných Groove serverov. V priestoroch ukladáte rôzne súbory, môžete s teamom diskutovať a pracovať spoločne na projektových dokumentoch.