SharePoint 2010 a desítky důvodů pro upgrade, část 1.

Autor článku: Kamil Juřík

U produktů z řady Microsoft SharePoint vždy platil jeden fakt – každá nová verze přinesla řadu zásadních změn, jak v architektuře, scénářích nasazení a možnostech využití, tak z pohledu vývoje vlastních nástrojů a rozšíření.

Ani u SharePoint 2010 tomu není jinak. Poslední verze produktu přináší tolik změn a novinek, že bychom směle mohli říci, že se jedná o zcela nový produkt. Ano, stále je to SharePoint, stále hovoříme o řešení pro tvorbu intranetových (či webově orientovaných) portálů usnadňujících řízenou tvorbu informací a jejich sdílení mezi členy týmů. Ano, stále se bavíme o scénářích správy dokumentů a tvorbě a publikaci webového obsahu, stále máme seznamy a knihovny s připojenými typy obsahů umístěné na týmových webech, sdružených do kolekcí webů a webových aplikací. Zde ale podobnost více méně končí. Nahlédněme tedy společně do nového světa s názvem SharePoint 2010.

Vhledy. Tímto pojmem můžeme charakterizovat pravděpodobně jednu z největších oblastí inovací platformy SharePoint 2010.

Představme si řešení, které integruje data obchodních aplikací a systémů a rovněž data aplikací Microsoft Office s SharePoint weby, seznamy a webovými částmi.

Chcete propojit SharePoint seznamy a webové části s klíčovými firemními aplikacemi a systémy, prezentovat tak obchodní data spolu s informacemi a záznamy spravovanými v intranetovém prostředí? A chcete přímo z SharePoint prostředí tato externí data modifikovat a zakládat?

Chcete v SharePoint prostředí využívat pokročilé nástroje pro vyhodnocování obchodních dat, dříve dostupných v Microsoft PerformancePoint Serveru?

Chcete proměnit své Access databáze do webově orientovaných aplikací s možností zobrazování a editace dat přímo v SharePoint prostředí?

Chcete Visiovými diagramy vizualizovat na SharePoint webech průběh svých pracovních postupů (workflow) využívaných k řízené tvorbě, schvalování a archivaci SharePoint obsahu? A co třeba propojit Visio výkresy a diagramy s externími daty a takto vizualizovaná dynamická data prezentovat na SharePoint webech se zachováním prvků interakce?

Chcete využít aplikaci InfoPath nejen k publikování formulářových aplikací, nově poskytujících více možností pro ověřování zadávaných dat a jejich dynamické podmíněné formátování, ale i pro úpravu a tvorbu formulářů využívaných pro vkládání a editaci záznamů v SharePoint seznamech či dokonce pro tvorbu seznamů zcela nových?

Chcete přímo v prostředí webového prohlížeče zobrazovat, upravovat a vytvářet dokumenty Microsoft Office? A to i souběžně více uživateli najednou se zajistěním synchronizace změn?

Ano? Odpověděli jste alespoň jednou ANO? Pak potřebujete SharePoint 2010! A to jsme se zmínili jen o jedné z mnoha oblastí inovací produktu.

Co tedy SharePoint 2010, jehož oficiální datum uvedení na trh je plánováno na 12. 5. 2010, mimo jiné přinese?

Nové prvky uživatelského rozhraní

Když byla v říjnu 2006 vydána sada aplikací Microsoft Office 2007, spatřil oficiálně světlo světa tzv. „Ribbon“, tedy pás karet. Nově koncipované uživatelské rozhraní tvořené pásem karet bylo nevyhnutelnou reakcí na stále vzrůstající počet nástrojů, které je nutné do uživatelského rozhraní včlenit, a to při zachování přehlednosti, logického členění a snadné dostupnosti jednotlivých prvků. Jednalo se o velkou změnu, pochopitelně ústící jak v pozitivní, tak negativní reakce uživatelů. Nyní ale znám jen málokoho, kdo by se byl k starému rozhraní, po několika letech práce s „ribbonem“, ochoten vrátit a nazval by jej lepším.

Léty vyzkoušený koncept „ribbonu“ pronikl nyní i do SharePoint prostředí a ikdyž i zde se jedná o dost zásadní zlom, je to krok správným směrem.  Pás karet si v SharePoint prostředí navíc zachovává ony dobré a známé principy z aplikací Microsoft Office. I zde tedy najdeme kontextové karty dynamicky se zobrazující v případě potřeby (karty se zobrazují a skrývají podle právě prováděné činnosti, jiné karty jsou tedy viditelné při formátování webového obsahu, jiné při práci s SharePoint seznamy a knihovnami, jiné při práci s multimediálními objekty apod.).

Vylepšení na úrovni webů (sites) a seznamů (lists)

Když se v SharePoint 2007 objevily wiki stránky, většina z nás příliš nejásala nad jejich funkčností. Omezené možnosti editace obsahu a více méně žádná podpora pro vkládání multimediálního obsahu odsoudily wiki stránky do pouhých scénářů jednoduchých textem naplněných stránek.

Wiki stránky v SharePoint 2010 však využije každý, a to mnohdy aniž si je toho vědom. Jak to? Wiki stránky jsou totiž nyní základním prvkem struktury webového obsahu. SharePoint weby (Sites) jsou nyní tvořeny wiki stránkami, do nichž se, kromě webového obsahu, i přímo umisťují webové části (Web Parts). Zobrazíte-li tedy např. domovskou stránku SharePoint 2010 intranetu, vidíte vlastně SharePoint wiki stránku s vloženým obsahem a webovými částmi!  A protože i nyní wiki stránky, uložené v knihovně „stránky webu“ (Site Pages), podporují verzování, tak můžete snadno verzovat webový obsah a to včetně webových částí na wiki stránkách vložených! Samozřejmostí jsou i živé náhledy (Live Preview) zobrazující dynamicky změny při formátování webového obsahu tak, jak to opět známe např. z aplikací Microsoft Office.

* *

Na úrovni SharePoint seznamů stojí mimo jiné za zmínku i značně rozšířená podpora vzorců umožňujících zpracovávat a vyhodnocovat hodnoty uložené v SharePoint seznamech a jejich sloupcích, s velmi podobnou syntaxí, jakou známe z Excelu. Dostupné kategorie vzorců asi hovoří za vše: Date and time, Financial, Information, Logical, Lookup and reference, Math and trigonometry, Statistical, Test and data.

Dalším příjemným vylepšením jsou rozšířené vyhledávací sloupce (LookUp Fields), umožňující propojovat SharePoint seznamy a vracet hodnoty z více sloupců, včetně podpory mazání hodnot v propojených seznamech. Vše je však stále dostupné pouze na úrovni aktuálního webu (není zde možnost propojení seznamů umístěných v různých webech či kolekcích webů).

Office Web Applications

Tvorba a editace  dokumentů Wordu, sešitů Excelu, PowerPoint prezentací a OneNote poznámkových bloků byla až dosud výhradní výsadou příslušných klientských aplikací sady Microsoft Office.

Od 12. 5. 2010 tomu může být jinak, přejdete-li na SharePoint 2010 (nebo využijete-li Windows Live). „Office Web Apps“ přináší editaci Office dokumentů přímo do prostředí webového prohlížeče (a nemusí to být jen Internet Explorer).

Office dokumenty, jsou-li uložené na SharePoint webech (či v rámci Windows Live online úložiště) je tak možné prohlížet a editovat odkudkoliv v prostředí webového prohlížeče a následně upravovat s využitím všech funkcí i v prostředí aplikací Microsoft Office. U Excelových sešitů je navíc v prostředí prohlížeče podporována i souběžná práce více uživatelů najednou se synchronizováním změn, dokumenty Wordu a PowerPoint prezentace pak můžete souběžně editovat v prostředí klientských aplikací.

Service Applications

Jednou z málo chápaných oblastí SharePoint 2007 byl koncept sdíleného poskytovatele služeb, tzv. Shared Services Provider (SSP). V rámci samostatné webové aplikace umožňoval SSP správu vyhledávání, importů vlastností uživatelských profilů, nastavení osobních webů, služby Excel Services, aplikací správce obchodních dat (Business Data Catalog, BDC) a tvorbu cílových skupin odběratelů (Audiences). Většina SharePoint 2007 farem využívala jednu SSP webovou aplikaci a jejich skutečný princip, tedy duplikování a oddělování služeb konzumovných různými webovými aplikacemi, byl zákazníky v praxi využit jen minimálně (mnozí ani nevědí, že je to možné, že).

S pomocí SSP jsme tedy docela dobře mohli, jak již naznačuji v předchozích řádcích, nastavit služby typu Search nebo Excel Services či BDC a sdílet je mezi více webovými aplikacemi. Jak ale řešit situaci, kdy např. máme dvě webové aplikace, u kterých chceme sdílet stejné nastavení služby Search, ale u obou mít jinak nastavený BDC, nebo Excel Services či importy profilů uživatelů? Jedinou možností bylo vytvořit dvě SSP webové aplikace, u obou stejně nastavit Search službu L a pak různě nastavit Excel Services, BDC a další potřebné věci. J

U SharePoint 2010 tedy vzali tvůrci produktu velké kladivo a rozbili SSP na malé kousky, tzv. „Service Applications“. Tento fakt přinesl řadu pozitivních změn! Některé z nich jsou na první pohled viditelné a řekněme líbivé, jiné jsou tak trochu skryté, avšak o to úžasnější.

Začněme obrázkem, který mnohé napoví:

Jak vidíte, na úrovni SharePoint farmy můžeme nyní vytvářet více nezávisle konfigurovaných služeb (i stejného typu), jejichž služby jsou konzumovány jednotlivými webovými aplikacemi. „Service Applications“ je navíc možné sdílet nejen mezi webovými aplikacemi, ale po jejich opublikování i napříč SharePoint farmami (publikovat mezi SharePoint farmami je možné služby Business Data Connectivity, Managed Metadata, User Profile, Search, Secure Store a Web Analytics).

Zde je výčet jednotlivých „Service Applications“:

• Access Services
• Business Data Connectivity Services
• Excel Services Application
• InfoPath Form Services
• Managed Metadata Services
• PerformancePoint Service Application
• Search Service Application
• Secure Store Services
• User Profile Service Application
• Visio Graphics Services
• Web Analytics Service Application
• Word Automation Services

Pozitivní dopad konceptu „Service Applications“ si můžeme přiblížit na službě „Managed Metadata Service“. Ta se, kromě správy metadat, stará i o typy obsahu (Content Types) a umožňuje sdílet typy obsahu napříč kolekcemi webů, webovými aplikacemi a SharePoint farmami! Ti z vás, kteří se s typy obsahu dosud potýkali, nyní pravděpodobně mají jeden z jasných argumentů pro upgrade.

A nyní blížeji k jednotlivým „Service Applications“:

Služba Access Services umožňuje, ve spolupráci s Access 2010, publikovat Access databáze do prostředí SharePoint webů, v rámci kterých je následně možné data Access databází zobrazovat i editovat, samozřejmě při zachování propojení se zdrojovým databázovým souborem.

S pomocí služby Business Data Connectivity Services, dříve známé jako Business Data Catalog (správce obchodních dat) můžeme propojovat SharePoint seznamy, webové části, typy obsahů, Office dokumenty a výsledky hledání s externími daty firemních line-of-business aplikací a systémů a to včetně možnosti editace těchto dat z SharePoint prostředí.

S Excel Services Application jsme se rovněž mohli setkat již u SharePoint Serveru 2007. Její pozicování zůstává stejné, umožňuje tedy v prostředí webového prohlížeče zobrazovat opublikované Excel sešity či jejich části, včetně prvků interakce (filtry, nově rozšířené do podoby „slicers“, přepočet hodnot, dynamické vykreslování grafů). „Pravý“  zážitek z Excel Services však souvisí s Office Web Apps, o kterých zde již zmínka byla.

Služba InfoPath Form Services, spolu s aplikací InfoPath 2010, umožňuje, podobně jako u SharePoint Serveru 2007, publikovat interaktivní elektronické formuláře a v prostředí webových prohlížečů je následně využívat pro sběr dat od uživatelů. Nejvýraznější změny přitom ve verzi 2010 nastaly právě na úrovni klientské aplikace InfoPath Designer 2010, pomocí které můžeme nyní přímo i vytvářet ! nové SharePoint seznamy s vlastními formuláři pro vkládání a editaci dat. Tyto formuláře přitom nabízí pokročilé podmíněné formátování dat, jejich ověřování pomocí předpřipravených masek a možnost snadného propojení na externí datové zdroje.

PerformancePoint Service Application je vlastně přímým nástupcem Microsoft PerformancePoint Serveru 2007, jehož vývoj, jako samostatného produktu, byl ukončen SP3 a následně integrován do SharePoint Serveru 2010. Scorekarty, dashboardy, či analytické funkce pro vyhodnocování obchodních dat tedy nyní můžete využít přímo v SharePoint prostředí.

Search Service Application asi není třeba příliš dlouze představovat, název říká vše. Z pohledu „Service Applications“ je nyní možné konfigurovat více nezávisle nastavených Search služeb, využívaných různými webovými aplikacemi. Potěší nás rovněž podpora boolean operátorů AND, OR, a NOT při zadávání dotazů (např. „(“SharePoint Search” OR “Live Search”) AND (title:”Keyword Syntax” OR title:”Query Syntax”)“) a podpora znaku * jako zástupného symbolu (dotaz „micro* author:bil*“ tedy např. vrátí záznamy s “Microsoft” a “Bill Gates.”).

Využili jste službu SSO v rámci SharePoint Serveru 2007? Trochu pochybuji. Nyní přichází služba Secure Store Services a její účel je podobný – poskytuje služby autorizace, které zahrnují zabezpečené DB úložiště pro ukládání přihlašovacích identit asociovaných s jednotlivými aplikačními ID. Tato ID jsou následně využita pro autorizaci přístupu k externím datovým zdrojům. Službu Secure Store Service mohou využít např. i služby typu Excel Services, Web Analytics, PerformancePoint a Business Data Connectivity Service.

Služba User Profile zastřešuje mimo jiné nastavení, správu a import vlastností objektů z LDAP adresářových služeb typu Active directory (tyto vlastnosti následně využíváme při vyhledávání osob a v rámci osobních webů tato data reprezentujeme v grafické podobě jako organizační diagram společnosti), rovněž díky ní můžeme vytvářet cílové skupiny odběratelů (Audiences) pro cílené publikování obsahu a zobrazování webových částí.

Nová služba Visio Graphics Services přináší do SharePoint světa novou dimenzi vizualizování dynamických Visio diagramů a výkresů. Objekty na Visio diagramech umístěných v SharePoint prostředí dynamicky a v grafické podobě vykreslují SharePoint či externí data a vizualizují průběh pracovních postupů (workflow).

Popsat v jednom článku všechny oblasti inovací platformy Microsoft SharePoint 2010 je úkol věru nelehký. Výše uvedené body tedy berte jako výběr několika oblastí inovací. V příštím díle našeho miniseriálu o platformě SharePoint 2010 budeme ve výčtu oblastí inovací pokračovat. Zmíníme se o zásadních vylepšeních v SharePoint Designer 2010, o nových možnostech práce offline a rovněž o řadě novinek z pohledu správců IT, jako jsou spravované účty v SharePoint 2010, PowerShell, popíšeme si zálohování a obnovení dat na úrovni SharePoint seznamů, řekneme si, jak je to s podporou více webových prohlížečů, jak přizpůsobit vzhled SharePoint webů, k čemu jsou skupiny dokumentů (Document Sets) a jak sledovat stav SharePoint farem pomocí sledování stavu a vlastních pravidel.