BPOS: vskutku atraktivní hostitel

Autorka: Darina Vodrážková, DAQUAS

Svět je na nás trochu moc velký a život trochu moc složitý. Abychom se vůbec někam dokázali pohnout, specializujeme se. Ve spe­cializovaném světě je jediný způsob, jak se dorozumět a sladit: komunikace, sdílení, spolu­práce. Jak k tomu využíváme nástroje IT? Špat­ně, málo, nekoncepčně. Ale proč? Scházejí nám správné prostředky, hardware, konektivita, im­plementace, poučení uživatelé...

Od některých starostí nám umí pomoci opět specializovaní IT partneři – datacentra, školicí střediska, outsourceři. S jinými nabízí pomoc Mi­crosoft a jde mu především o řešení, které je po ruce velmi rychle, platí se za něj po malých částkách, dá se škálovat nahoru (když se daří) i dolů (když zrovna nejsou dobré dny) a je vy­hledáváno denně desítkami až stovkami zákaz­níků na celém světě. Po dvou letech od zahájení provozu Online Services na americkém konti­nen­tě přichází i k nám nabídka, které se říká

[BíPOS] – Business Productivity Online Suite.

Oč jde? Protože infrastrukturu pro efektivní komunikaci a spolupráci potřebuje dnes bez vý­jimky každá firma (i kdyby třeba jen proto, že chce komunikovat se svými zákazníky, pokud už nemá zaměstnance, dodavatele, stát a jiné spo­lu­pracující i parazitující partnery...). Proto by mohlo být ekonomické takovou infrastrukturu sdílet, aby se její kapacita využívala více než jen zlomkem – především pokud jde o infrastrukturu, která má být vzhledem ke své důležitosti vysoce dostupná, ideálně bez výpadku.

Microsoft vybudoval za tím účelem zatím tři velká hostingová centra – v USA, v Singapuru a v ir­ském Dublinu. A nabízí buď kompletní obsluhu, nebo mix obsluhy a poučené samoobsluhy. Z těchto cen­ter nabízí provoz 4 základních slu­žeb, dvou „omezených“ a dvou zvýhodněných balíčků. Před­sta­vu si uděláte z obrázku dále v článku na straně 18. K to­mu lze ještě přiobjednat dodatečný pro­stor Extra Storage pro Exchange či SharePoint.

Jak to funguje?

Online! Každý zákazník si (třeba s pomocí dobře zorientovaného partnera) může službu nejprve vyzkoušet. K dispozici jsou měsíční testovací ba­líčky pro 20 uživatelů zdarma. Po ochutnávce se zvolená služba objednává na první rok. Platí se po jednotlivých měsících. Služba je defaultně nasta­vena na automatickou obnovu předplatného po roce, ale toto nastavení lze kdykoli změnit. Pokud klient (po webu) změní nastavení na manuální obnovu, bude dostatečně dlouho dopředu a ně­kolikrát upozorněn, že je čas obnovit. Upo­zor­nění dostane také ten, kdo se spolehne na „auto-renew“ – v případě, že by došlo ke změně ceny za službu nebo ke změně smlouvy pro další rok.

Ceny jsou každému klientovi fixovány na 12 mě­síců od uzavření smlouvy. Mohou se změnit pou­ze ty, které jsou ovlivněny počtem uživatelů. Pro informaci, základní kategorie, která je uve­dena v tabulce, pro 5 až 250 uživatelů, prav­děpodobně pokryje většinu standardních zákaz­níků, další cenová hladina se drží až do čísla 2399, a tak to jde až do páté cenové úrovně – kategorie nad 15 tisíc uživatelů. Pokud se vám to číslo jeví jako nepředstavitelné, představíte si je snadno, když prozradíme, že tyto Microsoftem hostované služby využívají společnosti jako McDonald´s či Coca-Cola Enterprises. Pokud počet uživatelů služby překročí hranice do lepší ceny, bude od dalšího měsíce účtována nižší sazba.

Jak vypadá klient Exchange Online?

Určitě doporučujeme kombinovat službu BPOS s Out­lookem na zařízeních, odkud uživatelé přistupují. I když Outlook Web Application (OWA) má rozhraní velice podobné a komfortem srovnatelné s plným Outlookem, přece jen vám neumožní například mít všechnu poštu, kalendáře a úkoly u sebe a pracovat s nimi, i když zrovna nemáte přístup k Internetu. Licence USL (User Sub­scription License) dovoluje užívat OWA, ale plného klienta neobsahuje.

Smlouva

Smlouva mezi firmou-uživatelem a společností Microsoft je uzavřena online odsouhlasením po webu. Minimální počet uživatelů služby je 5 (jako tradičně, hovoříme o uživateli jako o fyzické osobě, počet mailboxů není relevantní pro sta­novení ceny). Licencí pro využívání služby je USL (User Subscription License). První objednávka slu­žby po zkušebním provozu je na jeden rok. Ještě během prvního měsíce placeného provozu lze změnit rozhodnutí a bez sankcí od smlouvy od­stoupit. Po uplynutí prvního roku provozu lze z obnovené smlouvy „vystoupit“ s výpovědní lhů­tou minimálně jednoho celého měsíce. (Služba poběží a bude účtována do konce měsíce, v němž byla vypovězena, plus jeden kalendářní měsíc.)

V případě, že zákazník po roce smlouvu ne­ob­noví, nebo je více než měsíc v prodlení s platbou, služba mu přestane být poskytována.

Smlouva zaručuje také dostupnost služby (SLA, Service Level Agreement) v úrovni 99,9 %. Pro vaši představu, to znamená výpadek 8 a třičtvrtě hodiny ročně, což je asi 45 minut za měsíc (to jsou pro běžného uživatele zcela nepostřehnu­telné časy pro plánovanou údržbu serverů, které samozřejmě vyžaduje jakýkoli provoz systémů). Pokud dojde k nějakému dalšímu výpadku, bude cena za provoz v příslušném měsíci snížena (o čtvrtinu či o polovinu), při dostupnosti pod 95 % (tedy 36 hodin výpadku) bude služba po­skytnuta zcela zdarma. (Uvědomujete si jistě, že takovýhle komfort a záruky interní řešení těžko může poskytnout. I kdyby padaly prémie či hlavy, náklady na hardware, licence a další složky pro­vozu, který nejede, vám těžko někdo odpáře...)

Online Services Agreement ovšem není jediný oficiální dokument, který hovoří o licencích BPOS. Dalším jsou třeba multilicenční Užívací práva k pro­duktům (PUR). Je to proto, že USL pro Ex­change, SharePoint, OCS Online a celý BPOS umožňují uživatelům přistupovat i k vlastním (in­terním) Exchange, SharePoint a Office Com­mu­ni­cations Serverům. Budou potřebovat licenční po­krytí i pro Windows Server pod nimi, ale to je samo sebou.

Platby a účtování

Žijeme na Internetu. To může být zpočátku ne­zvyk, ale pohodlné to je. Služba se platí pomocí platební karty. Po stržení platby se objeví pří­sluš­né zúčtování v elektronickém eState­mentu na zá-kazníkově stránce, kde si spravuje službu (přidává či odebírá uživatele, objednává služby a doplňko­vé služby, jako je Extra Storage). Platby nad 250 EUR bude možné provádět i převodním příka­zem.

Z účetního pohledu se celý provoz chová jako služba – tedy bude se účtovat rovnou do nákladů za příslušný měsíc. Žádné investice, žádné odpi­sy, žádný majetek, který je potřeba evidovat. Jednoduchý poplatek jako třeba za telefon nebo elektřinu. Ostatně – copak nabízené komunikační prostředky jsou něčím jiným, než nezbytným provozním nákladem?

Výběr a rozšiřování služeb

Za cenu srovnatelnou s cenou samotných licencí máte ve svých službách vysoce dostupné a za­bez­pečené řešení. Velmi zajímavá je i možnost kom­binace hostovaného a vlastního prostředí. Na opač­né straně škály využití stojí uživatelé, kteří tráví jen minimum svého pracovního času po­hromadě s počítačem (varianta Deskless). Napří­klad sklad­níci, kurýři, pra­covníci ve výrobě, kteří obvykle sdílejí nějaký terminál, nebo i PC pro pří­ležitostný přístup k systémům elektronické pošty nebo podniko­vé­mu portálovému řešení, ale po­užívají je tak 5 až 10 % své pracovní doby. Pro ně je určena levnější varianta služby pouze s we­bo­vým kli­entem (OWA) a s přístupem k firemním por­tálům pouze pro čtení.

Smlouva pro konkrétní službu se uzavírá na dobu minimálně jednoho roku. Během ní lze upravovat počet uživatelů, či přidávat Ex­tra Storage. Změny jsou sje­dnoceny k datu výročí ob­jed­nání/založení dané služby.

Pokud se zákazník rozhodne pro objednávku další služby či služeb, rozběhne se paralelně nový dvanáctiměsíční cyklus této služby. Protože v prv­ním roce nelze smlouvu vypovědět, běžely by služby nějakou dobu nutně souběžně. Proto se vyplatí uvažovat dopředu a koncepčně. Exchange + Share­Point stojí dohromady tolik, co kompletní sada BPOS. Nebo „komunikační výbava“ Ex­chan­ge + Office Communication Server + Office Live Me­eting je (i bez SharePointu) dražší, než úplná sa­da BPOS. Proto se až na výjimky nejspíš vyplatí jít rovnou bez váhání cestou BPOS a spíše než na šetření desetikorun se soustředit na to, jak do­stup­né služby začít brzy a efektivně využívat. A ře­še­ní se vám začne vyplácet doopravdy okamžitě.

Rozvaha o produktivitě

Přístup ke kompletním službám sady BPOS vás vyjde asi na 220 korun za uživatele na měsíc. Můžete si tyto náklady porovnat se mzdovými, nebo jen s účtem za telefon každého pracovníka.  Za desetikorunu na den (pracovní) můžete vý­znamně zvednout jeho produktivitu tím, že mu poskytnete spolehlivé nástroje pro nejrůznější formy komunikace a spolupráce s kolegy či klienty. Je-li desetikoruna navíc investicí do pra­covní síly, tak se ta investice rozhodně vyplatí. Poskytnete za ni uživatelům přístup k nejnovější technologii, k výkonnému hardwaru, k zabez­pe­čenému (po všech myslitelných stránkách) řešení – a to během několika hodin po tom, co se pro to rozhodnete. Své profesionály můžete zaměstnat něčím podstatně užitečnějším, než jsou rutinní úlohy okolo pošty a portálů. Například tím, že využijí svých technologických znalostí v kombinaci s vědomím reálných potřeb podniku a pomohou tak mnohem rychleji k vytvoření a doručení žádoucího obsahu – ať už prací s portály Share­Pointu, nebo při cílené komunikaci se zákazníky a mezi jednotlivými složkami firmy. Od toho jsou specialisté „v domě“.

Online, ale po svém?

Atraktivní (a přitom prověřenou) alternativou k nabídce řešení hostovaného přímo společností Microsoft jsou služby tuzemských partnerů. V tomto případě nejde o co nejnižší cenu, ale o co nejlepší přizpůsobení individuálním podmínkám každé organizace. Znáte třeba hostované služby www.profiemail.cz či www.exchange4U.cz? Po­sled­ně jmenovaná již několik týdnů jede na Microsoft Exchange 2010, kteroužto migraci Microsoft teprve v nejbližším období chystá... Místní profesionálové vám ovšem dokážou poskytnout řešení na míru v celé škále možností.