Tipy a triky MS Office 2010

Formát súborov v Office 2010

Verzia Office 2007 prišla na trh aj s novými formátmi súborov Office Open XML, ktoré priniesli dosť zásadné zmeny. Sú založené na xml a zip s príponou docx, dotx, xlsx, pptx, a ďalšie. Súbory s povolenými makrami majú príponu docm, dotm, xlsm a pod. V Office 2010 sa používajú tiež rovnakým spôsobom. Je tu však malý rozdiel a tou je kompatibilita formátu uloženého v Office 2007 a Office 2010. Nakoľko Office 2010 disponuje niektorými novými funkciami, ktoré nie sú v Office 2007 dostupné, môžete sa stretnúť so zobrazením režimu kompatibility aj pri docx, docm súboroch. Takže súbory vytvorené v Office Word 2007 sa budú zobrazovať v režime kompatibility, ktoré môžete konvertovať do formátu 2010, ktorý umožňuje používať najnovšie funkcie. Opačne sa ale môže stať, že súbor vytvorený v Office 2010 nebude plne funkčný v 2007. Spôsobené je to absenciou najnovších funkcií v Office 2007.

Pre Word sú to napr. nové formáty číslovania, ktoré budú v Office 2007 zmenené na arabské číslice, nové obrazce a textové polia budú zmenené na efekty, ktoré sú dostupné v 2007, textové efekty budú trvale odstránené ako aj alternatívny text k tabuľkám, ovládacie prvky obsahu budú zmenené na statický text a pod. Ďalšie zmeny sú potom aj pre formáty Office 2003, kde nové funkcie z 2010/2007 fungovať nebudú. V Excel 2010 to funguje trochu iným spôsobom ako vo Worde 2010. Formáty xlsx z verzie 2007 nie sú zobrazované v režime kompatibility, formáty xls (97-2003) režim kompatibility zobrazujú. Excel niektoré nové funkcie zakáže, aby nedochádzalo k problémom. Ak ich chcete začať používať je potrebné konvertovať formát súboru. V určitých prípadoch, keď otvoríte súbor z Excelu 2010 v starších verziách, tieto nebudú zobrazovať informácie vytvorené najnovšími funkciami. Pri opätovnom otvorení v Excel 2010 budú znovu dostupné, tj. niektoré informácie nebudú zmenené na statické časti, len nebudú viditeľne dostupné a funkčné v starších verziách. Medzi zakázané funkcie patria napr. minigrafy, prierezy, niektoré možnosti kontingenčných tabuliek (v určitých prípadoch môžu byť serverové nastavenia odstránené), podobne môže byť odstránený aj alternatívny text . Vo formáte pre verziu 2003 budú tieto obmedzenia ešte výraznejšie. V PowerPoint 2010 sú obmedzenia dosť výrazné a pri formáte 97-2003 ppt sú napr. zakázané aj možnosti štýlov pre obrazce typu farebné orámovanie. Tiež nie sú funkčné niektoré nové grafické efekty pre obrázky, vložené video sa mení na obrázok. S verziou 2007 je to relatívne v poriadku.

*
Kompatibilita: režim kompatibility sa zobrazuje v titulkovom pruhu, pri ukázaní na zakázané funkcie sa zobrazí informácia o problémoch s kompatibilitou (obr. vpravo). Kontrolu môžete robiť pre formáty 97-2003 aj pre 2007 pomocou kontroly kompatibility (obr. vľavo).*

V Office 2010 je zaujímavé zakázanie funkcií, ktoré nie sú vo zvolenom formáte funkčné, preto sa ani nedajú použiť a tým následne nevznikajú problémy s kompatibilitou. Vždy je ale veľmi vhodné použiť nástroj na kontrolu kompatibility so staršími formátmi ak musíte stále používať formáty pre verzie 2003 a staršie. Zobrazíte ho cez záložku Súbor > Informácie > Skontrolovať problémy > Skontrolovať kompatibilitu. Pre Word a Excel má tento nástroj dostupný rozbaľovací zoznam, kde si vyberáte či chcete kontrolovať kompatibilitu pre verzie 97-2003 a 2007. Môžete vybrať obidve, alebo len niektorú z nich. V PowerPoint sa kontroluje kompatibilita jednotne. Ideálne je staré formáty zmeniť na najnovšie. Urobíte to cez záložku Súbor > Informácie > Režim kompatibility > Zmeniť (Převést).

*
Konverzia: jednotlivé súbory s formátom 97-2003 môžete konvertovať cez záložku Súbor > Informácie príkazom Převést. Tu môžete spustiť aj kontrolu kompatibility tlačidlom skontrolovať problémy.*

Office Migration Planning Manager (OMPM)

Pri väčších prostrediach je vhodné použiť na analýzu a stav Office súborov nástroj Office Migration Planning Manager (OMPM), ktorý obsahuje niekoľko nástrojov na skenovanie prostredia, vytvorenie zostáv ako aj konvertovanie súborov do najnovšieho formátu. Všetky informácie týkajúce sa obmedzenia funkcionality kvôli použitým formátom sú detailne popísané v pomocníkovi jednotlivých aplikácii. Pri migrácii väčšieho prostredia je detailný popis Office Migration Planning Manager (OMPM) dostupný na stránkach TechNet a Office  Resource Kit. Na správnu funkčnosť tohto nástroja je potrebný SQL Server (môže byť aj 2005 Express Edition) a komponent SQLxml, do ktorého databázy sa po skenovaní importuje zoznam súborov. Tieto budú označené v zostave buď ako bezproblémové, s malými problémami, alebo s väčšími problémami pri migrácii. Zostavy sú zobrazované prostredníctvom pripravenej databázy MS Access. Hromadné konvertovanie do nových formátov vyžaduje nainštalovaný doplnok Microsoft Office Compatibility Pack aj v prípade, že v PC už je Office 2010.

Stručne popísaný celý proces konverzie je v nasledovných krokoch. Najprv je potrebné vytvoriť  na SQL Server databázu, na čo slúži pripravený *.bat súbor (CreateDB.bat), ktorý nájdete po rozbalení OMPM na disk počítača v priečinku database. Syntax príkazu môže byť takáto (namiesto peter-pc patrí konkrétny názov počítača) C:\OMPM\Database>CreateDB.bat PETER-PC\SQLEXPRESS databaza1. Následne môžete spustiť nástroj offscan.exe, ktorý vytvorí cab súbor obsahujúci informácie o Office súboroch v počítači. Aby ste mohli tieto informácie analyzovať v zostavách, tak je potrebné importovať ich pomocou ďalšieho bat súboru (ImportScans.bat). Syntax môže byť takáto: C:\OMPM\Database>ImportScans.bat PETER-PC\SQLEXPRESS databaza1 C:\OMPM\SCANDATA. Celý proces importu môže trvať aj niekoľko minút, v závislosti od množstva  Office súborov.

*
Import skenovaných informácii: po úspešnom skenovaní informácii o Office súboroch je potrebné importovať ich do databázy pomocou pripraveného dávkového súboru.*

Po úspešnom importe je potrebné otvoriť pripravenú Access databázu z priečinka Report. Po spustení je nutné zadať názov SQL serveru a databázy, ktorá sa po chvíli pripojí a zobrazia sa 3 linky, pomocou ktorých sa dostanete k údajom na analyzovanie. Po otvorení prvého formulára je vľavo dostupný filter, kde si môžete vybrať napr. zobrazenie informácii len o používateľských súboroch (zobrazenie šablón dodávaných s aplikáciou vás veľmi zaujímať nebude). Údaje o nich sú uvedené vpravo v okne. Potom je potrebné exportovať xml súbor, ktorý sa použije pri konvertovaní, pretože obsahuje informácie o súboroch, ktoré majú byť spracované. Urobíte to kliknutím na tlačidlo Export v databáze v okne Office 2007 Compatibility. Tento súbor uložte do prázdneho priečinku (v cz adresára).

*
Zostavy OMPM: po importe informácii ich môžete prezerať v Access databáze, ktorá je dostupná v priečinku Report. Export informácii je dôležitý na správnu funkčnosť následnej konverzie.*

Posledný krok je samotné konvertovanie. Pred spustením nástroja ofc.exe na konvertovanie je potrebné prispôsobiť podľa vášho konkrétneho prostredia konfiguračný súbor ofc.ini. Sú v ňom uvedené popisy a príklady, tie je možné vyhľadať aj na stránkach Office Resource Kit. Ak konfiguračný súbor bude umiestnený v tom istom priečinku ako ofc.exe nie je nutné pridávať cestu k tomuto súboru. Syntax je jednoduchá a vyzerá takto: C:\OMPM\Tools>ofc.exe. Po spustení sa bude v príkazovom riadku zobrazovať priebeh konverzie z umiestnenia, ktoré ste určili v konfiguračnom súbore. Cieľové umiestnenie taktiež určujete v konfiguračnom súbore. Pri známych typoch súborov bude uvedená nasledovná informácia: Converting: C:\Users\Peter\Documents\adresy.xls Writing converted file to: C:\Users\Peter\Converted\adresy.xlsx. Pri neznámych typoch pre OMPM bude chyba tohto znenia: Error: Unknown file type: C:\Users\Peter\Documents\adresy.csv. Na konci konverzie sa zobrazia základné štatistické informácie o počte spracovaných súborov, čase začiatku/konca a dĺžke trvania. Taktiež sa vytvorí súbor s výsledkami, ktorý môžete importovať do databázy. Umiestnený je v C:\OMPM\OFCLogs\PETER-PC (resp. názov vášho počítača) a urobíte to pomocou bat súboru. Taktiež je dostupný bat súbor na odstránenie databázy, ktorý odstráni všetky zozbierané a importované údaje. Dávkové súbory nájdete v priečinku C:\OMPM\Database.

*
Konverzia súborov: sa dá realizovať len ak je nainštalovaný doplnok Microsoft Office Compatibility Pack. Všetko je robené na základe exportovaných informácii z databázy pomocou pripravených dávkových súborov.*

Pred použitím tohto nástroja vo väčšom firemnom prostredí odporúčam naštudovať detailný popis jednotlivých úkonov a systémové požiadavky na webe TechNet a v Office Resource Kit. Samozrejmé by malo byť aj rozhodnutie, že všetky Office súbory s formátom 97-2003 vo firemnom prostredí sa majú konvertovať na najnovší formát Office Open XML pre verzie 2007/2010. Súbory z MS Outlook, FrontPage, OneNote a  InfoPath sa nekonvertujú.

Formáty súborov OneNote 2010 a 2007

Aplikácia OneNote 2010 využíva novší formát súborov ako verzia 2007. Spôsobené je to novými funkciami aplikácie podobne ako v iných Office aplikáciách. Preto po migrácii na verziu 2010 sa otvorený poznámkový blok z verzie 2007 bude zobrazovať v režime kompatibility. Nebudú ale dostupné najnovšie funkcie ako napr. možnosť vkladať rovnice. Tento príkaz bude nedostupný s informáciou, ktorá sa zobrazí pri ukázaní myšou, že je potrebné zmeniť formát na 2010.

Urobíte to cez záložku Súbor > Informácie kde je zoznam otvorených poznámkových blokov. Kliknite na tlačidlo Nastavenie > Vlastnosti a v zobrazenom okne kliknite na tlačidlo Převést na verzi 2010. Funguje aj opačný postup prevodu na verziu 2007 z verzie 2010. V prípade zdieľania viacerých poznámkových blokov medzi verziami 2007 a 2010 nie je zásadný problém a všetko funguje. Samozrejme s malými obmedzeniami pri najnovších funkciách vo OneNote 2010. Problém je pri zdieľaní poznámkových blokov z verzie 2010 do verzie 2007. Tieto nebude možné v staršej verzii otvoriť. Preto je potrebný vyššie spomínaný prevod na formát 2007.

*
Konverzia formátu OneNote 2010: je požadovaná ak chcete používať najnovšie funkcie OneNote 2010 v poznámkových blokoch migrovaných z OneNote 2007. Opačná konverzia na formát 2007 je treba ak budú poznámkové bloky zdieľané a otvárané v predchádzajúcej verzii.*

Nová ukážka pred tlačou v Office 2010

Najnovší kancelársky balík má zmenené niektoré prvky používateľského rozhrania. Týka sa to najmä nového zobrazenia Backstage view, ktoré zobrazujete cez záložku Súbor. Toto zobrazenie je rozdelené do viacerých častí. Ľavá strana obsahuje príkazy, prostredná časť príkazy a nastavenia pre konkrétnu funkcionalitu a pravá strana ďalšie informácie. Dosť výrazne sa to týka možností tlače a ukážky pred tlačou. Už nie je dostupné dialógové okno, ktoré sa používalo vo všetkých predchádzajúcich verziách. Všetky položky z tohto okna sa nachádzajú v Backstage view v časti Tlač. Vpravo je aj ukážka pred tlačou. Tento typ ukážky je trochu iný ako v predchádzajúcich verziách. Minimálne tým, že je tam menej miesta na niekoľko stranový dokument. Pri veľmi dlhých dokumentoch je v pôvodnom zobrazení viditeľných aj viac strán, konkrétne 75 oproti 54 v Backstage (pri rozlíšení 1440x900). Taktiež nie je dostupná možnosť editácie (platí pre Word). Môžete sa len presúvať medzi stránkami a približovať/vzďaľovať ich lupou.

*
Ukážka pred tlačou: v Backstage view vo Worde 2010 neumožňuje robiť do textu úpravy ako to bolo v predchádzajúcich verziách. Môžete len meniť veľkosť zobrazenia lupou a prepínať sa medzi stránkami.*

Pôvodná ukážka pred tlačou z verzie Word 2007 je dostupná až po pridaní tlačidla na panel rýchleho prístupu. Kliknite na Prispôsobiť panel rýchleho prístupu > Ďalšie príkazy a v zobrazenom okne Možnosti aplikácie v časti Panel nástrojov rýchly prístup zmeňte v hornej časti „Zvoliť príkazy z“ na zoznam Všetky príkazy. Vyhľadajte príkaz Režim úprav náhledu a pridajte ho do pravej časti. Ja osobne som si pridal zoznam Náhled a tisk, ktorý mi umožňuje vybrať si ukážku v Backstage view, priamu tlač a režim úprav náhledu. Pre Excel 2010 je postup rovnaký, len príkaz pôvodnej ukážkypred tlačou má iný názov ako vo Worde - vyhľadajte Náhled na celej obrazovke. V PowerPoint si môžete pridať tlačidlo zoznamu ukážky, v ktorom bude dostupná ukážka pred tlačou v Backstage, alebo rýchla tlač.

Peter Belko, MVP