Tipy a triky MS Office 2010

Správa údajov v kalendári Outlook 2010

Väčšina používateľov Outlook pracuje aj s kalendárom a úlohami. Zadávanie udalostí a schôdzok je jednoduché a intuitívne. V ďalšom texte popíšeme niektoré tipy a triky pri práci s kalendárom. Zadávanie novej udalosti je závislé od typu zobrazenia kalendára. Pri všetkých okrem mesačného zobrazenia môžete priamo označiť čas schôdzky a vypísať jej názov do kalendára. Ďalšie dôležité nastavenia urobíte cez pás s nástrojmi Nástroje kalendára > Plánovaná činnosť. Patria sem pripomenutie, opakovanie, kategorizovanie a ďalšie značky – dôležitosť a súkromné označenie udalosti. Ak potrebujete zadať podrobnejšie informácie o udalosti tak je potrebné udalosť otvoriť a doplniť ich v jej samostatnom okne.

Pri mesačnom zobrazení vyššie popísaný postup urobí celodennú udalosť. Ak chcete v tomto zobrazení pridať konkrétny čas, tak je efektívnejšie urobiť to z kontextovej ponuky pravého tlačidla myši príkazom Nová plánovaná činnosť. Týmto otvoríte okno udalosti kde doplníte všetky požadované údaje a nastavenia. Ak používate aj miesto schôdzky a potrebujte tento rozbaľovací zoznam prečistiť kvôli miestam, ktoré už nie sú aktuálne a nepoužívate ich, tak je potrebné vymazať celý zoznam. Nie je možné odstrániť položky jednotlivo, lebo sú uložené v binárnom formáte. Urobíte to v registroch, preto ak nemáte istotu čo sa môže stať pri nesprávnej úprave systémového registra, tak úkon radšej nevykonávajte. Určite predtým urobte zálohu systému, pretože to robíte na vlastné riziko.

Ukončite Outlook ak je spustený a spustite editor registra (regedit) a zobrazte nasledovný kľúč HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences. V pravej časti okna vyhľadajte LocationMRU a vymažte ho. Po opätovnom spustení Outlooku sa táto položka vytvorí znovu a bude prázdna. Pri ďalšom plánovaní schôdzky, miesta zadávate rovnako ako predtým.

Obrázek 1 - Úprava registra: umožňuje vymazať zoznam miesta schôdzky. Ak ale nepoznáte riziko nesprávnej úpravy registra, radšej takéto zmeny nevykonávajte.

Ak využívate zobrazenie malého mesačného kalendára vľavo v navigačnom podokne, tak môžete zobraziť len niektoré dni. Takto sa dá vytvoriť dvojtýždňové zobrazenie, alebo vynechať soboty a nedele. Stačí kliknúť na jeden deň a následne pri súčasnom držaní klávesu SHIFT označiť súvislý rozsah dní. Pri použití klávesu CTRL môžete klikaním vybrať nesúvislé dni a takto vynechať napr. soboty a nedele.

V prípade, že vytvárate schôdzky z doručených e-mailov, tak je niekoľko spôsobov ako to urobiť. Často používaný je jednoduchý presun e-mailu pravým tlačidlom myši na názov kalendára vľavo dolu v navigačnom podokne úloh. Následne si vyberiete z kontextovej ponuky príkaz v akom formáte chcete položku kalendára vytvoriť. Môže to byť činnosť s textom, odkazom a pod. Ďalšia možnosť využíva novú funkciu Outlook 2010 -  Rýchle kroky. Týmto môžete udalosť vytvoriť pohodlnejšie. Kliknite na páse s nástrojmi Domov na príkaz Vytvoriť nový v skupine Rýchle kroky. V zobrazenom okne zadajte názov rýchleho kroku a v zozname Akcia vyberte Vytvoriť plánovanú činnosť s textom správy. V dolnej časti môžete vybrať aj klávesovú skratku a pomocný text, ktorý sa bude zobrazovať pri ukázaní myšou na rýchly krok. Tlačidlom Uložiť pridáte nový krok do galérie.

Ak chcete zmeniť poradie rýchlych krokov, tak kliknite na malé tlačidlo (spúšťač dialógového okna) v pravom dolnom rohu skupiny Rýchle kroky s názvom Správa rýchlych krokov a v zobrazenom okne urobíte úpravy. Vľavo vidíte rýchle kroky, vpravo nastavenia označeného kroku a v dolnej časti tlačidlá na úpravu krokov. Šípkami hore/dole usporiadate poradie krokov. Môžete vytvárať nový, duplikovať, odstraňovať a obnoviť predvolené nastavenia.

Obrázek 2 - Správa rýchlych krokov: vytvorené rýchle kroky môžete duplikovať a potom upraviť podľa potreby namiesto vytvárania nového od začiatku ak to bude podobný rýchly krok.

Podobným spôsobom funguje možnosť vytvorenia žiadosti o schôdzku z doručeného e-mailu. Príkaz nie je priamo v galérii rýchlych krokov, ale nachádza sa vo vedľajšej skupine príkazov Reagovať. Stačí kliknúť na tlačidlo Schôdza a zobrazí sa okno odpovede na e-mail s položkami schôdzky. Zadajte dátum, čas, miesto a účastníkov, prípadne dopíšte text správy a odošlite. Ak chcete odoslať svoje termíny kolegom mimo vašej Exchange organizácie, Outlook 2010 disponuje niekoľkými možnosťami. Môžete odoslať kalendár e-mailom, alebo publikovať ho on-line.

Pri odosielaní e-mailom stačí v zobrazení kalendára kliknúť na tlačidlo Odoslať kalendár e-mailom. V zobrazenom okne nastavíte, z ktorého kalendára budete odosielať ak ich máte viac. Ďalej vyberáte rozsah dátumov a podrobnosti, ktoré chcete zverejniť. Odporúčam neposielať viac podrobností ako je nevyhnutné, preto je vhodné ponechať prvé nastavenie Len dostupnosť. V tomto prípade bude príjemca vidieť len informáciu Voľný, alebo Zaneprázdnený. Tiež môžete zadať, že chcete odoslať len termíny v rámci pracovnej doby. Prílohou takého e-mailu s ukážkou kalendára bude aj súbor ics, ktorý si príjemca môže zobraziť priamo v kalendári.

Ak potrebujete zobraziť alternatívny kalendár, alebo časové pásmo, tak to urobíte v možnostiach Outlook. Kliknite na záložku Súbor >Možnosti a v zobrazenom okne vyberte časť Kalendár. V hornej časti nastavujete pracovný čas, v druhej časti je možnosť zapnutia alternatívneho kalendára. Taktiež môžete pridať dni voľna v rôznych krajinách. V spodnej časti pridávate druhé časové pásmo. V možnostiach zobrazenia nastavujete v akej farbe sa bude kalendár zobrazovať, aké písmo bude použité a ďalšie vizuálne možnosti.

Uloženie prezentácie PowerPoint vo video formáte

PowerPoint 2010 disponuje niekoľkými funkciami na distribúciu prezentácie. Okrem bežného uloženia a balíka na disk CD je aj možnosť uloženia videa vo formáte *.wmv, ktorý je možné prehrávať vo viacerých SW prehrávačoch ak nie je dostupný PowerPoint, resp. nie je možné inštalovať Microsoft Office PowerPoint Viewer.

Vytvorenú prezentáciu vrátane animácii, prechodov, hovoreného slova a ďalších efektov ukladáte cez záložku Súbor v BackStage zobrazení v časti Uložiť a odoslať. V skupine príkazov typy súborov kliknite na Vytvoriť video. Vpravo sa zobrazí základná informácia o možnostiach ukladania. Tiež vyberáte kvalitu ukladania, ktorá môže byť veľká, stredná a malá. Druhým zoznamom nastavujete možnosti časovania, prípadne nastavujete štandardný čas na všetky snímky. Ten je predvolený na 5 sekúnd.

Obrázek 3 - Vytvoriť video: pri vytváraní videa v PowerPointe môžete v rozbaľovacom zozname vybrať tri formáty kvality videa.

Tlačidlom Vytvoriť video sa zobrazí okno uložiť ako, kde zadáte názov a počkáte kým sa video vytvorí. Čas vytvorenia je závislý od rozsahu a náročnosti prezentácie. Následne môžete distribuovať výsledné video. Ak by ste potrebovali video prehrávať aj v klasických prehrávačoch, tak je potrebné použiť konvertovanie do formátu, ktorý dokáže prehrať klasický DVD prehrávač. Konvertovanie treba robiť ďalším softvérom na to určeným.

Skopírovanie textu z Wordu do Excelu pomocou makra

Ak z určitého dôvodu potrebujete skopírovať text z Wordu a vložiť ho ako text do Excelu pre ďalšiu úpravu, tak to môžete robiť ručne, alebo pomocou makra. Je to špecifická vec, pri ktorej treba zohľadniť aj ďalšie skutočnosti ako je formát textu, v akom type súboru je uložený a pod. Riešení môže byť niekoľko, v tomto prípade je to nasledovný VBA kód pre Word 2010.

Obrázek 4 - Kód makra: pri vytváraní makier a následnej úprave kódu môže vzniknúť niekoľko verzií podľa toho aký postup používateľ zvolí. Preto kód na túto činnosť nebude jediný a iný používateľ môže vymyslieť iný postup.

V prvej časti kód označí celý text vo Worde, potom vytvorí Excel objekt a vyberie pracovný hárok s požadovaným názvom a cieľovú bunku (A3), kam sa bude text vkladať. Následne skopírovaný text vloží. Jeden odsek do jednej bunky. V prípade, že by cieľový Excel súbor bol už otvorený, otvorí ho ešte raz, ale v tomto prípade len na čítanie. Súbory obsahujúce makrá je potrebné uložiť ako dokument s povolenými makrami s príponou *.docm, alebo pre Excel s príponou *.xlsm. Pokiaľ takýto súbor nespĺňa určité bezpečnostné kritéria, tak pri jeho otvorení budú makrá blokované a treba ich povoliť pomocou žltého panela hlásení v hornej časti aplikácie.

Vzorové diagramy Visio 2010

V základe je Visio nástroj na kreslenie technických, obchodných, plánovacích a ďalších výkresov. Využívať môžete jednoduché samostatné obrazce, ale v pokročilých funkciách je možné obrazce prepojiť s údajmi z rôznych tabuliek a tým získať výkres z aktuálnych údajov. Prepojenie  sa dá urobiť napr. z tabuľky Excelu, Accessu, ale aj z SQL serveru. Záleží len na tom aký výkres idete robiť a kde máte uložené údaje. Takto môžete pomerne jednoducho vytvoriť aj organizačnú schému. Vzorové diagramy nájdete po kliknutí na záložku Súbor > Nový a v dolnej časti pod názvom Iné spôsoby ako začať kliknite na tlačidlo Vzorové diagramy. Dostupných je ich päť s rôznym zameraním. Vpravo je základný popis a tlačidlo na vytvorenie výkresu. Nad ním je tlačidlo Otvoriť zdrojové údaje, ktoré zobrazí tabuľku zo štandardného umiestnenia C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14\visio content\1051\ (pre 64 bit Windows) Je vhodné pozrieť si jej štruktúru, aby ste vedeli pripraviť vlastný zdroj údajov. Po vytvorení výkresu sa tabuľkové údaje zobrazujú v dolnej časti. Napr. pri výkrese správa IT prostriedkov sú obrazce prepojené s detailmi a hypertextovým odkazom sa zobrazuje ďalší výkres, kde sú detailnejšie rozkreslené položky.

Obrázek 5 - Vzorový diagram: šablóny a vzorové diagramy sú vhodné pre začínajúcich používateľov aby si pozreli nastavenia a spôsob ako boli vytvorené.

Rôzne šablóny a vzorové diagramy sú vhodnou pomôckou hlavne v začiatkoch používania aplikácie (týka sa to aj iných aplikácii ako je Visio).  Tieto sú dostupné buď priamo u výrobcu, alebo na stránkach dodávateľov šablón a obrazcov.

Zobrazenie pošty v konverzáciách

Outlook 2010 umožňuje zobrazovať poštové priečinky v konverzáciách. Využijete to hlavne ak ste členom nejakej aktívnej e-mailovej distribučnej skupiny. Niektoré nastavenia zobrazení Vám pomôžu ľahšie sa v množstve e-mailov orientovať.

Na záložke Zobraziť môžete kliknutím na Zobraziť správy v konverzáciách aktivovať ich usporiadanie podľa predmetu. V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí si volíte zobrazenie v konverzáciách pre Všetky priečinky, alebo pre Tento priečinok. Správy zobrazené v konverzácii majú vľavo malú šípku pomocou ktorej rozbalíte zobrazenie rozdelenej konverzácie. Ďalším kliknutím zobrazíte všetky zvyšné zoskupené položky. Tie sú zoradené podľa toho ako boli doručované. Orientujete sa v nich podľa oranžových bodov a oranžovej spojnice medzi jednotlivými správami. Podľa spojnice vidíte kto na ktorú správu reagoval – napr. Adriana odpovedala Ivete (ľavá časť obrázku). Prehľadnejšie je nastavenie Klasické zobrazenie s odsadením. Pri tomto sa ale štandardne zmení poradie správ a najstaršia, ktorá spúšťala konverzáciu bude hore (pravá časť obrázku). Jednotlivé odpovede budú odsadené smerom doprava.

Obrázek 6 - Zobrazenie v konverzáciách: porovnanie dvoch typov zobrazenia v konverzáciách. Šípkami sú označené správy podľa toho kto reagoval odpoveďou na iného používateľa. Označené je to aj oranžovou spojnicou.

Ďalšou funkciou pri konverzáciách je vyčistenie, ktoré odstráni duplicitné položky. V testovacom prípade mal jeden priečinok 847 emailov. Po vyčistení sa ich počet znížil na 635 správ. Jedna časť konverzácie (na obrázku je označená) sa zredukovala o 4 správy. Čistenie môžete spustiť na konverzáciu alebo na celý priečinok. Nájdete ho na záložke Domov v skupine príkazov Odstrániť. Konverzáciu môžete aj ignorovať a tým zabezpečíte jej presun do koša. Pre používateľov Outlook 2010 odporúčam aspoň vyskúšať toto zobrazenie, lebo máte relevantné správy aj s Vašimi odpoveďami na jednom mieste.

Peter Belko, MVP