Tipy a triky MS Office 2010

Úprava Word tabuliek pomocou makra

V dokumentoch s vloženými Word tabuľkami, ktoré majú rôzne štýly a veľkosti máte niekoľko možností ako ich upraviť tak aby vyzerali rovnako. Najmenej efektívny spôsob je ručná úprava každej tabuľky. Ďalší spôsob je použitie štýlov na tabuľku. V tomto článku popíšem ako môžete upraviť tabuľky hromadne pomocou makra aj keď nemáte znalosti v programovaní vo Visual Basic for Applications. Je pravda, že aspoň základný prehľad vo VBA je vhodný, pretože v článku budú popísané možnosti úpravy zaznamenaného kódu makra. Článok nie je určený programátorom, pretože popisuje len veľmi základné možnosti použitia a úpravy kódu VBA vo Worde. Slúži hlavne na ukážku pokročilého použitia Wordu. Popis bude od záznamu makra, cez jeho úpravu až po testovanie.

V prípade, že nemáte zobrazenú záložku Vývojár, tak kliknite na záložku Súbor a v zobrazenom BackStage view kliknite na Možnosti. V zobrazenom okne vyberte skupinu Prispôsobiť pás s nástrojmi a v pravej časti zakliknite položku Vývojár. V dokumente, ktorý obsahuje tabuľky najprv zaznamenáte makro, ktoré bude meniť nastavenia tabuľky do požadovaného tvaru. Pozor, pri zázname makra je potrebné využívať na označovanie v texte klávesnicu, lebo myš nie je vždy v tomto režime funkčná. Zaznamenanie makra je vhodné preto, že nemusíte zdĺhavo vyhľadávať jednotlivé VBA príkazy na prácu s tabuľkou a zapisovať ich. Makro síce za Vás urobí viac práce ako by ste očakávali a zaznamená aj veci, ktoré nepotrebujete. Takže tie potom z kódu vymažete a necháte si len tie nevyhnutné.  Spustenie záznamu urobíte na záložke Vývojár tlačidlom Záznam makra. Zobrazí sa okno kde zadávate názov makra, súbor kde bude makro uložené a prípadný popis. Miesto uloženia môže byť globálna šablóna Normal.dotm, v ktorej bude makro dostupné pre všetky dokumenty. Na testovacie účely odporúčam vybrať možnosť uloženia do aktuálneho dokumentu. Tlačidlom OK spustíte záznam, ktorý bude viditeľne označený pri kurzore myši malou ikonou kazety. Na záložke Vývojár môžete makro zastaviť, alebo pozastaviť nahrávanie. Pri zázname sa nahrávajú všetky úkony, ktoré robíte. Takže ak spravíte chybu, táto sa zaznamená tiež. Nevadí to, lebo potom sa takto omylom vytvorená časť kódu dá vymazať v editore VBA. Aby ste sa mohli presúvať po tabuľkách je potrebné využiť funkciu Prejsť na, ktorá sa nachádza na záložke Domov v skupine Úpravy. V zobrazenom okne vľavo vyhľadajte Cieľ prechádzania čo bude v tomto prípade Tabuľka a vpravo do textového poľa zadajte číslo 1, ktoré označí prvú tabuľku. Keď bude kurzor v tabuľke, tak na páse s nástrojmi sa zobrazia dve záložky Nástrojov tabuľky – Návrh a Rozloženie. Pomocou príkazov na týchto záložkách nastavte požadovaný vzhľad tabuľky ako je napr. farebný štýl, vlastnosti – šírka tabuľky, výška riadku a pod. Keď to budete mať hotové, zastavte záznam makra. V takomto stave by makro vždy menilo len tú konkrétnu tabuľku a preto bude potrebné kód makra upraviť a vyčistiť od nepotrebných príkazov. Výsledok záznamu môže byť ako na obrázku.

Obr. 1: Záznam makra vytvorí takýto VBA kód, ktorý obsahuje aj príkazy, ktoré ste počas záznamu nepoužili. Tie môžete vymazať a výslednú funkčnosť to neovplyvní.

Zo všetkých riadkov potrebujete zachovať prvý, ktorý vyhľadáva tabuľku Selection.GoTo What:=wdGoToTable, Which:=wdGoToFirst, Count:=1, Name:="".  Tento riadok bude potrebné ešte upraviť tak, aby vyhľadával postupne ďalšie tabuľky v dokumente. To bude popísané v ďalšej časti. Taktiež potrebujete zachovať riadky začínajúce Selection.Tables kde sú nastavené parametre zmeny vzhľadu tabuľky. V prípade, že by ste vo vyhľadávaní tabuľky zadali aj ďalšie parametre, tak je potrebné tie riadky zachovať. V mojom ukážkovom prípade som nezadával žiadne ďalšie možnosti vyhľadávania.

Aby zmeny vzhľadu boli použité na všetky tabuľky bude potrebné doplniť do kódu ešte cyklus For – Next. Jeho syntax je nasledovná:
For Počítadlo = začiatok  To koniec
príkazy
Next počítadlo

V tomto ukážkovom prípade v článku to znamená, že Počítadlo bude určovať počet tabuliek v dokumente položkou koniec. Príkazy budú všetky príkazy, ktoré ste zaznamenali a očistili od nepotrebných riadkov. Next počítadlo znamená, že po úprave prvej tabuľky sa spustí celý kód znovu na ďalšiu tabuľku a takto dokola až kým sa to nezopakuje toľko krát koľko je uvedené v položke koniec.

Obr. 2: Upravený VBA kód obsahuje menej riadkov, ale je potrebné pridať tam cyklus, ktorý spôsobí opakovanie príkazu na všetky tabuľky, resp. na zadaný počet tabuliek. Štýl je uvedený slovným názvom.

Nevýhoda tohto riešenia je, že potrebujete do kódu zapísať formát a vlastnosti tabuľky, ako aj celkový počet tabuliek v dokumente. Programátori by kód mohli upraviť tak, že doplnia príkazy, ktoré spočítajú počet tabuliek v dokumente a túto hodnotu použijú do cyklu. Tiež by sa dalo využiť okno na zadanie počtu, ktoré by sa zobrazilo po spustení makra, alebo využiť možnosť ovládacích prvkov, kde by boli uvedené požadované hodnoty. Ak ste nikde neurobili chybu, tak spustenie makra by malo prebehnúť bez problémov a tabuľky v dokumente sa zmenia podľa nastavených parametrov. Berte prosím tento článok ako inšpiráciu čo všetko je možné vo Worde, ale aj iných Office aplikáciách robiť okrem ich bežného používania.

Filtrovanie v MS Excel 2010

Pri spracovaní veľkého množstva údajov v tabuľke je vhodné používať filtre, aby boli informácie prehľadnejšie. Excel 2010 disponuje niekoľkými možnosťami od automatického filtra až po rozšírený. Aby bolo filtrovanie efektívne je potrebné zabezpečiť aby v tabuľke neboli zbytočné voľné riadky. Automatický filter štandardne funguje v súvislej tabuľke. V prípade voľných riadkov je najprv potrebné označiť celú tabuľku a až potom zapnúť automatický filter. Na záložke Údaje nastavujete základné možnosti filtrovania a zoraďovania. Podobné možnosti sú aj na záložke Domov. Tlačidlom Filter sa zobrazia v hlavičke stĺpcov tlačidlá rozbaľovacích zoznamov, pomocou ktorých nastavujete možnosti filtrovania od jednoduchého výberu, cez preddefinované možnosti až po vlastné filtre**. Ak nie sú tieto možnosti dostatočné, tak je k dispozícii rozšírený filter**. V tomto prípade sa vyžaduje vytvorenie tabuľky kritérií, ktorá bude obsahovať názvy stĺpcov podľa, ktorých chcete filtrovať a hodnoty. Hodnoty môžu byť aj logické a vzorce. Veľmi dôležité je rozmiestnenie týchto kritérií do riadkov a stĺpcov podobne ako sa robia kritéria v dotazoch MS Access. V riadkoch pod sebou je medzi hodnotami kritérií logický operátor ALEBO a vedľa sebe v stĺpcoch je to operátor A. Takto môžete zabezpečiť filtrovanie v jednom stĺpci napr. pre hodnoty menšie ako 10 a väčšie ako 20, prípadne iné kombinácie s využitím funkcií, napr. zobrazenie hodnôt väčších ako je ich celkový priemer, ale aj pomocou komplikovanejších funkcií. Rozšírený filter môžete využiť aj na tabuľky, ktoré nie sú vhodne formátované.

Príkazy na filtrovanie nájdete na záložke Údaje v skupine Zoradiť a filtrovať. Dostupný je automatický a rozšírený filter. Tiež môžete tlačidlom Vymazať zrušiť filtrovanie a zobraziť všetky záznamy. To urobíte aj tlačidlom filter ak ho deaktivujete. Tlačidlo znovu použiť aplikuje nastavenie filtra ak sa zmenia údaje vo filtrovanej tabuľke. Samotné nastavenia filtrov robíte v rozbaľovacích zoznamoch v stĺpcoch jednoduchým výberom hodnôt, ale aj pomocou preddefinovaných filtrov medzi ktoré patria položky ako rovná sa, nerovná sa, je väčšie, menšie, medzi alebo nad/pod priemerom. Pri textových údajoch nie sú dostupné všetky možnosti ako pri číslach. Excel prispôsobuje filtre podľa formátu hodnoty v stĺpci. Ak vám nevyhovuje žiadna z preddefinovaných možností, tak je dostupný aj vlastný filter, kde nastavujete filtrovanie podľa dvoch kritérií pre stĺpec. Medzi kritéria môžete použiť logický operátor A / Alebo. V závislosti od typu filtrovania väčšinou využijete operátor Alebo. Hodnotu vyberáte zo zoznamu, alebo ju zadáte aj s využitím zástupných symbolov.

Veľmi dobre sú prepracované filtre dátumu, ktoré sú dostupné ak je v stĺpci dátum. Možnosti filtrovania sú veľmi široké a vyberať môžete podľa rokov, mesiacov a dní. Preddefinované filtre zahŕňajú možnosti výberu podľa dní ako je dnes, zajtra, včera a podobne podľa mesiacov, štvrťrokov, rokov ale aj jednotlivých mesiacov bez ohľadu na rok. Zaujímavá je aj možnosť vybrať konkrétny štvrťrok.

Obr. 3: Dátumové filtre sú prepracované do výrazných detailov. Podobne fungujú aj v MS Access.

Zaujímavé sú aj filtre podľa farby. Farebné bunky môžete tiež zoraďovať a filtrovať.  Stačí v ponuke filter podľa farby vybrať či chcete filtrovať podľa farby výplne bunky, písma, alebo ikony. Môžete to kombinovať aj s inými filtrami v ďalších stĺpcoch. Podobne funguje aj zoraďovanie podľa farby alebo ikony v bunke. Cez vlastné zoradenie môžete kombinovať farby a ikony.

Ak nie je automatický filter dostatočný tak môžete využiť rozšírený filter, ktorý vyžaduje tabuľku kritérií, ktorú je vhodné umiestniť nad filtrovanú tabuľku. Hodnoty zadávate do stĺpcov a riadkov podľa toho aký logický operátor (a/alebo) chcete použiť. V tabuľke kritérií sú požadované rovnaké názvy stĺpcov ako v tabuľke údajov, aby bolo jasné, ktoré stĺpce sa budú filtrovať. Kliknutím na Rozšírený (Upresniť) sa zobrazí okno kde zadávate filtrovanú oblasť, umiestnenie rozsahu kritérií a možnosť filtrovania v zozname alebo kopírovania na iné miesto. Rozšírený filter má výhodu v tom, že ho môžete využiť aj na nie veľmi dobre formátované tabuľky. Tj. tabuľky ktoré obsahujú voľné riadky, stĺpce, alebo rôzne dodatočné popisy. S takto nevhodne formátovanými tabuľkami som sa stretol pri údajoch exportovaných z podnikového informačného systému, ktoré obsahovali textový popis častí cenníka priamo pod skupinami hodnôt.

Obr. 4: Rozšírený filter využijete ak potrebujete filtrovať podľa viacerých kritérií. Kritéria môžu byť aj vzorce a funkcie ako napr. filtrovať hodnoty väčšie ako priemer.

Formát textového poľa v Access 2010

V MS Access 2010 je k dispozícii možnosť formátovať textové pole aj po častiach textového reťazca. Napr. ak potrebujete mať zobrazené mesto a ulicu, ktorá bude tučným písmom a inou farbou. Predpoklad správnej funkčnosti je taký, že novo vložené textové pole musíte zmeniť na formát RTF. Urobíte to v hárku vlastností poľa v pravej časti okna na záložke Dátové > Formát textu kde sú na výber dve možnosti – RTF alebo Obyčajný text. Následne treba do tohto poľa vložiť názvy polí, ktoré chcete mať zobrazené a spojiť ich pomocou operátora & a úvodzovkami. Zmenu formátu urobíte rovnako ako pri HTML kóde formátovacími značkami, ktoré tiež musia byť v úvodzovkách. Vyzerať by to mohlo takto =[mesto] & "<font color=""FF00FF""><b> " & [adresa] & "</b></font>". Aby ste mali medzi textovými reťazcami  mesto a adresa medzeru treba ju pridať do úvodzoviek za pole mesto, alebo pred &.

Obr. 5: Použitie HTML kódu v Access umožňuje v rámci jedného textového poľa zobraziť hodnoty v rôznych formátoch. Treba použiť RTF formátovanie textu poľa.

Hľadanie textu v obrázkoch a zvukoch

Aplikácia OneNote 2010 umožňuje vyhľadávať okrem textu v poznámkach aj text napísaný v obrázkoch, ktoré ste vložili do poznámok. Z kontextovej ponuky pravého tlačidla myši na obrázku použite príkaz Umožniť vyhľadávanie v texte obrázku a vyberte jazyk v akom chcete hľadať. Do vyhľadávacieho poľa vpravo hore zadajte hľadaný reťazec a postupne sa budú zobrazovať výsledky hľadania a v obrázkoch sa budú tiež zvýrazňovať.  Pomocou  príkazu Kopírovať text z tejto stránky výtlačku v kontextovej ponuke pravého tlačidla myši na obrázku môžete text skopírovať na iné miesto, alebo do iného súboru ako obyčajný text. Môžete sa však stretnúť s deformáciou niektorých slov, kde budú chýbať znaky, alebo budú nesprávne.  Všetko záleží od kvality obrázkového podkladu.

Obr. 6: Vyhľadávanie textu v obrázkoch funguje vo OneNote 2010 spoľahlivo hneď počas zadávania hľadaného reťazca. V obrázku sa vyhľadané položky zvýrazňujú žltou.

Podobne môžete vyhľadávať text aj vo zvukových a video poznámkach. V možnostiach aplikácie cez záložku Súbor je potrebné túto funkcionalitu zapnúť. Je to zaklikávacia položka Povoliť hľadanie slov v záznamoch zvuku a videa v časti Zvuk a video.  Po kliknutí sa zobrazí upozornenie, že sa výkon aplikácie môže znížiť a tiež sú uvedené pokyny na kvalitu mediálnych podkladov, aby bolo hľadanie úspešné. Takéto hľadanie je možné len v niektorých svetových jazykoch.

Peter Belko, MVP