Tipy a triky MS Office 2010

Sledovanie zmien a osobné údaje

Pri vytváraní dokumentov často používatelia potrebujú dokument odoslať kolegom na revíziu. V takomto prípade sa najčastejšie používa funkcia sledovania zmien, aby bolo hneď viditeľné kto a aké zmeny v dokumente urobil. Toto sa prejavuje štandardne tak, že dopísaný text je inej farby podčiarknutý a vymazaný text je inej farby prečiarknutý. Taktiež je dostupné zobrazenie vo farebných bublinách na pravom okraji stránky s menom recenzenta. Všetky možnosti a nastavenia nájdete na záložke Revízia. K označenému textu môžete pridávať komentáre, ktoré neovplyvňujú reálne napísaný dokument. Sú to poznámky k jednotlivým častiam textu. Nový pridáte tlačidlom Nový komentár, vymazávať môžete po jednom, alebo všetky naraz tlačidlom Odstrániť kde sú dostupné jednotlivé možnosti. V bublinách komentárov sa zobrazujú iniciálky používateľa, ktoré nastavujete v možnostiach programu cez záložku Súbor > Možnosti hneď na prvej záložke Všeobecné.

Sledovanie zmien zapínate/vypínate tlačidlom Sledovať zmeny. Tu môžete zmeniť v možnostiach aj meno autora, takže nie je nutné postupovať cez Súbor > Možnosti. Taktiež môžete zobraziť okno možností nastavenia sledovania zmien. Tu vyberáte ako sa má zobrazovať vložený / odstránený text a akej  má byť farby. Môžete zmeniť aj možnosti sledovania krokov, úpravy tabuľky a sledovanie formátovania. Posledná časť je nastavenie zobrazovania bublín. Ďalšími tlačidlami na páse s nástrojmi nastavujete zobrazenie buď výsledného, alebo pôvodného dokumentu aj s možnosťou zobrazenia revízií. Pomocou ponuky Zobraziť revíziu si vyberáte ktoré informácie o zmenách chcete mať zobrazené. Štandardne sú to všetky možnosti – komentáre, písanie rukou, vložený a odstránený text, formátovanie a ďalšie. Taktiež v časti recenzenti vyberáte zobrazenie revízií podľa jednotlivých autorov. Posledným tlačidlom v skupine Sledovanie je možnosť vodorovného/zvislého zobrazenia podokna revízií, kde sa zobrazujú všetky revidované informácie. Po vrátení dokumentu k pôvodnému autorovi sa používajú možnosti Prijatia / Odmietnutia zmien. To je možné robiť jednotlivo alebo naraz pre všetky zmeny v dokumente.

V prípade, že takto nastavený dokument s už existujúcimi revíziami posielate mimo organizáciu, tak je potrebné zvážiť možnosť odstránenia osobných údajov. Nie vždy je vhodné aby externé firmy videli mená používateľov, ktorí robili v dokumente zmeny. Urobíte to cez záložku Súbor > Všeobecné v časti Pripraviť na zdieľanie. Tu je uvedené aké údaje sa v dokumente nachádzajú. Ich kontrolu urobíte kliknutím na tlačidlo Overiť výskyt problémov > Kontrola dokumentu. Dokument je potrené uložiť, preto sa môže zobraziť upozornenie či ho chcete uložiť. Následne sa zobrazí okno Kontrola dokumentu, kde si vyberáte ktoré položky chcete kontrolovať. Patria sem komentáre, revízie, verzie, vlastnosti, vlastné údaje XML, hlavičky/päty, vodotlač, neviditeľný obsah a skrytý text. Tlačidlom Skontrolovať spustíte kontrolu, ktorej výsledok je po chvíli zobrazený. Dostupné budú možnosti odstránenia nájdených osobných údajov.

Hneď ako ich odstránite v dokumente so zapnutým sledovaním zmien nastanú dosť zásadné zmeny. Mená autorov zmien v bublinách sledovania a komentárov sa zmenia na všeobecný názov Autor. Takže už nebude viditeľné kto jednotlivé zmeny urobil. Pri vytváraní zmien nových úprav počas sledovania zmien, sa síce meno autora zobrazí, ale po uložení dokumentu sa zmení na všeobecný názov Autor. Je to spôsobené tým, že kontrola dokumentu zostala v tomto prípade zapnutá. Preto pri vrátení dokumentu z externého prostredia späť k autorovi je potrebné urobiť zmenu nastavenia, aby znovu boli v bublinách vidieť mená autorov, ktorí pridávajú nové zmeny.

Obrázok 1: Revízie dokumentu:  prácu s revíziami môžete robiť pomocou príkazov na páse s nástrojmi Revízia. Po kontrole osobných údajov budú mená nahradené všeobecným názvom Autor, resp. skratkou A.

Kliknite na záložku Súbor > Informácie a v časti Pripraviť je informácia, že je povolené nastavenie, ktoré automaticky odstraňuje osobné údaje pri uložení súboru. Hneď je tam dostupná aj možnosť vypnutia tohto nastavenia – Umožniť uloženie týchto informácií do súboru.

Obrázok 2: Pripraviť na zdieľanie: zobrazuje informácie, že dokument obsahuje niektoré osobné údaje. Po kontrole môžete vypnúť automatické odstraňovanie týchto údajov.

Týmto sa zmení zakliknutie políčka Odstrániť osobné údaje z vlastností súboru pri ukladaní, ktoré nájdete cez Možnosti > Centrum Dôveryhodnosti  v časti Možnosti používania osobných údajov > Špecifické nastavenie dokumentu.

Obrázok 3: Možnosť používania osobných údajov: automatické odstraňovanie po použití kontroly dokumentu je zakliknuté v centre dôveryhodnosti.

Môžete tu zapnúť aj možnosť upozornenia pred tlačou, uložením a odoslaním dokumentu so sledovanými zmenami. K dispozícií je aj tlačidlo na kontrolu dokumentu. V hornej časti okna sú ďalšie možnosti používania osobných údajov ako je napr. povolenie odosielania súborov na vylepšenie overovania súborov, alebo prihlásenie sa do programu zvyšovania spokojnosti zákazníkov a ďalšie. Z tohto okna si môžete zobraziť aj prehlásenie o používaní osobných údajov.

Makro na vkladanie údajov z rôznych zošitov

Občas sa vo firemnom prostredí vyskytne situácia, že je potrebné sumarizovať výsledky z rôznych zošitov do jedného. Dobrým príkladom môže byť mesačný prehľad, ktorý je uložený v samostatných Excel tabuľkách s celkovým výsledkom vždy v rovnakej bunke. Samostatné tabuľky (xlsx súbory) môžu byť vyžadované preto, lebo sa pravidelne na konci mesiaca odosielajú mimo firmu napr. dodávateľom. Ak manažment firmy bude požadovať tieto celkové hodnoty v jednej súhrnnej tabuľke, tak má pracovník s informáciami dve možnosti. Buď prepíše celkové hodnoty z jednotlivých súborov ručne, alebo si zaznamená makro, ktoré túto prácu urobí. V tomto prípade je dosť dôležité odhadnúť časovú náročnosť na vytvorenie makra, pretože prepísanie 12 čísiel je určite rýchlejšie. Ale pri požiadavke vytvárať takéto súhrny častejšie a z rôznych zdrojových xlsx súborov je časové ušetrenie výrazne vyššie ako pri ručnom prepisovaní.

Aby takéto makro vytvoril pracovník s informáciami je potrebné poznať určité zásady. Programátor by samozrejme postupoval iným spôsobom. Preto je tento text určený hlavne pre Power Users a Information Workers. V tomto prípade je vhodné, aby názvy súborov boli rovnaké a líšili sa len v určitom znaku. alebo časti názvu napr. cas_prace_januar_2010.xlsx, cas_prace_februar_2010.xlsx a pod. tj. odlíšenie je v názve mesiaca. Súbory je potrebné mať uložené v rovnakom umiestnení. Prvým krokom je záznam makra, tj. záznam jednotlivých úkonov, ktoré je potrebné spraviť na skopírovanie hodnoty zo zdrojového do cieľového súboru. Cez možnosti MS Excel je potrebné zobraziť záložku Vývojár ak ju ešte nemáte zobrazenú a na nej kliknúť na tlačidlo Zaznamenať makro. V zobrazenom okne sa zadáva názov makra, klávesová skratka a súbor kde sa má makro uložiť. V tomto prípade odporúčam použiť položku tento zošit, tj. aktuálne otvorený. Po kliknutí na OK sa všetky vykonávané úkony budú zaznamenávať.

V stručnosti je potrebné spraviť nasledovné úkony: v cieľovej tabuľke pomocou relatívneho odkazovania klávesovými skratkami presunúť aktívnu bunku na miesto kde sa bude vkladať kopírovaná hodnota. To môžete spraviť pomocou Ctrl + šípka hore, ktorá Vás presunie na najbližšiu zapísanú hodnotu. Predtým umiestnite aktívnu bunku napr. na riadok 50 v stĺpci kde sa bude vkladať aby ten posun hore fungoval správne. Potom jeden krát šípka dole na prázdnu bunku. Je potrebné robiť presuny aktívnej bunky pomocou klávesnice práve kvôli relatívnemu odkazovaniu, pretože ako sa bude zoznam napĺňať, o to sa bude cieľová prázdna bunka posúvať nižšie. Ďalej je potrebné cez záložku Súbor otvoriť požadovaný zdrojový súbor, kliknúť na bunku so súhrnnou hodnotou, stlačiť Ctrl + C na jej skopírovanie, zatvorenie zošita, presun do cieľového zošita a tam kombináciou Ctrl + V vložiť hodnotu. Cieľové miesto na vkladanie bolo určené na začiatku záznamu makra. Potom už stačí len zastaviť záznam makra.

Toto makro by po opätovnom spustení skopírovalo tú istú hodnotu ako pri zázname. Preto je potrebné upraviť kód makra tak, aby sa opakovalo pre každý zdrojový súbor, ale s iným názvom mesiaca. Kód makra zobrazte v editore jazyka VBA kliknutím na tlačidlo Visual Basic na záložke Vývojár. Makro sa nachádza v stromovej štruktúre v časti Moduly. V okne modulu budete vidieť riadky, kde každý obsahuje jeden úkon, ktorý ste počas záznamu robili. Treba ho upraviť tak, aby sa názov zdrojového súboru postupne menil podľa mesiacov tam uvedených. Môžete to spraviť doplnením poľa na začiatku kódu, ktoré bude obsahovať názvy mesiacov. Výsledne to môže byť takto:    mesiace = Array("januar", "februar", "marec", "april", "maj", "jun", "jul", "august", "september", "oktober", "november", "december"). Taktiež bude treba ešte dorobiť cyklus, ktorý bude postupne do názvu súboru vkladať nasledujúci názov mesiaca. Cyklus doplníte v ďalšom riadku takto:    For i = 0 To 11 a na konci kódu Next i. To i bude číslo od nuly po jedenásť a bude vkladať z poľa jednotlivé názvy mesiacov tak ako sú zapísané. To znamená, že pri nule sa vloží január, pri jednotke február, atd. až po december. Poslednou úpravou je zmena časti kódu    Workbooks.Open Filename:="F:\Moje dokumenty\cas_prace_" & mesiace(i) & "_2010.xlsx". Znamená to, že v tejto časti kódu " & mesiace(i) & " sa bude dopĺňať názov mesiaca z poľa podľa hodnoty i až kým sa nedosiahne jej maximálna hodnota 11. Ostatné riadky kódu robia úkony ktoré boli v stručnosti opísané vyššie. Tento kód nemá vyriešené zobrazenie dialógového okna s požiadavkou uloženia zmeny v zdrojovom súbore aj keď žiadna zmena s hodnotami reálne nenastala. Ten sa po otvorení a skopírovaní (Ctrl + C) hodnoty nezatvorí pomocou ActiveWindow.Close, ale čaká sa kliknutie Uložiť, alebo Neuložiť zmeny. Pri 12 súboroch to nie je až tak zásadné zdržovanie, ale pri väčšom počte kopírovaní bude treba tento kód doplniť o príslušné príkazy. Celý funkčný kód vyzerá takto:

Obrázok 4: Záznam makra:vytvorí takýto kód, ktorý po doplnení zvýraznených častí bude kopírovať údaje z bunky C6 z jednotlivých tabuliek do jednej cieľovej tabuľky do stĺpca pod sebou.

Tento text popisuje jednu z možností ako vytvoriť makro a nie je to jediné riešenie tohto problému. Programátori by kód určite písali priamo vo VBA editore a je veľmi pravdepodobné, že by vyzeral úplne inak. Môže sa vám stať, že makro nezaznamenáte na prvý pokus správne, tak odporúčam vyskúšať si potrebné kroky najprv bez záznamu a potom znovu so záznamom. Ak spravíte nejaký úkon omylom, tak pokračujte ďalej a potom ho z VBA kódu vymažete. Berte prosím tento postup ako inšpiráciu čo všetko sa dá v MS Excel robiť a že to dokážu zrealizovať aj používatelia bez hlbšej znalosti programovania.

Vyhľadávanie podľa časti reťazca v MS Outlook

Vyhľadávanie v Outlook 2010 funguje celkom spoľahlivo, ale nie vždy to tak môže vyzerať. Ak napríklad chcete v kontaktoch vyhľadať telefónne číslo, ktoré máte zadané aj s predvoľbou tak ho Outlook nenájde (ak začnete zadávať bez predvoľby). Najprv totižto hľadá znaky na začiatku reťazca. V prípade potreby vyhľadávania znakov v strede reťazca a nie od začiatku sa to dá zrealizovať len rozšíreným vyhľadávaním. Kliknite do vyhľadávacieho poľa v kontaktoch a zobrazí sa kontextová záložka Hľadať. Kliknite na tlačidlo Nástroje hľadania > Rozšírené vyhľadávanie. Zobrazí sa okno, kde je potrebné použiť poslednú záložku Rozšírené.

Obrázok 5: Rozšírené vyhľadávanie: umožňuje nastaviť kritérium, ktoré bude vyhľadávať časti reťazca aj v strede prehľadávaného poľa a nie len štandardne od začiatku.

V hornej časti vyberáte zo zoznamu kde chcete hľadať. Kliknutím na tlačidlo Pole je treba vyhľadať pole telefónneho  čísla (alebo iné pole kde chcete hľadať) a zadať podmienku Obsahuje a napísať hodnotu ktorú hľadáte. Takto vytvorené kritérium pridáte do hornej časti okna. Tam môžete rovnakým spôsobom pridať aj ďalšie kritéria. Hľadanie spustíte tlačidlom Hľadať. Výsledky sa zobrazia v spodnej časti tohto vyhľadávacieho okna.

Formát správy pri odpovedaní

Pri odpovedaní na správu, ktorá prišla vo formáte obyčajného textu bude aj odpoveď obyčajný text. Outlook neposkytuje automatickú možnosť na zmenu formátu správy pri odpovedaní a posielaní ďalej. Jednou z možností je pridanie tlačidla formátu správy na panel rýchleho prístupu, aby ste mohli čo najjednoduchšie formát zmeniť ručne. Kliknite v správe na záložku Formátovať text a tam z kontextovej ponuky pravého tlačidla myši na tlačidle HTML vyberte príkaz Pridať na panel s nástrojmi rýchly prístup. Toto tlačidlo potom využijete pri odpovedaní na správu vo formáte obyčajného textu na rýchlu zmenu na HTML bez toho, aby ste sa museli preklikávať medzi záložkami pásu s nástrojmi.

Peter Belko, MVP